效率10倍的萬用手冊工作術

第1章　大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功

06　公私不分

◎ 工作和私生活都是人生的一部分
以前在時間管理的世界，「工作」和「私生活」是徹底劃分的兩大領域。
因此，這類管理術都詳盡闡述下班時間的使用法、假日的使用法等。
同時，也十分強調在工作之外，擁有個人「畢生事業」的重要性。
這類管理術的理念就是——「工作」和「私生活」是不同的。
此外，近來常常聽到「公私平衡」（work-life balance）這個詞彙，其中依然殘留區分工作和私生活的想法，又或者它只是將工作和私生活換成另一種說法而已。

我身為時間管理顧問，力倡不區分「工作」（work）和「私生活」（life）的方式。
簡單說，私生活和工作都是「人生」的一部分，同樣都在花費時間。
所以，我向來鼓吹「在萬用手冊上同時記錄私生活和工作」。話雖如此，這並不代表我贊成員工利用工作時間玩樂或準備考試。
請各位透過以下所舉的例子，理解我想傳達的重點。


◎ 如何將私生活融入工作
這方面將在第三章詳細說明，總之，我建議各位把五分鐘、十分鐘這種間隔時間可以做的事情整理成﹁待辦事項表﹂，記在萬用手冊裡隨身攜帶。
這並不是一天的行動表，純粹只是專門用來消化間隔時間的列表。
間隔時間如果什麼都不做，一般不是發呆，就是翻翻手邊的週刊，不知不覺地任時間流逝。
可是，有了這個待辦事項表；因為可以隨時檢視，有些事甚至可當場解決。

間隔時間去打柏青哥就有點太超過了。
不過，趁工作外出之便買書、預約看診這類瑣事，應該算得上是容許範圍內的私事。
比起發呆，將待辦事項整理成表，並迅速處理表列事項，就能大幅增加可以運用的時間。既然這些都是非做不可的事情，終究還是得花時間。

（中略）

◎ 可同時瀏覽工作和私生活的萬用手冊
我前陣子接受雜誌採訪，說明關於萬用手冊的使用法。
對方偶然問及哪種型式萬用手冊比較好的問題，我回答：「不分公私，可同時瀏覽的型式最好。」

於是，工作人員找到週六和週日也跟平常一樣印有鐘點格線的萬用手冊。
萬用手冊的格式多半將工作和私生活分開，那本萬用手冊的行程表則不然，週六、日的欄位跟平常工作天的「工作時間」相同，尺寸既沒有特別小，也沒有省略鐘點格線。
我當時告訴工作人員：「採訪文章要貼樣本照片的話，這種就很不錯。」

至於我目前的課題，則是在摸索諸如研修課程這種「工作時間」內，私事的容許「基準」或「限度」。
幸運的是我每年要舉行約莫一百次的時間管理研修課程，相信不久的未來就能向各位報告我的實驗結果。

雖然每間公司的容許範圍都不一樣，不過只要摸索出公司的「基準」，工作和私生活就能更加緊密融合。

07 萬用手冊必備三種活頁表

◎ 第一，要有「行程」活頁表
前面概略介紹過時間運用的基本功，接著要檢視迅速執行工作所需的「萬用手冊」。
詳細的萬用手冊使用法將從第二章開始說明，故本章只討論「萬用手冊的型式」。

我基本上是把萬用手冊視為「大腦的延長」「大腦委外（outsourcing）」。
工作也是，公司內部忙不過來時，就會「委外」。
而人類大腦的記憶力當然有其極限。
如果所有的約會，乃至於變更內容都能謹記在心，那當然最好不過。

然而，事實上是不可能的。就連寫在萬用手冊裡，都不免發生重複記錄或漏記的情況。
更何況要是沒有全部寫下來，工作絕對無法順利進行。
因此，首先不可或缺的就是「行程」活頁表。

（中略）

第2章　有助專心執行工作的「行程規畫」竅門
06 重要工作採用「集中型」，捨棄「分散型」

◎ 「集中型」效率驚人的原因
規畫行程時，我推薦各位採用「集中型」。
「集中型」就是「安排一個連續時段」來執行重要工作。就理想而言，最好有兩小時左右，最少也得擠出一小時來集中完成「你自己的工作」。
「集中型」的相反則是「分散型」，即是將所有空檔時間加總達到兩小時或三小時的量。
簡單來說，四個十五分鐘加起來就有一小時，八個就有兩小時，是以分散的時間來執行大工作的行程規畫法。

把重要的大工作化整為零，安排在無法事先預測的間隔時間也是一種方式；然而——

(1.)間隔時間難以掌控，無法將這次的十五分鐘儲存備用，而且下次的空檔也只是整體工作的一小部分。

請各位切莫忘記這個事實。
我以前也曾經把重要的寫作安排在「間隔時間」。
利用每次空檔寫兩、三張稿紙，累積十次就有三十張稿紙的分量。
可是，重要工作應該集中在「一個連續時段」進行。
寫作本身有起承轉合、整體的走向。一旦把創作化整為零，文章很容易變得不通順，品質難以提升。
雖然說「時間就是金錢」，不過兩者決定性的差異在於「時間無法儲存」。

（2.）間隔時間有其專用任務，適合從事重要性較低的工作、例行公事、行程檢查等簡單作業。

總之，規畫行程時請勿打散你的重要工作。

對我而言，最重要的工作就是「寫書」。
所以，這項工作就該「一鼓作氣」進行。本書內容也是集中在上午撰寫，目前是我寫作速度的全盛期，你現在閱讀的本章就是以「你真的寫得那麼快嗎？」的速度寫成。
簡單說，本書的撰寫速度比你所想像還要快十倍。換言之，以一般連載文章的二十張稿紙為例，我在相同時間可以寫出三百至四百張稿紙。由於﹁速寫﹂這個題目跟本書屬於不同範疇，有機會時我再向各位介紹。

至於現在這個安排行程的階段，請各位謹記「確保可以專心工作的完整時間」。「重要工作不可打散，而要一氣呵成」才是提高工作效率的祕訣。

07　不止記錄「個人預定」，也要記錄「團隊活動」
◎ 只記錄「個人預定」，將被臨時工作擺布
工作效率高的人，行程表裡不止記錄「個人預定」，就連「團隊活動」也加以「視覺化」。

所謂個人預定，乃是指「星期一下午兩點至四點，每月例行會議」「十一點半，A公司田中先生造訪」這類約會，是你所無法自行變更，同時也屬於公司內的「約束」。
個人預定當然是「你」必須參加，也就是跟你本身有直接關聯的事情。例如業務員跟客戶見面，就是「個人預定」。少了你就無法開始，可說是以你為中心的事情。

不過，諸如會議這種場合，並非「只有你」，但因為「規定」你必須參加，所以也歸入個人預定事項。

相對於此，團隊活動則是指那些你不需直接參與的事情。
一般來說，甚少有人會將這類活動記錄在行程表裡。可是，它確實與你的時間管理息息相關，有記錄的必要。

（中略）

總而言之，團隊活動是只要跟你周圍的人有所牽扯，最後也將跟「你」發生關係。

尤其是「全公司的活動」，即使你沒有參加，最好還是掌握自己部門有誰會出席？參與程度如何？活動地點在哪兒？
如果不掌握這類團隊活動，只顧著記錄自己的預定行程，難保不被「臨時插隊」「天外飛來」的工作打亂步調。就結果而言，工作效率必定下滑。
第4章　迅速激發大量靈感的「備忘錄」紀錄法
讓備忘錄成為靈感來源的三種方法

◎ 備忘錄是重要的靈感來源
前面提及關於備忘錄的兩大功能：

．溝通（防止健忘、有助活化大腦）
．記錄（使用省略字、記號，切勿一字不漏照抄）

本節要說明的是備忘錄的另一項功能：

．靈感來源

以下將舉三種激發靈感的備忘錄記事法，提供各位參考。

（1.）不隨便丟棄備忘錄
電子郵件的垃圾郵件，因為找不到其他用途，或許只能刪除。
備忘錄則否，就算當時認為「好像不是很重要」「內容不太好」，事後也可能小兵立大功。

所以，一認定「重要性不高」就立刻丟棄不是一種好習慣。
透過「組合備忘錄內容」，有時也能創造出新的靈感。
我向來習慣保存所有微不足道的備忘錄，有好幾次就是日後相互組合，搖身一變成為令人驚艷的好點子。


（2.）嘗試組合備忘錄
備忘錄不丟棄的話，就能成為靈感來源。
不過，如果只是「偶然湊合」，效果有限。
因此，請各位試著積極組合自己的備忘錄。
請將兩、三個「毫無關聯的備忘錄」加以組合，花時間好好「思考」能否激發出其他靈感。

我目前是商業書籍的作家，將來則計畫撰寫小說。
至於該寫什麼風格的小說，我瀏覽自己的「備忘錄」後，寫下一些有關主題的點子。
小女某次託我購買手機小說，我於是寫下小說書名。
另外，為了訂購自己喜愛的韓劇DVD，我又在其他頁面寫下劇名。
隨手翻閱這些筆記，我想到可以用手機小說的文體，寫韓劇風格的純愛故事。
嗯，雖然是好幾年以後的事情，要是各位看到我創作的戀愛小說，想必會產生「啊，這就是從松本萬用手冊的備忘錄創造出來的」這樣的驚嘆。

總而言之，請大膽組合備忘錄，讓它變成你的靈感來源吧。

（3.）每日檢視靈感備忘錄
一如前述，備忘錄每週檢視三次或一次即可。
但是，假如你的目的是「從備忘錄激發靈感」，就必須每日檢視。因為很多情況是「一邊瀏覽備忘錄，靈感就此浮現」。

靈感常常是「不斷地聯想」「觸發」所產生，需要某種契機，備忘錄則可以成為這類聯想的契機。
比方說我寫這個篇章的時候，隨手翻閱自己的備忘錄，偶然看見下個月時間管理演講用的「伊勢摘要」。
這時就可以展開「聯想」，內容非常自由。
「伊勢嗎？一說到伊勢，就想到日本龍蝦啊。」

（中略）

相信各位已經明白，這是有助激發靈感的訓練。
此外，只要中途稍微改變一個聯想，就能發展成完全不同的靈感。
這種「訓練」最好的執行法就是每天決定一個固定時間，一邊翻閱備忘錄，一邊進行聯想。

05　備忘內容應該集中管理
◎ 遵守「資訊一元化」原則
「集中管理資訊」是萬用手冊的通則，而就備忘錄來說，這點尤其重要。
換句話說，不要將備忘內容散記於便條紙或筆記本，原則上應該集中收在萬用手冊裡。

這對事後組合備忘錄、激發靈感而言特別重要。
匯集散記於便條紙、筆記本和萬用手冊裡的備忘錄是非常麻煩的事情，而麻煩的事情無法長久持續，因此請盡量保持簡單。

相較之下，如果把所有備忘錄記中在萬用手冊裡，無論是多重組合或是相互比較，都變得非常輕鬆，因而容易激發出靈感。
話雖如此，有時也難免遇到萬用手冊不在身邊的情況。
「沒辦法，就寫在這個報告用紙吧。」「用這個筆記本應該沒關係吧。」萬用手冊不在身邊的時候，多半會變成這類結果。


．寫在其他紙上的備忘內容務必抄寫回萬用手冊


請將此視為鐵則。如此一來，就能達成「萬用手冊一元化」。

◎ 視線範圍內應放置「機動備忘錄」
在公司或家裡，不太可能把萬用手冊帶進廁所或浴室。
我通常會在視線範圍內放置「備忘記事本」，無論是工作室或是自家客廳都一樣。

我目前正在客廳寫這篇稿子，在視線範圍內，包括：電話旁、桌子上、沙發旁等就有三個地方放置備忘記事本。
除此之外，廁所、走廊、床鋪旁邊也備有這種機動性的記事本，「居家環境」保持萬全狀態，一旦靈感湧現，無論在哪裡都能立刻記錄。

（中略）