商務日本語書信

日本東京外國語大學日本語學科碩士
京王版權代理公司總經理 李玉瓊 專業推薦

寫日文商務信，卻不知從哪下筆？

　　想要寫一篇內容清楚，且用語得體的日文商務信並不容易，尤其商務書信裡特殊的用字譴詞，幾乎直接影響收件者對寄件者的商場禮儀評價。在多禮的日本社會中，寫一封正式且正確的商務書信，至今仍是商務交易中非常重要的溝通技巧。

　　本書作者，日本語教學專家蔡佩青，再度發揮?主題深入、用字淺顯、條列清楚?的教學特色，為商務上班族量身打造，解決書寫商務信件時的一切疑難雜症。

　　本書有以下的四項特點，讀者只要能靈活運用書中提到的基本原則，絕對可迅速提升商務寫作力！

　　易懂的圖解說明 本書利用表格、圖解方式，來說明信封、名信片及商務書信的不同格式寫法。清楚易懂，一看就會。

　　豐富的書信範例 從社內文書的通知單、會議記錄、請假單、出差報告等，到社外文書的詢價、訂貨、糾紛及社交應酬，模擬商務上班族會面臨的各式書信情況，讀者可直接套用，一看就懂。

　　大量的單字例句 本書收錄大量單字、例句，讀者不但可直接替換。作者並會就個別單字來說明正確的用法及忌諱事項，避免誤觸文化地雷。 另有個別「商務書信字彙活用錦囊」一章，精選書信核心字彙，搭配例句，讀者熟記後，可做為日後書寫時的語句庫。

　　深入的文化介紹 書中不時解說日本商場文化特點，提醒讀者商務上的文化或習慣。例如，像商務書信這類正式文章，對日本人來說，太多的漢字容易造成壓迫感，為了避免讓人不好閱讀，像「上（在?之後））」「益益（愈加）」「何卒（敬請）」等字，都習慣用假名。

作者簡介

蔡佩青

　　淡江大學日本語言學系畢業，1997年獲日本交流協會獎學金，赴日本名古屋大學留學，取得文學碩士學位，2005年再次榮獲日本交流協會獎學金，現於日本名古屋大學攻讀說話文學的博士課程。

　　著有《日本語文法知惠袋》《日本語發音知惠袋》《日本語句型知惠袋》《商務日本語會話》《商務日本語出差》等多本暢銷書，並曾任日語雜誌主編、輔仁大學及文化大學推廣部日語講師。

商務書信的基本常識

商務書信的重要性
商務書信的種類
商務書信的技巧
商務書信的格式
商務書信必用慣用句
商務書信必用敬語慣用句
商務社交書信的忌諱

公司內部文件

報告書

1.報告書的基本格式

2.報告書必用單字．慣用語句
1.會議報告
2.工作報告
3.業績報告
4.研習報告
5.出差報告
6.調查報告
7.客戶陳情處理報告

各種表格

1.表格的基本格式

2.各種表格必用單字．慣用語句
1.遲到早退
2.請假單
3.變更個人基本資料
4.離職單
5.萬能申請單

各種通知

1.通知的基本格式

2.各種通知必用單字．慣用語句
1.人事異動通知
2.尾牙酒會通知
3.員工旅遊通知
4.健康檢查通知

公司對外往來書信

商務往來

1.向日本下訂單
1.索取商品型錄
2.詢價
3.訂貨
4.收到訂貨
5.貨品未到
6.付款

2.收到日本訂單
1.報價
2.收訂單
3.出貨
4.收貨款

3.各種交易糾紛（買方與賣方的書信往來）
1.貨品問題
(A)缺貨
(B)換貨
(C)退貨
(D)與樣品不符
(E)無故延遲交貨
(F)商議延遲交貨
2.貨款問題
(A)延遲付款
(B)變更付款方式
(C)催款
(D)支票無法兌現

4.各種通知
1.公司搬遷
2.分店開幕
3.更換負責人
4.變更公司名稱
5.變更公司組織
6.變更電話系統
7.新產品發表會
8.秋季特賣會

社交應酬

1.問候
1.一般問候
2.季節的問候
3.慰問天災人禍

2.祝賀
1.祝賀新店開幕
2.祝賀新官上任
3.祝賀創業紀念

3.邀請
1.邀請參加新店開幕
2.邀請參加創業紀念典禮
3.邀請參加尾牙
4.邀請參加歡送會

4.感謝
1.感謝祝賀新店開幕
2.感謝出席紀念酒會
3.感謝客戶饋贈禮品
4.感謝祝賀新官上任
5.感謝慰問病情

把商務書信改成E-mail
1.將書面信件改成E-mail的方法
2.商務E-mail的書寫技巧

商務書信字彙活用錦囊

社交應酬
商務往來

Column

條列記述的方式
用印的方式
敬稱的用法
回函明信片的寫法
電腦幫你寫日文書信
「□」和「□」的不同
弔唁信的信封寫法
電話留言MEMO
婚喪喜慶包多少？
圖表的種類
Fax傳送單
支票付款
貨品買賣合約書
不履行合約時
廣告郵件(DM)
年中年終送禮單

作者序

　　法國大文豪雨果（Victor Hugo），在出版鉅作《悲慘世界》後，寫了一封信給出版社，內容是「？」，出版社則回信說「！」。雨果的問號，要表達的是「書賣得如何？」；而出版社的驚歎號則是表達「賣得太好了！」。這兩封以標點符號寫成的信，是世界上最短的信，被譽為書信藝術裡的最高傑作。

　　日本明治時代小說家尾崎紅葉（1867?1903），晚年時收到友人加賀豐三郎送來的松茸，高興得立刻寫了感謝函，內容是「來了！來了來了！！謝謝」。

　　從以上兩個小故事可以得知，書信往來最重要的是能簡單且明確地傳達自己的意思。因為看不到對方的表情與反應，因此如果在傳達上有了誤解，在寄件者無法立即解釋或再次說明的情況下，兩人的關係也許會因而惡化。朋友之間的誤會容易冰釋，但若將背景轉到競爭激烈的商場，小小的誤會都可能帶來可觀的業務損失。

　　不論使用信件、傳真，或E-mail的方式來傳遞商務書信，唯一的準則便是簡單明瞭且正確無誤。只不過在規範多禮節多的日本社會裡，還多了一些書信寫作的原則。而依循這些看似公式化的書信格式，也是維持雙方良好商務關係的要素之一。

　　本書分為三大單元，「商務書信的基本常識」、「公司內部文件」與「公司對外往來書信」。在第一單元裡，包含了日文商務書信的概要、慣用格式、寫作的原則與技巧；第二單元與第三單元則分別針對公司內部的文書往來，以及對客戶之間的業務溝通與社交應酬，設定各種不同情境，以範列來解說實際書寫商務書信時應注意的細節。

　　其中，在第三單元「公司對外往來書信」裡，特別設計了一套買賣交易的流程，分別站在買方與賣方兩種不同立場，舉出與日本客戶進行業務交涉時可能會碰到的書信往來範例，以為參考。如我方向日方購買商品時，索取寄送商品型錄、請求報價、下訂單、付款等等；或是反過來由我方賣商品給日方時，必須交涉商品價格、交貨問題、付款條件等等。

　　然而，商場如戰場，難以預測敵方的戰略與行動，因此書信範例只能提供類型化的模式，大部分時候並無法完整套用在實際職場中。但期盼讀者們能從本書中學習日文商務書信的基本原則，衡量職場的實際狀況，再加以靈活運用，讓本書成為您工作上的好幫手。