社區財務完全管理手冊!

前言
推薦序
作者序
本書特色說明

Part 1 社區管理委員會的組成
1.    認識社區管理委員會
2.    認識社區物業管理維護公司
3.    認識社區管理中心的工作人員
4.    認識社區財務會計
5.    認識社區財務出納

Part 2 社區會計及財務管理項目
1.    社區財務管理原則建立
2.    社區管理費的收繳、使用與管理
3.    社區支出審核
4.    社區收據開立管理
5.    財務出納盤點
6.    社區財務報表編製
7.    輕鬆核閱社區財報
8.    社區會計傳票
9.    社區如何進行記帳
10.    社區管理委員會委員交接

Part 3 社區會計及財務管理實務運用
1.    物業採購驗收、施工監工如何落實
2.    社區公共電費單核對與分攤計算
3.    社區公設使用
4.    社區公共資源管理
5.    各項設備支出管理
6.    住戶購物貨到付款管理

Part 4 社區財務問題集
1.    社區住戶不交管理費
2.    物業人員侵占管理費
3.    社區管委會委員挪用公款
4.    無管委會的老舊社區之財務問題

 

前言

　　首先，我要感謝台塑企業給予我學習和成長的機會，使我能夠貢獻自己的知識於社會，從而編寫了這本書。

　　1960年，我從省立草屯商職高商第一屆畢業（現改為國立草屯高級商工職校），1966年10月加入南亞塑膠公司高雄會計課。數年後，隨同會計處副處長伍朝煌先生率團隊4人，奉調至關係企業台灣化學纖維公司的會計處工作。當時國內經濟起飛，企業會計人員流動頻繁，主要以口頭傳授培訓工作，培訓效果不佳。有鑑於此，伍朝煌先生要求我編寫「會計工作細則」作為培訓教材。我花了一年多的時間，深入了解會計實務工作與流程，並於1972年完成了台塑企業的第一本「會計工作細則」，即現代所謂的會計工作SOP。這本「會計工作細則」相繼帶動了台塑、南亞會計處，推動建立會計制度化。

　　1972年底，我調任台塑企業總管理處總經理室，依靠多年累積的會計工作經驗，擔任會計財務類的執行檢核改善工作，同時參與建立集團企業管理規章制度。1975年底，我調任南亞會計處長，負責會計處工作五年，隨後轉任南亞公司塑膠事業部經理室及南亞總經理室，參與推動南亞公司的各項管理制度電腦化及執行檢核改善工作。2001年10月，我以經理級職位從南亞退休。

　　2018年，承蒙住戶推薦擔任台中市某社區管理委員會財務委員，並與前後屆擔任社區委員的中山醫學大學的田意民教授及中國醫藥大學的許儷絹教授結識。他們的社區服務理念深深感動了我，共同為社區經營盡一分心力。由於公寓大廈物業管理，為新興服務業，物業派任的社區經理、秘書等，也易有流動。所以我有兩次連任二屆財務委員後(2018、2019、2022、2023)，以志工興趣，協助社區建立管理制度，例如：完成社區會計處理準則、社區財務出納管理準則，並開辦住戶社區財務出納報表核閱知識交流，另輔導某物業公司在本社區導入「財務管理系統」電腦工作，歷時約二年完成。

　　社區的財務管理通常委託由物業管理公司來執行。我們發現，儘管社區的財務會計相對簡單，比一般企業來說要單純得多，但是部分管理公司提供的財務報表不盡周全，而一般管理委員較少具有會計專業背景，以至於雙方在財務稽核上曠日廢時，財務委員成為大家避之唯恐不及的職務！

　　為了社區管理工作傳承，我們原來打算推薦參考書籍，卻發現市面上有關社區會計及財務管理的書籍極少，無法找到合適的參考。因此，我們三人決定彙整多年社區服務的經驗，編寫一本貼近實務、易學易懂、且圖解流程豐富的書籍，供國內各社區的管理委員會委員、物業管理人員、秘書、財會人員和社區住戶參考使用。

　　本書的寫作目的在於為社區管理者提供一套實用、易懂的財務管理指南，幫助他們建立和完善社區的財務制度，確保財務透明度和管理效率。我們希望透過這本書，讓更多的社區能夠擁有健康的財務制度，避免因管理不善而導致財務損失，實現社區的可持續發展。

　　這本《社區財務管理完全手冊！》共分為四大部分，全面涵蓋社區財務管理的各個層面。第一部分詳細介紹社區管理委員會的組成，包括管理委員會、物業管理公司、社區管理中心的工作人員以及財務會計和出納的角色。第二部分則深入探討社區會計及財務管理的具體項目，如財務管理原則、管理費的收繳與使用、支出審核、收據管理、財務盤點和報表編製、管委會移交等。第三部分是實務操作指南，涵蓋物業採購、公共電費分攤、公共設施使用及管理等實際應用。最後一部分我們以實際的案例，解析常見的社區財務管理問題與糾紛，提供正確的解決方案。

　　這是一本易學易懂的書籍。我以多年在台塑集團的資歷，融入社區內部控制的管理觀念，加上這套制度已經在社區有實際執行多年的經驗，讓這本書更具有實用性。社區管理與會計人員只要按部就班，帳目就會清清楚楚。書中所提出的社區管理程序也會讓社區的運作更為流暢；相對地，如果程序錯誤，也可以馬上顯示帳目異常，而及早予以更正。

　　由於每個社區都有各自的特色，社區的規模和設施略有不同，管理運作方式也有所不同。本書是以中小型社區為範本，我們力求提供全面的資料和經驗、觀念的分享。管理制度的實施必然需要進行微調，依靠實際執行和檢核改進，歡迎大家參考並選擇適用的方法，微調成為最符合貴社區特色的制度。

　　本人學識淺薄，或有疏漏之處，敬請包涵！

　　最後，我要感謝社區的好鄰居田意民教授和許儷絹教授兩位夫婦，對我提供的支持、鼓勵、管理案例和研討指正，使本書更加完善。感謝FUN學出版社及葉主編在編輯過程中的協助，還要感謝插畫師的精美插畫。祝福大家都能夠在一個管理良好、財務穩健的社區中安居樂業！
作者序

　　辛辛苦苦工作了一整天，把公事包丟在一邊，舒舒服服地坐在沙發上，輕輕鬆鬆地喝一杯熱茶。回家，才是每天幸福的開始⋯⋯

　　當我們談到幸福，通常會想到「享受」，這是很自然的，的確是一種幸福！然而，幸福從來都不是從天而降，在幸福的背後，總是有默默付出與守護的人。就像家中的守護者是爸爸媽媽，而社區的守護者則是管理委員會。我們認為，要維持社區長久的幸福，需要每個人共同努力與付出。作為社區的一員，應該更積極參與，並在有機會時貢獻自己的一份力量。

　　公寓大廈集合式的社區已經成為普遍的居住形態。很多人在買房子的時候，常被銷售人員所標榜的「飯店式管理」所吸引，幾乎與社區居住品質畫上等號。實際上，飯店式管理不過是個表象，社區居住品質取決於良好的管理制度，而其中，社區財務更是重點的重點。

　　社區每個月的支出可能涉及很大的費用，例如支付物業公司的管理費，還涉及設備的維修更換，更要考量到10年、20年後重大設備的汰換維修。舉例來說，家裡的一顆燈泡頂多一、兩百元，但社區動不動就超過上千顆燈泡，就會變成二、三十萬。重大設備的維修，例如電梯纜繩的更換，可能超過百萬。如果沒有良好的財務管理和執行，很難永續地經營一個社區，甚至可能會衍生許多弊端，造成社區整體的財務損失，不可不慎！管理委員都是社區住戶依民主選舉所產生，委員大多是熱心服務的住戶。然而，受限於專業知識的不足，常常會碰到許多困難。因此，若能在社區成立初期，建立完善的制度，後續的管理就能更順利推進。

　　我們夫妻住過好幾個社區，由於我們都是心理學專業背景，在參與社區服務的這些年裡，深深體會到人性化與制度化管理的重要性。管理委員有一半的時間是在社區做溝通協調的工作，尋求住戶個別的需求與社區整體利益的均衡點，讓社區的問題獲得解決，化解住戶的疑慮和潛在的衝突，無形中增進住戶的情感和向心力；另一方面，則是將這些管理經驗轉化為制度，讓後續的社區運作更精緻而有效率，不僅在解決社區問題時有所依據，更可以在問題出現前即事先預防。

　　我們很高興在社區裡，因緣際會認識了和藹可親的吳俊成伯伯，他對財務管理非常在行，於是邀請他出任財務委員。後來才知道，原來他曾經是台塑集團的會計高階主管，真是有眼不識泰山！不懂就要問!當下拜師學藝，請吳伯伯幫社區做了財務總體檢，並且建立一套完善的財務管理制度。

　　我們相信，這本書一定可以幫助許許多多的社區，讓社區運作和諧、家家幸福快樂，這是吳伯伯和我們的共同心願！