前言──透過Excel,鍛鍊數字力!
當你向上司提出一項新的服務企畫案時,上司問你:「這可以賺多少錢?」你能夠給出一個明確的答案嗎?
身為商務人士,數字力當然是很重要的能力。可惜現實總是不盡人意,很多人出於對數學的反感,在面對上司這樣的提問時,只會說:「這個嘛⋯⋯希望能達到這樣的銷售額啦⋯⋯」像這樣搪塞過去,企畫案當然也沒能通過。這樣的人應該不在少數吧。
此外,單就「數字力」來說,也有幾種不同的類型,例如:
▍(看見數字的瞬間)「比去年成長了42.5%呢!」屬於心算類型的數字力
▍「全日本有多少電線桿呢?」屬於概算類型的數字力
▍「如何評估這項事業的總資產週轉率?」屬於財務類型的數字力
本書談論的數字力,則是「徹底活用Excel,懂得模擬收益計畫的數字力」。
舉例而言,當我們被問到:「這項事業計畫可以帶來多少收益?」
如果能夠回答:「假設取得20%的市占率, 售價1,500 元的話,全年度的銷貨收入估計可上看10 億元。」或者:「順利的話(樂觀情況下),全年收益應該可以達到3,000 萬元;即便在最壞的情況下(悲觀情況下),也至少可以達到500 萬元,我認為虧錢的機率很低,因此請務必推行這項計畫!」
像這樣條理分明地解說模擬計算的結果,就是透過Excel培養出來的數字力。
徹底活用Excel,強化數字力之後,一方面能夠做出合理的判斷,讓工作順暢進行;另一方面,也能夠降低草率施策的風險。一家公司如果能夠多培養像這樣數字力強的商務人士,競爭力自然也會蒸蒸日上。
這本書就是專為渴望加強「Excel 數字力」的商務人士提供基礎技能。內容共分成四章:
第1 章 一目瞭然的Excel──表格做得漂亮,就會讓人覺得值得信賴
第2 章 零失誤的Excel──掌握檢查的原則,從此不再為失誤懊惱
第3 章 高效率的Excel──記住好用的快速鍵,同時提升工作的質與量
第4 章 徹底活用Excel,強化數字力──準確預測「未來能賺多少?」
第1 章到第3 章的主要目標,是希望解決各位平常可能會面臨到的Excel 問題,消除對Excel 的反感。
「同事做的Excel 表格好複雜,看起來好有壓力。」
「我很怕用Excel 算錯。」
「我的Excel 作業速度很慢,老是給團隊添麻煩。」
為了解決這些問題,我在這本書中彙整了所有應貫徹於企業內部的Excel 基本原則。如果能夠確實遵循這些原則,相信一定可以提升團隊的Excel 作業效率、減少誤算,同時也減輕團隊成員的壓力。
至於第4 章的內容則稍有不同,第4 章的目標是「徹底活用Excel,成為數字力強的商務人士」。
具備數字力的話,Excel 就不再只是一項作業工具,而是能夠提升商業決策力的武器。當你提出一項新商品的企畫案時,如果能夠運用Excel 預測未來的收益,或是進行各種模擬,一定會大幅提升你的說服力。即使被質疑:「這能賺多少錢?」也能夠冷靜地出示模擬的結果,協助上司做出準確的判斷,相信這麼一來,企畫案通過的可能性就很大了。
從這本書中,你不僅能夠提升Excel 的基礎能力,更能提升商務人士必備的數字力,甚至進一步提升團隊或企業的決策力。
第4章 徹底活用Excel,強化數字力──準確預測「未來能賺多少?」
SECTION 1 為什麼要做收益模擬
到目前為止,我們已經介紹了投資銀行的Excel基本原則和方法,可以運用在各種商業現場。
第四章的主題,就是如何運用這些技巧完成收益模擬,這裡同樣不會用到巨集或函數。我會具體說明商業模擬要怎麼做,包括分析收益結構,並區分成「銷貨收入成長」和「維持現狀」等類型後,利用Excel模擬收益,觀察在複數條件更動之下,收益會如何變動。
提高利潤是企業存續的最低必要條件,而商務人士工作的最終目的,就是創造利潤。Excel是計算利潤的工具,商務人士當然要學會。
近幾年來,商業環境漸趨複雜,預測收益的重要性日益提升。利用Excel模擬收益,把各種經營環境納入考量,說是商務人士的必備能力也不為過。
如同前言的標題,本書的目標,就是教你透過Excel,鍛鍊數字力。
請看下面兩人的發言,請問你認為哪一個人比較有說服力呢?
不懂收益模擬的人:「社長,再這樣下去,公司就要虧錢了!不過,只要能夠盡早(1)用新開發的商品刺激銷售量;(2)削減人事費用;我想,這期應該就能創造不少利潤了!」
做過收益模擬的人:「社長,再這樣下去,公司七個月以後就會陷入赤字!不過,只要能夠在三個月內(1)用新開發的商品刺激銷售量成長10%;(2)削減15%的人事費用;我估計,這期的利潤應該就能上看10億元!」
比較一下不懂模擬收益的人和懂得模擬收益的人怎麼說話,就可以實際感受到其重要性了吧!懂得模擬的人,在發言中會提出具體的數字,聽起來就很有說服力。
團隊在提出各種企畫案,或是作業流程的改善方案時,計算這項方案會對利潤造成多少影響,是很重要的事。因為唯有實際計算出一個企畫案或改善方案能夠帶來多少利潤,團隊才能夠決定事情的優先順序,判斷要從哪裡開始著手。
因為舉辦企業訓練,和其他工作場合上,我接觸過很多商務人士,我發現,很多團隊似乎都不太擅長這類的優先順序判斷,很多人只會說:「因為社長命令這麼做,所以擺在第一順位。」這種決定優先順序的方式並不合理。我們都應該以建立一個能夠根據數字進行現場判斷的團隊為目標,能夠清楚說出:「即使社長指示以A方案為最優先,但是經過數字分析之後,建議先執行B方案會比較好。」尤其是身為經營者的人,請務必理解收益模擬的重要性。
◤模擬案例○1:漢堡店
學會建立收益模擬的模型,就可以計算一項因素會對利潤造成多少影響。在此想請各位思考一個問題,這是我在模擬訓練的講座上向參加者提出的問題:
▍漢堡店的個案研究
你是一家漢堡店的經營者,漢堡店生意很好,下個月的銷售量預計比這個月增加10%。你也可以提高漢堡的售價,如果售價提高10%的話,預計下個月的銷售量,應該會和這個月持平。
請問:
○1維持現在的價格,讓銷售量增加10%
○2售價提高10%,維持現在的銷售量
哪一個策略才能帶來更多利潤?
多數參加者都認為○1和○2的結果是一樣的,他們的理由是,「售價×銷售量」會計算出相同的結果,雖然沒錯,但「售價×銷售量」得出的是銷貨收入,而不是利潤。
有金錢概念的人會直接回答○2。為什麼呢?因為○1和○2的銷貨收入雖然相同,但費用卻不一樣。○1的情況,由於銷售量增加10%,材料費也會增加10%,所以利潤並不會增加那麼多。另一方面,○2的情況因為銷售量不變,費用也不變,所以售價增加多少,利潤就增加多少。
也就是說,比起增加10%的銷售量,售價提高10%,更能夠創造利潤。
其實這個問題,是我在投資銀行的時候前輩考我的題目。他見我無法立即回答,當場訓斥我:「身為金融業的專業人士,連這個問題都答不出來,太不像話了!」
話雖如此,現實生活中能夠像這樣清楚分析數字的人並不多。思考這個問題的時候,應該也有很多人會這麼想:「提高售價的話,說不定會流失客源,而且,人潮多一點也比較熱鬧,所以還是維持原狀比較好。」
不過,無法掌握原本應得的利潤,將阻礙企業成長,是企業不樂見的情況。所以,即使只能創造一元的利潤,也要仔細思考。確實計算出一個方案將創造出多少利潤,或是會對利潤造成多少影響,也是同樣重要。
在企業訓練課程上,我一向強調要從利潤的角度思考,因此,在做模擬訓練的時候,我會提出各式各樣的假設,例如,「價格提高10%的話,利潤會如何變動?」「倘若平均單價增加1.5倍,使客戶數量減少一半,利潤會增加還是減少?」等等。
如果團隊能夠像這樣計算出各項因素對利潤的影響,並根據計算的結果來決定策略執行的優先順序,就是一個有數字概念、數字力很強的團隊。
◤模擬案例○2:我的義大利菜
在我的模擬訓練課程上,通常會以實際的企業作為模擬案例,常用的一個案例是餐廳「我的義大利菜」。
「我的義大利菜」是日本一家立食式的義大利餐廳,因為便宜又好吃,上門的客人總是絡繹不絕。餐廳能夠提供便宜又好吃的料理,祕訣就在於「立食」,因為必須站著吃,客人吃飽喝足,很快就離開餐廳,餐廳的翻桌率才會這麼高。由於來客數增加,即使採取低價策略,依然能夠創造利潤,這就是這家餐廳的商業模式。
聽到這裡,各位可能會心想:「原來如此,真是厲害的商業模式。」但光是這樣還稱不上是數字力很強的團隊。各位知道「我的義大利菜」做過多少利潤的模擬嗎?
這家餐廳的社長坂本孝先生這麼說:
「如果翻桌率從四次提高到九次,月營業額將從3,600萬日元增加到8,100萬日元,平均每月淨利將從721萬日元增加到1,883萬日元。全年淨利就有可能上看2億2,596萬日元。
即使料理的成本提高到95%,預估淨利還是可達235萬日元。由此可知,翻桌率創造利潤的關鍵。
最重要的是,這項策略要成功,必須有大量的顧客支持,從早到晚,甚至到深夜,無時無刻都高朋滿座才有可能實現。」(坂本孝《我的義大利菜、我的法國菜》,160頁)
怎麼樣?非常具體吧。提高翻桌率,會對利潤造成多少影響,做了非常確實的模擬。由此可見,每一個成功的商業模式背後,都有支撐其運作的數字。書中還有這麼一段話:
「靈光一閃之後,還要把想法化為數字。化為數字的想法,與過往的常識差距越懸殊,獲勝的機率就越高。」(同書30頁)
附帶一提,這家餐廳的創始成員之一安田道男先生,原本是在投資銀行業工作。從投資銀行轉換跑道到餐飲業,算是很令人訝異的特例,但我想,「我的義大利菜」能夠發展出如此緻密的戰略,當初在投資銀行訓練出來的模擬技巧,想必也有派上用場吧。
◤這次的模擬題目
接下來,我將根據設定好的題目,示範如何建立模擬模型。
▍汽車銷售門市的案例研究
‧主角:汽車銷售門市的課長,負責門市的營運和收支管理等,過去沒有製作收益預測資料的經驗
‧課題:區域經理要求:「希望各門市主管製作門市未來三年的收益預測資料。」
‧基本數值設定:
營業收入包含銷售汽車的收入和提供售後服務的收入
銷售汽車的收入──第一年3億元,第二年以後每年成長3%
售後服務的收入──預期為穩定的收入,每年維持在2億元
費用包括薪資支出和銷售管理費
薪資支出──員工人數35人×每人平均年薪700萬元
銷售管理費──每年維持在2.3億元
SECTION 2 如何建立模擬模型
◤先思考收益結構
接下來,我們就試著站在主角,也就是門市課長的立場,開始建立收益預測的模型吧。不過話說回來,突然被要求用Excel做商業模擬,要從哪裡開始呢?即使打開了Excel,應該也有很多人就這麼僵在電腦前,不知道該如何是好。
首先,我們要做的第一件事,就是畫出模型的「設計圖」。把這個商業模式創造收益的要素,彙總成樹狀的結構圖。
汽車銷售的收益結構如圖4-5所示,只要知道右方藍色底色的數值,就可以由右向左,一層層算出每一個項目,最後算出淨利。換句話說,要模擬收益數字,就要試著更動藍色部分的數字。換言之,藍色部分的數字是創造營業淨利的要素,又稱為「價值動因」。
要建立模擬模型,必須先像這樣明確區分出哪些部分是價值動因(可更動的數字),哪些部分不是價值動因(不需更動的數字)。
把這些項目整理成收益結構,再利用Excel呈現,就會得到如圖4-6的表格。
◤建立收益結構的訣竅
思考收益結構有兩個重點,一是「先大致完成架構」,二是「盡量讓數字連動」。
第一項「先大致完成架構」,意思就是一開始的項目最好不要太多。以這個案例來說,就是不要在一開始就把銷售汽車的收入再細分成A車、B車、C車的銷貨收入。
為什麼要這麼做呢?因為Excel的作業非常繁複,常常做著做著,耐心就被消磨掉,「算不下去了,我放棄!」為了避免這樣的狀況發生,一開始最好簡化收益結構的項目,先大致完成架構,才能確保最後能夠順利完成收益結構圖。如果無論如何都必須細分項目的話,也請先整理出簡單的收益結構,之後再慢慢細分下去。
第二項重點「盡量讓數字連動」,就是要讓收益結構的項目一層一層緊密連動。以這個案例來說,薪資支出=員工人數×平均每人薪資支出,因此,薪資支出就是與員工人數互相連動的項目。這樣的連動能夠精細到什麼程度,對於模擬的準確度是很重要的關鍵。
SECTION 3 思考假定情況
我在幫企業做員工訓練時,發現有不少企業或事業部門只會做一種版本的收益計畫,這其實沒什麼意義因為光靠一種版本並不能夠理解經營的風險,唯有假定各種情況,改變價值動因,才能夠預測當計畫順利時,可以創造多少利益;在最惡劣的情況下,又必須承擔多少損失。
再回到汽車銷售門市的案例,區域經理管轄區域內多處營業據點,無法一一監督每一家門市,難以預期各別的風險,因此,門市的負責人必須把所有可能面臨的風險都向上呈報,讓上司了解在各種假定情況下,合理預期的收益會介在什麼「範圍」。
◤假定情況至少要設定三種版本
關於假定情況,至少要設定「一般情況」、「樂觀情況」和「悲觀情況」三種,每一種情況大致如下:
▍一般情況
維持過去的成長趨勢,不過於保守的預估。上市公司發表的業績預測,通常都是一般情況下的預測。
▍樂觀情況
比起一般情況,對收益的預估更積極樂觀。公司內部設定的營業目標,這類的目標數值,通常都是樂觀情況下的預測(多數情況下,公司內部設定的目標數值都高於對外發表的目標)。
▍悲觀情況
假定最壞結果的情況。負責管理公司資金的財務長,就經常會使用這個版本,例如要估算「企業收益減少多少,將無法支付員工薪水?」就會假定悲觀情況。
◤汽車銷售門市的案例
在汽車銷售門市的案例中,這三種假定情況可以這麼設定:
▍一般情況
以往汽車銷售收入成長率為3%,未來也將持續這個水平。至於其他方面的數字(售後服務收入和各項費用等),由於沒有會導致大幅變動的可預期因素,因此維持現在的數字。
▍樂觀情況
受到近年來景氣復甦的影響,預期第二年和第三年汽車銷售量將會成長。根據這家門市過去的銷售紀錄,景氣好的時候成長率為5%,因此適用5%的成長率。此外,由於公司導入新的作業系統,未來將可減少作業人員。雖然每年的銷售管理費會增加1,000萬元,但是在新的作業系統下,不需聘用新進人員,因此每年會減少一名員工。
▍悲觀情況
近幾年來景氣確實有復甦的跡象,但是年輕人對汽車的依賴程度顯著降低,未來汽車銷售量可能下滑。根據某智庫的調查報告顯示,未來新車銷售量,一年最多可能減少5%,因此假定在悲觀情況下,汽車銷售收入為一年5%的負成長。為因應銷售量下滑,將縮小業務人員編制,每年將減少兩名員工,以縮減人事費用。
◤用圖表彙總各個情況
如圖4-11所示,把這三種情況的淨利彙總成一張表格,並畫出折線圖,就能夠立刻看出在不同情況下收益預測的差異。
這個案例的主角,也就是門市課長,先向區域經理說明這三種情況的假設條件,並出示收益計畫表和比較圖,再進一步說明:
「關於門市三年後的收益預測,在一般情況下,延續過去的成長趨勢,淨利將達到4,300萬元。如果因為景氣復甦,汽車銷售數量增加,最多有可能提高到6,000萬元,我們也會以這為目標,盡全力達成。相反的,營業收入也有可能減少,最近年輕人對汽車的依賴下降,也會對門市造成負面影響,在最糟糕的情況下,汽車銷售收入也有可能呈現5%的負成長。不過,屆時也會縮小業務人員的編制,淨利可望維持在2,400萬元,不會和現在落差太大。」
區域經理聽到這樣的分析,會給予門市課長高度的評價吧,「能夠根據各種情況,考量未來的收益計畫,還具有高度的風險管理意識,懂得在最惡劣的情況下,也要確保收益的道理。」
收益會在許多因素的影響下大幅變動,正因為如此,才要根據各種假定情況製作收益計畫,從多種角度預測收益。不管是樂觀的角度也好,悲觀的角度也好,讓團隊共享這些觀點,這是很重要的事。