推薦序
早上的第一件事
劉國棟
暢銷書《職場英語,懂這些就夠了!》、《電子產業,懂這些就夠!》作者
一場「靜音」的溝通革命,你發現了嗎?
自從網際網路風行全世界以來,至少徹底改變了兩件事情:一是手寫書信的時代正式告終;二是打開電腦收信,已經成為絕大多數的工作者,早上會做的第一件事。電子郵見可以說是人際關係的靜音溝通革命,也是國內外資訊交流最快速的管道。
「The first thing in the morning」意味一天當中首先要做的第一件最重要的事情。對現代人來講,早上一到辦公室就打開個人電腦、快速瀏覽進來的電子郵件,已經成為全世界白領上班族的統一動作。其實,不光在辦公室情形是如此,連個人在家的生活習慣也變成這樣。我自己就是一個典型的案例,起床後如果不先到書房打開電腦,很難繼續進行第二件事情。
做好主人,也要做好僕人
每一天,我的收件匣裡都會收到幾十封電子郵件,裡面有些是重要而有價值的,必須回覆並歸檔保留;也有很多是無關緊要的訊息,形同垃圾,還得花時間砍掉,免得收件匣讓人眼花撩亂,還佔用硬碟的儲存空間。如今,除了個人電腦外,手機也成為收發電子郵件的方便工具,更讓現代人不折不扣地成了資訊的雙面人:一方面是主動傳遞資訊的主人,另一方面又是被動接收資訊的僕役。
身為主動傳遞資訊的主人,我們要懂得如何有效運用電子郵件的功能,以便達到自己所設定的目的,讓你想傳達的訊息不會淹沒在電腦資訊的洪流裡被忽略掉,並收到「eye-catching」的效果。主題要怎麼寫,才能讓人一眼就盯上?用什麼顏色來強調,能讓人立刻注意到郵件內容的重要性?表情符號怎麼用,才能讓人領會你的心情?cc給誰,才能收到加分效果、而非造成困擾?如何言簡意賅,才能讓人感覺舒服而迫切,願意立刻回覆?……這一切,就是有效運用電子郵件與資訊服務的重點。
至於身為被動接收資訊的僕役,我們要如何因應郵件轟炸?如何對付垃圾郵件?如何避免病毒入侵?又該如何去蕪存菁,整理出有用的電子郵件以供日後的參考?這是資訊爆炸時代裡的要務,也是享受電子郵件之利而避其害的必要知識。
就我個人實際使用電子郵件的經驗來說,印象最深刻的,就是寄件人要求回收(recall)已經發出的郵件。這是粗心大意的結果,但為時已晚,因為收件人(我)早就看過郵件的內容了。因此,請您務必養成習慣,定期整理存在電腦裡面的「mailing lists」,看看loop裡面的名字有沒有需要刪除的?有沒有被漏掉而需追加的?發出電子郵件之前,最好再瀏覽一次發信對象後才click出去,免得覆水難收,對雙方都會造成困擾。
職場電子郵件,最好只有這樣用
現在,公司內部的公告或同事之間的溝通,都習慣用電子郵件來進行,其中有很多都是同事之間一來一往的聊天或八卦。其實,電子郵件的主要功能應該發揮在三方面:一是訊息屬於「one to many」的情況最有效,例如部門主管發布指令或團隊作業的橫向溝通;二是有附件檔案需要追加時很方便;三是匯整工作報告給上級時使用之。除此之外,對於緊急或需要當面溝通的事情,就不應該使用電子郵件,而要用內部電話或親自登門說明的方式,以爭取時效,並將問題立刻澄清或解決。畢竟,電子郵件是一種靜態的溝通,我們不應該忘記或荒廢了人與人之間動態溝通的效果。所謂「見面三分情」,這是電子郵件做不到的。
至於對外的郵件連絡,最重要的事情有兩個:一是注意發信的對象,除非有必要,否則千萬別發信或CC給當事人的上級,這會引起當事人不高興,搞砸了業務。另一個是電子郵件的措詞用字要清楚而適當。通常,對方可從電子郵件的內容與書寫方式,來判斷發信人的位階和處理事情的能力。
主題(subject)、說明(descriptions)與結論(conclusion)三者,是每封電子郵件都必須要涵蓋的項目。
.主題應讓對方一目了然,知道其重要性,進而將你的電子郵件在對方收到的諸多郵件中,列為priority來快速回覆,沒有清楚主題的郵件,很容易被擱置在一邊,延後處理。
.說明的部分最好用條列式的方式扼要說明。現代人都很忙碌,沒耐性閱讀長篇大論又抓不到重點的郵件。
.結論一定要有,否則這封電子郵件就白發了,因為對方將無從得知「what you want」。
本書還教你在結論之前加上行動(Action)說明,讓你從此寫信不會忘記提醒對方,看完信之後該採取什麼行動。讓你花了時間寫的這封信,能達到最好的溝通效果。
總之,使用電子郵件這個方便的溝通工具時,有許多該注意的事項,尤其是在寫商務英文郵件方面,更需要多加練習。《天哪 ! 我居然cc給他》一書,為您整理出使用Emails的注意事項和重點,讓您成為資訊時代的真正主人,我身為電子郵件的天天使用者,也是The first thing in the morning的奉行者,十分贊同書中所陳述的使用規則,樂於大力推介給國內讀者。
作者序
見不到面,更要好好溝通
電子郵件可能是這個世代最偉大的發明之一,它全面影響我們的溝通方式——只不過,未必都是正面的影響。現在我們花在看信、寫信和管理郵件的時間愈來愈久了,但研究顯示,電子郵件讓人產生壓力,主要不是因為數量多寡,而在於我們並沒有真正善用這個溝通工具。
愈來愈多的人不管人在家裡還是出差在外,不管是跟家人、朋友還是工作夥伴,都是透過電腦跟手機,用電子郵件來聯絡溝通。私人信件或許可以稍稍放寬標準,但職場上的郵件往來已經來到一個新層面:過去工作性質完全不需要寫作技巧的人,現在每天都得回覆好幾十封電子郵件。
大家都說現在每天接到的信件愈來愈多,立即回覆的壓力愈來愈大。但在處於這種壓力下時,我們溝通的品質又如何了呢?
其實,溝通的基本原則並沒有隨著工具而改變。當你與人面對面時,不管是握手或目光接觸,都會透露一些你的、或你的公司的訊息。同樣的,你處理電子郵件的方式,也會帶給別人一種印象。
無論你寄出去的電子郵件,內容是簡單的謝函、開會通知,還是重要的提案或促銷資訊,你寫了些什麼、你怎麼寫,都會影響別人對你的觀感、對你公司的印象。寫封能夠好好傳達訊息、突顯專業的電子郵件,會讓人更樂意跟你打交道,得到你想要的結果。
事實上,你拿起這本書,就表示你希望電子郵件為你在職場上帶來的是加分、而不是減分的效果。你希望學習電子郵件的溝通技巧,讓收件者雖然沒看到你本人,卻覺得你體貼又周到;你也希望透過電子郵件,建立起自己跟公司的正面形象。
我希望你能實際運用本書提出的方法,你會發現這些方法非常實用。我也希望你將這本書擺在書架上,需要時就可以隨時翻閱。
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