大整理術 -FindBook 找書網

前言

1）沒有做到隨手收拾也就無法做好整理

 「收拾」與「整理」是兩回事……

整理桌面時，首先不將亂七八糟隨意擺放的物品稍加收拾，整理工作根本無法開始。當桌子上的文件或者資料堆積如山，簡直快山崩了，但有人在這種情況下竟然還會說大話：「我在腦袋中整理得可好呢。」實際上，這種人根本沒有整理能力，甚至連日常生活管理都大有問題。所以，平時要做到「隨手收拾」──這是一切整理術的原點。

　　翻閱坊間有關整理術的書籍會發現整頓（收拾）與整理是兩回事，有些書中強調光是隨手收拾並沒有意義。或許光是整頓並非可稱得上完成整理工作，卻不能斷言說隨手收拾的動作沒有意義。

　　「工作告一段落立刻隨手收納」，這是收拾整頓的基本要領。也就是說，完成一件工作後，原本散落在桌上的物品，應該收好而放回原處（箱子或抽屜）。而且，桌面最好只擺放經常使用到的物品。

　　當然，如果一次著手許多工作，而且是同時進行，收拾起來也就不那麼簡單了。但其實不需要每天收拾，只要工作告一段落，再一次做好收納工作就可以了。而且這麼一整理，應該會跑出很多已經用不到，或是不需要的物品。好好地收拾或丟棄這些物品，讓桌面再度恢復為井然有序。

　　當桌面上堆著許多物品，例如便條紙、檔案、雜誌、筆記本、目錄、宣傳單、資料等，一切都堆得老高，結果此時卻要坐下來準備工作，我想每個人都會認為「這樣子怎麼工作呀」。

　　因此，桌面上的每件物品都要有定點，或是應該收納的位置，而當務之急就是將這些物品歸位。若不如此，根本就沒有足夠的工作空間。

　　所謂收拾（整頓），關鍵在於如何「歸位」、「分類」與「捨棄」。將桌面的物品歸回原位，此時不單單只是放回原位，還要做好分類，同時捨棄不需要的物品，這才叫「收拾」。

　　簡而言之，就是讓成堆物品從眼前消失，變成清清爽爽的狀態。

　　因此，事先決定物品的收納定點很重要。就像我們平常會固定玄關處鑰匙該放這裡、雨傘該放那裡……職場也是如此，應先規畫每件物品收納之所在。

 想用，立刻拿得到，就是整理

　　只是隨手收拾物品並非整理，這也是事實。例如將文件等物件收拾乾淨便感到安心，但需要用時卻無法立刻拿出來，長年都收在某個角落而沒有使用，這樣一點意義也沒有。

　　整理並非「如何做好收納」，重點在於「能否活用」。想要的物品在需要的時刻能立刻拿出來──這樣的收納才是「整理」。只是，我認為收拾與整理還是不適合分開討論。

　　兩者畢竟處於「同一個流程」，一邊收拾一邊整理──這是基本的思維。因此，首先要養成「隨手收拾的習慣」。即便無法做到「工作完立刻收拾」，也應訂定每個月一次的整理時間「一次收拾」。或者，一天工作結束後，必定利用時間把當天的工作加以分類整理，就算十分鐘也該是相當充足。

　　剛開始時，如果這也想做那也想弄，反而會變得更加混亂。所以建議在一日的生活起居中，強迫自己穿插「隨手收拾時間、整理時間」，日積月累之後，便會找到「適合自己的整理方法」。

　　但有點要注意。就是整理要能樂在其中。

　　不擅長整理的人，說穿了整理對他們來說是件苦差事，所以才不想做。所以，要思索出一套讓自己愉快的整理方法。比方說邊聽音樂邊整理就是不錯的選擇，又比方說毋需要求自己整理得盡善盡美，想辦法保持「那麼，今天到此為止……」的輕鬆心態即可。

 整理同時整頓自己

　　有許多人工作能力很好，但其桌面卻如同戰場般塞滿了書本或文件。旁人看了以為他們其實是亂中有序，對於資料放哪兒瞭若指掌，凌亂的桌面決不會對他們的工作造成太大的影響。

　　──果真是如此嗎？我並不打算對這種人說：「是不是考量周遭的人的方便，收拾一下較好？」

　　「在這個世界，外觀也是很重要的，至少把桌面上收拾整頓一下吧？」

　　但可以肯定的是，若想要工作品質更上一層樓，這般狀態絕對難以達成。如果你的人生目標想突破現有地位的話，我也可以斷言，這樣的狀態絕對是辦不到的。

　　如果你是作家、學術研究者，或是一個人不受拘束自由自在地工作，而獲得相當程度的成功那也就罷了。只不過，如果是在企業裡，你做的是需要大家合力完成的工作，就不能如此為所欲為。

　　首先，有人會有樣學樣，或許當中他們當中有人藉口很多。即使被上司叨念：「把你的桌子整理好！」他們也會在心中忍不住反駁：「那傢伙的桌子才更亂呢！」

　　倘若你是個工作能力強的人那更加是壞榜樣，讓年輕同事會誤以為：「只要把工作做好，就算桌面亂成一團也無所謂」。

　　對於不顧及周遭的人觀感，只求做好工作其他隨便──這種對於周遭不夠細心的人，會造成他們的「鈍感力」更加嚴重。如此一來，讓公司感到困擾的遲鈍DNA，也就成為風氣沿襲下去了。

　　整理整頓在某種程度上，意謂著提昇個人的敏感度。如此才能整理好環境，讓工作效能隨時處於最佳狀態。

　　個人必須意識到，工作並非自己獨力完成。理好情緒，調整對工作應有的態度，這是很重要的事前準備。

　　這就是「心靈的整理」。

　　請在腦海中想想，在整理過的桌面上，放著一張同事或是其他部門留給你的紙條。是不是感覺清爽，而且更覺得接下來工作會更效率呢？

　　相反地，如果是在一張堆積如山的桌子上，電話上又貼滿了便條紙，請想想此時再加上一張留言紙條的情景。

　　只要比較上述兩種情景，就能明瞭我所說的：「整理整頓乃是在企業環境運作之下，不可或缺的基本工作」。

第四章　整理「資訊」！

1）什麼是對自己必要的資訊？

 看清楚什麼該丟棄，什麼該留下

　　每當我參加與個人工作相關的展覽或各種展示會時，總會拿到許多會場的資料。許多人都是兩手拿著紙袋，將展場上眾多攤位所發送的目錄或宣傳單放進裡頭。「這些資料最後真的派得上用場嗎？」，我不禁這麼想。

　　對於負責產品開發或擬定銷售戰略的人，想了解業界整體的動向，為了分析其他公司的何種商品到底做了什麼宣傳時，蒐集一大紙箱的傳單資料，我想是必要的。

　　好幾年來我拿了大量的傳單，現在偶爾也這麼做。

　　不過，到展場應該做的事，並不是在攤位之間走動，拿了一堆目錄聽人家說：「攤位好大啊」、「花了不少努力喔」、「新商品也是很炫呢」……，而是敏感掌握住業界特別的「新聞」，或是不同以往的新「徵兆」、當下開始流行的「潮流」。

　　去掌握或許能改變時代的至今市面未知的發想或新技術，可是件重要的事。就算再小、再名不見經傳的小小攤位，傾聽該公司的說明，了解「葫蘆裡的藥」是什麼，這才是參觀展場的重點。

　　收集資訊時，首先要先了解，對自己而言何謂必要的資訊，這個切入點很重要。大量的資訊收集，一點意義也沒有。當今網際網路無遠弗屆，一個不小心，身邊就會堆滿了「不必要的資訊」。

　　不過，看清楚何者必要、何者不必要，此事甚是困難。說實在話，這件事需要一定程度的敏銳度。不過，我們可以透過設定「關鍵字」，只檢選與其有關的資訊，將其他的捨去。

　　對你來說，目前工作中最必要的資訊是什麼呢，不斷搜尋的主題又是什麼呢？

　　還有，對你個人來說，你有興趣的部分又是什麼呢？

　　──就這樣，去摸索出自己的關鍵字，準備好一個資料夾，寫上關鍵字後一點一滴地將相關資訊收集進來。持續做個半年，然後每星期檢視一次裡面的資料。

　　最後再從中檢選出該丟的及該留下的資訊。

 收集資訊不可耗去過多精力

　　現在要多少資訊就有多少資訊，整理作業變得困難。要完成質量兼備的作業變得極度困難，尤其是紙類印刷品非常重，令人不敢領教。

　　耗去大量時間與體力所收集來的目錄與宣傳單，光整理成檔案就要浪費不少資源與體力。即便在展場裡，提高靈敏度，為公司及自己業務上掌握真正有需要的部分。資訊的取得花最小量的力氣即可。

　　或許公司的方針，讓你無論如何得收集一堆資訊。那麼你可以將收集到的資料全都放紙袋中，寄放在有交情的展示攤位上。如果無法這樣做而紙袋又太重，那麼就放進投幣式置物櫃，收集完畢後再快遞回公司。

　　上述行為需要果決判斷，如果不這樣做，不必要、量又大的資訊將會堆得如山高。

 起初不必詳細分類

不限於資訊整理，所有的整理工作有一個重點，剛開始時不要做太詳細的分類。

　　整理起初若只想著要「確實統一」，到頭來你的桌子與抽屜只會弄得一團亂吧。當然，一定程度上依大小或者顏色統一整理很重要，但是不要為了遵守這個要點，讓自己綁手綁腳，整理工作反而做不好了。

　　我們總是在想，到底怎麼做工作才會更有效率，怎麼做才能拿到必要的資訊。不過，我個人倒是認為，與其思索如何得到資訊，其實創造一個隨時能取得必要資訊的環境，其重要性更甚於前者。

　　至於收集資訊的方法，之後我會談談個人的考想。