哈佛商業評論英文商務寫作權威指南

作者序：本書學習重點
推薦序
簡介：提升寫作技巧的必要性 

SECTION 1: Delivering the Goods Quickly and Clearly 清楚明快的完成寫作 
第1章  了解自己為何而寫
第2章  了解你的目標讀者
第3章  將寫作流程拆解為四個步驟
第4章  開始埋頭苦寫前，以完整句子記下三個主要重點
第5章  快速寫出完整內容
第6章  使內容更臻完善
第7章  善用圖表來闡述和說明

SECTION 2: Developing Your Skills 培養寫作能力
第8章  不厭其煩的清楚說明
第9章  了解如何正確撰寫摘要
第10章  拒絕贅字
第11章  用字簡單直接：避免商務用語
第12章  依先後順序陳述事情經過
第13章  確保文章連貫性
第14章  學好基礎正確文法
第15章  請求同事提供意見

SECTION 3: Avoiding the Quirks That Turn Readers Off 避免怪異的寫作習慣讓目標讀者失去興趣
第16章  不要讓目標讀者感到昏昏欲睡
第17章  注意寫作的語氣

SECTION 4: Common Forms of Business Writing 常見的商業寫作形式
第18章  電子郵件
第19章  商業信件
第20章  備忘錄和報告
第21章  績效考核表

附錄
A.寫作四階段的檢查清單
B.不可不知的十二條文法規則
C.不可不知的十二條標點符號規則
D.常見錯誤用法
E.商業寫作禮儀注意事項
F.正確用字入門

建議參考書目
索引
致謝
關於作者
                                    

 

導讀

本書學習重點

　　你是不是一遇到要寫備忘錄給高階主管，就愣住不知該如何下筆？你的報告是不是亂無章法，讓主要利益關係人看了之後，產生的疑惑多過於解答？你寫給同事的電子郵件是不是像石沉大海，未收到回信也沒有後續動作？你的提案是不是總無法獲得客戶青睞？

　　如果不擅長於商業寫作，你損失的不只大量時間，還有可觀的金錢和影響力。而這是很多人都有的問題。我們許多人即使說話時清晰流暢，但一寫起文件，就會為了搜尋適當的詞彙和語氣而傷透腦筋。不過，情況其實可以有所不同。條理清楚且具說服力的寫作，需要的不是魔法，也不是運氣，而是技巧。本書除了給你信心，也提供培養這些技巧所需的工具。

　　本書將協助你提升以下技能：
　　• 突破寫作瓶頸。
　　• 組織你的想法。
　　• 清楚表達主要重點。
　　• 直接切入主題。
　　• 抓住目標讀者的注意力。
　　• 寫出簡潔實用的摘要。
　　• 精簡內容，幫文件瘦身。
　　• 寫得切中要點，恰到好處。
　　• 避免文法錯誤。

推薦序

協助展現精準表達與有效溝通技能的指南

　　寫作在臺灣是項常被忽略的技能，很多人認為只要把自己的想法寫出來，頂多再潤飾一下修辭，就大功告成。這樣的觀念延伸至英文寫作上，就容易誤以為只要字彙正確、文法無誤，就是一篇好文章。但寫作其實是個人內在思考的具體外顯，是非常複雜的認知過程。除了表達語意之外，還必須思考如何使訊息條理連貫、論點清晰嚴謹、風格吸引讀者，並使內容產生實質影響等，才能達到有效溝通的目的。

　　特別是在正式的商業寫作情境，書面文字更承載了展現專業素養、影響他人決策、促進協作效率、乃至於左右交易成敗等功能。換言之，商業寫作是種具有實質影響力的行為，其重要性不容低估。然而在國內，商業英文寫作的訓練似乎沒有受到足夠重視，而且大多仍著重在學習詞彙文法的層面，難以達到專業的品質，相當可惜。

　　在這樣的背景下，日月文化出版公司引進《哈佛商業評論英文商務寫作權威指南》（HBR Guide to Better Business Writing）就顯得格外有意義。這本書為「哈佛商業評論指南系列」（Harvard Business Review Guide Series）中的代表作。該系列專為現代忙碌的經理人所設計，涵蓋管理、溝通、領導、時間管理等眾多主題，且內容實用、篇幅精鍊、版面易讀，深受全球職場人士喜愛。

　　我個人很喜歡這本書的幾個特色，首先是全書章節編排的邏輯清楚：從分析寫作的策略出發，包括了解寫作目的與讀者、寫作流程四步驟、列出三重點、善用圖表等；接著說明如何培養寫作技能和避免不良寫作習慣，針對冗詞贅語、句型鬆散等常見問題提出修改建議；再推進至各類商業文本的寫作實務，如電子郵件、信件、備忘錄、報告和績效考核表等；最後附錄裡還整理了寫作檢查清單與常用文法、標點、用語規則等。整本書為讀者提供明確而有系統的自學途徑。

　　其次，書中各章節採用大量中英對照的寫作範例，涵蓋重要的商務溝通場景如詢問進度、修改訂單、拒絕提案等，並依據不同目的提供不同版本，還呈現正確和錯誤的示例以供比較，協助讀者從實際例證中歸納寫作原則。我們還可模仿其英文句型和寫作格式，直接應用於各種職場寫作情境。

　　另外值得一提的是，本書原文是為英文母語者所編寫，換句話說，即便是英美經理人也需要本書提供的原則和技巧來改善自身的商業寫作。對我們英語非母語者而言，要在職場中以英文書寫更是難上加難。然而本書不僅有助於英文能力欠佳者提升寫作能力，也能協助英文能力良好的人士精進其商業寫作技巧。

　　簡言之，商業英文寫作之所以困難，並非只是因為它是外文，而是它還同時涉及商業情境、寫作策略、讀者需求與職場文化等多種因素，因此需要專業指引和技巧練習方能嫻熟駕馭。而與其在職場上透過摸索試錯（trial and error）這種缺乏效率的方式學習，不如馬上使用本書作為指南，展現你精準表達與有效溝通的技能，發揮在國際商場上的影響力。