職場商用英文寫作

現代商用英文書信是以簡潔有力而非咬文嚼字的英語所寫成的，書信中最主要的正文部分可透過介紹、細節、回應、結尾四個綱領將零星片段的內容組織起來，使其條理分明，合乎邏輯且前後相呼應。職場商用英文書信係屬於講求時效與功能的應用性質英文書信，書信中的用詞必須簡單扼要、清楚明確，非必要的內容無須載入信中，且書信中的主要與次要要素須放在一定的位置上，而所有要素前後排列順序也需固定。
本書集結了筆者過去課前、課中與課後陸續所寫的職場商用英文書信與文件，全書的內容共分為五大篇，從第一篇到第四篇，每一篇中的書信都環繞在同一個產品且不同的主題上來發揮， 而書信內容不僅相關也相連

侯惠君
學歷：美國麻州大學教育系碩士
現職：崑山科技大學國際貿易系專任講師
專長：英文寫作與閱讀、英文口譯

前言
廣義的「職場商用英文寫作」除了包括一般常用的商用書信、文件、單據之外，還包括各樣維繫人與人之間關係的社交信函、電子郵件、簡訊等。職場商用英文書信係屬於講求時效與功能的應用性質英文書信，就傳統的寫作慣例而言，為了使緊張忙碌的現代讀者在有限的時間內迅速而有效地取得與利用資訊，書信中的用詞必須簡單扼要、清楚明確，非必要的內容無須載入信中，除此之外，書信中的主要與次要要素須放在一定的位置上，而所有要素前後排列順序也需固定，這使得「職場商用英文書信寫作」與「散文式英文寫作」兩者間形成涇渭分明的分野。
誠如雪莉．賴德女士在 Model Business Letters, E-mails & Other Business Documents（7th Edition, 2012）一書中所言，現代商用英文書信是以簡潔有力而非咬文嚼字的英語所寫成的，書信中最主要的正文部分可透過介紹、細節、回應、結尾四個綱領將零星片段的內容組織起來，使其條理分明，合乎邏輯且前後相呼應。
本書的內容共分為五大篇，從第一篇到第四篇，每一篇中的書信都環繞在同一個產品且不同的主題上來發揮， 而書信內容不僅相關也相連。然在第五篇 -- 社交簡函及其他，當中的每一封書信的內容都由完全不同的主題所衍生，除了書信主題各自獨立之外，信函內容不全相關或相連。以下就本書五大篇名條列於後，供讀者參考：
第一篇：台灣蘭花
第二篇：可可熊玩具
第三篇：瑪格麗特頂級咖啡豆
第四篇：西班牙白酒Albariño
第五篇：社交簡函及其他
從筆者過去於專科與科大任教商用英文閱讀與寫作課程中發現，無論在教室內外，寫作教學活動往往須透過有目標、對學習者有意義以及問題導向的命題才較容易引發學生寫作的動機與興趣。若從社會語言學的角度來看，語言的學習需要透過人與人的接觸互動，在工作坊（Workshop）架構之下所營造的閱讀與寫作教學情境與氛圍裡，寫作老師在學生繳交作業之後若能經常給予每位學生相關其寫作建設性的回饋與充裕的時間，使其琢磨信函中作者思維的轉折、語氣的銜接、用詞的選擇並且從事更廣泛深入的閱讀（Reading）與複寫（Revision），再經寫
作老師以公文封（Portfolio）不斷彙集與評量學生作品並鼓勵其發表的話，假以時日學生筆下所累積的心血結晶其品質必定有所提升。
在終身學習、大學社區化、國際化的浪潮席捲台灣校園各角落的同時，每一位進入學校的學習者都將是獨特的，具備不同的語言文化、學習背景與動機、工作與生活經驗，實則可讓寫作老師從旁聆聽他們筆下的聲音，協助他們在職場上藉由英文寫作自信地表達自己，暢所欲言並在職場上充分發揮所學。
本書集結了筆者過去課前、課中與課後陸續所寫的職場商用英文書信與文件，期盼與讀者分享這透過教學與學生一起成長的心路歷程，書中或有訛誤疏漏處，尚希見諒並不吝指正。
侯惠君
於崑山科技大學國貿系
西元 2016 年2 月20 日

前言
書信的版面呈現
書信要素排序
建立書信溝通模式

第一篇 台灣蘭花
詢問
回覆詢問
請求報價
報價
訂單
包裝與出貨
抱怨
第二篇 可可熊玩具
詢問
回覆詢問
請求提供優惠
回覆請求提供優惠
訂單
報價
第三篇 瑪格麗特頂級咖啡豆
詢問
回覆詢問
請求報價
報價
訂單
確認訂貨
第四篇 西班牙白酒Albariño
詢問
回覆詢問
請求報價與優惠
報價
訂購訂單
第五篇 社交簡函及其他
感謝函
道歉函
邀請函
婉拒邀請
抱怨函
悼謁函
請求尋找遺失手機
請求更正威士卡帳目記錄
參考書目

第一篇  台灣蘭花
Inquiry
Orchid Plantation Cooperation
301 Itabashi, 32-2 Ooyaguchi Kitamachi, Itabashi-ku, Tokyo, Japan
Tel: 81-3-2734-6553, Fax: 81-3-2730-3942, E-mail: 20971945@yahoo.co.jp

December 5, 2013

Mr. Chong-Ying Wang, Manager
Taiwan Orchid Plantation Company
No. 535, Sec. 2, Datong Road
Tainan 70152, Taiwan
Tel: 886-6-2355661; Fax: 886-6-2357556
E-mail: cywang@ms21.hinet.net

Dear Manager Wang,
Inquiry: Taiwan Orchid Flowers

I am Mitsuco Hashi, Sales Manager of the Orchid Plantation Company in Tokyo, Japan. Mr. Toshi, my assistant, and I met you at your post on the Taiwan International Orchid Show held on March 8, 2013 at the Tainan Orchid Plantation in Tainan County.

We were very impressed by the new breeds of the orchid flowers you displayed on the Show. The colors of the orchid flowers appeared very rich, elegant and unique.

I hope that you will send us the latest illustrated catalogue and the price list of your new breeds of orchid flowers which have been released in the past three years. Therefore, we may make the best choice of a new batch of orchid flowers before the purchase.

It is our pleasure to get acquainted with you. We are looking forward to your prompt reply.

Yours faithfully,
Mitsuco Hashi
Mitsuco Hashi (Sales Manager) 
Orchid Plantation Cooperation, Tokyo, Japan
重要單字、詞組與句型
1.post  （名詞）攤位，駐點
2.assistant  （名詞）助手
3.breed  （名詞）品種
4.rich  （形容詞）豐富的
5.elegant  （形容詞）高雅的
6.unique  （形容詞）獨一無二的
7.illustrated  （過去分詞當形容詞）畫有插圖的
8.orchid show  蘭花展
9.orchid plantation  蘭花種植
10.were impressed by …  對（某物或某人）留下美好印象

造句練習
1.我與助理托溪先生曾在台南蘭花種植區舉辦的國際蘭展拜訪了您的攤位。
2.我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價目表。

詢問函

蘭花種植企業公司
　　　　　　　　       日本東京都板橋區大谷口北町32-2 板橋301號
 電話：81-3-2734-6553，傳真：81-3-2730-3942，電郵：20971945@yahoo.co.jp

西元2013年12月5日

王中英先生，經理
台灣蘭花種植公司
70152台南市大同路二段535號
電話：886-6-2355661；傳真：886-6-2357556
電郵：cywang@ms21.hinet.net

親愛的王經理：
詢問：台灣蘭花

我叫 Ｍitsuco 哈溪，是日本東京蘭花種植企業公司的銷售經理。我與助理托溪先生曾於西元2013年3月8日在台南縣台南蘭花種植區舉行的台灣國際蘭花展拜訪您的攤位。

我們對您展出的新品種蘭花感到印象深刻，它們的顏色很豐富、高雅且獨特。

我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價目表來協助我們在購買新一批蘭花之前做最好選擇。

很高興認識您， 期待您立即的回覆。

忠實地
Mitsuco 哈溪
Mitsuco 哈溪
銷售經理
日本東京蘭花種植企業公司
重要單字、詞組與句型
1.post  （名詞）攤位，駐點
2.assistant  （名詞）助手
3.breed  （名詞）品種
4.rich  （形容詞）豐富的
5.elegant  （形容詞）高雅的
6.unique  （形容詞）獨一無二的
7.illustrated  （過去分詞當形容詞）畫有插圖的
8.orchid show  蘭花展
9.orchid plantation  蘭花種植
10.were impressed by …  對（某物或某人）留下美好印象

造句練習
1.我與助理托溪先生曾在台南蘭花種植區舉辦的國際蘭展拜訪了您的攤位。
2.我們希望您能寄給我們畫有插圖的最近三年培育新種蘭花的目錄與價目表。