流程要簡化標準要量化

上篇 流程要簡化
第一章 設計流程抓重點，讓流程管理事半功倍
所謂工作流程，是指工作事項的活動流向順序，包含實際工作過程的環節、步驟以及程式。通過工作流程，可以清晰工作方法，維護工作秩序。設計一套簡潔合理的流程是發揮流程作用的第一步。設計流程時，要準確抓取流程設計的重點，從工作目標、運營環節、部門職責、流程構成要素等多個方面進行分析，精簡設計，消除冗餘。
 
1.明確設計目的與工作目標
2.在工作方式中找流程環節
3.界定相關部門與崗位職責
4.從實際工作中確認流程構成要素
5.試行、修正、確定
 
第二章 執行流程有步驟，一、二、三、四保效果
執行是銜接目標與結果的過程。想要流程發揮作用，關鍵在於落地執行。相當一部分企業由於執行混亂而影響了最終流程管理的效果。為了簡化執行過程，提升執行效率，要儘量避免執行過程中的不確定因素，將需要完成的各項工作按照一定的邏輯順序加以排序，並用一二三四的形式明確操作內容。
 
1.給每個員工定崗定責定規範
2.用表單將工作變成一、二、三
3.量化操作流程，減少不確定因素
4.通過樹立標杆提升執行效能
5.任何工作都要有時間限制
6.用溝通消除執行障礙
 
第三章 把控流程分節點，人人有事做，事事有人管
所謂流程節點，是指一項工作需要分為不同階段完成時，某一階段結束、另一階段開始時的轉接點。節點是工作流程的精髓，每個節點由不同的人完成，每個人又分屬不同的角色，花費不同的時間，從一個節點流向下一個節點。通過節點的這些屬性，將每一個節點連接起來，就可以實現流程的流轉以及控制。所以，把控流程，節點是關鍵。
 
1.從流程中找節點，在節點中找工作項
2.對每個進程的節點進行科學把控
3.尋找並控制流程關鍵節點
4.節點識別、分析與確認
5.去除無效節點，增加必要節點
 
第四章 檢查流程找關鍵，化解流程瓶頸
說起流程檢查，好似躲貓貓，檢查者步步緊逼，被檢查者躲躲藏藏。事實上，流程檢查並不是簡單的“你做我查”，流程檢查只是手段，確保流程執行符合要求才是最終目的。通過流程檢查，就是要暴露問題並找出原因，以實現流程優化與強化的目的。
 
1.流程檢查是提升執行力的關鍵
2.通過檢查工作結果提升流程價值
3.從問題處理與資訊流轉驗證流程靈活性
4.關注資源利用率，加強流程整合的科學性
5.在上下級關係中看流程統籌的把控性
6.不斷明確責任劃分以提升團隊合作力
 
第五章 優化流程重核心，精簡無用程式
在傳統的以職能為中心的管理模式下，流程常常隱蔽在臃腫的組織結構背後，運作複雜，效能低下。在這種情況下，就要不斷進行流程優化，以提升流程管理效果。鑒於流程問題的複雜性，並非一蹴而就，所以在優化流程時要找准優化核心，將核心流程作為優化重點，逐步開展優化工作。
 
1.讓成本降下來，把效能提上去
2.做好準備工作，讓流程優化更高效
3.核心業務流程要重點優化
4.打通優化途徑，快速實現優化目標
5.評估、分析、改進與實施
6.掌握並選對流程優化的基本方法
7.認識流程優化常見核心問題
 
下篇 標準要量化
第六章 設計標準分崗位，無形的工作要具化
完善的標準是獲取完美結果的有力保證。通過將無形的工作要求書面化，給員工的各項工作提出明確要求。但是，由於工作內容千差萬別，不同的工作崗位其工作標準也有明顯不同。在設計工作標準時，要分清崗位，將工作內容具體化、規範化，為每個崗位制定適合的執行標準，為員工的工作結果提供衡量依據。
 
第七章 實施標準聽指令，不要99%要100%
標準實施是很多企業管理工作中的難點，由於標準實施不到位而使工作標準只能“掛在牆上”。之所以會出現這樣的情況，根本原因在於標準執行指令不明確。所以，管理者要根據既定標準準確描述每項工作的指令，讓員工知道做什麼，怎麼做，做到什麼程度，以此保證工作效果。
 
第八章 考核標準抓指標，精細指標促進標準落實
員工不做你想要的，只做你考核的。這句話從一定程度上表明了考核在促進標準落實方面的重要作用。依據標準，給各項工作制定明確、精細的考核指標，不僅可以明確員工的工作方向，還能適當給員工加壓。在員工努力完成考核指標的同時，其實也達到了促進標準落實的目的。
 
第九章 檢驗標準看結果，從結果倒推看標準是否有效
工作標準保證了工作結果，同時工作結果也在一定程度上反映了工作標準合適與否。只有完善的工作標準才能產生完美的工作結果。如果標準存在不當之處，則會直接反映在結果上。所以，通過分析工作結果，可以反推工作標準是否完善合理。
 
第十章 完善標準找問題，看到問題才能找對方法
由於外部市場與內部環境的變化，以往的工作標準放到現在，有可能存在諸多漏洞。所以，工作標準應作持續完善。完善標準，實際上就是一個尋找問題、解決問題的過程，針對具體問題作出最終優化。

企業能創造多大效益，很大程度上取決於其運營效率。部門分化、資訊斷層、行動標準不一致等都是降低運營效率的主因。為了改善這種狀態，企業要學會簡化工作流程，量化工作標準。通過簡化工作流程，消除冗餘的無效環節，將有效環節緊密銜接，花費最少的時間做最多的事情，從而提升工作效率；通過量化工作標準，對各項工作提出更加明確的要求，讓每個員工都能深入理解工作規範，確保行為高度一致，從而提升工作品質。
 
作為通信行業的翹楚，華為有著龐大的組織分支。而使華為能夠始終保持高效運轉的法寶，就是流程。在華為，任何工作都要按照既定的流程走；企業也非常重視流程管理，並根據出現的問題隨時對流程加以修改與完善。
 
以華為阿根廷代表處對“投標到合同流程”的簡化過程為例。從2017年6月華為公司變革指導委員會啟動了阿根廷代表處的流程優化試點，以“對準與客戶做生意更簡單、更高效、更安全，對準內部效率提升和財報滿意，沿自身場景集成並優化各流程，簡化管理，建設和優化自己的流程管理體系”為目標，從投標到合同“跑得苦、跑得慢”等問題點出發，對投標到合同流程進行了簡化。
 
在簡化流程的過程中，華為確定了流程簡化的目標和方向。首先，通過全面調查，找出流程痛點，簡化流程目標；其次，以業務部門為主要成員，建立專門的流程優化團隊；再次，對整體業務進行梳理，分析價值流程圖，找出各個業務環節上的痛點，識別差距；最後，對幾個高頻發生以及正在發生著的投標合同事務進行還原，將核心優化思路確定為“流程一定要場景化”，並對流程加以簡化。
 
通過簡化工作流程，華為大幅減少了投入到重複、冗餘、低風險事務中的精力，使得企業工作效率得到大幅提升。
 
而在量化標準方面，麥當勞則是典型案例。作為全球最大的速食公司之一，麥當勞之所以能夠一直保持良好的產品品質與服務品質，與其量化標準是分不開的。
 
在麥當勞，任何工作都有標準，任何標準都可量化。比如，在原材料選擇方面，奶漿供應商在送貨時，提供的奶漿溫度如果超過4℃必須退貨；麵包不圓、切口不平不能要；牛肉餅從加工開始，要經過40多道品質檢查關，只要有一項不符合規定標準則不能出售；餐廳的一切原材料必須嚴格保證保質期和保存期，比如生菜從冷藏庫送到配料台只有2小時的保鮮期，如果超過2小時則必須處理掉。
 
在肉餅製作方面，麥當勞嚴格要求牛肉原料必須挑選精瘦肉，牛肉由83%的肩肉和17%的上等五花肉精製而成，脂肪含量不得超過19%。牛肉絞碎後，一律按規定做成直徑為98.5毫米、厚度為5.65毫米、重量為47.32克的肉餅。
 
通過這樣的量化標準，麥當勞給了員工更加準確的工作資訊，員工的工作內容更加具體，工作方式也更加直觀。
 
簡化流程，需要從設計流程、執行流程、把控流程、檢查流程以及優化流程等五個方面系統實施；量化標準，需要從設計標準、實施標準、考核標準、檢驗標準以及完善標準等五個方面制定落實。只有做好計畫，謀定而後動，並且在實施過程中給予充分把控，對結果進行縝密的分析與修正，才能使流程與標準在企業中真正發揮作用。