完美報告

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綜論

生活中的每一天我們都在溝通，支持或反對某些想法，甚至就只是單純地吸收資訊。嬰兒用叫聲吸引父母注意，而父母就以溫柔的哼聲來安撫。不管是在家裡、學校、俱樂部、運動場或辦公室，我們都得跟周遭的人溝通。
不管是向父母央求多一點零用錢、向老師報告遲交作業的原因、向心愛的人求婚，或進行一樁數百萬英鎊的企業合併案，我們都必須培養把事情處理成功的能力。從吸引注意、傳送想法到取得企盼的結果，整個過程都適用於上述的每一件事。
日常生活中，大部分人進行這個過程差不多都能成功。我們的思路、言論清晰，為人風趣（至少對我們的朋友、家人而言），在課堂上、家族間、酒吧和辦公室中，都能克服困境、勇往直前。
然而，當要我們在一個較正式的場合中發言，甚至是向一群人作簡報時，有些人就會面臨信心的危機；也有些人雖然不怕在眾人前發言，但因為欠缺準備而報告得不盡理想。不管是哪一種情形，結果都一樣――因表現不佳而導致自尊受損。

有效的溝通
不管是做什麼事，要想成功就務必懂得有效溝通。本書教你如何將原本於非正式場合己運用自如的技巧，轉換運用於正式的場合，讓你更能有效溝通。　　雖然我們是著眼於正式的報告，但給你的建議適用於任何狀況。因為正式報告涵蓋了向大眾發表的一切基本要點，而這種發言機會是我們不時會碰上的。
雖然我們會討論到一些專業的技巧與祕訣，但最基本的還是｢你｣，包括你的聲音、風格和個性。在向任何團體講話時，如何始終保持自我並對此充滿自信，這就是我要教你的主要任務。

何謂成功的報告？

想想你曾聽過的動人音樂，好的報告（不管它是長或短）亦當如是。音樂有序曲、主曲、終曲，相對地，報告也應有開場、主文和結尾。此外，音樂在各段的節奏還有所不同，有時安靜、祥和，有時澎湃、激越，有時華麗、磅礡，有時卻又輕快、簡單，這一切無非是訴求於聽眾的情緒和理智，以產生共鳴。就如音樂有千門百種，報告也有不同的類型。
要說商業上的報告像音樂般能產生情感上的影響，可能有點誇張，但其著眼於創造財富與工作滿足的結果，對於個人與公司雙方都很重要。要想成功，就必須貢獻個人才智，絞盡腦汁想出新的點子，然後以有趣的手法，甚至是刺激的手法，推銷出自己的新點子。（或許也需要帶點好運氣！）
回到較基本的層面來看，能夠成功地跟同事報告自己的點子或建議，不但會影響事情的發展和同事間的關係，更會影響企業的興衰和團隊的士氣，因而以下這些要素不可或缺；
˙你和聽眾都知道整件事的目標或目的。
˙你知道聽眾的需要。
˙你知道報告的主題。
˙你有計畫怎麼報告。
˙你有適度地演練。
˙你對報告時的態度和風格有自信。

我要不厭其煩地再度強調｢你｣的重要性，縱使今日許多報告都是團隊之功，但真正重要的還是負責報告的那個人，他必須能產生強烈的影響。
上述那些要點會在後面章節中詳細解說，使你知道如何作出最佳的投射。當你曉得這些技巧並運用得宜的話，你在事業和社交生活方面都會非常成功與快樂。
當然，報告包含了各種方式和場合，這些會在下一節說明。

報告的種類

報式報告（The formal）
一說到公開講話，我們就會自然想到正式報告，事實上這種方式是最不常用的。正式報告包含的層面、技巧和過程廣泛，最適合用來說明其他公開講話所涉及的技巧。
正式報告通常是針對一群人作特定題目的演講，往往是會議或研討會的一部分，可由主席作引言介紹，然後再由幾位講者分別發言。事實上這是最容易進行的報告，因為講者可以自行掌控進程而不虞被打擾。

非正式報告（The informal）
當前企業界的報告多為非正式的，往往就是幾個人參與討論。非正式報告包含了正式報告所需的一切技巧，但講者有壓力，他必須充分警覺並掌控過程，同時還要表現得放鬆、自在。不管是正式或非正式報告，目的都是為了增加聽者對某一主題的了解或知識，且不需做出任何特定的行動。

一對一報告（one-to-one）
這是最常碰上的報告，通常是採取談話的方式，至於是歸類為正式或非正式的，端視對方的地位或需求。許多人不把這種一對一的報告視為公開講話，因為這種報告不會讓講者產生面對一群人的緊張感。
事實上，這涵蓋了所有成功報告的技巧，但為了要採取談話的方式，這些技巧的運用就多少有些困難。要在這方面做得好，講者的個性和態度要能留給聽者深刻的印象。

簡報（Briefings）
簡報通常有一個特定的主題，告知聽者其中的過程、做法及所擔任的任務。有效的簡報能使團隊成員都充分了解計畫的內容，以及各人在執行時應扮演的角色。
簡報時必須有很多確認機會，得知所做的安排是否為大家所了解；同時亦可提出問題，確認到底是要決一死戰、轉移陣地或偷襲敵營。

研討會（Workshop）
研討會中會期望聽者盡可能跟講者一樣參與其中，後者的角色乃是掌控討論的進行。這種研討會通常可分成一些更細的討論，分組進行，然後找出可能的答案。
講者在分享個人的知識時，需同時運用聽者與掌控者的技巧，綜合大家的反應，引導與會者盡可能提出他們的意見。

視訊會議（Video-Conferencing）
這種方式不但在商業會議中越來越普及，也適用於連結演講場所與中央主講者。這麼做的最大好處，起初是純就節省差旅費來考量，不過後來發現藉此能將各方人士串在一起，彼此可以看見對方並交換意見、觀點，其好處就更大了。因此，參予的人能不能運用技巧，把自己的想法傳送給大家也益發重要。頭一遭使用此法的人要預先熟悉一下，以了解時間上的遲延對彼此講話和動作所產生的影響。

會議（Meetings）
會議提供我們很多進行非正式報告的機會，幸好多數時間都不長，只是許多人不善於利用這種機會，無法展現成功報告的技巧，結果不僅自己失望，也讓聽者失望，而這些聽者當中通常還包括自己的上司！

電話（Telephone）
這種方式欠缺視覺的接觸（除非電話附有螢幕），這會使你無從施展許多報告技巧，但卻能突顯出對方。如果你能有效運用電話，必然就具備成功表達的能力，尤其是在非正式報告的場合。

參與的各方
報告涉及了三方面：報告人（你），聽者和你所代表的機構。報告成功與否對此三者皆有影響，只不過形式各不相同。對報告人而言，報告得好就能增加其自信與自尊，且有利於其事業日後的發展。
對聽者而言，好的報告乃是一種愉快的體驗，不僅自己對那個主題更加了解，也提高了對報告人及其機構的尊敬。從長遠利益來看，該機構本身能獲得美好聲譽；從眼前利益來看，或許可因報告成功而嬴得合作契約。

報告人
好的報告人或許在一開始會有些緊張、惶恐，不過只要準備充分，就能有信心可確保成功。報告之際，他就能感受出聽眾是否有共鳴，至終是否成功，就端視有無達成作此報告的目的。
這並不意謂著整件事就此便會進行順利，這只是證明你的報告技巧很好。作為一位高效能的報告人，就必須能達成報告的目的。

聽眾
在聽報告之際，聽眾心中會給予報告人好壞兩種講評。他們多數人都知道自己前來聽取報告的原因與目的，就看報告人能否以引人入勝的技巧，清楚表達出主題的要點和觀念。待報告完畢，或許有些聽眾會提出問題，期待報告人能親切而有效地回答。
聽眾不希望見到報告人發言冗長、無條理，未憑事實地胡亂詆譭，對主題不感興趣、資訊有誤，甚或更糟的是姿態狂妄。

機構
機構在挑選報告人時，總有著錯綜複雜的情緒，例如自信、恐懼、好奇，甚至有時還帶有真切的憂慮。不論從長遠或短期來看，學校或企業都是拿自己的聲譽下注，故不能不慎。
如果對報告人了解得不夠，那麼挑中他的人一開始會很緊張，然後再隨著報告的進展而掉下惱怒或高興的眼淚。若你是聽者，想必也曾有過這種極端不同的經驗。然而，一個好的機構應早在任何人要報告之前便積極投入，以確保有好的報告成果。
……

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綜論

生活中的每一天我們都在溝通，支持或反對某些想法，甚至就只是單純地吸收資訊。嬰兒用叫聲吸引父母注意，而父母就以溫柔的哼聲來安撫。不管是在家裡、學校、俱樂部、運動場或辦公室，我們都得跟周遭的人溝通。
不管是向父母央求多一點零用錢、向老師報告遲交作業的原因、向心愛的人求婚，或進行一樁數百萬英鎊的企業合併案，我們都必須培養把事情處理成功的能力。從吸引注意、傳送想法到取得企盼的結果，整個過程都適用於上述的每一件事。
日常生活中，大部分人進行這個過程差不多都能成功。我們的思路、言論清晰，為人風趣（至少...

第一章
綜論
何謂成功的報告？
報告的種類
參與的各方
摘要

第二章
人們表現不佳的原因
自我評估練習
摘要

第三章
克服焦慮
聲音
聲音：練習
正確的用字
幽默
肢體語言
提示
照本宣科
場所
摘要

第四章
基本工作：準備
事前規劃
計畫大綱
計畫
開始：準備
中段
結語
徵詢回應
促其實現
摘要

第五章
視覺輔具的使用與錯用
設計：圖畫和文字
設計：圖像
設備
投影片
幻燈片
活頁海報
錄影帶
講義
摘要

第六章
答客問時段
答客問的掌控
答客問的其他部分
摘要

第七章
因應個別狀況
摘要
結論

第一章
綜論
何謂成功的報告？
報告的種類
參與的各方
摘要

第二章
人們表現不佳的原因
自我評估練習
摘要

第三章
克服焦慮
聲音
聲音：練習
正確的用字
幽默
肢體語言
提示
照本宣科
場所
摘要

第四章
基本工作：準備
事前規劃
計畫大綱
計畫
開始：準備
中段
結語
徵詢回應
促其實現
摘要

第五章
視覺輔具的使用與錯用
設計：圖畫和文字
設計：圖像
設備
投影片
幻燈片
活頁海報
錄影帶
講義
摘要

第六章
答客問時段
答客問的掌控
答客問的其他部分
摘要

第七章
因應個別狀況
摘要
結論