IBM 部長強力推薦的Excel商用技巧：用大數據分析商品、達成預算、美化報告的70個絕招！（暢銷限定版）

名人推薦：先行智庫／為你而讀執行長 蘇書平
惠譽會計師事務所會計師 鄭惠方

第1章　想超越別人？首先要學會活用Excel
■9. 想用分析找出解決方案，必須具備3種能力
在進入公司或組織後，你身邊充滿各種數據資料。分析資料、找出問題點，並摸索解決方案，不只是管理階層或資深員工的工作。
現在，人人都可以輕鬆用Excel或數位資料分析工具，即便是新人也被要求善用數據資料，使工作順利進行。
想在工作上活用商業資料，必須具備以下3種能力：
第1種能力：準備資料。
第2種能力：加工資料。
第3種能力：分析資料。

只要具備這3種能力，就可以進行商業數據分析。
準備資料是指，準備分析銷售趨勢或獲利率等時需要的資料。加工資料是指將資料加工成視覺化形式。分析資料則是指分析製作的表格，導出結論，並依此做出決策。
如果你的目標是成為資料分析師或資料科學家，必須具備統計、IT、業務洞察力和現場力，門檻更高，但這些都是努力便能學會的技巧。

■10. 從提見解、訂假設到做驗證，多操作流程才能熟練
上一節說明商業數據分析必備的3種能力，本節將說明商業數據分析的流程。
商業數據分析最主要的目的，是充分運用統計知識、IT技術、業務洞察力，以及現場經驗，發現任何有助於公司成長或組織發展的見解。這一點請各位牢記在心。
此外，根據資料分析獲得的見解擬定假設，也很重要。若只停留在發現見解的階段，等於什麼都沒做。最後，還要在現場驗證假設。
這一連串流程的第一步，是用Excel進行商業數據分析，請各位學會使用這項工具。而且，多練習就會越來越上手。只要資料加工和分析的方向正確，分析次數越多，越能掌握其中的要領，熟能生巧。

■11. 如何提升分析效率？先確認目標再動手
若要根據資料分析獲得的見解擬定假設，在進入分析作業前，必須先確認一件重要的事。這件事與前文提到的工作流程有關，就是要弄清楚「為什麼要進行商業數據分析」。
即便是因為主管的命令，也要養成習慣，向主管請教做這件事的目的。
舉例來說，分析銷售相關資料，可能是為了檢視銷售金額變化、獲利率或銷售量等，要準備的資料、要製作的Excel資料或圖表等，都將隨著目的而有差異。
我們會浪費時間，很多時候都是因為目的不明確所致。所以只要弄清楚分析目的，效率自然提升。

■12. 五花八門的資料得驗證是否合邏輯，再擬訂分析腳本
確認分析目的後，蒐集需要的資料。等蒐集到一定程度，必須設計「將哪些資料或計算結果視覺化」，或是「什麼才是適當的產出」等。倘若資料不足，則思考要使用哪種推論方法。這便是所謂的「擬定分析腳本」。
蒐集資料時，必須逐一驗證資料型態、取得時間、取得方法、數值等。換句話說，就是驗證這些資訊是否適合分析。
在執行這個流程時，要特別留意，有些資料不能用相同的標準來比較。進行商業資料分析的內容，必須禁得起邏輯驗證。

第5章　實戰演練：用Excel分析導出結論、做出決策
■3. 決定目的：分析產品和銷售地區，提出今後的對策
2016年12月26日，在電腦周邊設備製造商上班的你，手邊有一張紙條，上面寫著你們部門3項產品今年度的銷售狀況。
然後，你收到主管的來信，要求你根據產品和銷售地區進行分析，並針對「要達成年度銷售目標，接下來3個月（1至3月）該怎麼做」提出報告。

◎紙條內容
‧A產品
4月1200、5月1600、6月2100、7月1800、8月1200、
9月1300、10月2400、11月2200
‧B產品……
‧C產品……

你會怎麼做呢？
你要思考「分析腳本需要的資料是否齊全」、「需要什麼樣的分析結果」等等。那麼，我們一起分析看看。

■4. 蒐集資料：針對需求結果，考量分析腳本與必要資料
首先，針對想獲得的分析結果，思考分析腳本和所需資料。請先列出重點。主管想知道，要達成年度銷售目標，2017年1至3月必須達到的產品別、地區別銷售金額。簡單來說，就是要知道在哪個地區、哪個產品得賣出幾個。
‧想獲得的分析結果。
‧每項產品必須達到的銷售金額。
‧每個地區必須達到的銷售金額。

◎一定要有的數據資料
1、2016年會計年度，4月到目前（12月）為止的產品別實銷金額。
2、2016年會計年度，4月到目前（12月）為止的地區別實銷金額。
3、2016年會計年度的銷售目標金額。

◎最好要有的數據資料
4、2013至2015年這3年內，每項產品和每個地區的實銷金額。
紙條上已經有1的資料，但似乎不太精確，要先確認一下。2、3還沒有資料，必須取得。4則是因為要參考1至3月的銷售趨勢，需要過去的資料，所以也必須蒐集。

■5. 確認資料：驗證資料的正確性，處理成容易分析的型態
我們向幾個部門取得需要的數據資料，有些資料是Excel檔，有些則是CSV檔。經過個別確認後，將資料加工成容易分析的形式。在確認資料內容時，發現主管給的紙條有幾個錯誤。雖然這些錯誤不是很離譜，我們還是決定使用正確的資料。
最後，將每項產品和每個地區的銷售資料，彙整成Excel表（請見下圖）。至於單價，在製作產品主檔後，用VLOOKUP函數讀取。此外，合計值則用SUM函數來計算。
於是，現況如同右頁圖表所示。
這是4至12月的資料，顯示出9個月的狀況。下一節分析這份資料。

■6. 分析現狀：思考比較前提，分析達成率和營收比重
在根據營收表分析現狀之前，要先思考比較的前提。
1年過了9個月，也就是已過了75%。因此，現在的營收達成率必須至少是75%。
事實上，許多公司常依照過去的銷售成績，來分析銷售趨勢，然後決定每個月的銷售目標金額。在此，我們單純只考慮1年已過了9個月的狀況。
此外，在這個時間點，檢視過去3年的銷售成績。確認達成銷售目標金額的年度，在12月底的達成率是多少。根據資料來看，達成銷售目標金額的年度是2013年、2014年，2015年則未達標。
‧2013年：達成率109%，至12月底的達成率是101%。
‧2014年：達成率113%，至12月底的達成率是81%。
‧2013年：達成率84%，至12月底的達成率是59%。

再看看每個地區的情況。
因為要看的是每個地區的達成率，所以不會與整體達成率相同。即便東京與沖繩的達成率相同，對整體達成率的貢獻度也不同。

◎比較的前提
1. 檢視整體表現時，發現在達成銷售目標金額的年度，至12月底的達成率超過80%。
2. 本案例不特別針對每項產品，進行銷售分析。

到目前為止，我們知道在達成銷售目標金額的年度，至12月31日的達成率是75%以上，這其實是理所當然的事。
接著，看看每個地區的銷售比率。
只要有2013至2015年的營收表，就能製作出下圖。
從這張表可以看出，東京的營收約佔整體營收的50%。因此，要達成整體銷售目標，東京可說是最重要的關鍵。
在此整理一下目前的狀況：
1. 至12月31日的營收達成率是67%。
2. 東京的營收達成率是66%。

由此看來，2016年度要達成銷售目標，應該頗有難度。若這樣順其自然，最後年度達成率會是多少？根據過去的銷售成績預估，並以折線圖來呈現銷售趨勢，會發現過去3年的3月業績都很好。所以，只要計算過去3年的1至3月營收佔全年營收的比率，就能做出2016年的預測。
1至3月的營收佔全年營收的18至32%，這其實是4至12月的營收達成率與100%之間的差額。2016年4至12月的達成率是67%，因此要達成銷售目標，1至3月必須銷售33%。
為求精確，應盡可能取得過去5年的1至3月平均營收達成率。比方說，假設過去5年的1至3月平均營收達成率是25%。
理論上會變成這樣：距離營收目標金額還差98,450,000日圓。如果什麼都不做，最後的結果將很接近這個數字，所以必須思考因應對策。只要金額夠明確，擬定對策將變得更容易。

第1章　想超越別人？首先要學會活用Excel
■9. 想用分析找出解決方案，必須具備3種能力
在進入公司或組織後，你身邊充滿各種數據資料。分析資料、找出問題點，並摸索解決方案，不只是管理階層或資深員工的工作。
現在，人人都可以輕鬆用Excel或數位資料分析工具，即便是新人也被要求善用數據資料，使工作順利進行。
想在工作上活用商業資料，必須具備以下3種能力：
第1種能力：準備資料。
第2種能力：加工資料。
第3種能力：分析資料。

只要具備這3種能力，就可以進行商業數據分析。
準備資料是指，準備分析銷售趨勢或獲利率等...

前言
AI時代來臨，你我都得學會Excel進行大數據分析

這個世界越來越像是地球村，現在各位的競爭對手，是來自亞洲和世界各國的商務人士，與我剛進社會時完全不同。我20多歲時，由於工作的關係，有幸與蘋果電腦創辦人史提夫‧賈伯斯閒聊。那時，他對我說的話影響我往後的人生。他說：「你一定要成為全球認可，而不是只有日本認可的商務人士。」

距今約30年前，也就是1980年代中期，我在美國加州的庫比蒂諾（Cupertino）接觸到微軟公司的Excel。當時我接觸到的，是蘋果公司的麥金塔（Macintosh，簡稱Mac）版Excel。Excel的前身，是名為Multiplan的試算表軟體，從那個時候起，Excel和試算表軟體陪伴我度過一段快樂的職涯。
Excel也是一種試算表軟體，最大特徵是「沒有特徵」。換句話說，任何人都能輕鬆上手。

1980年代中期至今的30年，Excel的功能不斷擴充，現在已是眾所周知的重要商業套裝軟體。特別是Windows版問市後的功能擴充，更是令人瞠目結舌。本書使用的版本是Excel 2016，內容和範例是根據這個版本撰寫而成。
最近，越來越多的大企業的部長級幹部或中小企業的社長，來找我諮詢IT相關問題，內容不外乎是「想把數據資料運用在經營上」、「想導入AI（人工智慧）」、「想投入IoT（物聯網）事業」。不過，卻不知從何下手。
其實，這3種煩惱有一個共通點，就是數據資料（而且是為數龐大的資料）。最近流行的AI，便是所謂的「大數據（Big Data）＋機器學習（Machine Learning）」，所以沒有大數據，一切等於是空談。

包含社群網站、電子郵件及網頁等在內，全球的數據量爆增，已是10年前無法想像的數量。如果說在這個時代，掌握數據資料等同於掌握市場，一點也不為過。

由此可見，從現在到未來，經營事業成功的關鍵，就是擁有處理商業數據的能力（技術）。我建議經營者和管理階層盡早教育員工，建立數據資料導向的組織，成為數據智慧型（Data Smart）公司。想成為這樣的公司，員工能力正是最重要的課題。相對地，從員工的角度來看，若能具備處理商業數據的能力，便可讓自己更有優勢。

本書將說明如何運用Excel進行商業數據分析，這是學會處理商業數據的第一步。先從簡單的地方開始著手，是成功的祕訣。利用職場上不可缺少的工具，也就是唾手可得的Excel軟體來分析公司資料，有助於培養處理商業數據的能力。

希望本書能協助各位跨出分析商業數據的第一步。請好好運用本書。

前言
AI時代來臨，你我都得學會Excel進行大數據分析

這個世界越來越像是地球村，現在各位的競爭對手，是來自亞洲和世界各國的商務人士，與我剛進社會時完全不同。我20多歲時，由於工作的關係，有幸與蘋果電腦創辦人史提夫‧賈伯斯閒聊。那時，他對我說的話影響我往後的人生。他說：「你一定要成為全球認可，而不是只有日本認可的商務人士。」

距今約30年前，也就是1980年代中期，我在美國加州的庫比蒂諾（Cupertino）接觸到微軟公司的Excel。當時我接觸到的，是蘋果公司的麥金塔（Macintosh，簡稱Mac）版Excel。Excel的前身，是名為...

前言 AI時代來臨，你我都得學會Excel進行大數據分析

第1章 想超越別人？首先要學會活用Excel
【Excel是必備基本功】
1. 企業與個人擁有「數據智慧」，才能創造驚人績效
2. Excel不只可以製作表格，更是解讀資訊的利器
【Excel讓資料更有價值】
3. 資料不論是少量、海量還是雜亂，通通可以處理
4. 連推特、臉書上沒秩序的發文，也能進行分析
5. 解讀營收、顧客、存貨、促銷等資料，做決策更精準
6. 不必研讀艱難的統計學，只要會用Excel做分析就行
【掌握商業數據分析的精髓】
7. 製作Excel資料，能同時達成個人與團隊的目標
8. 分析不能脫離現實！得考量實際工作流程
9. 想用分析找出解決方案，必須具備3種能力
10. 從提見解、訂假設到做驗證，多操作流程才能熟練
11. 如何提升分析效率？先確認目的再動手
12. 五花八門的資料得驗證是否合邏輯，再擬定分析腳本
13. 資料會不斷變動，商業分析需要建立良好循環
14. 用「鳥眼」俯瞰全局，用「蟻眼」檢視細節
【學會商業分析思考法】
15. 擬定假設，要同時思考「相關關係」與「因果關係」
16. 【案例】用Excel分析都市氣溫與月份的相關關係
17. 【案例】開學、書包與書桌熱賣，三者有何關係？
18. 從分析資料到擬定假設的過程，共有7個步驟

第2章 Excel高手都知道的5個技巧，你怎麼能不會！
【只有10%的人做得出的完美表格，一次教給你】
1. 資料大家都看得懂才有用！符合「3S原則」是王道
2. 易懂易讀的表格，都是在行列、字型、數字下工夫
3. 活用色彩能讓資料更有看頭，該注意哪些重點？
4. 【練習】針對4項產品，製作3個月的營收表
5. 共享資料最怕無法讀取，這樣做就萬無一失！

第3章 製作會說故事的Excel圖表，最有說服力
【資料必須視覺化】
1. 資料不僅要方便閱讀，更要容易理解
【資料製作成表格】
2. 確認資料檔案的格式，再轉入Excel
3. 將資料轉入Excel，有2種方法
4. 取得CSV檔的資料時，該如何匯入Excel？
5. 懂得運用「樞紐分析表」，處理大量資料也不怕
6. 樞紐分析表的準備（1）讀取資料有3原則
7. 樞紐分析表的準備（2）製作表格有3步驟
8. 樞紐分析表的製作（1）3步驟將表格轉化為資料
9. 樞紐分析表的製作（2）6步驟統計商品的營收
10. 樞紐分析表化為圖形更一目暸然，該怎麼做？
【資料轉化為圖表】
11. 檢視與繪製圖表，必須留意4件事
12. 交叉分析表是製作圖表的基礎，出錯就不能轉換
13. 繪製圖表時操作細節，可以誘導閱讀者的印象
14. 直條圖、折線圖及圓餅圖，各有何特色？
15. 根據分析目的，可繪製2種圖表再加以組合
16. 想同時呈現變化與比重？做儀表板便一覽無遺

第4章 只要學會6組商用函數，工作效率就加速
【搞懂基礎知識，不必恐懼函數】
1. 想學會使用Excel公式，記住四則運算就妥當
2. 只要事先設定公式，系統就會自動計算
3. 函數一點也不難，還能避免出錯、縮短時間
4. 活用函數，是提升工作效率與生產力的手段
5. 要加快操作速度，用鍵盤輸入取代滑鼠即可
6. 商務常用函數有6大類，根據目的來搭配
7. 函數有2個部份，就是「函數名稱」與「引數」
8. 記住最基本的SUM函數，加總工作一鍵搞定
【6組不可不知的運算函數】
9. 加總功能與應用：SUM、SUMIFS……
10. 計算數目功能與應用：COUNT、COUNTIF……
11. 平均功能與應用：AVERAGE、AVERAGEIF……
12. 分岐功能與應用：IF
13. 搜尋功能與應用：VLOOKUP
14. 數值加工功能與應用：ROUND
【熟練問題解決對策，再也不困擾】
15. 以YEAR、MONTH函數，區分年度與月份
16. 使用DAY函數，可以擷取出某個日期的資料
17. 用ABS函數顯示存貨數量的絕對值，庫存管理不費力
18. 冒出「#」好無奈？常見錯誤有8種，這樣因應就對了
19. 想正確顯示數值或文字，可用撇號或定義儲存格格式
20. 出現「指示錯誤」圖示，點選就能獲得修正建議
21. 看到「循環參照」警告，遵循5步驟排除計算錯誤

第5章 實戰演練：用Excel分析導出結論、做出決策
【實作營收與獲利分析】
1. 掌握獲利現況，管理不再糊里糊塗！
2. 了解營收、成本及獲利的概念和關係
3. 決定目的：分析產品和銷售地區，提出今後的對策
4. 蒐集資料：針對需求結果，考量分析腳本與必要資料
5. 確認資料：驗證資料的正確性，處理成容易分析的型態
6. 分析現狀：思考比較前提，分析達成率和營收比重
7. 模擬營收：樹立今後的目標，研擬達標計畫
8. 繪製報表：製作報告與儀表板，分享預測結果
9. 制定方案：決定行動內容、負責人及執行期限
【實作產品銷售分析】
10. 用ABC分析將商品分為3等級，提升精確度
11. 以累計結構比，發掘具備暢銷潛力的商品
12. 透過帕雷托圖，看出80%營收來自哪些商品
13. 【練習】以ABC分析，找出蛋糕店的主力商品
14. 帕雷托圖有標準、集中及分散3類，各有商品策略　
15. 【練習】依據ABC分析結果，繪製帕雷托圖
16. 【案例】用貝式分析，調整消費者性別辨識的模型

結語　 從知識、技巧到智慧，讓Excel成為你的工作武器

前言 AI時代來臨，你我都得學會Excel進行大數據分析

第1章 想超越別人？首先要學會活用Excel
【Excel是必備基本功】
1. 企業與個人擁有「數據智慧」，才能創造驚人績效
2. Excel不只可以製作表格，更是解讀資訊的利器
【Excel讓資料更有價值】
3. 資料不論是少量、海量還是雜亂，通通可以處理
4. 連推特、臉書上沒秩序的發文，也能進行分析
5. 解讀營收、顧客、存貨、促銷等資料，做決策更精準
6. 不必研讀艱難的統計學，只要會用Excel做分析就行
【掌握商業數據分析的精髓】
7. 製作Excel資料，能同時達成個人與團隊的目標...