時間管理成功術（改版）：腦科專家教你善用時間62招

第一章　腦科學的正確運用時間

1. 同時處理兩件事，提升腦力

＠幾件事同時做，提高工作效率

人的大腦並不擅長一心二用，比如說，一邊做菜一邊思考事情，或是一邊開車，一邊做重大決定等，這並非不能做到，但是一心二用時，通常都會有一方變得較為遲鈍。

所以，若是我們能同時將兩件事都處理妥當的話，那麼工作的效率就會提升不少。

我指的是，一面上網查資料一面寫文章；或是一面檢查郵件，一面更新自己的部落格，或進而用iTUNE來聽音樂。

當然，從正確的意義上來說，這樣做並不是同時處理兩件事。但是刻意訓練的結果，自然就能「這個做一點，那個做一點」。

我曾經同時撰寫三份別人委託的稿子，散文寫膩了就改寫實用書的稿子。

稿子寫到一半，需要查資料；而看到了資料，腦中突然浮出某個靈感，於是立刻又著手寫起另一本書的企畫案。

我經常都是把腦袋這麼用的。

由於工作種類繁多，所以我這種做法也可以說是不受時間束縛，自由地悠遊在時間之流中。

「首先把某事收尾，然後再開始另一項」──這種做法也是可行，但是從擴大創意的層面來說，盡可能擴展視野的工作方法還是比較有幫助的。

＠經由訓練可以增加大腦的短期工作記憶

當然，不夠熟悉習慣的話，上述的方法是做不到的。因此必須從平常就開始練習一心二用。

像是一邊看電視一邊讀報紙；一邊說話一邊打伊媚兒等，乍看之下好像做起事來沒個定性，其實這麼做確實可以達到同時進行的效果。

人在一心二用的時候，大腦中最主要的運作部位，稱之為「前額葉皮質」（Prefrontal cortex）。這個部位具有短期工作記憶（Working memory）的功能，是一種暫時性的記憶裝置。

有一說認為短期工作記憶無法鍛練，但也有人認為它的容量會越用越大。而以我個人的經驗來看，長期練習一心二用之後，暫時的記憶裝置的容量的確會越來越大。

建議你不妨在日常生活中就開始學習一心二用，反覆練習之後，處理工作的效率應該也會慢慢提升才對。

小撇步：嘗試開始練習同時處理兩件事。

2. 工作完成八成後暫停，幹勁會持續到第二天

＠保留部分精力，做到八成就叫停

在工作上堅持完美主義的人，通常很難按時完成工作。因此，從合理化或是腦科學的角度來看，當天如果可以完成一百分時，做到八十分即暫停乃是一種有效率的方式。

有人可能誤以為，這是將工作丟著不管。其實，做到一半暫停，幹勁仍會持續到第二天。所以即使放心大膽地暫停工作，腦中對工作仍保有完整的記憶，到了第二天，由於只要做完剩餘的兩成即可，所以立刻就能進入工作狀態中。

若是當天就把工作一口氣全部完成，第二天就必須開始另一件新任務了。從開始到上手之間又需要一些時間熱身。明知道早點開始可以早點結束，但出乎意料地，結果卻東摸西摸地浪費了不少時間，反而沒法子一股作氣的把事情做完。

然而，如果接續前一天的工作，就算沒什麼勁兒，只要循序漸進的工作即可，心情上比較輕鬆。當前一天的事務完成後，做事的企圖心正在顛峰，所以下一件工作便能很順利地開始。

「八成工作術」對於保持工作意欲相當有效，不妨在八成階段刻意暫停工作試試。

不過要注意的是，我所說的並不是投入全部心力，但還是做不完，只能做到八成時，不得不中止。而是保留部分精力，見事情已快結束，暫告段落的意思。

＠多巴胺延續大腦的活性

這個理論我用腦科學來說明。

一個人企圖心旺盛的時候，是指大腦的視丘下部（hypothalamus）或是伏隔核（nuculeus accumbens）的部位，正在分泌出一種名為多巴胺的腦內物質的狀態。

只要工作一旦完成，多巴胺的分泌就會停止。但是情緒還在興頭上，卻突然將之中止，那麼多巴胺就會持續的分泌。

當人集中心力專注在某件事情上時，會得到非常強烈的滿足感和快感。近年來，科學家也發現，不僅是視丘下部會分泌多巴胺，位於大腦中央（中腦）的腹側被蓋區（Ventral tegmental area）也都會通過前腦內側束，釋放多巴胺到伏隔核，而製造出滿足的感覺。

伏隔核是下達「開始行動」命令的地方，這一帶一旦興奮起來，就可算是處於沉迷的狀態。

只要持續這個狀態，工作時就能呈現欲罷不能的情緖。

所以，各位不妨放心大膽地「今天到此為止」，暫時休息一下吧。

小撇步：今天的工作做到八成就收工回家吧。

3. 朝著目標前進，找出最短距離與最快時間

＠反覆處理一件事強化大腦的運作架構

朝著目標進行工作──這聽起來像是再平常不過的理論。但實際上它是一種最能夠提高時間效率的有效方法。

大腦反覆進行同一件事時，會讓神經回路變化成更有效率的方式。人腦和電腦不同，反覆的使用會使它產生變化，進而提高效能。

因此工作之初，雖然比較費時，但工作速度會逐漸增快。一開始總覺得事情永遠做不完，做著做著速度就快了起來，最後仍舊能在預定時間內完成。（所以著手工作時，千萬不要因為覺得沒辨法做到或是曠日費時就想放棄）

有人或許覺得那是因為「習慣成自然了吧？」其實它不是習慣，而是大腦提高效率在處理輸入的訊息。

只要訂定目標投入工作，並且努力不懈，就能不斷刷新最快完成的時間。

其理由就在於腦神經細胞之間的連結點「突觸」。同樣的事情反覆重做之後，突觸就會變得更強化、更堅固，也因此能夠更快地對事物產生反應。

這不僅能使資料牢牢地記在腦海裡，而且也是資料處理速度加快的原因之一。

改善大腦的神經回路，正是加快工作速度的竅門，也是方法。因此，讀者們不妨親身體驗一下，反覆進行手頭的工作，看看可以多快到達目標。經由這種訓練，便能找到最短距離。

總而言之，尋找最短距離和最快時間並無捷徑，不管怎麼做都得腳踏實地的努力才行。

小撇步：只要朝著目標努力邁進，大腦的組織就會變得有效率。

4. 「船到橋頭自然直」──樂觀思考也能擠出時間

＠時間緊迫的壓力會使大腦遭到破壞

原以為是時間逼得太緊，結果反而常常是「那個非得快點做不可」、「這個要馬上完成才行」，根本是自己逼自己。

這種緊張有個不可輕忽的一面，那就是緊張過度會轉化成壓力，給腦部帶來不良影響。

壓力會破壞海馬迴等大腦中與記憶相關的神經細胞。

所以，時間再怎麼緊迫，再怎麼忙碌，從保護大腦的角度來說，都應該抱持著「船到橋頭自然直」的樂觀心態。

一味地認為「來不及了」「這次又完蛋了」的話，大腦便無法對時間產生寬裕感。相反的，有時候聽到別人的一句「沒關係，安啦」，彷彿就會覺得時間充裕了起來。

急燥的人永遠都氣急敗壞，他們對時間的要求過於嚴苛，或是悲觀意識太強，而且如果不能常常保持在忙碌狀態，他們就會坐立難安。

輕鬆一點看待時間吧。你會發現因此多出不少時間哦。

「船到橋頭自然直」的思考法，也是一種創造時間的祕訣哦。

小撇步：越是忙碌越該輕鬆地告訴自己「船到橋頭自然直」。

5. 談判桌上，一句「沒時間」就能增加對方的大腦負荷

＠人腦無法同時思考兩件事

與別人談判的時候，當然會希望結論能夠盡快出來，而且是對己方有利的結果。

這時候有一種大腦特性，可以拿來當作談判的手法。那就是人腦很難同時思考兩三件事的特性。

在時間緊迫之下，大腦很難做出正確判斷。在這種情況下，大腦會根據感情來做判斷，也就是以自己的喜惡為優先。

所以，不妨將這種特性運用在談判桌上，也就是只要給對手的大腦增加負荷，讓他們無法做出理性判斷。

＠製造分散對手注意力的環境

比如說，一開始就聲明：「我今天不太有時間」，把時間的壓力丟給對手。對手便會因為這句話而緊張，難以做出冷靜的判斷。

再來就是讓對手出一點小狀況。像是製造美女祕書突然闖進室內，或是端出美食等的意外小事件，給對手的大腦一點別的工作做。

一旦出現這種狀況時，大腦的理性判斷便全亂了套，很多時候都會衝動的做出判斷。

有時酒足飯飽之後不知怎地事情就決定了。這也是因為席間完全不相干的話題，讓大腦思考其他的事情，因此就在不太能進行邏輯思考時做下了決定。

小撇步：談判時，給對手增加大腦的負荷，可有助談判的順利進行。

6. 大腦不善評估長期得失，無遠謀求近利

＠滿足當下渴望乃是人的本能

就算明知「到了明天就可以休息二十分鐘」，人們還是會希望「今天休息十五分鐘」。這可以說是人類價值判斷的特性，人類的大腦不擅長掌握長期的得失。

股票買賣也是一樣，明知道股票擺個五年可以賺更多，但是看到今天股票漲個幾塊錢，就會想快點把它賣了進帳。

這是因為人類心裡想要的不是明天的利益，而是現在的利益。滿足現在的欲望，乃是一種本能的行為。

所以，若是你想催促對方下決定，千萬別說「我等你到明天」，而該跟他說明「今天決定有什麼好處」，這樣比較可能幫助他較早下決定。

換句話說，雖然就長期來看，明天決定會比較有利，但若是他感受到今天決定的優點，便有可能轉為今天決定了。

有為的經營者會按捺這種衝動而作長期考量。但，很多人都做不到這點。

小撇步：談判桌上陳述眼前的利益，讓對方下決定。

第二章　你的時間還可以增加更多

1. 想成功，早晨時間的運用非常重要

＠早點出門上班，多點自己的時間

我們每個人每天都只有二十四小時可以用，沒辦法再增加了。所以如何運用這些時間，創造「自己的時間」就是關鍵所在。

擔任主管的人因為可以自行調配行程，較容易挪出多餘的時間。但是，只要是上班族，每天都還是會被朝九晚五的時間綁住，可以說動彈不得。

既然如此，那就只能在上班時間之外，擠出「自己的時間」了。

首要的做法，不外乎有效的運用清晨時間。

如果公司是早上九點打卡，那就七點到，再晚也要提前一個鐘頭，那麼就能創造出自己的時間。

當然，這並不是教你沒事坐在那裡發呆。

進到公司之後，光是查看電子信箱寫回信就要花去不少時間，若是這項工作能在上班前進行，等到九點上班時，便能收到對方的回信，工作自然也會進行得更順暢。

製造早晨的時間，讓自己的工作早點上軌道，也就能領先其他人了。

＠清晨六點上班成就現在的作家生涯

以我個人來說，在大學附屬醫院擔任住院醫師的時代，我就曾經為了擠出時間寫稿而在清晨六點上班。

我每天比別人多出兩個小時、完全自由的時間，這樣持續一年之後，就跟別人有了顯著的不同。

清晨提早上班，這個方法看起來好像微不足道，但至少我周圍的醫師沒有人這麼做。

不過，在一些優秀的教授級人物中，的確有人一大早就到達學校開始工作。

一天多出兩小時，日積月累的結果，就會造成相當大的差距。

而且一旦習慣之後，便也不會覺得需要特別費心，反而因為多了屬於自己的時間，而樂在其中。

每天清晨在醫院裡寫稿的時間，是我最充實快樂的時光。只要努力地想辦法去創造時間，應該還有很多機會吧。只有充分的運用它，才能真正的活化時間。

小撇步：早上提早一小時上班，和同事們拉開差距吧。

2. 寫下二十四小時的作息內容，找出浪費點

＠一天當中，有沒有一段空白的時間呢？

時間的運用和減肥方法非常類似。

減肥時，對於自己吃了什麼、吃多少都要有很清楚的自覺，否則一定無法成功。

減肥的方法之一，就是把吃過的東西，全都一五一十地寫成日記。藉由記錄，體認自己實際上到底吃了多少東西。

所以，同樣的，你不妨把二十四小時的作息內容都寫下來看看吧。在日記上以小時為單位，把每一個行動都鉅細靡遺的記錄下來。

然後，寫出每段時間做了什麼有益，或是有創造力的事。

寫完之後，你應該立刻可以發現，有益的時間竟然那麼短。你所花費的時間，生產了些什麼，又思考了什麼呢？如果寫不出來，就表示以後這段時間，還有可能做有效的運用。

比如說，「早上七點到八點坐電車通勤」，如果只有單純這個動作，那段時間是產生不出什麼東西來的。但若是寫了「看書」，那麼時間就算做了有效運用了，又像是閱讀公司的文件資料，那表示有注意到這段時間可以運用。

＠睡覺的時間，大腦也想點東西

回頭想想，若是其中一段時間什麼事也沒做的話，就應該想辦法改善。

各位不妨照著這個方法，把二十四小時的作息寫出來看看。睡覺的時間也不可例外。這段時間只是沉睡？清醒時想到了什麼？這些都可以記錄下來。

以我來說，躺下來休息時會思考某些事，因而經常在醒來時，又有了新的想法。

如果不把睡眠期間當作可能「產生新點子的機會」，那麼就不算真正的有效使用時間。

＠在筆記本上一一寫下所有靈感

靈感不是在桌子前一再念誦，或是在會議中絞盡腦汁就可以想得出來的。反倒是在身無挂礙的自由時間，靈感才自然湧現。

而且，當靈感浮現腦際時，若不能馬上寫下來，馬上就會消失。因此最好能養成習慣，經常寫下新的靈感。

睡覺的時候，可以在枕頭邊準備一本有畫橫線的Ａ４筆記本。早上醒來想到什麼靈感，就把它寫進這本筆記中。

當然，一天當中腦中浮現的想法也是一樣。筆記中記錄日期和時間，按照時間順序把想到的靈感寫下來，不需要將它分門別類，否則反而會讓訊息分散。

累積了一星期份的紀錄後，再翻到前面重新檢視一遍。有用的部分在電腦另開新檔記錄下來。打進電腦不但可以重新確認一次想法，而且也能隨時把它叫出來。

雖然想到的靈感未必馬上能用在工作上，但有時候卻會在意外的時候派上用場。

以我來說，為了想一本書的企畫，有時靈感來了，或是手邊有空，光是書名就可以寫下二十個左右。

先不用考慮它是否會實現，只要將腦中浮現的訊息寫出來就行了，就先從這一步開始做做看吧。

小撇步：養成把腦中浮現的靈感寫在筆記裡的習慣吧。

3. 提起勇氣，把電視關掉

＠你會盯在電視前看個沒完嗎？

一天當中，我們花費在看電視的時間，恐怕比我們想像中要多很多。

有時候疲倦地回到家裡，反射性地打開電視，就這樣動也不動的一看就是幾小時，這種經驗很多人都有過吧。遇到無趣的節目，就拿起遙控器東轉西轉，既便如此，卻還是一直看下去。

當然，並不是所有的電視節目都是無益的，問題在於你是否「有意識地在看」。

電視台為了吸引觀眾持續收看，在節目中設計了種種的陷阱。

像是，當主持人說：「那麼，答案是？」的時候就切進廣告，直銷節目則總是賣關子，不公布價格，兜了半天圈子，就是要你把節目看到最後一秒。我們如果不是有意識地在看電視，最後就會一直看下去，捨不得關機。

若是日復一日都是如此，那麼你的寶貴時間應該已經白白流失不少了。

＠在遊船上發現電視的功與過

我搭乘海外的大型客船在海上航行時，電視當然只能看到CNN或BBC等國外衛星節目。看過少許新聞報導後，就會把電視關掉了。和平常的生活比起來，在船上接觸到的訊息變少，但是卻一點也不會感到不方便。

經歷過不看電視的生活後，才深深體會到電視占去了我們多少時光。回到日本之後，我已養成了習慣，漸漸不再看沒必要看的電視節目。

如果不能提起勇氣關掉電視，恐怕是很難為自己創造時間。

尤其是資訊性極少，純粹只是殺時間的節目，必須勉強自己不要看。

不過，與其勉強自己忍著不看電視，不如看清一件事實──現今日本的電視節目是如何無聊──比較重要。與國外的紀錄片或連續劇的充實性相比，國內的節目幾乎可以說完全難以匹敵。

因此，我通常會把想看的國外節目輸入iPod中，等自己有空的時候再看。這麼一來，就不會無止無盡地一直瞪著電視看。自己主動控制時間，並且也利用到電視的功能。

時至今日，已經不再是配合電視放映時間來過生活的時代了。

小撇步：晚上別再釘在電視機前了。

4. 有意識地度過的時間，絕不會毫無意義

＠什麼時間過得沒有意義？

生活當中什麼時間會讓人覺得是白白浪費的呢？

花王企業的董事長後藤卓也曾說，星期六打掃自家的浴室最白費時間。

從一家大企業老板的立場來看，或許它真的浪費時間。但是，從一家生產家庭用洗潔劑的企業的領袖來說，這樣的實踐可反映在工作上，就這個層面而言，絕不能算是浪費時間。

總而言之，「無意義的時間」換個方式想，也會變成「有益的時間」。

比如說，即使只是坐著看電視，但若是此時腦中迸出工作上的點子，那就算是有益的時間。以我來說，坐新幹線時經常想到很多新書企畫的點子，所以行動中的時間，都不能算是無意義的時間。

我去關西做演講，那裡的演講車馬費寥寥可數，然而在前往途中，我可能得到很多新的靈感，或是可以好好地讀一本書，最後，整體加在一起考量，反而是一件很有效率的行動。

相反的，光只是坐在書桌前，腦筋卻一片空白，這才叫做無意義的時間吧。

心裡打算做些什麼，實際上卻什麼也沒做，這種時間也是無意義的。

＠意識到時間的生產性

如果我們很清楚自己現下做些什麼，為什麼目的而讀書，即便在看電視，也打算獲取什麼樣的訊息等的話，那麼那段時光的意義便會迥然不同。

玩耍、沒在工作等的時間，並不等於白費的時間。

簡單的說，經過某段時間後，是否能清楚說出自己「完成了ｘｘ」或「有了瞭解ｘｘ的機會」乃是關鍵所在。

如何把那段時間轉換成具有生產力的時間呢？希望各位能時時把這問題放在心上。

小撇步：常常在意識中想著：現在、這個時間，我要用在什麼目的上？

5. 隨時帶本書，以防突然空出的時間

＠行程不可能盡如人意

我想，一整天的行程應該不可能百分之百都按時達成吧？

因此意外空出的時間，該如何運用，便成為有效率的時間活用術中，非常重要的課題之一。

我常常在皮包裡放一、兩本新出版的書，有了書，至少可以打發好幾小時的時間。

平常我習慣到書店，買幾本書放著。出門時必定從中挑選兩本帶在身邊。為什麼不多不少剛好是兩本呢？那是因為，萬一第一本太無聊，還有第二本可以支援，否則就要乾瞪眼了。

不管網路如何普及，但其便利性還是比不上書。

讀書肯定能夠增益自己，同時也能收集新的資訊。書的重要性是永恆不變的。

因此，重點在於到書店去該買什麼書。別管書暢銷不暢銷，買自己有興趣的書就對了。

小撇步：皮包裡隨時放兩本書帶著走。

第一章　腦科學的正確運用時間

1. 同時處理兩件事，提升腦力

＠幾件事同時做，提高工作效率

人的大腦並不擅長一心二用，比如說，一邊做菜一邊思考事情，或是一邊開車，一邊做重大決定等，這並非不能做到，但是一心二用時，通常都會有一方變得較為遲鈍。

所以，若是我們能同時將兩件事都處理妥當的話，那麼工作的效率就會提升不少。

我指的是，一面上網查資料一面寫文章；或是一面檢查郵件，一面更新自己的部落格，或進而用iTUNE來聽音樂。

當然，從正確的意義上來說，這樣做並不是同時處理兩件事。但是刻意訓練的結果，自然就能「這...

〈序〉從生活中多找出一點時間
第一章 從腦科學角度，正確運用時間
1. 同時處理兩件事，提升腦力
2. 工作完成八成後暫停，工作更有效率
3. 設定目標，找出最短距離與最快時間
4. 樂觀思考能擠出時間
5. 增加談判對手大腦負荷，有益談判進行
6. 大腦不善評估長期得失，近利誘惑大
7. 提不起勁時，稍做休息後更有勁
8. 工作一小時休息一下，更能提高沒效率
9. 期限前完成工作，評價會提升
10. 憑直覺行動，大腦處理更有效率
11. 好奇心能強化腦中記憶
12. 飲酒過量，不僅浪費時間，還會傷害腦

第二章 你的時間還可以增加更多
1. 想成功，早晨時間的運用非常重要
2. 寫下二十四小時的作息內容，找出浪費點
3. 關掉電視是創造時間的好方法
4. 意識到時間的生產性，便不會白費時間
5. 隨時帶本書，以防突然空出的時間
6. 突然多出的時間，應採取可以留在記憶中的行動

第三章 增加時間，還有這一招
1. 利用網路節省購物時間
2. 郵件傳至手機簡訊，讀完後立刻回信
3. 有了筆記型電腦和網路，何時何地都能展開工作
4. 隨時備好電腦周邊的耗材，避免浪費時間
5. 善用搭乘新幹線的時間，工作更有效率
6. 無聊的會議，正好用來做有趣的發想
7. 預習和動腦筋，重在「縮短處理時間」
8. 搭乘電車的時間，集中腦力有效利用
9. 抽菸的幾分鐘，累積起來也相當可觀
10. 暢銷書裡的資訊價值小，尋找原創的資訊

第四章 成功人士的時間術
1. 上天賜予的時間有限，凝聚注意力最重要
2. 從眼前的事開始整理，頭腦才有思考的餘裕
3. 掌控時間，就要掌握自己的處理能力
4. 逼迫自己，提高大腦活性
5. 依自己步調決定工作時間，才能自在的工作
6. 業務員要把時間用在理解產品的經驗上
7. 週休二日的運用方式是成功的關鍵
8. 任何工作都不可能完美無缺，要有勇氣「放手」
9. 適時放手，才是節約時間
10. 考慮未來可能變化，再訂立計畫
11. 藉助他人之力，是高明的節省時間法
12. 對第一次來電聯絡的人，務必記下聯絡方式

第五章 高效率時間的交際法
1. 積極出席各種場合，增加未來機會
2. 把時間用在別人身上，以建立人脈
3. 必須取消約會時，首重誠意的表現
4. 嚴守與人約定的時間，以博取信賴
5. 不依賴電子郵件和手機，也是節約時間的良方
6. 配合不合理的時限要求，爭取信任
7. 製造意相遇的機會，留下深刻印象

第六章 乍看白費的時間，其實也有用
1. 利用空白時間增加緊張感，以發揮全力衝刺的能力
2. 好點子總是在什麼都不做的瞬間浮現
3. 下班後也要常常尋找工作的資源
4. 飯後收拾和打掃是醒腦的時間
5. 休個完整假期，徹底刺激大腦
6. 放空一切，重新找回自己
7. 外出旅行，感動比觀光更重要
8. 部落格勤於更新，是提升形象的一大利器

第七章 掌控好時間的行程管理
1. 預約行程應當場確定並記錄，更能有效運用時間
2. 凡事都做備忘，避免重複約定
3. 行程撞期時，選擇哪一邊都不要後悔
4. 記事簿盡可能大一點，以便記入各種資訊
5. 把每日行程提早到清晨六點，增加可利用時間
6. 善用手機功能，管理會議和名片
7. 用數位相機拍下有趣事物，節省事後搜尋時間

〈序〉從生活中多找出一點時間
第一章 從腦科學角度，正確運用時間
1. 同時處理兩件事，提升腦力
2. 工作完成八成後暫停，工作更有效率
3. 設定目標，找出最短距離與最快時間
4. 樂觀思考能擠出時間
5. 增加談判對手大腦負荷，有益談判進行
6. 大腦不善評估長期得失，近利誘惑大
7. 提不起勁時，稍做休息後更有勁
8. 工作一小時休息一下，更能提高沒效率
9. 期限前完成工作，評價會提升
10. 憑直覺行動，大腦處理更有效率
11. 好奇心能強化腦中記憶
12. 飲酒過量，不僅浪費時間，還會傷害腦

第二章 你的時間還可以增加更多...