學校老師沒教的Excel 最強教科書：解決你業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點！

★全書超圖解！

經常遲交被修理？當上主管手忙腳亂？
作者萃取從不加班的管理者，
私下都在用的EXCEL技巧！


‧還在猛按電子計算機，算出業績與成本？
‧想呈現產品市占率……，卻不會用圓餅圖凸顯結果？
‧部屬交出的報表檔案多，無法整合仔細確認？

如果有以上煩惱，你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。
不論你是業務、行銷還是財會人員，也不論你是一般員工還是管理者，只要按照本書的解說，20分鐘就能完成原本1小時的工作！

★90%的管理者都不擅長Excel，導致……
　　作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程，發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能，在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題，消除90%管理上的煩惱。
然而，你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法，所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧，透過詳細的圖解和說明，讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。
如此一來，你就能有效率地解決龐雜事務，更能提升個人成果與團隊績效。因此，讓我們開始實務操作吧！

★學校沒教，如何讓Excel幫你製作各種報表！
你可以運用彙整、計算的功能，消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。
‧幾個部屬每日提交業務報告，如何立刻彙整成一個檔案？
‧猛按計算機，加總年度業績金額？寫出算式讓電腦代勞。
‧製作日程表時，逐一輸入日期很費工夫，該怎麼辦？
‧活用「貫穿加總」，不必變更格式，還能跨檔案加總數字。

★學校沒教，如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料！
你可以設定函數，並透過比較、篩選，看穿癥結、擬出改善方案。
‧想看出營收變化，先統一數據資料的格式才方便做比較。
‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數，篩選與分析業績？
‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額，找出他的KPI。
‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數？你的絕佳幫手是……

★學校沒教，如何讓Excel幫你凸顯業績表現！
你可以用簡報強調差異，激勵團隊成員或部門員工，讓他們自動自發。
‧用長條圖和排名表，哪個方式能刺激業績吊車尾的人？
‧長條圖、折線圖、圓餅圖……，如何針對需要選用合適圖表？
‧向上司或顧客做簡報，怎麼用圖表顯示出與別人的不同？
‧活用「註解」功能給予回饋，提醒部屬：「主管有在看！」

★學校沒教，如何讓Excel幫你節省工作時間！
你可以用各種功能鍵，節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。
‧想同時打開並列印不同月份的報表，按哪些快速鍵最方便？
‧用「Ctrl」搭配不同按鍵，你就能快速儲存、回復、搜尋資料！
‧想修改資料，卻覆蓋掉後面的文字？天啊，這是什麼魔法？
還有，一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……

‧54招學校老師沒教的Excel技巧，幫你縮短工作時間！
‧全圖解一步步解說操作竅門，讓你看圖就能立刻上手！

林學（Hayashi Manabu）
資訊科技撰稿人。大學畢業後，累積五年上班族資歷，再擔任電腦雜誌編輯、主編，然後獨立創業。
目前致力為一般上班族、管理者和經營者，舉辦研討會、培訓和演講，內容從IT商務應用、職場電腦應用，到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗，從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導，廣受好評。
另外，在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章，也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。

李友君
日文專職譯者，譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力，讓更多人體會到學問的奧妙之處。
譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。

推薦人
卡米爾數據專案經理　彭其捷
資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者　贊贊小屋

前言
前言　
學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用！

為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織，本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者，都能瞭解並實踐書中歸納的內容。
我長年為商務人士舉辦「資訊科技（IT）技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓，開設IT商務應用、職場電腦應用，甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。
我見過為數眾多的管理者，最近特別注意到一件事：具備IT技能與不具備的管人，呈現極大的差距。
有些管理者本來就有很高的Excel素養，因此學習要訣時吸收得很快，反觀同一家公司的另一位管理者，即使受到悉心指導也很難學會，甚至露出不解的表情，彷彿在問：「這樣的培訓真的有意義嗎？」
明明是同一家公司、相同職位，居然有這麼大的落差，實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多，但讓人不禁認為，這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。
然而，現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作，不只要處理自己分內的事務工作，還要管理團隊、分析問題並做出決定，以及培育各式各樣的部屬等，每天十分忙碌。
但是，我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧，無法直接與日常工作連結，既不能提高生產效率，活用的成效也不彰。

「明明可以用基本的Excel技巧，讓管理者輕鬆提高生產效率！」
「明明只需記住簡單的操作，就能讓管理無往不利！」
「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀！」

站在培訓IT和商務技巧的立場，我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境，提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念，我提筆撰寫本書。
其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧，反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而，本書跳脫其他書籍的風格，著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧，讓管理工作變得輕鬆一點。
首先，第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著，各章依照每天的工作情境，分別介紹管理者需要用到的Excel技巧，例如：資料加總與分析、管理工作進度和案件，以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說，以及每位商務人士都應知道的技巧。
我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力，提高團隊工作成果。

前言　學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用

Chapter 1 把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
1. Excel能幫助你什麼？
無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊

2. 你的數字力強嗎？
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異

3. 能否用圖表來說話？
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理
管理者的3大任務，都可以用Excel達成

Chapter 2 Excel複習課，喚起學校教的片斷記憶！
1. 複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案

2. 複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率

3. 操作時突然卡卡，可能是不小心……
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後，為何文字竟然消失不見？

Chapter 3 Excel進階課，分析資料、解決工作難題！
1. 會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始
固定數據的位數，表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料

2. 會分析數字與資料嗎？即使KPI也難不倒你！
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「―」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法

Chapter 4 Excel其他應用，管理時間進度與細節！
1. 檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間

2. 數字容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和

3. 進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急

Chapter 5 一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？
1. 數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖

2. 4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來

3. 善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！
報告並非收到看完就好，還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議

Chapter 6 圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小

Chapter 1　把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！

１. Excel能幫助你什麼？
（事業部會議當中）
事業部長：聽說目標達成率低於天數消化率，這樣真的能達成目標嗎？
無能課長：是的，部屬也在做最後衝刺，無論如何都會設法達成目標。
能幹課長：假如將幾乎確定會下訂單的預估營業額算進去，距離目標還差一千七百萬日圓。此外，本期預估可能下訂單的個案有十二件，只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心，但我會努力。
事業部長：嗯，我知道了。加油吧。

?無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
現在，越來越多的管理者身兼事務工作和管理責任，但首要工作仍然是管理團隊。姑且不論是否需要凡事親力親為，公司和高階主管都會要求團隊或部門管理者必須率領部屬，完成一個人難以達成的重大目標。
不過，現實中有許多人認為：「自己的事情已經夠忙了，實在無暇照應部屬」、「假如自己不能提高營業額，根本無法達成營業所的目標」。然而：

・Ａ營業所大半的營業額來自營業所所長，且衝出相當高的業績。
・Ｂ營業所的業績雖然比Ａ營業所低，但是多數營業額來自部屬的戰力。

這種情況下，各位認為哪一位營業所所長會先升遷呢？不用我說，各位都會認為是Ｂ營業所所長。Ａ營業所所長身為工作者的表現或許比較優秀，不過公司和高階主管對於團隊或部門管理者的要求，應該是盡到統率團隊的責任。
實際上，我曾經聽過某位老客戶的社長，在新任管理者培訓研習中，對學員說：「公司培訓管理者的著眼點，在於可以把幾名員工交給這個人。假如他能管理兩、三個人，我們將提拔他成為主任或團隊領導者。假如他能管理十個人，則提拔為課長。假如他能管理五十個人，則提拔為部長。組織是依照這個原理，才得以運作。」我也認為確實如此。
話雖如此，世界上還是有許多人為了達成公司分派給部門的目標，只憑一己之力拚命工作，而不願依靠團隊。即使可以達成當期目標，也不可能永遠持續用這樣的方式工作。
如果不是萬不得已的狀況，例如：「公司經營狀況嚴峻，沒達成目標就會破產」，或是「公司奉行實績主義，員工無法達成目標會立刻被降職」等，應該先徹底奠定管理基礎，就算是錯過眼前的目標，也不是什麼大問題。即使管理者的評價在此時下滑，但在業績反彈後，評價反而會上升。
「管理者不管理團隊，評價絕不可能提升。」在整個培訓過程中，我意外地發現，被數字追趕的管理者不懂得這個理所當然的道理。

?確認日報表，是管理團隊的第一步
日本企業會設置日報表或業務報告等管理工具，即使沒有隨時在員工身邊確認工作情形，只要閱讀這些報告，就能有效掌握狀況。然而，許多管理者認為這是公司的規定，於是只會要求部屬提交報告，自己卻看都不看。
我曾在一次管理者研習活動中，安排讓學員分析部屬實際提交日報表的課程。其中一篇日報表的內容是：「早上直接前往秋葉原，上午回到辦公室，下午再度去秋葉原，傍晚訪問客戶後直接回家。」
這位部屬的主管在研習時才首度發現這件事，驚訝得啞口無言，因為這樣的時間運用太沒效率。
還有業務員寫著：「上午訪問澀谷的客戶再回公司，下午前往品川拜訪客戶，之後與客戶在神田見面。」有管理者發現這一天花費大部分時間在移動上，其實只要改變拜訪客戶的行程，就能大幅提升工作效率。只要管理者願意花兩、三分鐘看一張日報表，便能大致掌握部屬的工作方式。
上述那位啞口無言的管理者，事後追問部屬為什麼一天去兩次秋葉原。對方回答是受客戶之託前往秋葉原購買零件，但是店家十一點才開，而開店後進去才發現自己不曉得零件的產品編號，於是再跑一趟。
這個理由讓人覺得根本是敷衍了事。然而，部屬認為反正主管不看日報表，隨便寫寫就交差，即使時間運用方式不恰當，但不會挨罵就好。
其實管理者只要稍微過目也好，一旦發現業務報告中有需要注意的地方，應該詳細詢問部屬或是提供建議。部屬知道管理者在注意自己，就會逐漸改變自己行動和時間運用的方式。我認為這是管理的第一步。

?為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
現在使用Excel製作日報表和業務報告已成為主流，因此Excel可說是管理的必備工具。部屬只要使用既定格式並輸入內容，會比手寫日報表和業務報告來得更有效率，而且大家不會身陷大量紙本文件當中。
然而，從現實角度來看，並不是使用Excel，就能提升管理的精確度和效率，有時甚至可能導致管理效率開倒車。
首先，有些管理者沒有仔細閱讀部屬提交的日報表，而且在電腦螢幕上捲動、閱讀報表，畫面上小小的文字容易讓眼睛感到疲勞，其實出乎意料地麻煩。
Excel的數字表格容易使閱讀者覺得很辛苦，特別是對數字不拿手的人會覺得只是羅列一堆數字而已。因此，有不少管理者只要求部屬提交報告，卻沒有徹底查看內容。
另外，管理者不可能閱讀過去的日報表。光是部屬人數乘以工作天數，Excel的檔案數量便相當龐大，即使看名稱也無法馬上知道其中的內容。沒使用這些資料，真是暴殄天物。在這種情況下，要求部屬做日報表，不僅勞煩他們耗費心力，還佔據工作時間，甚至是種危害。
從部屬花費的心力來看，最近要求員工製作報告和資料的公司與日俱增，而這個狀況也發生在管理者身上。順道一提，新接單率、平均訂單單價、業務拜訪次數、客戶別營業額比率等資料，都可以藉由Excel輕鬆製作出來。為了提高預測營業額的精確度，公司會要求管理者提交各種資料。相信應該有不少人同意我的說法。
如果將資料活用在管理上，確實能帶來幫助，但實際上大家沒有確實活用。還不如說，減少為了製作而製作的資料，實際推展工作的時間才會增加，並且提升業績。

?擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
乍看之下，公司的管理效率似乎會因為使用Excel而進步，但實際上有不少公司反而出現負面影響。
不過，無法將Excel資料活用在經營管理上，不表示不應該使用Excel。反過來說，只要善加利用Excel，就有機會拉開自己與其他人的差距，因此必須學習相關的知識和技術。
然而，管理者必須著重學習的知識技能，與一般員工需要的技能極為不同，這正是本書著重的部份。用一句話來說，一般員工需具備的Excel技巧，著重於有效製作Excel資料，而管理者必須具備的技巧，則著重於解讀部屬提交的資料，並歸納新資訊。
舉例來說，請各位思考一下輸入資料的速度。光是輸入縱横的數字表格時，速度就會出現極大的落差。雖然這與每個人打字的能力有關，但更大的問題是儲存格之間的移動。
在Excel表格中輸入資料後按下Enter鍵，選取的儲存格基本上會移動到下方。若要輸入橫向的資料，最常看到有人按「→」、「↑」鍵，重新使選取的儲存格回到右方。不過，只要輸入後不要按下Enter鍵，而是按下Tab鍵，就可以一次將選取的儲存格移到右邊。
另外，假如輸入完縱列的資料後，想要往右一欄從頭輸入內容，大多數的人會在輸入完最底端的儲存格後，用滑鼠捲動工作表，再點選右欄開頭的儲存格。但其實，只要在一開始輸入時，指定儲存格範圍，輸入完最底端的儲存格後按下Enter鍵，就可以移動到右欄開頭的儲存格。
將雙手放在鍵盤上、以流暢的動作「輸入資料」→「Enter」→「輸入資料」的人，比起反覆將手移動到方向鍵或滑鼠上、漫無章法輸入資料的人，工作效率當然會出現極大的差異。
如果管理者因為部屬輸入資料的速度太慢，而感到焦躁不安，不妨將這個技巧告訴他。這本來就是一般員工需要使用的技巧，而對管理者來說並非必要的能力。希望各位了解，輸入原始資料本來就是部屬的工作，而管理者必須解讀與編輯資料，並將多位部屬提出的資料彙整成一份文件。

?優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
相信許多人會要求部屬提交日報表之類的文件，不過各位想過為什麼要這樣做嗎？大部分的人都認為這只是公司規定，而沒有深入思考其中原因。
對部屬來說，撰寫日報表要花費很大工夫，搞不好他們還會覺得：「與其將時間耗在這種東西上，還不如多拜訪一個客戶。」因此，如果日報表無法與管理產生直接連結，便無法發揮效果。
有趣的是，我目前遇到能使業績蒸蒸日上的管理者，多半不是使用公司規定的格式，而是使用自行修改過的格式。他們的理由是：總公司的人不懂第一線的情況，公司製作的日報表格式派不上用場。
他們說：「假如不能從日報表一眼看出管理所需的資訊，製作這些報表就沒有任何意義。」他們甚至還會頻繁變更日報表的格式。
舉例來說，假如覺得業務活動的效率變差，想要確認問題是否與拜訪次數過少有關，便應該在日報表設置「拜訪次數」的欄位。另外，要是覺得拜訪只是為了問候或拜訪老主顧，或者只是去找願意接見的客戶時，則應該設置「訪問目的」的欄位。
只需在拜訪次數的欄位設置「COUNTA函數」的儲存格，就能計算拜訪地點的欄位輸入多少次，也不會增加部屬的負擔。
同樣地，拜訪目的的欄位只需要設置「初次拜訪」、「突發拜訪」、「問候」、「提案」和「成交」等選項，並且輸入代表符號，這幾乎不會增加多少工作量。至於次數各有多少，可以使用COUNTIF函數自動計算。
能有效率地匯集管理所需的資訊，不造成部屬的負擔，並活用日報表，正是能幹管理者的Excel工作技巧之一。只要計算每天日報表當中的拜訪次數，部屬也一定會加強意識。相較於「只會交給別人做」的管理者，當然會產生極大的差異。
還有，想要以儲存格列出管理所需的資訊時，箇中訣竅是將儲存格歸納、設置在文件的開頭。如此一來，只要打開日報表檔案就可以迅速檢查。即使必須恢復成原本提交給公司用的日報表格式，只需要刪除整欄，就可以輕鬆回復原狀。


２. 你的數字力強嗎？
（跑完業務一起回公司的途中）
主管：那位客戶要求我們打到九折，但也有資料顯示，就算沒有降價，如果客戶瞭解我們的產品價值，回購率也比較高。
部屬：您對數字真的很拿手呢！我也想變得像您一樣厲害。
主管：說什麼對數字很拿手，其實這只是小學程度的計算罷了。
部屬：咦，是這樣嗎？
主管：只要掌握四則運算、比例和平均的技巧，多半都能應付過去。其實我知道的Excel函數也是屈指可數。

?具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
若說能幹的商務人士應該具備什麼條件，果然還是得對數字拿手（＝數字力）。不論是營業額，還是利潤、業績，都必須透過數字計算。
雖然也有像是人事考核等不需要使用到數字的工作，但為了做出適當評估，也會制訂KPI（Key Performance Indicator，關鍵績效指標），並且設法算出可以測量判定的數值。所以，一旦成為管理者，數字能力是不可或缺的能力。
然而，商務上對於數字能力的要求並不嚴苛。以我自己的經驗來說，進入公司後被分配到事業企劃部門，卻也沒用過微積分、標準差和平方根之類的數學工具。
我在某家企業開設提升數字能力的培訓課程時，曾重新思考到底什麼是數字能力。當時，我首先想起出現在上述對話中那位對數字拿手的課長，他是我在第一線研習時被分配到的主管。
實際上，除了金融業、會計與財務等部門之外，從事其他工作只要有小學程度的算術能力就綽綽有餘。畢竟，做生意計算盈虧已是老生常談。因此，我在培訓課程上觀察商務人士，留意具備和不具備數字能力的人有什麼不同，結果發現有兩個主要的差異。
第一個差異在於：能否藉由概算瞬間求出約略的數字。比方說，當二千九百八十日圓的商品賣掉二百一十二件時，沒有數字能力的人會想用計算機算出營業額。
相較之下，具備數字能力的人只花短短一、兩秒，便回答：「大約六十萬日圓」，因為他們會以「賣了兩百個三千日圓的商品」，來約略計算。
即使最後提交報告的數字必須正確，然而只要數字位數沒有出紕漏、數值看似沒有估計錯誤，就能大致預測結果。
現在已進入要求經營判斷速度的時代，管理者必須迅速做出決策，哪怕有些許誤差，也要懂得掌握狀況。從經驗來看，工作做不好的人往往會因為「資料還不確定」，而不肯下判斷。如果能盡早預測「這樣下去無法達成營業額目標」，那麼可選擇應對的方法就越多。
另外，不久前日本相當流行「地頭力」一詞，這是以費米推論為中心，將已知的數值加以組合、推算出大概的數值，而經常看到的相關練習題，包括「日本全國有幾根電線桿」、「日本全國有幾間美容院」等。其實，即使答不出來，也不代表沒有數字能力或是地頭力很弱。
然而，擁有數字能力的人聽到某家系統開發公司的員工有一百人，就可以從「系統開發業平均一名員工的營業額為一千萬日圓左右」的資訊中，概算出該公司的營業額規模約有十億日圓。概算可以幫助你約略掌控大局，而具備這樣能力的人當然可以勝任工作。
第二個差異在於：擁有數字能力的人會搭配各種數值，求出分析指標。例如：營業額和客戶人數的成長率、平均客戶營業額單價、前十名公司的營業額依存率、獲得新進客戶數等。
如果只看表格的數字，不一定可以從中發現問題。然而，能利用資料求出分析數值，便可以察覺意想不到的問題，這也與發現和解決課題的能力息息相關。
求出分析數值不見得需要困難的計算，只需使用Excel建立算式，就能輕鬆求出分析數值。第三章將詳細介紹有效且精準的分析技巧，但一切的起點是要具備願意活用Excel數字資料的認知和態度。