專案管理

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何謂「專案」？

中國大陸的萬里長城、西斯丁教堂（Sistine Chapel）的屋頂、阿波羅II太空船登陸月球、奧林匹克運動會、 1985年的《Live Aid》演唱會（註：1985年為援助衣索比亞難民而在英國倫敦與美國費城兩地同時發起的一場演唱會）、微軟的視窗，以及藍色小藥丸威而剛（Viagra），這一切的共同點是什麼？它們全都是成功專案締造下的結果。
任何一件作品只要包含以下要素就可以稱之為專案：
˙經過定義的結果
˙資源（通常都是人和任何其它資源）
˙時程
專案的目的可以是為了達成一項目標成果，可以是營利或造橋，或是創造有利的改變，也或許是透過開發嶄新並且效率較高的工作流程。

規模並不重要
大型專案或許會用上數百名的人力，時間以年為計算單位，預算動輒高達數十億美元，然而，即使你進行的是一項為期兩周的專案，只有一位同事的部份支援，而且沒有正式的預算可言，你還是必須運用同樣的原則做事。
本書所說明的工具與技術將可以協助你圓滿成功地經營你的專案。它們適用於任何規模的專案，無論你是不是負責專案的管理，無論你是獨力運作，還是要管理一個大型團隊，也無論你是否擁有電腦的專案計畫軟體，這些工具與技術都一樣適用。

關鍵考量
所有的專案都包含三個要素：時間、成本與品質。這些因素的重要性依專案的不同而有所變化，例如，假使專案的目的是要產生利潤，那麼控制成本便成為第一要務。
在某些情況下，這三者之一會因情況而必須固定起來，因此可以稱之為成功的「關鍵」。當然，在實際運作裡，這三項要素都需要在控制之下，專案才能被視為成功。

時間關鍵
依事件進行企畫的專案，通常時間都是關鍵。舉例來說，參與商展時，截止期限就無法變更，因為活動時期打從一開始就已設定，會場預訂妥當，地點和日期皆已對外宣傳。在這種情況下想要延期，就算只延個一天，都是不可能的事。

品質關鍵
有些專案要求其結果必須達到某個標準，即使時間必須延長、成本有所增加。例如，以工程和醫學上的專案計畫來說，一項產品要能夠合法使用，就必須達到某個程度的品質標準。

成本關鍵
大多數商業計晝的成本都是關鍵；換句話說，一項專案要想成功，成本就必須控制在客戶所支付費用的範圍之內。假如費用固定，而專案並未控制在它的預算限制之下，可能就會造成賠錢的後果。

專案何處有？
人們通常都是在商場上研究所謂的專案管理。然而，專案就是為了造成有利的改變，因此在人類的各行各業裡，都會發現它們無所不在。

慈善事業　　
慈善事業賴以生存的是該事業體經營的輪廓與募款活動，在許多時候，慈善活動都包含非常複雜的計晝與組織。

運動比賽　　
現在要主辦奧運都必須在七年之前便參與投標，好讓主辦城市有充分時間完成所有的準備工作。這些都需要耗費千百億元的經費，還有投入成千上萬人馬的通力合作才能成事

政治　　
在大多數民主國家裡，全國性的選舉競選活動都要花上大約三到六個月的時間，但是為了競選成功，計畫與募款的時間則是長達好幾年。

工程　　
工程上的每一項分支都需要使用專案計畫，來讓人們的夢想實現。無論你是鋪路、製造印刷電路板、造船或造飛機，計畫的順序都一樣適用。

研究與發展　　
今日大學裡有大量的經費都是來自定義嚴謹的研究計畫。此外，大型機構通常都設有自己的研發團隊來進行計畫研究，以保持未來的競爭優勢。

家中　　
在日常生活裡，我們時時都在進行專案計畫。例如，執行大型的家居改善工作、組織一趟假日旅遊，或是為家人策畫一個驚喜宴會，這一切都是專案計畫，其中包含了時間、資源與成果，只不過我們使用的也許不是這些專業的辭彙。

專案與輕重緩急
許多人在日常的工作職掌之外，還要兼任專案經理人的工作。在這種情況下，有個嚴重的挑戰，在面對每天難免產生的各種迫切要求之外，還要設法將這些迫切的需求分出輕重綬急。

反應式與主動式工作法　　
每一個人的工作都包含各種反應式與主動式的工作內容。日復一日地，會有許多工作冒出來，需要我們立即處理，像是接聽來電或是客戶的緊急要求。此外，大多數人都還肩負著較長期的發展任務。這些任務雖然當下看來並不急迫，但如果我們一再延，它們宕到了某個時候就會變成燃眉之急的惱人任務。要讓職場上的生產力發揮到極致，就必須以主動的方式事先計晝。

取得平衡　　
下頁的圖表說明了重要與緊急之間的關係，並指出各種活動的類別。在四個方格之間取得正確的平衡是做好時間管理的核心要務。專案包含了四個方格裡的每一個元素，但是整體來說，它們應該被視為是高度重要而低度緊急的任務。比較起高度重要與高度緊急的危機來說，它們必須退居其次，但是你必須努力避免Ll的外來干擾（例如不重要的電話），以免讓它們淪為第三名。

變得比較主動　　
如果你在工作上必須負責一項專案，就必須採取主動的方式，確保它不會在你的工作排程表中敬陪未座。以下幾點要訣可以幫助你做到這點。
˙唯有當你願意為某一專案做出犧牲時，你才能接受這份職，在企畫的階段，花點時間找出　該做什麼事，以及完成它們所需的時間。
˙在計畫你的專案時間表時，別忘了使用評估表確實評量一番，你在工作上通常要花多少時間在反應式的工作上。將這些反應的時間加上去。
˙訂下每日處理專案的專屬工作時間。在這些時間裡分配好明確的工作。
˙列出你的經理人與同事可能給予的協助。讓他們知道你打算做什麼，討論你這件任務對他們及對你可能產生什麼影響。
˙找個人來做為你的「專案教練」，幫助你設定目標、解決問題、檢討進程。

自我評估練習
1 使用簡單的時間表，記錄你在日常工作天裡的標準活動有那些（活動，時間長度）。
2 畫一張如前頁的四方格，根據每一項活動的緊迫性與重要性，將它們分配到每一個方格裡。
3 計算每一個方格佔有你工作時間的百分比。
4 將高度緊急方格的Hl和Ll的百分比加起來，就是你的「反應式」微分系數。

詮釋結果不同的工作所佔的反應式工作份量會有所不同（一位「總機」的反應式工作總是多過研發科學家）。找出你的反應式微分系數，你就會有個邏輯基礎，幫助你計算出自己需要加上多少時間，才能完成主動式的工作。例如，假使你的工作有四分之三都是反應式的，一份需要兩個小時的任務就會花上你八個小時才能完成。
……

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何謂「專案」？

中國大陸的萬里長城、西斯丁教堂（Sistine Chapel）的屋頂、阿波羅II太空船登陸月球、奧林匹克運動會、 1985年的《Live Aid》演唱會（註：1985年為援助衣索比亞難民而在英國倫敦與美國費城兩地同時發起的一場演唱會）、微軟的視窗，以及藍色小藥丸威而剛（Viagra），這一切的共同點是什麼？它們全都是成功專案締造下的結果。
任何一件作品只要包含以下要素就可以稱之為專案：
˙經過定義的結果
˙資源（通常都是人和任何其它資源）
˙時程
專案的目的可以是為了達成一項目標成果，可以是營利或造橋，或是創造有利的改變...

【第一章】
何謂｢專案｣？
關鍵考量
專案何處有？
專案與輕重緩急
專案的生命周期
專案內外的角色
專案贊助人
專案經理
客戶與使用者
專案小組
專案裡的其他角色
當前專案檢查表

【第二章】
啟動專案
進行｢由下而上｣的發起工作
如何讓其他人加入
成本/利益分析
專案定義
品質

【第三章】
企畫：概觀
創造計畫
從任務分解表到活動計畫
估計專案所需時間
優先順序表
決定主要道路
計算｢游離｣時間
主要道路分析的實際運用
風險
小組企畫
撰寫專案計晝
企晝檢查表
企晝語彙

【第四章】
獨立作業
管理專案小組
分派任務
專案內溝通
專案檢討會議
專案紀錄
改變專案範圍

【第五章】
專案交差
案例研究一：交差失敗
案例研究二：交差成功
交差檢查表
慶祝成功

【第六章】
專案檢討
創造學習文化
學習制度
案例研究：學習制度
檢討個人表現
專案檢討行動重點
專案檢討檢查表

【第一章】
何謂｢專案｣？
關鍵考量
專案何處有？
專案與輕重緩急
專案的生命周期
專案內外的角色
專案贊助人
專案經理
客戶與使用者
專案小組
專案裡的其他角色
當前專案檢查表

【第二章】
啟動專案
進行｢由下而上｣的發起工作
如何讓其他人加入
成本/利益分析
專案定義
品質

【第三章】
企畫：概觀
創造計畫
從任務分解表到活動計畫
估計專案所需時間
優先順序表
決定主要道路
計算｢游離｣時間
主要道路分析的實際運用
風險
小組企畫
撰寫專案計晝
企晝檢查表
企晝語彙

【第四章】
獨立作業
管理專案小組
分派任務
專案內溝通
專案檢討會...