成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半

名人推薦：拾木文具創辦人及手帳達人／MUKI

《經理人月刊》總編輯／齊立文

工作能力強的人的做事順序

悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。

事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先，從第1條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（Just In Time，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧，第3條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。

如果你處理問題，像「對症療法」（Symptomatic treatment）一樣，症狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。

接下來，我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

設定「有效期限」，過了就丟

現今有很多資料、資訊、物品，都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候，就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上，還是有很多人會如此找藉口：「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」，無論如何就是無法丟棄。

「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：

一、總有一天會派上用場

第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「蒐集癖」。

二、只有放在自己手邊才能安心

另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。

在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。

你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。

有效期限（1） 6個月～最長2年

價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。

有效期限（2） 3年～5年

機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。

有效期限（3） 長期持有

放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。

活用7個道具，亂得恰到好處

在辦公室裡，有7個道具可以供大家使用，這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。

每一種用品都有統一的規格，而且堅固、耐用。另外，這些東西在文具店都買得到，而且價格相當便宜，所以大家使用起來應該都能隨心所欲，不會有任何顧忌。

請大家一定要備齊這7個道具，而且要精熟使用方法。如此一來，一定能夠提升每天的工作效率。

（1）釘書機

可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套，釘書針用完的時候，就不會慌張。

重點：可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具，可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水，也不需要在文件上打洞，非常方便。

（2）便利貼

顏色至少3種，請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。

重點：任何地方都可以貼，而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用，就可以當成「標記」、「便條紙」使用。

（3）長尾夾

請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。

重點：迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間，使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾，夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。

（4）螢光筆

請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆，而且最少要準備2種顏色。

重點：方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分，一頁不要超過3種顏色。

（5）Ｌ型透明文件夾

如果想用顏色來區別文件的類別，請準備5種不同顏色的透明文件夾。

重點：不會立即使用的文件很容易遺失，所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外，如果配合使用的目的，分別使用5種不同顏色的透明文件夾，之後要找文件會更方便。

（6）彩色標籤貼紙

請選購圓形、直徑14公釐到20公釐，有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。

重點：顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤，既容易尋找文件，也方便歸回原位。

（7）B6便條紙

請選購紙張輕薄、B6大小、有底色（例如淡藍色）的便條紙。

重點：可把筆和便條紙搭配成套，放在辦公室許多地方，需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字，想要保留的話，就用釘書機釘在A4大小的厚紙板（pasteboard）上。

工作能力強的人的做事順序

悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。

事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先，從第1條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思...

這樣整理，工作更有效率

拾木文具創辦人及手帳達人／MUKI

「桌上總是亂成一團，看了心情好煩悶。」

「想要花時間整理，但客人總是來來去去很不方便。」

身為獨立文具店的經營者，我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西，一開始可以很自豪的說：「我都知道這些東西放在哪裡喲！」但是當時間一久，突然要找特定資料時，腦袋還是會一片空白，然後花個3、5分鐘開始找資料。

但人生，有多少個5分鐘可以浪費呢？

所以每到一個週期，我就會卯起來整理書桌，讓它變得整齊乾淨。但好景不常，接踵而來的各式文件又再度打亂我的節奏，然後繼續這個循環。

直到看了作者壺阪先生的《成功人士這樣整理辦公桌》後，我了解到一件事情：「整理是為了效率，不是為了整齊」，整齊只是肉眼看了開心，但實際上找文件的速度，不會因為整齊而有所改變，甚至把資料一疊一疊的拿出來後，就會懶得讓它恢復成整齊的樣子；所以作者提倡的「捨、活、續整理術」，正是解救我們這些迷途羔羊的好方法！先將所有東西分成丟棄與保留兩類，如果猶豫不決，就設一個有效期限（我覺得稱為「待觀察」也滿貼切的）；接著活用自己的腦袋，使用檢索本位思考法，讓不重要的資料從大腦中清除；最後也是我覺得非常重要的一點，即持續整理並保持這個循環。

在文具店上班，不管是工作或私人時間，都會用到手帳管理生活，本書第三章也花了很多篇幅，講述手帳與工作效率間的關係，讓我受益良多。我們都希望工作有效率，所以與其花時間裝飾手帳，不如確實把手帳當成一個工具，這個工具只有一個目的，就是提高你的工作效率。

我很認同作者對工作手帳的挑選建議，尤其是「時間軸」與「輕薄」這兩部分，其實稍微思考就能了解，我們不也是捨棄了手帳中較累贅的功能，並且活用手帳清空自己的大腦，持續的使用手帳嗎？這又再度印證了「捨、活、續整理術」理論──不只能用在辦公桌整理，還能用在手帳，甚至大到整個人生態度與生活習慣。

最後跟大家分享我很喜歡的一句話：「管理日程不是為了塞滿每分鐘，而是為了把需要的每件事做好。」

我想整理術也是一樣，並不是為了讓畫面整齊、美觀，而是為了效率。

這樣整理，工作更有效率

拾木文具創辦人及手帳達人／MUKI

「桌上總是亂成一團，看了心情好煩悶。」

「想要花時間整理，但客人總是來來去去很不方便。」

身為獨立文具店的經營者，我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西，一開始可以很自豪的說：「我都知道這些東西放在哪裡喲！」但是當時間一久，突然要找特定資料時，腦袋還是會一片空白，然後花個3、5分鐘開始找資料。

但人生，有多少個5分鐘可以浪費呢？

所以每到一個週期，我就會卯起來整理書桌，讓它變得整齊乾淨。但好景不常，接踵而來的各式文件又再度打亂...

你的辦公桌，代表你的工作能力

三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

在指導的過程中，我深切的體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山，亂七八糟。」

「老是找不到東西。」

「想整理，卻不知該從何下手。」

「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

◎找不到文件，浪費的不只是時間

對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

‧ 文件是否散亂於各處？

‧ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？

‧是否無法自由操作電腦滑鼠？

如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是50日圓（約新臺幣13元）──這是日本上班族的平均成本。

如果你找一份文件要花10分鐘，就等於把500日圓（約新臺幣132元）丟進了水溝裡（按：以主計處公布2016年臺灣上班族平均薪資51000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則臺灣上班族一分鐘的薪水約5元，10分鐘就是50元）。

所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要整理好辦公桌周遭環境，從今天起，你就可以做好工作。

◎ 我推廣了30年的辦公室效率革命

抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的關鍵技巧──成功人士都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三項：

一、 捨：丟掉。

二、 活：活用。

三、 續：繼續。

只要把這三項規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」，提升工作效果。

用本書的「捨、活、續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。

願大家都能最輕鬆的心情閱讀，並把握本書的技巧來豐富自己的人生。

你的辦公桌，代表你的工作能力

三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

在指導的過程中，我深切的體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山，亂七八糟。」

「老是找不到東西。」

「想整理，卻不知該從何下手。」

「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

◎找不到文件，浪費的不只是時間

對上班族來說，這可是...

推薦序　這樣整理，工作更有效率／MUKI

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉／先整理，再整頓／捨不得丟，怎麼辦？／
設定「有效期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用／腦袋要當水龍頭用，不是水桶／一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續／下班前5分鐘，要做2件事

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留，60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道具，亂得恰到好處
場合一　個人辦公空間／所有工作，都從辦公桌開始／稍不留神，桌面就會亂七八糟／
解決辦法：設置「暫置文件」區／最下層抽屜，能力強的人怎麼使用？／
把名片當「資料庫」使用／分辨要「丟掉」還是要「運用」／
通訊錄要分「常用」與「備用」／桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！／
雙軸管理法：專案、階段
場合二　與同事共同的空間／豎立文件，好找又省空間／用顏色分類，文件快速歸位／
建立共用資料的使用規則

第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上
手帳，該怎麼挑選？
使用手帳的6大規則
桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限
一進辦公室，就知道今天的工作順序
把工作拆解成幾個5分鐘任務
下定決心：今天要準時下班
用零碎時間終結零碎工作
公事包如何整理，可成為行動辦公桌
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣
要速記，但也要讓別人看得懂

第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓
會不會整理電腦，直接關係到工作效率
電腦桌面亂七八糟，腦袋就會……
這樣整理資料夾，不用花時間找檔案
收件匣，一分鐘整理完畢
做備份，就是一種危機管理
這些工作用電腦處理，反而沒效率
一天一分鐘的電腦整理術
太依賴電腦，你會失去4種能力！

第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理
先從人生態度開始整理
重新設計生活習慣
好好放鬆，工作更有勁
丟掉無用之物，找回單純生活
重要文件，不能只有自己知道藏哪裡
整理，就是「人生的再設計」
現在就開始動手：整理

推薦序　這樣整理，工作更有效率／MUKI

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉／先整理，再整頓／捨不得丟，怎麼辦？／
設定「有效期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用／腦袋要當水龍頭用，不是水桶／一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續／下班前5分鐘，要做2件事

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留，60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道...