只要三分鐘!聰明整理術

用三分鐘，找回你的工作效率！

　　如果你的生活存在以下狀況，這本書你一定要讀：
　　→覺得動手整理很浪費時間？
　　→需要參加的會議總是撞期？
　　→收拾得很整齊，卻找不到需要的東西？
　　→習慣性忘東忘西，就算記在筆記本裡，也常常翻不到關鍵的那一頁？
　　→腦子裡的想法混亂，無法有條理的思考，也沒辦法向別人表達你的想法？
　　→電腦裡的資訊雜七雜八，資料夾連開十數個，卻還是找不到自己要的檔案？

　　打破整理迷思
　　★桌子整齊≠工作有效率：東西不是拿來收納，而是拿來使用的，所以，整理時最重要的思考點是「你會如何使用」，而非「如何收納」。

　　★整理的重點不只是「收納」，更重要的是「捨棄」：整理是為了讓一切一目瞭然，方便使用，如果收集了一堆用不上的東西、資訊，安排了一堆不必要的行程，只會讓你更加混亂。因此，適時捨棄是必要的，本書教導讀者如何聰明捨棄，免得日後後悔。

　　★世上沒有完美的整理方式，只有最適合你的整理方式：本書強調整理的關鍵在於釐清「你是誰」、「你想要什麼」，所有的整理方式都奠基於「你是什麼樣的人，從事什麼樣的工作」，練習本書的整理原則，你將找到屬於自己獨一無二的整理方法。

　　作者和田茂夫曾在出版社與雜誌擔任編輯，編輯的工作繁瑣，文件、物品之多，接觸的人面也廣。在這樣紊亂的狀況下，還要保持清晰的思考、良好的效率。他與讀者分享數十年的整理經驗，不只整理東西、實際的空間，也整理虛擬的空間與工作、時間。

作者簡介

和田茂夫

　　1954年生於琦玉縣，76年於明治大學文學系畢業。在商業書籍的出版社擔任單行本的編輯，電腦雜誌的總編，現為自由撰稿者，雜誌書籍上經常刊登文章。

　　專攻商務解說、電腦、網路的入門書，著有《連貓咪都會玩網路》、《連貓咪都會玩電腦入門》、《讓你的人生與工作更簡單！魔法筆記本》、《簡單活用魔法memo》等。

譯者簡介

張玲玲

　　東吳日文系畢業，曾赴日本筑波大學攻讀地域研究所，現任格林文化副總編輯。

　　她是一個童心未泯的圖畫書編輯與作家，雖然年紀不小，但是內心的小孩充滿了好奇與衝勁。

前言 只要會整理，工作變簡單
　＊獨立的話，就不需要……整理了嗎？
　＊多虧整理，創造餘裕
　＊因應工作內容，改變整理方式
　＊先在腦子裡整理一遍

序章 先整理你的思緒
行動前，先在腦子裡整理一下。調整整理的觀點，或是想一想該怎麼整理比較好。整理不是整頓，也不是清掃。什麼才是有效率的工作方式？

1.思考「為什麼整理」？
　＊整理各有目的
　＊清楚目的後，就能找到整理的方向
　＊整理思緒，寫在紙上
2.整理不是整頓，也不是清掃
　＊整頓和清掃不具有整理的效果
　＊整理與整頓、清掃是兩回事
3.改變整理的角度
　＊「分類」就是整理？
　＊改變角度，找出自己需要的整理
4.整理是重要的「工作」之一
　＊「有時間」才整理嗎？
　＊當做自己的「工作」，好好控管時間
5.不可要求「完美」的整理
　＊看起來完美的整理，其實效率不高
　＊沒有永遠有效的整理
6.先想一想「整理」的形式
　＊從形式推算整理的方式
　＊基本設計後，「要與現場比對」

第一章 聰明整理的七要訣──不論任何場合皆適用
整理的方法會依照工作內容和立場而改變，與其追求適合任何場合的萬用法則，不如找出適合自己的整理方式。

1.要考慮的不是如何收納，而是「如何使用」
　＊容易拿取，容易找到
　＊依「使用頻率」改變整理
2.整理時要製造餘裕
　＊增加的東西或資料放在「餘裕」的空間
　＊請製造這樣的餘裕空間
3.光分類並不是整理
　＊排列方法至少有三種
　＊選擇適合自己工作的分類
4.所有的東西都「就定位」
　＊有固定位置，整理就會變單純
　＊分「看得見」整理和「隱藏式」整理
5.無法丟棄卻不需要的東西，可以扔進「資源回收筒」
　＊有三個方法創造空間
　＊「丟棄」需要魄力
　＊時間一久，便能安心捨棄
6.分「日常」和「特別」兩種整理方式
　＊東西多到滿出來的人從「特別整理」開始
　＊建議使用「分區整理法」
7.利用各式隔板整理
　＊整理能否順利，端賴隔板
　＊嘗試「100元隔板整理法」

第二章 整理桌子及周邊──創造「可以工作的空間」
工作始於桌子，終於桌子。不好好整理桌子附近的環境，將無法好好工作。整理好桌子，工作效率自然提升。

1.把桌子當成業務基地
　＊工作始於桌子，終於桌子
　＊自己的桌子可以改變大小嗎？
2.周圍一公尺內不分類
　＊辦公室的東西有「分類」
　＊「尿布與啤酒」也是組合
　＊定位不是依分類，而是依「使用頻率」決定
3.東西豎直擺放是基本法寶
　＊容易拿取，不佔空間
　＊鍵盤、筆記本，任何東西都可以「立著放」
4.桌面擺設要能配合工作需求
　＊首先最重要的是以物件為中心
　＊經常使用的資料可放在桌面
5.抽屜各自有其使用特色
　＊何謂活用不同深度的抽屜？
　＊有效活用正面抽屜了嗎？
6.整理抽屜的重點在「立體」
　＊不是水平，而是垂直區分
　＊每個區域裡放什麼東西？
7.不要過度細分文具和小用品
　＊常用的東西需要適當細分
　＊偶爾使用的東西中，有些不必細分歸類
8.資料及文件用「檔案」整理的要訣
　＊整理成檔案的好處是什麼？
　＊確保分成三區就定位
9.可以丟的紙與不能丟的紙要分開
　＊「一開始」就區別出可以丟棄的資料和文件
　＊可以再取得的東西儘管丟
　＊利用移動檔案夾時，找機會丟東西
10.各種「增加放置場所」的方法
　＊往上下延伸
　＊漂浮在空中
　＊什麼都可以利用

第三章 整理資訊──商務的要點在掌握資訊
商務的資源在人、物、錢與資訊，整理好桌子以及周邊的東西，就等於是整理資訊，使工作更順暢。

1.工作和生活都與資訊息息相關
　＊所謂資訊不是只有最新訊息、內部機密而已
　＊整理好你自己認為重要的資訊
2.資訊分「備忘」（memo）、「筆記」（note）、「數據」（data）
　＊依照資訊改變處理方式
　＊改變處理方式，可整理出對自己有用的資訊
3.用備忘形式使資訊「看得見」
　＊整理資料讓大家都明瞭
　＊預防遺忘或混亂
　＊把備忘資訊整理成筆記或記事
4.把備忘資訊以「丟棄」或「轉記」來分類
　＊從便條紙移到行事曆、筆記本上；或把記事本的內容移到筆記本上
　＊轉記過後，資料即可丟棄
5.筆記的要點是「不拘形式」
　＊手寫有手寫的好處
　＊考慮「什麼都有」，可以更有效率的收集資訊
6.有利後續工作的筆記方式
　＊自己的「標題」
　＊所有筆記都需要哪三要素？
7.把筆記和數據「檔案化」
　＊把散亂的紙張整理歸檔
　＊有沒有既省錢又省時間的歸檔方法？
8.用「袋裝檔案」分類
　＊只要注意袋子和標題就好
　＊哪種排列方法最有效率？
9.電腦裡的資料也要整理
　＊不列印出來的整理法
　＊袋裝檔案和電腦資料夾的共通點
　＊把袋裝檔案與電腦裡的資料夾連結
10.也可整理電腦的使用方式
　＊經常使用的文件與偶爾使用的文件有不同的打開法
　＊經常使用的軟體可設定成「快速鍵」

第四章 時間與行動的整理術──掌握時間，工作自然順暢
工作不只是完成東西和資訊，必須利用時間自我行動。因此有效整理時間和行動，可以使工作更順暢。

1.有效「分段」整理時間與行動
　＊考慮工作目的，決定工作流程
　＊「分段進行」時，了解需要的時間和行動
2.時間表和工作也需要「往回推算」
　＊從目的地往回推算時間和行動
　＊自己給自己的期限
3.如何分段靠紙本「記事」
　＊用記事本整理行程或工作
　＊用紙書寫記事好變更
4.行事曆以「線」狀圖呈現，才不會有破綻
　＊用線狀圖來寫，時間「看得見」
　＊訪問或會議以外的工作也要列入行事曆
　＊設計行事曆也要有「餘裕」
5.把時間分「單位」整理較容易
　＊九十分鐘為一單位，我們能做些什麼事
　＊集中工作創造時間
6.找出工作的「優先順序」很重要
　＊優先順序依「重要度」與「緊急度」來判斷
　＊重要度高的工作需確實執行
7.整理出工作的「執行表」（To Do List）
　＊執行表的基本是「寫出來」
　＊與行程表互相對照，掌握時間和行動

前言

只要會整理，工作變簡單！

　　＊　獨立的話，就不需要……整理了嗎？

　　我從以前就不是一個愛乾淨、善於整理的達人。甚至到現在，一不留神桌子上就堆滿資料，必須在無法工作前收拾乾淨。

　　雖說如此，我常忙到連一丁點空閒都沒有。因此想：如果有時間，還不如用來工作。

　　然而面臨迫在眉睫的工作，常需做最低限度的「整理」。特別是出版社在編書和雜誌時，整理編輯部更是編輯不可或缺的工作。

　　出版社的編輯部這個地方，經常會資料、書籍愈堆愈多，不清理就連工作也無法進行。

　　開始在家接稿後，沒有人叫我整理桌子；再加上原本就不喜歡整理東西，哪怕資料書籍堆積如山，也不在意。

　　＊　多虧整理，創造餘裕

　　但是這麼一來，工作的效率很差。

　　不但經常四處找東西；有時東西還會找不到。找東西的時間，應該可以拿來做更多的事。

　　倘使要找的是重要資料，找不到的話，那可就麻煩了。

　　於是，我深切的感覺不論哪種工作都需要整理，以前我只有在逼不得已時才整理；現在卻是主動積極的整理。

　　這本書便是我被逼著整理東西時，收集的小撇步。

　　我拿出以前在編輯部學到的技巧，首先，找東西徒勞無功的情況逐漸減少。可是整理的效果尚不只如此。

　　經過整理，可以馬上找到需要的東西，工作不會停滯。不論思考還是行動都可以順暢進行，降低許多壓力。換句話說，一旦時間有餘裕，心情也跟著輕鬆不少。

　　當你在輕鬆的心情下工作，自然成績比較好。與被工作壓得喘不過氣時不同，可以有比較多的時間，讓頭腦和身體休息。

　　這是非常重要的。

　　現在回想起來，我之所以能應付各種情況的工作，多虧「有餘裕」吧。換句話說，一旦作好基礎整理，以後每天只要花三分鐘，收拾一下就可以了。非常簡單。

　　本書將介紹具體方法，教你如何在三分鐘內維持環境。

　　一旦時間和心情有了餘裕，便可以「分段思考」。什麼時間做什麼事，利用空閒時間進行必要的整理。

　　也就是說，需要整理的不只東西。

　　時間若不整理，會產生無謂的浪費行為；工作若不整理，沒有優先順序，更會浪費時間。

　　因此整理時間、整理工作和整理東西同樣重要。

　　本書是從各個角度來看「整理」。

　　＊　因應工作內容，改變整理方式

　　我在整理的過程中，還有一個發現。那就是，整理的方式會隨工作的內容與環境改變。

　　例如當編輯時，固然需要許多工具；當作者時，資料與參考書也很重要。

　　同樣的，外務工作與內勤工作；事務性的工作與溝通談判的工作，隨著工作性質不同，整理的方式應該也不一樣。因此每個人都必須找到適合自己的整理方式。

　　＊　先在腦子裡整理一遍

　　具體開始整理之前，請先在腦子裡整理一下：我的工作應該怎麼整理才好。這一點非常重要。

　　本書首先便從什麼是「整理」入手。

　　序章是依據我自身的經驗，提出提高工作效率的整理基本想法。

　　由於整理很麻煩，不得不整理時只好抽空來做，可是匆忙之間，整理通常不會有效。因此勸各位不妨改變觀點，從提高效率的考量點，來做整理。

　　第一章中提到整理的七個要訣。

　　整理的方法會隨工作內容和立場而改變，沒有適合每個人的萬用法則。只要掌握基本重點，依時依事做調整，就會找到最適合自己的整理方法。

　　第二章具體說明，如何整理桌子及周邊的東西和資料。

　　第三章介紹如何整理資訊。

　　第四章介紹時間與行動的整理術。

　　我們的工作不是只有東西和資料，而是每天接收各式各樣新的資訊，利用時間行動，才能順利完成工作。這些都是以工作為中心點，延生出來的。

　　所以我不認為只把桌上的東西和資料整理好就夠，最重要的是，考慮如何妥善利用時間，整理資訊，做出有效行動。如此可以使你的工作更有效率。

　　「事半功倍」的訣竅在於「事半」，亦即有效整理時間和行動。只要整理好時間和行動，東西和資料自然也就整理好了，因此才會效果加倍。

　　我的專業是針對上班族的「工作法」，並非整理和收納的達人。

　　本書介紹的各種方法，與其說是體系，不如說是從增加工作效率的出發點做考量，提供給各位上班族參考。

　　希望本書提出的整理訣竅和方法，能對各位有所助益。

2010年5月
和田茂夫