今周刊：SOP的關鍵練習

根據哈佛商學院與倫敦政經學院所做的「執行長在忙什麼？」研究調查發現，執行長大約花了85％的時間在其他人身上。其中，會議占據了6成的工作時間，其餘25％不是在接電話、進行電話會議、就是忙著處理公共事務。

開會2小時　成本耗多少？

據統計，美國每天要召開1,100萬次各種會議，經理們花在會議上的時間要占工作時間的40～70％。

開會總是時間和人力的耗費，所以應該計算成本。日本大陽工業公司每次開會都用以下公式計算成本，也就是會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間（小時）。

這是因為勞動產值高於平均工資，所以要乘以3，又因為參加會議中斷經常性的工作，損失要以2倍計算。如此算來，開會的成本的確很高。

總把不對的人抓進會議室

然而，要提高會議的效率，首先就要先知道會議的敗筆在哪？

1. 會議的型態不對：

許多會議從議程到會議室的布置，負責人往往沿襲老套陳腐的做法，理由是：「以前都是這麼做的。」如果要讓會議變得更有效率，你就得找出能夠讓與會者產生互動的新方法。

另外，有些會議，一次塞了許多議題，反而讓整場會議失焦，再者就是「為開會而開會」，徒具形式。

2. 會議的人不對：

召開一個有效的會議，需要具備的條件有很多，包括會議的規畫、目標的確認、議題的訂定、預期達到的成果、成員的選擇、開會時間的規畫、議程的安排、資料的提供、場地的選擇、進行的掌控、費用的控制，以及會後的處理等等，其中會議主席是最關鍵的靈魂人物，主席是否具備主持會議的能力對於會議的成敗影響最大。

一旦主席會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力，就注定會議難以有效率。

甚至，主席先表達意見，都是會議進行最大的敗筆。這是因為，一旦主席每次在會議一開始就先說出自己的想法與做法，接著才問大家有沒有意見。可能最初的時候會有人提出點意見，但很快的就被主管給否決掉，大家都是會察言觀色的，這種情形只要發生幾次，就不會再有人提出意見了，即使主席的意見是錯的，也不會有人提出，這個會議就會變成主席的獨角戲。

另外，與會的成員不對，或素質不佳，也很容易拖累會議的進行。如，重複內容發言，眾多陪會者重複表態，對於許多問題反覆研究，卻不能形成決議，或者會報不得要領，像流水帳。

3. 會議的時間不對：

會議之所以浪費時間，常常是因為預留太多時間，其實僅須設定必要的時間即可，假如一件事只需要7分鐘來談，就別預留10分鐘，就跟老媽經常告誡的一樣：別在盤子裡放進多得吃不完的食物。雖然額外多出3分鐘聽起來沒什麼，但這種時間超支的習慣會累積成數小時的浪費。給自己超過所需的時間，就等於把寶貴的鐘點隨意拋進垃圾箱。

因此，要想提高會議效率，唯有正視上述3大問題，才能有效縮短開會！

根據哈佛商學院與倫敦政經學院所做的「執行長在忙什麼？」研究調查發現，執行長大約花了85％的時間在其他人身上。其中，會議占據了6成的工作時間，其餘25％不是在接電話、進行電話會議、就是忙著處理公共事務。

開會2小時　成本耗多少？

據統計，美國每天要召開1,100萬次各種會議，經理們花在會議上的時間要占工作時間的40～70％。

開會總是時間和人力的耗費，所以應該計算成本。日本大陽工業公司每次開會都用以下公式計算成本，也就是會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×開會時間（小時）。

這是因為勞動產值高於平均工資，...