跟時間賽跑的人

運用時間的藝術

任何事情不是花的時間多就能做得好，而是盡量利用精神狀態最佳的時間處理最重要的工作。

馬英九

●臺灣大學法律系畢業、美國紐約大學法學碩士、哈佛大學法學博士。

●總統府第一局副局長、總統府秘書、行政院研究發展考核委員會主任委員、法務部部長、台北市市長。

●現任中華民國總統。時間管理是一門大學問，會不會利用時間往往關係到人一生的成敗，每個人管理時間的方式也不相同，有的人管理時間像軍事行動一樣，非常精確、有效率：有的人卻很鬆散、雜亂。我認為，處理時間應重「質」，而非重「量」。

在每天擁有的二十四小時內，如何提升時間使用的品質相當重要，讓精神最好的時段用在最重要的工作上，才能真正節省時間。不過，多數人不是一開始就有這種技巧，都需要經過後天的磨練與學習才能有效地掌控時間。

提高時間的品質以我自己為例，中學、大學時代喜歡「開夜車」，覺得夜深人靜時比較能夠專心念書。後來到國外深造，發現在圖書館裡面也一樣可以達到這個目的，就不再「開夜車」了，而把念書時間調整為正常的作息。也就是每天早上七點起床，配合學校圖書館開門的時間到研究室去念書，直到晚上十一點圖書館關門，才回宿舍睡覺。由於不「開夜車」，能夠在晚上十二點以前上床，睡眠的效果比較好，可以獲得充分的休息，整天的精神都不錯，這樣念書的效率反而更高。所以並不是花的時間多，就能把事情做得好，而是要看當時是不是精神狀況最佳，如果是的話，效果就最好。譬如，我有時候晚上看公文，時間過了午夜十二點，就會覺得精神不夠了，這時趕快去睡覺。

第二天早上五點起來，頭腦非常清醒，很多問題原來要花一、兩個小時處理的，結果只要半小時就解決了。我覺得時間管理不是光做量的分配，更要注意時間的品質，也就是是否處在精力充沛的狀態下。當你覺得疲倦時，不妨休息一下，而且休息不單是指較長的睡眠，也可利用零碎的時間養精蓄銳，例如：坐車、理髮時都可以假寐、小憩，補充體力。由於每天只有二十四小時，如果不能處理完所有的事，怎麼辦呢？這時就要把事情分輕重、緩急、先後來處理，盡可能在有限的時間先做最要緊的事情。如果好幾件事在同一個時間內不能同時趕完，又不能展期處理，或者是請他人代辦，那就只有割捨一途了。

縮短開會的時間有人說，一個行政首長的會議時間如果佔用他可用時間的百分之四十的話，就會陷入無效率的狀態。但是今天國內各機關首長要開的會實在太多，所以減少開會及有效地開會，也是節省時間的重要方法。一般開會的主辦單位，諸如布置會場、準備茶點、安排議程都可說十分周到，但往往對議題沒有腹案（就是希望這個會議達到什麼結論），這種完全開放的會議，就意見表達的效果上來說固然很好，但很可能會議開了好幾個小時還沒有結論。所以，在開會前，由申辦人或相關人員先交換意見、預作規劃，將議題的範圍縮小，確立中心議題，切忌海濶天空，過於廣泛，能先確定議題，討論起來就比較節省時間。談到這裡，當然會議主持人如何控制會場與時間，也是關鍵。另外一個缺點，就是邀請很多單位來與會，好像深怕考慮不周以致遺漏，其實有時是多而無當的，因為跟議題有關的單位只是其中一部分人，有的人討論完第一議題後，其他的議題都與他沒有關係。以我主持會議為例，遇到這種情形時，通常會讓與議題無關的同仁先離席，有時候大家不習慣這樣做，覺得人少了，開會的氣氛不夠熱烈；或先退席對主席不禮貌。不過，仔細想一想，如果只跟少數人有關，無關的人陪在一旁，不是浪費時間嗎？在臺灣，有些人比較喜歡應酬，很多活動為了場面，盡量找些首長、名人來參加，以壯聲勢，在主辦單位來說，也許無可厚非，辦活動總希望風風光光的，不能黯然失色，但有時對很多被邀人來說，卻造成很大的壓力。有些政府首長、民意代表，一個晚上要趕三、四個地方，時間與精神都吃不消，所以，應酬也是政治首長很大的困擾。我在法務部工作時，覺得執法人員要避免太複雜的人際關係，所以盡量減少應酬。過去在法務部，我曾特別要求同仁不要送往迎來，我出國、回國時，也不希望同仁到機場接送，我覺得那樣他們來回要花兩、三個小時，相當浪費時間。他們應該在辦公室辦他們的公務。即使有什麼重要的話，在我離開或回到辦公室都可以說，不需急著到機場，如果是為了禮貌，我覺得似乎是多此一舉。所以我出國時，陪我去機場的只限辦手續的必需人員，這樣就可以減少其他同仁很多時間上的無謂耗費。我到地方上視察業務時，也只要有關的機關首長或派個人來就好了，與業務無關的人不要來。否則一個地方有七、八個機關，跟他沒有業務關係的首長也趕來，不也是浪費時間嗎？像這種應酬，如果能夠節省的話，也可以減少很多時間的浪費。不過，首長務必讓部屬很清楚地了解，同仁不來接送，首長絕不會認為是同仁不懂禮貌或藐視長官，不會影響到他的前途或考績，否則他哪裡敢不送往迎來？

休閒生活不可少在節省時間、簡化生活、努力工作之餘，還必須有休閒活動來調劑，這就像音樂中的一小段休止符，不但不是浪費，反而能提升人生境界。晨跑是我多年來的運動習慣，非週末的每天早晨一定抽出半個小時跑步，週末則超過一小時；不論晴天、雨天，或在國內、國外，從不間斷。剛開始時，也覺得撥不出時間每天晨跑，但是想到為了鍛鍊身體，便以「勉強成習慣，習慣成自然」來鼓勵自己，現在它已經變成我生活中的一部分，一天不跑都會難過哩！此外，週末我都盡量把時間留下來，跟內人、小孩逛逛書店、看場電影，或陪父母吃吃小館、聊聊天，我覺得這樣享受時間，是緊湊生活中，不可或缺的潤滑劑。<撰文>（章珊／整理）

運用時間的藝術

任何事情不是花的時間多就能做得好，而是盡量利用精神狀態最佳的時間處理最重要的工作。

馬英九

●臺灣大學法律系畢業、美國紐約大學法學碩士、哈佛大學法學博士。

●總統府第一局副局長、總統府秘書、行政院研究發展考核委員會主任委員、法務部部長、台北市市長。

●現任中華民國總統。時間管理是一門大學問，會不會利用時間往往關係到人一生的成敗，每個人管理時間的方式也不相同，有的人管理時間像軍事行動一樣，非常精確、有效率：有的人卻很鬆散、雜亂。我認為，處理時間應重「質」，而非重「量」。

在每天擁有的二...

>導讀

永遠要行動，就好像不可能會失敗那樣

廖慶榮（國立台灣科技大學副校長）<序文>真實的小故事是最能吸引人的，並能讓人留下深刻的印象。和一般理論性的時間管理書籍不同的是，本書集結了十三位代表人物運用時間的一些真實的小故事，同時也說明了這些在其專業領域已有相當成就的代表人物，如何在成長的過程當中，經由有效的時間管理，達到他們的目標與理想。相信讀者在閱讀此書時，會因為這些人物的親自現身說法，而能對時間管理有更深一層的體認與啟發。<序文>在本書中，讀者除了可以學習到受訪者們的時間管理方法，還能瞭解一個有成就的人，是如何得到啟發，而奮發向上。例如，陳長文是軍人子弟，父親很早就為國犧牲，小學五年級時，導師讓他獲得「區長」獎，因為這樣的鼓勵，讓他奮勉不懈，從此名列前茅。洪秀柱大學時代是靠半工半讀完成學業，畢業時不可能出國留學，但她利用每年立委休會的期間，別的委員出國考察、旅遊，她則赴美進修完成碩士學位。吳敦義是出生南投鄉下的清寒子弟，但從小就把讀書、充實自己列為首要。念小學時，每學期開始新課本發下的當天，就將所有課本內容讀完了。<序文>在本書中，受訪者提出了許多寶貴的時間管理經驗與方法。以下針對其中一些較為獨到的方法，予以進一步說明與闡釋。<序文>證嚴法師強調「我們讀了書、聽了道理之後，要不斷地反覆溫習，才能夠有所得」。

根據科學研究，任何我們聽到、學習到知識，一星期後就會忘掉一半，其他的也會逐漸忘得一乾二淨。因此，即使我們很努力地充分利用時間學習，如果始終是學習新的事物，而沒有將時間用在「複習」，那麼時間很可能都是浪費的。<序文>馬英九總統強調處理時間應該重「質」而不重「量」，也就是利用精神狀況最佳的時間處理最重要的工作。

這也是時間管理最重要的原則之一：「最重要的事先做」。

許多人每天雖然很忙，花了很多時間在工作上，但處理的經常是一些瑣事，真正重要的事卻毫無進展。所以，我覺得對於一個上班族，每天到辦公室後，第一件要做的事，就是先花五分鐘，列出今天要做的事，並排定優先順序。將精神狀況最佳的黃金時間，用在處理最重要的工作，這樣一定能在工作上有優秀的表現。<序文>林澄枝女士有「立即處理」的習慣，遇到問題，馬上解決。我想也許林女士擔任過實踐家專秘書事務科的科主任，所以能夠養成這個良好的習慣。據我觀察，幾乎所有的秘書都有立即處理的習慣，否則每天會有堆積不完的工作。任何事情如果不能立即處理，就必須記下來，還得記得事情的來龍去脈，也經常會成為永遠無法完成的工作，而且這些未完成的事情，經常就是壓力、煩惱的來源。<序文>洪秀柱女士特別注重時間的「事前規劃」。

洪女士擔任立委，每天要面對媒體、社團，參與大大小小的會議以及婚喪喜慶等活動，如果沒有妥善的時間規劃，根本無法做事。因此，當事情來臨時，她會先想清楚是否值得做，決定後就全力以赴，絕不半途而廢。同時她會考慮是否需親自處理？如果可以請人代勞，她就交給助理負責。以上「絕不半途而廢」和「授權他人處理」，都是時間管理重要的原則與方法。<序文>陳長文律師對於時間管理的體認是「掌握今天，做有意義的事」。

昨天的時間誰也無法挽留，明天的時間誰也不能預支，只有掌握今天，做有意義的事，才能達到人生的目標。孫中山、華盛頓等偉人，之所以能名垂千古，就是他們掌握時間做了有意義的事情。陳長文認為，時間管理不是個人的事情，如果你不好好利用時間，不止浪費你自己的時間，也浪費了別人的時間，因為別人要來幫助你。相對地，如果你能把事情安排、規劃好，一切在掌握之中，就可以在有限的時間內做非常多的事情。他在海基會擔任秘書長期間，白天在海基會上班，下班後才到律師事務所處理業務，但同事大多能幫他做好本來該他做的事，這就是因為他能將事情安排好。<序文>周陽山教授是個做事嚴謹且有效率的人，並能清楚地掌握自己人生的方向。他的時間管理名言是「少做無益事，一日抵三日」。

他不喜歡聊天、聚會和清談，也不會特別安排一些固定的休閒活動，消磨時間。即使看電影，並不是為了休息，而是當作一項工作，因為他經常寫影評與樂評。<序文>徐木蘭教授則提出完全不同的觀點。她認為要善用時間，必須擁有健康的身心，而且要有一顆平衡愉悅的心靈。前者必須靠定期運動來達成，如果藉口「沒時間」運動，後果就是「花時間」生病；後者的關鍵則是去除嫉妒心，靠者聽一場音樂會等小技巧，讓快樂積極戰勝悲觀消極。<序文>當然，由於這些作者並不是時間管理專家，所以有些做法並不符合時間管理的原則。例如，吳敦義先生是個凡事投入的工作狂，幾乎每天早上七點到晚上十二點，超過十六小時的服務與工作。

這樣的時間安排並不符合時間管理基本原則：健康第一、家庭第二、工作第三。沒有健康的身體、幸福的家庭，不論工作上有多麼大的成就，都無法親身享受或是和家人共享。在這方面，馬英九則做得不錯，每天至少半個小時的晨跑以鍛鍊身體，週末則陪家人吃吃小館；當然現在因為總統的身分，可能就無法做到了。<序文>女性的時間管理往往比男性更為複雜、困難。

生涯規劃專家彭慧玲教授說得好：「女性的時間管理就好像跳華爾滋一樣，必須優雅地周旋於家庭與工作當中。」在本書中，林澄枝女士除了工作外，還要照顧四個孩子。所幸平均每五年生一個，這樣的間隔生育，每一個新生兒都可以得到她周全的照顧，不致忙得顧此失彼，而且不會吵架，甚或大的可以幫忙帶小的。徐木蘭教授因為照顧婆婆，不敢安排長時間的遊學充電，但也不會怨天尤人，反而有種偷得浮生半日閒的幸福感恩之情。葉樹姍女士在讀研究所期間，老師要求下午五點交報告，她一定逼自己四點半交稿，以便搶時間接女兒回家。<序文>閱讀完本書，讀者可瞭解到許多運用時間的有效原則與方法，但是誠如吳京部長一生所秉持的「做比想還重要」原則，讀者必須實際去做，才能真正有所收穫。對於時間管理，我個人有兩個座右銘，在此提出和讀者分享。

第一個是「永遠要行動，就好像你不可能會失敗那樣」，否則所有都是空談。

第二個座右銘是「任何事情，永遠有下一步該做的事」。

也許有些事情看起來相當困難，但是只要你開始去做，你自然知道接下來要做那件事。這樣一步一步的去做，再艱難的事都會順利完成。

>導讀

永遠要行動，就好像不可能會失敗那樣

廖慶榮（國立台灣科技大學副校長）真實的小故事是最能吸引人的，並能讓人留下深刻的印象。和一般理論性的時間管理書籍不同的是，本書集結了十三位代表人物運用時間的一些真實的小故事，同時也說明了這些在其專業領域已有相當成就的代表人物，如何在成長的過程當中，經由有效的時間管理，達到他們的目標與理想。相信讀者在閱讀此書時，會因為這些人物的親自現身說法，而能對時間管理有更深一層的體認與啟發。在本書中，讀者除了可以學習到受訪者們的時間管理方法，還能瞭解一個有成就的人，是如何...

【 目錄 】
導　讀　
◎經由有效的時間管理，達成目標　廖慶榮馬英九　
◎運用時間的藝術釋證嚴　
◎過秒關的人生吳敦義　
◎做自己時間的主人王清峰　
◎一次做好陳長文　
◎掌握今天，做有意義的事林澄枝　
◎化觀念為行動周陽山　
◎跟時間賽跑洪秀柱　
◎高效率經營一天吳　京　
◎做比想還重要徐木蘭　
◎擁有健康的身心靈葉樹姍　
◎一心多用的抽屜哲學楊家杰　
◎創意的生活學習藍挹丰　
◎善用生活裡的每一分鐘附　錄　
◎做好自己的時間規劃

【 目錄 】
導　讀　
◎經由有效的時間管理，達成目標　廖慶榮馬英九　
◎運用時間的藝術釋證嚴　
◎過秒關的人生吳敦義　
◎做自己時間的主人王清峰　
◎一次做好陳長文　
◎掌握今天，做有意義的事林澄枝　
◎化觀念為行動周陽山　
◎跟時間賽跑洪秀柱　
◎高效率經營一天吳　京　
◎做比想還重要徐木蘭　
◎擁有健康的身心靈葉樹姍　
◎一心多用的抽屜哲學楊家杰　
◎創意的生活學習藍挹丰　
◎善用生活裡的每一分鐘附　錄　
◎做好自己的時間規劃