20個字的精準文案：「紙一張整理術」再進化，三表格完成最強工作革命

多不過二十字， 少不過一句話

接下來，我們要從理論進階到執行的部分。

先複習一下第一章的三大關鍵字：

①釐清學習目的

②思考和整理

③簡化表達

只要這三個方法，就能夠擺脫學什麼忘什麼的窘境，長期保存輸入大腦的記憶。

首先我們來看看第一章最後提到的③簡化表達。

在上「紙一張講座」時，我都會苦口婆心地提醒學員：

將每個學習內容濃縮在二十字以內。

其實前面的內容已經偷偷舉了好幾個例子，你發現了嗎？

世風日下，現代人幾乎是學什麼忘什麼。（十八字）

在這個時代，學習已成為一種消費。（十六字）

那是因為，我們把學習當成了消費。（十六字）

設法將「消費型學習」改為「投資型學習」。（二十字）

學習過程中，沒有經過思考和整理。（十六字）

沒有將學習內容進行簡化和彙整。（十五字）

用「紙一張」改掉自我滿足的工作方式。（十八字）

將每個學習內容濃縮在二十字以內。（十六字）

如何？這些句子是不是都很簡明扼要呢？

看到這些重點句時，應該都感到一目瞭然吧？這並非偶然，而是我謹守二十字原則，將每句話定量縮減的關係。

那為什麼是二十字呢？理由很簡單，因為只要二十字就能將想說的內容交代清楚。

俳句就是很好的例子。俳句是由「五、七、五」共十七個音組成的日本短詩，加上完整的標點符號就是五，七，五。

這樣總共是幾個字呢？我們來算算看。

五，七，五。

＝（5+1）＋（7+1）＋（5+1）

＝二十字

十七個音加上三個標點符號，總共是二十個字。

此外，日本的稿紙也是一行二十字。為什麼是二十字呢？這和俳句組合是一樣的道理，二十字足以成文。

以前在念書時，有些國文試題會要你找出文章裡的重點並限制回答字數，我曾學過這樣的解題技巧：「若題目規定字數需少於四十字，就是要你回答兩個重點；若規定字數需少於六十字，就是要你回答三個重點。」藉此提升解題速度和得分率。

由此可見，一句重點大約就是二十字。

上面洋洋灑灑舉了三個例子，其實我要說的只有一句話：

只要二十字就能將想說的事情交代清楚。

數完這句話有幾個字後，你就可以繼續讀下去了。

TOYOTA 教我的事：濃縮的力量

看完上面的說明，各位應該都明白為什麼要濃縮成二十字了。不過，光是知道為什麼還不夠，重點是：

要怎麼做才能將內容濃縮成二十字呢？

在回答這個問題之前，我想先向各位自首一件事。

我以前很不擅長濃縮內容。

看到這裡一定有人心想：「真的假的？前面你不是濃縮出很多二十字的重點句嗎？」別懷疑，是真的。

說出來可能沒人相信，我以前是國文白癡。尤其是整理重點型的題目，每每遇到都是一個頭兩個大。

從前的我是如何變成濃縮高手的呢？當時我讀了很多教人如何彙整重點的書，無奈都不見效。

直到我進了TOYOTA，每天都得做幾百張「紙一張型文書」，才從基礎改善了我的彙整能力。

TOYOTA 教我的事：文書的「三不限制」

我的上班族生活大半都是在TOYOTA 度過。TOYOTA 一年就能創造超過兩兆圓的盈利。像這樣的國際級大企業，藏有什麼樣的工作祕訣呢？

針對這點，市面上的觀點五花八門，大家各有各的主張。但我認為，重點在於TOYOTA 內部的「紙一張彙整工作術」。

TOYOTA 習慣將所有文書簡約成一張紙，無論是企劃書、裁決書、請購單、報告書、會議紀錄、分析資料、審議資料、討論文件，都是彙整成單張Ａ４或Ａ３紙。

雖然公司對此並無明文規定，但TOYOTA 上下共有七萬名員工，基本上都採用這個方法。我在《在TOYOTA 學到的只要「紙一張」的整理技術》一書中，曾介紹過TOYOTA 實際使用的「紙一張型文書」。

這些文書有「三不限制」：

● 限制①：不超過一張紙

● 限制②：不超出框格

● 限制③：不偏離主題

第一點應該不難理解，就是文書內容不超過一張紙。基本上不超過一張Ａ４，如果不夠，就以一張Ａ３為限。

每張資料上都有數個框格，也就是欄位、儲存格，每個框格上方都標有主題。在製作文書時，文量不可超出框格，且不可輸入跟主題無關的內容。

問題來了，在紙一張、框格和主題的這三大限制之下，一直製作文書會發生什麼事呢？

因為每天都必須想方設法將資料彙整成紙一張、一個框格和一個主題，不難想像，彙整能力一定會突飛猛進。

當你做的資料愈來愈多，這些量就會提升彙整能力的質。一開始我彙整得並不順利，每次把做好的文書給主管看，都是滿江紅，內容被主管大刪特刪。

改完後再拿去，還是白紙去，紅紙回。慢慢的，我終於能夠不倚靠別人的力量，將文量控制在框格內。

如果你擔心：「我不像你有主管可以幫忙看耶，只靠自己，真的有辦法提升彙整能力嗎？」我可以告訴你：「可以的。」在主管的輔助下，我確實很快就抓到了精髓。「速度」不是重點，只要你製作文書時遵守紙一張、框格和主題的三個限制，就一定能夠練就一身彙整功夫。

有了限制，自然無法自由發揮。我的學員、讀者經驗告訴我，無論再怎麼不擅長簡化文章，只要堅守「三不限制」拚命練習，最後一定都能成為彙整高手。所以不用擔心，就放手去做吧！

要學會本質，你需要思考和整理！

我因為天生不擅於彙整資訊和情報，所以一路走來克服了許多困難。

前面強調了限制對彙整能力的重要性。事實上，限制對學習也非常重要。為什麼呢？因為學習非常注重思考和整理，而限制正是促進思考和整理的重要催化劑。

還記得前面提到，學過不忘的三大方法嗎？①釐清學習目的、②思考和整理、③簡化表達。接下來，我們就來看看第二項的思考和整理。我對思考和整理的定義是：整理資訊、歸納想法。

製作文書也好，工作學習也好，過程中都必須反覆思考、不斷整理。面對一個主題，首要之務就是整理資訊，才能作為思考的基礎，之後再將雜亂的想法加以歸納。

要注意的是，人的思緒很容易天馬行空地亂跑，所以想半天也歸納不出一個結論。

相信各位應該都有過這樣的經驗——主管請你想得深一點，你努力想、拚命想，卻一直鬼打牆，想不出答案……

這時，就是「限制」派上用場的時候了！限制能為我們指引思考的方向，一旦有了框架，人就會想方設法在侷限中找出答案，最後歸納出一個最簡單的結論。

有了限制後，你會發現自己開始出現這樣的口頭禪：簡單來說、總而言之、歸根究底，進而養成絞盡腦汁的習慣，不濃縮成一句話絕不罷休。

相信各位都有注意到，我剛才用了絞盡腦汁這個詞。絞盡腦汁其實就是反

覆思考、不斷整理。

那麼，為什麼要絞盡腦汁呢？其實是為了找出某個東西，那就是你面對的主題的本質。本質是本書的關鍵字，但究竟本質是什麼意思呢？本質是符合眾多事實和現象的道理。

假設你不斷學習新事物，經過反覆的思考與整理，最後找出了手邊業務的本質，也就是依據和判斷基準。

這麼一來，無論身處何時何地，你都能夠果斷地做出判斷並付諸行動。即便遇到突發狀況，也能不慌不忙地做出應對。

釐清本質後，無論別人怎麼攻擊你、出盡奇招想要把你問倒，你都能堅持自己的立場，對答如流。沒錯！這就是釐清本質的力量，也是工作時不可或缺的技能。

此外，本質還有一個很重要的特徵——本質的概念都能用非常簡單的一句話表現。

正因為本質是反覆思考整理過後的產物，不需要太冗長也能夠清楚表達。用二十字濃縮術來說，就是：學習是透過思考整理來探求本質的行為。

如果你習慣仰賴流於表面的死背、沒有系統的解讀，能記得一半就謝天謝地了。面對你要面對的主題，就應該絞盡腦汁思考和整理。

本質是一通百通的，只要搞懂一個，就能連帶理解很多事情，達到順藤摸瓜的效果。再加上本質都能用非常簡單的語言描述，可簡化輸入的資訊，達到加強記憶的效果。

整理資訊，歸納思考——思考整理可協助我們釐清本質，進而做到學過不忘三大方法的第三項，簡化表達。只有學過不忘，才能夠學以致用，對工作才更有幫助。

多不過二十字， 少不過一句話

接下來，我們要從理論進階到執行的部分。

先複習一下第一章的三大關鍵字：

①釐清學習目的

②思考和整理

③簡化表達

只要這三個方法，就能夠擺脫學什麼忘什麼的窘境，長期保存輸入大腦的記憶。

首先我們來看看第一章最後提到的③簡化表達。

在上「紙一張講座」時，我都會苦口婆心地提醒學員：

將每個學習內容濃縮在二十字以內。

其實前面的內容已經偷偷舉了好幾個例子，你發現了嗎？

世風日下，現代人幾乎是學什麼忘什麼。（十八字）

在這個時代，學習已成為一種消費。（十六字）

那是因為，我們...

前言 / 為什麼無法學以致用？—你需要「紙一張整理術」

首先，謝謝你拿起這本書。

讓我猜猜你為什麼拿起這本書吧！你是一個平常積極閱讀商業書籍、參加商務課程的商務人士，卻為下述煩惱而苦──

明明學了這麼多東西，為什麼真正需要時卻無法活用呢？

又或是，你並不追求學以致用，只是單純喜歡學習？

我天生喜歡閱讀、看網路教學影片、訂購教材、參加講座。

還是說，你沒有自學的習慣，是因為對未來不安才拿起這本書呢？

科技日新月異，我如果再不進修，可能就被時代淘汰了......

無論你是因為工作需要、喜歡學習還是怕被時代遺棄才拿起這本書，總歸一句，就是想要將所學有效運用在工作上。本書就是要幫助你達到這個目標，接下來我要介紹的超實用方法，看完絕對讓你茅塞頓開！

你也有以下煩惱嗎？

● 特地學了新的工作技能卻派不上用場，根本是學心酸的……

● 學的東西都是興趣使然的消費型學習，沒有可活用在工作上的投資型學習。

● 心血來潮買了書想進修，讀完就像喪失記憶一般，忘得一乾二淨……

其實，很多商務人士都跟你有同樣的問題，但是放眼市場競品，沒有可以有效解決這些問題的方法。

為什麼呢？因為世人對學習有很多錯誤的老舊觀念。

以下就是幾個典型的誤解：

錯誤觀念①：必須把所有東西記起來。

→如果你是為了工作而學，不用背下全部，只要記住「一行」就夠。

錯誤觀念②：努力學習就是把所有知識塞進大腦。

→想要學以致用，就要有輸入是為了產出的觀念。

錯誤觀念③：學習是為了自己。

→如果你學東西是為了運用在工作上，那你其實是為了他人而學。

除了搞懂，還要能夠做到。簡單來說，就是將日常工作理所當然地做好。如果你常常明白了，也搞懂了，卻不確定是否做得到，請務必用本書所介紹的職場活用三大表格，從內改變自己的學習狀況。

這個方法分為三部分：

第一部分—基礎篇：INPUT，輸入。

很多商務人士在輸入新知後，很快就忘得一乾二淨。而輸入學習法的目標，就是讓你將所學牢牢記在腦海裡。

第一章將帶你釐清學了就忘的三大原因。

第二章則帶你對症下藥，利用「紙一張」解決這個問題。

有人發現了嗎？剛剛終於說到本書的關鍵字—「紙一張」。

沒錯，本書介紹的學習法，只要寫在一張紙上就可執行！不僅方法簡單，還有以下三大優點：

● 教你如何用二十字濃縮新知。

● 教你如何用三個重點，簡明扼要地向人說明自己學到的東西。

● 幫你建立好人緣，成為同事與客戶之間的人氣王。

這個「紙一張整理術」，正式名稱就叫做紙一張學習系統。本書將為你首次揭開該學習法的神祕面紗！想知道葫蘆裡賣什麼藥嗎？繼續讀下去準沒錯！

第二部分—應用篇：OUTPUT，也就是產出。

很多人都有學了卻無法致用的問題，學到東西就滿足了，導致無論學了多少東西，都無法活用在工作或日常生活中。

相信不少讀者看到這裡，都有一種被說中的感覺吧。那麼，到底要怎麼做，才能將學到的東西產出呢？

在第三章中，我們將對產出進行簡單的定義，這本書一定能為你找到答案。要先釐清問題，才能夠有效付諸行動。

第四章將告訴你第三章的具體執行方法，也就是如何靠寫在紙一張上，進行產出型學習法。

先提醒大家，基礎篇的重點是搞懂和做到，釐清第一部分後，才能夠行使應用篇的「紙一張整理術」喔。

學會基礎和應用後，最後進入第三部分—奧祕篇：CONTRIBUTION，貢獻。

第五章要帶各位釐清無法學以致用的原因。奧祕的「奧」有深奧的意思，到了第三部分，你需要進一步認清自己的學習觀與工作觀。開竅後，才能夠引發別人的共鳴，並了解工作的本質。在第五章的引導下，才能更加了解第六章「紙一張整理術」的奧祕。

別懷疑，這些方法只需要寫在一張紙上就可以，保證讓你驚呼：「天吶！學以致用竟然這麼簡單！」

看完以上說明，你是否對紙一張學習系統的學習流程比較有概念了呢？當然，關於實際的執行方法，內文會有更詳細的解說。在這裡，我想先跟各位談談本學習法的內涵。

為什麼正式名稱不是紙一張整理術，而是紙一張學習系統呢？之所以命名為系統，是因為只要你照著本書循序執行，不用勉強自己學習，自然而然就能釐清此法的本質。

有些內容剛看可能會不理解，但只要按照順序讀下去，你會發現自己在不知不覺中已經學會了。本書教的是一套系統、組織架構，也是機制。

我第一次被啟發是在高三考大學的時候。當時我對很多科目一竅不通，但在優質參考書的幫助下，原本覺得很困難的科目，竟然成為拿手強項。我的成績也因此突飛猛進，最後順利金榜題名。我這才知道書竟擁有如此大的力量，一本好書，足以改變一個人的人生。

第二次是在準備出社會找工作的時候被啟發的。當時日本社會正處於就職冰河期，即便如此，我仍靠著一本優質的就職教學書，成功進入TOYOTA汽車公司服務。

雖然說是優質，也只是在一張表單上，反覆寫下自己人生中做過的事罷了。考大學時也是一樣，只是日復一日重複一些簡單的動作。正是因為簡單，才能夠持續不間斷，相對的，如果你做的事情很複雜卻沒有意義，到頭來不過是白費力氣罷了。

在合理的機制下努力，才能夠做出成果。

我以前念書時曾練過柔道，也是靠同樣的方法讓自己不斷進步。武術和技藝有招式，學習也是一樣，要把事情學好必須滿足兩個條件：

一、講究本質的系統（組織、機制）

二、簡單的招式（動作）

TOYOTA 的工作法是「紙一張彙整法」，這一點會在第二章詳述。我靠「紙一張」找到了工作，也靠「紙一張」成功轉職。自己創業後，我甚至以「紙一張」為主題，建構了一套商業框架，設計出獨特的商務技能，投身社會人士的教育界。

「紙一張」無疑是我的人生救星，無論大考、出社會、換工作、創業，都是靠寫在一張紙上，這個簡單的動作而已。

這些人生經驗告訴我，無論任何事情，都可以用「紙一張」來理解、實踐和學習。至今我出版過四本書，都是以「紙一張」為前提寫成的。以前的作品都在強調學習成果，本書則將重點放在學習法本身。

因為本書和前四本作品的內容性質完全不同，所以，有人願意拿起這本書，我真的非常高興。不過，無論是以前還是現在，我都是抱著一樣的心態出書的——

我只出領域中，前所未有的書。

既然出了，就要成為該領域的指標和聖經。

這本書期許能成為商務人士在工作、學習上的自學基礎，希望各位讀完本書，都能夠受益良多，獲得從未有過的新鮮感和新啟發。高中的優質參考書改變了我的一生，我衷心期盼，本書也能翻轉各位的人生。

這篇前言是否成功勾起你的興趣了呢？

我們內文見。

淺田卓

前言 / 為什麼無法學以致用？—你需要「紙一張整理術」

首先，謝謝你拿起這本書。

讓我猜猜你為什麼拿起這本書吧！你是一個平常積極閱讀商業書籍、參加商務課程的商務人士，卻為下述煩惱而苦──

明明學了這麼多東西，為什麼真正需要時卻無法活用呢？

又或是，你並不追求學以致用，只是單純喜歡學習？

我天生喜歡閱讀、看網路教學影片、訂購教材、參加講座。

還是說，你沒有自學的習慣，是因為對未來不安才拿起這本書呢？

科技日新月異，我如果再不進修，可能就被時代淘汰了......

無論你是因為工作需要、喜歡學習還是怕被時代遺棄...

前言 為什麼無法學以致用？——你需要「紙一張學習法」

第一部分 基礎篇：INPUT輸入
第一章 為什麼學了就忘？
害你學什麼忘什麼的罪魁禍首
走鐘的學習觀念
囫圇吞棗
過於冗長

第二章 二十字濃縮表：紙一張整理術再升級
多不過二十字，少不過一句話
TOYOTA教我的事：濃縮的力量
TOYOTA教我的事：文書的「三不限制」
要學習本質，你需要思考和整理！
整理的兩大神器
二十字濃縮表
01 釐清目的
讀書不忘目的
02 找出關鍵字
Point關鍵十分鐘
03 用紅筆圈連分類
濃縮在二十字以內的一句話
濃縮小秘訣
Case2 如何從多本書中找出你需要的本質？
沒有唯一答案，只求你要的答案
有用比正確更重要
Case3 如何加強人文素養？
日本史的本質
用自己的方式彙整
現代人為何需要人文素養？
人文素養是自信的來源

第二部分 應用篇：OUTPUT產出
第三章 怎麼學才能讓產出更優質？
自己搞懂了，才能說給別人聽
TOYOTA主管靠這招脫穎而出
一流菁英的必備條件：有問必答
說明的能力將影響你的評鑑考核？
用三大疑問詞搞懂事物
WWH整理法
思考＋整理＝好評
搞懂管理
2W1H理解法

第四章 ３Ｑ產出執行表：化被動吸收為精準產出
你能解決這三個疑問嗎？
01 列出三大問句
02 填充題
03 完成二十字濃縮表
Point 書寫注意事項
Case2 化厚書為行動
彙整順序
讀書不白讀
你讀的文章是否僅止於「理論」？
化動詞為動作
自問自答行動法
Case3 用屬於你的方式學習
不管主動、被動，都能使用紙一張整理術
產出範例

第三部分 奧秘篇：CONTRIBUTION貢獻
第五章 工作有貢獻才有價值
案例 這樣學，才能出人頭地！
自我投資不等於賺錢？
業績是誰創造的？
你為誰工作？
田坂廣志的教誨：工作是什麼？
我們工作究竟為了誰？
「學」為什麼變不了「錢」？
貢獻型學習

第六章 紙一張貢獻執行表：任何職場技能都能現學現賣
紙一張貢獻執行表
01 填寫右上三欄
02 彙整關鍵字
03 歸結3Q
傳達所學
Case2 靠學習提昇團隊工作能力
一定要用作者的話嗎？
3Q怎麼寫，由你決定
先求聽得懂，再求做得到
本書的最後案例

終章 喚醒你心中的求知慾
後記

前言 為什麼無法學以致用？——你需要「紙一張學習法」

第一部分 基礎篇：INPUT輸入
第一章 為什麼學了就忘？
害你學什麼忘什麼的罪魁禍首
走鐘的學習觀念
囫圇吞棗
過於冗長

第二章 二十字濃縮表：紙一張整理術再升級
多不過二十字，少不過一句話
TOYOTA教我的事：濃縮的力量
TOYOTA教我的事：文書的「三不限制」
要學習本質，你需要思考和整理！
整理的兩大神器
二十字濃縮表
01 釐清目的
讀書不忘目的
02 找出關鍵字
Point關鍵十分鐘
03 用紅筆圈連分類
濃縮在二十字以內的一句話
濃縮小秘訣
Case2 如何從多本...