財星百大企業搶學的‧1分鐘GPS溝通術：會議、簡報、信件、LINE、電話……必備的職場高效溝通指南

前言 先用一分鐘溝通好處多多

推薦序
立職場溝通於不敗之地/ 彭冠宇
工作對話有導航，職場溝通不迷路/劉奕酉
通過刻意練習，成為有效溝通的高手/黑主任

第一章 第一分鐘技巧可以為你帶來什麼改變
為什麼職場溝通的第一分鐘很重要？

第二章 議題框架定義你的溝通意圖
溝通者和聽眾能快速對話交流的框架
背景脈絡
溝通意圖
舉例說明 溝通不良的後果
關鍵訊息
舉例說明 相同背景脈絡下的不同主題表達方式
三大要素合為一體
區隔不同的主題：一次對話包含二個以上的主題

第三章 結構化摘要建立你的溝通要點
結構化摘要就是目標、問題、解決方案
建立出色的摘要
舉例說明 相同背景脈絡下的不同主題表達方式
舉例說明 貨運公司物流出了問題
舉例說明 防火牆新政策的討論
一分鐘之內沒有說不清楚的問題
解決方案需要展望未來
舉例說明 回報生產線問題

第四章 有效率的對話少不了時間查核＆交談確認點
對話先從「可以打擾你一分鐘嗎？」開始
兩步解決「你有時間嗎？」的問題
舉例說明 不知道該找誰來解決問題的場合

第五章 不同情境下的應用技巧
在電子郵件運用第一分鐘溝通技巧
舉例說明 在電子郵件中運用議題框架和結構化摘要
舉例說明 利用電子信件重申討論的問題
舉例說明 結構鬆散的內容 V.S. 利用目標、問題、解決方案建構的內容
開會通知＆會議開場白
舉例說明 使用議題框架和結構化摘要來發送會議通知
演講、不斷升高的議題和其他情況
不斷升高的議題
其他溝通媒介
舉例說明 面試訪談的回應框架
 
總結
清晰的溝通始於完美地掌握第一分鐘

參考文獻
本書創作過程中其他參考文獻

致謝

 

推薦序

工作對話有導航，職場溝通不迷路
劉奕酉（鉑澈行銷顧問策略長）
 
　　可曾想過，你每天花了多少時間在工作上的溝通？

　　根據西門子企業通信集團的研究發現，擁有一百位員工的企業平均每周要花費十七個小時在釐清溝通的內容。這意味著四成左右的工作時間，被浪費在澄清訊息與確認雙方正確解讀。

　　如果能更快、更精準的傳遞訊息與對話，我們就可以省下更多時間去從事更重要的任務，也能減少不良溝通所付出的高昂代價。

　　只要懂得在對話的一開始就切入重點。

　　但是，貿然切入重點也可能讓人一頭霧水、失去聽下去的意願，同樣無法展現溝通成效。因此我們必須先讓對方掌握背景脈絡，建立起連結後再切入重點。而我們的挑戰就是：在九十秒內完成這件事。

　　否則對方就會失去興趣、將注意力轉向其他更有吸引力的事物上，比方說手機或是窗外的風景。每當我在企業講授溝通表達的主題演講時，也都會提及這一點；在多數對話場景中，沒有時間讓你慢慢鋪陳、說故事，必須在最短時間內就抓住對方的注意力，說重點、講中要點。

　　這本書就是在告訴讀者如何用一分鐘展開有效的對話，只要兩個步驟：十五秒掌握全貌、建立連結；四十五秒切入主題、說出重點。具體來說，你可以這麼做：

　　•    前十五秒，設定好議題框架：包括背景脈絡、溝通意圖與關鍵訊息
　　•    四十五秒，提出結構化摘要：要達成的目標、阻礙達標的問題，與問題的解決方案

　　就這麼簡單？對，就這麼簡單，如果你能事先準備會更棒！

　　我覺得本書最棒的一點，就是沒有太多理論，而是用案例解析與提問讓讀者循序漸進地理解與掌握這一分鐘該做什麼？如何做好？以及該注意的盲點與誤區。

　　而結構化摘要中的目標、問題與解決方案，取其英文字首正好組成了GPS原則，意味著像導航設備一樣，幫助你為他人引導對話方向，理解抵達目的地可能遭遇的阻礙與路線。

　　用一分鐘的時間總結你的完整訊息、說明你想達成的目標以及期望對方採取的行動，你的對話將會更簡短有力、也更有成效。更重要的是，只要你抓住了對方的注意力，對方也會願意投入更多時間對話，因為和你對話就是眼下最重要的事情。

　　只花一分鐘，套公式就能做到高效溝通，讓職場溝通不再迷路。
 
通過刻意練習，成為有效溝通的高手
黑主任（職場FB粉絲團【職場黑馬學】版主、《升職加薪必備！職場黑馬簡報術》作者）
 
　　「善於用溝通能力解決問題的人，特別容易在當今社會中，散發出耀眼的光彩。」

　　無論你從事什麼職業，是腦力亦或是體力勞動者，都不得不承認——「溝通」是不可或缺的通用技能，或許你也曾經遇到這樣的困惑：

　　→同樣一件事，有人三、兩句就把核心資訊表達清楚，而你講了一長串卻什麼也沒講清楚，不光聽的人愈來愈困惑，你自己也愈講臉愈紅；

　　→同樣是開會討論，有人能有效率地帶出話題節奏，快速引導大家出解決方案，而你總是抓不住大家的注意力，議題焦點模糊，最後浪費大量時間也得不出結論。

　　沒有錯，現實生活中就是會有這麼多的情境，讓我們深刻感到「溝通能力」的重要性，以至於有時會自我懷疑：我表達能力這麼差，是不是太笨了？

　　雖然溝通表達確實是一種腦力運動，但其實根本原因在於，你沒有形成能快速有效處理資訊的思考和表達方式，導致邏輯結構混亂。你可以觀察那些反應快、表達能力強的人。他們不是比你更聰明，而是更懂得通過有效的思考方式，讓大腦快速歸納和整理資訊，準確地抓住核心和優先級，主導對話進程。

　　本書作者克里斯·范寧提倡「1分鐘溝通技巧」，通過議題框架（背景脈絡+溝通意圖+關鍵訊息）+結構摘要（目標+問題+解決方案），提供讀者一個可以持續訓練、精進表達能力的「公式」，配以書中大量生動的情境化訓練，讓讀者能深刻體會到「目的溝通」的益處與精妙之處。

　　當然，如果你期望本書會直接給你一堆辭藻華麗的話術，那你可能要失望了。話術如酒，適量就好，不可貪多。因為話術是情境性知識，需要和具體情境與對象相匹配。一句話再魅惑，換了對象和情境就不一定奏效了，甚至適得其反。這也正是本書的內核價值所在——向你展示溝通的機理和底層邏輯，而非速食式的知識。

　　我建議，在讀完本書後給自己一個期限，刻意練習本書所傳授的「GPS導航溝通術」，鍛煉大腦結構化處理資訊和表達的能力。有些學習的回饋是即時的，教你做一道菜、彈一首曲子，能否學會馬上可以檢驗。而有些學習則不同，需要你在日常生活中不斷實踐、反覆打磨，直到它成為你思想的一部分。

　　我相信，只要持之以恆的訓練，每位讀者都能通過有效的對話與互動過程，實現自己的目標，並解決困擾自己許久的溝通難題。正如克里斯所說的那樣：

　　「凡事說清楚、講明白其實一點都不難，一切都始於關鍵的第一分鐘。」
 
立職場溝通於不敗之地
彭冠宇（清華大學職場溝通學老師）

　　克里斯·范寧是我在領英（LinkedIn）上的好友，初次讀到這本大作《財星百大企業搶學的‧1分鐘GPS溝通術》不禁莞爾，會心一笑。腦海中浮現千帆過盡，職場個案歷歷在目，若說職場溝通學是一門浩瀚學海，那麼本書確實是出航前最務實、最具象的心法鍛鍊，立職場溝通於不敗之地。不僅如此，還能降低領導者煩躁暴跳的機率，特別是緩和甫上任新職的能人之士在主管辦公室門前踱步躊躇的心緒。

　　在華人世界特別多禮委婉的文化下，領導人一開始設定的微笑糖衣包裝，極其容易在漸漸抵擋不住漫無重點的對話之下，情緒的火山終究爆發或面露不耐。而報告者的心情則如臨深淵履薄冰，好不容易抓到了要呈報的對象，總如再無機會見面般一股腦兒地將報告內容傾洩而出，獲得白眼不打緊，最怕該溝通的任務甚至個人的品牌形象就此被貼上負面標籤。其實主管的時間並不難約、情緒也不是難以捉摸，而是不良的溝通有如催狂魔般地侵蝕著主管的理智線，特別是現今工作壓力巨大、企業步調極快又瞬息萬變的職場環境。

　　此時，范寧寫的這本書有如湍急流水中的浮木，撐起了一個最基本可以讓報告者預先自省跟整理的方法。

　　南朝·梁·沈約《宋書·江秉之傳》：複出為山陰令，民戶三萬，政事煩擾，訟訴殷積，階庭常數百人，秉之禦繁以簡，常得無事。

　　這是怎樣一個概念？便是以簡馭繁。

　　我從書中習得的主要重點有二：

　　一、先設定「議題框架」來闡明溝通意圖，其中包含三大要素：

　　1.背景脈絡：用簡單的幾句話即可傳達清楚。如：說明你的專案名稱或哪位重要客戶或問題所在？

　　2.溝通意圖：究竟你要對方做什麼？純告知？回應之前對方要求的資訊？還是需要指導協助、請求行動、呈報決策或在某個時點前必須預告重要訊息？

　　3.關鍵訊息：運用美國軍方的「BLUF」（Bottom Line Up Front）先闡明「重點」所在。這種溝通方式將對方需要知道或最關心的事情結論和建議放在訊息的開頭，而不是結尾，有助於人們快速地做決策。

　　二、再提出「結構摘要」採用「目標、問題、解決方案」（Goal, Problem, Solution）GPS引導原則來闡明：

　　1.你想要達成的目標；

　　2.阻礙你達成目標的問題；

　　3.問題的解決方案。

　　許多自稱為溝通「學」的老師，教的卻是「術」，看似充滿職場個案情境的神來一筆，其實解法卻是雜亂無章，乍看為江湖術士的巧應拍案叫絕，但內容卻沒有結構，絲毫無法萃取出一般化的解，教人可以持續不斷地精進與積累。而范寧謙遜地提出溝通「術」，教的卻是「學」，以簡馭繁，讓工作者在門外尚無充裕時間窺其堂奧之際，便以習得入門的正確招式與心法，以此自學必能逐漸培養厚實的內力修為。

　　語本《孟子．盡心下》：盡信書，則不如無書。吾於武成，取二三策而已矣。

　　最後，我想說的是盡信書不如無書，讀書不可拘泥於書上所載，一味盲從，將本書知識成功落實的調節變項仍然得視與職場工作的相關程度。

　　職場相關性高的場域與時機將會是最合適應用本書的學習點，如果轉換場景到與你朝夕相處親近的人溝通，發言不必再服膺本書的重點，面對相信自己的人自在放心訴說，因為不論發言者講的內容有多麼散亂無章、繁冗厚重，那字字句句沒有重點的訊息，對聽的人來說，全是往後人生裡記憶猶新、充滿溫度與故事的親情與友情。