超效率資料整理術

自序 圓夢必備的「資訊」與「時間」


我內心懷抱著許多夢想，雖然有部分夢想已經實現了，但是尚未達成的仍然為數不少。各位讀者的心中，想必也有許許多多的夢想等待你逐步地實現吧。

不過，倘若有人問你：「如果想要實現夢想，應當具備什麼呢？」不知道各位會怎麼回答？

打個比方好了。假設有兩個人懷抱著相同的夢想，他們的腦筋都一樣聰明，體能也不相上下。倘若其中一個人實現了這個夢想，而另外一個人卻未能如願以償，大家覺得，是什麼因素造成這兩者間的差異的呢？

又比如說，其中一個人「及早」而且「確實」地實現了他的夢想，而另外一個人卻在「經過了相當漫長的一段時間」之後，所達成的成果「跟當初所設想的夢想比起來，還有一段落差」，那麼，造成這兩個人最後獲致不同結果的，到底是什麼呢？

或許有些人會回答說：「這是因為『運氣』的關係吧。」但是影響最後結果的，並不是像運氣那樣眼睛看不見、無形且不確定的因素，而是更為現實的「實現夢想所不可或缺」的因素。那就是「時間」和「資訊」。

我二十一歲的時候，每天都為了工作而忙翻天，不管做什麼事，都覺得自己像是機器般不斷地空轉著，徒然白費精力。心中不禁開始擔心，如果再這樣下去，到頭來我可能會一事無成，一切將終告徒勞，不過是浪費時間罷了。

於是當時我就決定在記事本寫下自己所有的「夢想」和「想做的事」，製作一份其後十五年的「未來年表」，打算根據這份行事曆朝著我的人生目標邁進。

在此同時，我下了一個決心。

「想要實現夢想，時間和資訊是不可或缺的。為了同時取得這兩者，我必須學會整理資訊、資料的技巧。」


高中休學那時，我完全沒有什麼整理資料的概念，只是「懷抱著許多夢想」，「因為有這些夢想，所以需要處理的資料相對增加了」，「結果我只是在各種良莠不齊的資訊中打轉，徒然浪費時間而已」，「反而離夢想越來越遙遠」，當時這樣的惡性循環不斷重複上演著。

之後我深切領悟：如果不重新檢視自己所懷抱的諸多夢想、不多多收集相關資訊並且善加篩選，在實現夢想的前置作業階段──也就是最重要的篩選工作，很可能會犯下錯誤。我還體認到：如果不能在充斥周遭的各類資訊中找出有價值的部分並且善加利用，我就別想要實現夢想了。

另外，倘若我學會了整理資料的技巧，之後就不需要花太多時間找資料。這樣一來，就可以將這些多出來的時間用在思考「如何實現夢想」或是其他優先順序較高的事情上了。

於是我開始搜羅、研讀一本本跟收集資料、整理資訊有關的書籍。之後我又接觸了網路，進一步確立了獨樹一格的、所謂的「熊谷式資料整理技巧」。

我想，我之所以能夠實現自己在二十一歲時立下的志願，「在十五年內創立一家股票上市公司」，並且讓這家公司的股票在東京證券第一部上市，就是因為學會了這種整理資訊的技巧，從而讓有價值的訊息成為自己的囊中之物，並且有效率地善加利用時間。除此之外，沒有其他訣竅了。

在本書中，我想跟大家分享的，就是這個「熊谷式資料整理技巧」的訣竅。如果大家能夠將這個整理資訊、資料的技巧融會貫通、善加運用的話，那麼，實現夢想的可能性和速度，以及所實現夢想的品質，應該都會大幅提升才是。

雖然我們無法憑藉著人為力量提高「運氣」，但是「時間」和「資訊」卻是可以靠著自己的努力和苦心經營而逐步增加的。


我之前的著作──包括《記事本圓夢計畫》（中譯本，商周出版，台灣），以及《從二十歲開始的夢想設計圖》（大和書房，日本）等，都曾經介紹過各種實現夢想的方法。不過針對實現夢想的各種方法，在這本書中，我將會傾囊相授，知無不言、言無不盡。

因此，我將在這本書當中跟大家分享不知不可的資料整理技巧，藉由這些技巧，大家可以「更貼近實際」、以「更快的速度」實現「更高品質」的夢想。

這本書可不是要讓你「放在書桌旁或是電腦附近當裝飾品」的，也不是一本「給整理狂的資料整理教戰守則」。

「想要實現夢想。」
「為此，我們需要資訊和時間。」
「為了讓資訊和時間成為我們的後盾，整理資訊的技巧是不可或缺的。」

以上是我面對資訊的策略之根本。熊谷式資料整理技巧所講的，就是實現夢想的方法。

在擁抱網際網路的這個時代，流通世界的資料、訊息越來越多了，因此整理資訊的技巧也就更為重要。

我衷心企盼這本書能夠助大家一臂之力，協助大家以更快的速度，用更切合實際、更精確的方式實現自己的夢想。


第一章：熊谷式資料整理技巧「七大原則」
我二十年來資料整理技巧心得之大成

1 夢想暨目標導向

本章將介紹的七大原則，可說是「熊谷式資料整理技巧」的骨幹。

接下來我會介紹怎麼整理電腦、記事本以及資料夾，整理上述這些東西的技巧有些方法是共通的，就是後面所提的七大原則。雖說整理技巧具體的方法也很重要，但若只介紹那部分，卻對「該把目標放在什麼方向」一知半解，那麼也很難期待資料整理技巧能發揮多大的效果。所以，若是能了解這章所介紹的整理技巧七大原則，大家就能舉一反三、觸類旁通，想到：「這個方法應該適用□□原則喔。」這麼一來，就能夠對各項技巧的方法有更深一層的體認。

另外，與其介紹具體的方法，還不如提示大家「基本架構」之類的原則，這樣大家實際整理資料時，將可以發揮更大的效果。基於這樣的想法，接下來我將為大家介紹我個人二十年來心得之大成──熊谷式資料整理技巧七大原則。

原則一為「夢想暨目標導向」。讀者可能會覺得這部分稍有重複，還請見諒。不過，正因為這部分的內容是最重要的，所以容我再次大聲疾呼。

不具夢想導向的資料是一文不值的，而漫無目標地整理資訊亦是終告徒勞的。

正因為抱持著夢想，資訊才有其價值。比方說，你花了一整年的時間泡在圖書館裡讀書，但假如你心中沒有抱持著什麼夢想或目標，不明白「所作為何」，那麼這一整年所獲得的知識對你而言根本毫無價值，跟垃圾沒什麼兩樣。相反的，倘若你心中有夢，或許某人不經意的一句話都可能啟發你、為你所用，改變你的人生。

同理，若心中沒有目標，整理資料終歸是浪費時間和勞力罷了。雖然我認為整理資料確實有其必要性，但我可不是要讀者們為整理而整理、成為資料整理狂。相反的，你必須在整理資訊、資料的過程中體驗到樂趣、抓出重點。

那麼，我們整理資料的目的究竟是什麼呢？就是為了達成夢想和目標－－「為了爭取更多時間好用來實現夢想」、是「為了要讓時間花得更值得、更有成效」。

假如忘記「夢想暨目標導向」原則，貿然地「為了整理而整理」手邊的資料，即使經過整理的各項資料看似井然有序、頗像一回事，但其優先順序或分類方法不過是一種「形式」，跟圓夢完全不相干，對實踐夢想也沒什麼幫助。


2 集中收納於一處

盡量將資料集中管理，收納在同一個地方。這就是「集中收納於一處」原則。

要收存我們所收集的資料，有許許多多的地方、各式各樣的形式可茲運用；比方說：筆記本、檔案、記事本、活頁式資料夾、桌面空間、紙箱或是電腦等等，多不勝數，在此就不一一列舉了。

不過，與其將資料散置在各個所在，還不如集中收納在一個地方，這樣一來，不僅找資料的速度會比較快，環境看起來也比較清爽，頭腦當然也會較清明、有條理。因此，我們應該要下工夫盡可能地將資料集中在某個地方。

我自己是將整理資料、資訊的「場所」限定在「記事本」、「書櫃」以及「電腦」這三個地方。書櫃中收納的是A4資料夾、書籍、媒體資料（如音樂等）。

顧名思義，取名為「集中收納於一處原則」，表示我真的很希望讀者能將收納場所限定在一處。但是，實際進行整理、收納的話，我認為上述三個「地方」應該是最好的選擇。

此外，說到電腦，我想不少讀者的電腦桌面應該會有一堆類似「Word檔案資料夾」、「Excel檔案資料夾」、「PowerPoint檔案資料夾」，乃至於「電子郵件資料夾」之類的玩意兒吧。

以我本身為例，「集中收納於一處原則」也適用於電腦，所以我會盡可能簡化事情，比如把所有資料存放在「電子郵件資料夾」和瀏覽器的「我的最愛」中。

雖然我已經盡量整合這兩個地方了，但是目前科技發展還不到那個程度，想要將電子郵件和瀏覽器功能整合在一塊兒，仍有相當的難度。

照這麼看來，在實際操作上，要做到將所有資料收存在一個地方恐怕不太容易，但總之我的做法就是「盡可能」將資料存放在同一處。

這麼做的好處，是可以防止資料散置四處，之後要將資料取出使用時，就不會不知道應該從哪兒著手，能夠輕輕鬆鬆地找到。



3 依尺寸、形狀進行收納

跟「集中收納於一處原則」有很大關聯的，是「依尺寸、形狀進行收納原則」。

在整理報紙和雜誌等平面媒體的資料時，之所以會產生雜亂無章的感覺，其中一個原因是資料、剪報的形狀各異、大小不一。為了避免這種混亂感，應該將所有平面媒體上的資料都統一成記事本（我個人用聖經尺寸）或A4紙大小。

一般平面媒體上的資料形狀五花八門，尺寸也相當多樣（包括A5、A4、A3、B5和B4等）。剪報的大小、形狀會因為新聞內容的多寡、版面安排而不同，而雜誌資料有些會採用A4變形版本，從小型傳單到大型目錄等，可說五花八門、琳瑯滿目。

如果試著根據各個分類整理資料，會發現實在困難重重，怎麼做都不對勁。

「我是很想按照題材分類、整理資料啦，可是如果用最大的資料夾收存，尺寸較小的資料就會縮在角落；相反的，如果用較小的資料夾，那麼比較大張的資料又會突出來。那好吧，就依照資料篇幅的大小整理看看好了。但是這麼一來，同樣主題的資料又會散置在各個地方，檢索、翻找時就得花費一番工夫了。」我想應該有不少人有過這樣的經驗吧。許多人對類似的問題頭痛不已，想不出解決之道，最後只是消極地認定：「整理資料還真是麻煩！」其實我也曾經為此困擾過，最後我所得出的結論就是「整理資料第一步，就是要統一資料尺寸」。

於是我決定將所有取得的書面資料都統一成記事本尺寸或是A4大小。

首先，為什麼要統一成記事本尺寸呢？那是因為我習慣將所有跟夢想有關的事情一五一十地記在記事本中，而且不管什麼時候、不論我要去哪兒，總會隨身攜帶這個記事本。我用的記事本是聖經尺寸，這是因為它攜帶方便，另外這個大小的記事本所能記載的資料量對我而言也足夠了。


在電腦上利用Excel所製成的行程表或是PowerPoint資料等，幾乎都是A4或B4大小，我會將這些資料縮小影印或是摺疊起來，好讓它們剛好可以收入記事本中隨身攜帶。

若是要將大小超出這個尺寸的剪報或雜誌資料，收存在記事本中的時候，我會運用設計公司所發明的「地圖收納要領」－－摺疊該份剪報時，讓標題或日期露出來。更詳細的摺疊方法介紹，請參考第四十三頁的圖例說明。

至於我決定採用A4尺寸的理由則非常簡單，因為A4可說是目前全世界流通文件的標準尺寸。

如果遇到尺寸小於A4的資料，我會將它們收納在A4大小的透明資料夾中，而從報紙或雜誌上剪下來的資料，則一律貼在A4紙上，以收「統一尺寸」之效。

假如資料的尺寸比A4大，就比照前面所提到的「地圖收納要領」將它摺疊起來，再收入資料夾；傳單或目錄這類資料也可比照辦理。由於書面資料可以摺疊，因此可以輕而易舉地將它「變形」成A4大小。

另外，如果碰到一些更大型的資料，可以稍微花點工夫，先將重要的部分影印在A4紙上，再加以歸檔。遇到這種情況，或許我們可以在資料夾上做個記號，比方說註明「原稿在書櫃中」等等。

如果能利用上述方法將各種資料外觀予以統一，不管是整理資料、還是控管資料，都會變得輕鬆不少喔。



4 標示資料的日期及出處

收集、整理平面媒體的資料時，尤其要特別注意這項原則。我認為「未註明日期的資料是沒有價值的」，所以一定會在各類資料上標示日期。這是基本工夫。

不知道大家有沒有過這樣的經驗：比方說，在不知不覺中用了沒有標明日期的老舊資料；或是在整理好的資料上發現非常棒的數據，但光是查出這些數字是什麼時候發表的，又額外耗費了不少時間。

「資料」這種東西，如果你在使用的時候沒有參酌它發表之初的時代背景，就沒有什麼意義了。

另外，在資料上標示日期對於往後進行檢索、找出資料也是相當有幫助的，這麼做可以防止下列情形發生：某月某日洽公時使用的資料，這回也可以原封不動地拿出來用，但是由於所有洽公資料都沒有標示日期，當初只是隨隨便便地胡亂收起來，所以為了找出上一次的資料，費了一番工夫。

另外，假設你將某件工作交給下屬處理，之後覺得好似石沉大海，就可以私下查看開會紀錄，然後指正他們：「就是某月某日開會時指示你們辦理的那件事啊！」用在這方面雖說有點耍心機啦，不過我個人會在記事本中記載所有會議紀錄，所以想用藉口搪塞我可是沒有用的喔。將委託他人的事務連同受委託人、內容以及日期一塊兒記錄下來，做成資料，這或許也算是有效運用人力的一種技巧吧。

此外，還必須在資料上註明其來源（出處）。如果無法清楚地指出這信息「是誰提供的」，信息的說服力就會大打折扣。再者，即便是同樣的資料，由於提供者不同，很多時候它的意義或是人們對它的解讀也會不一樣。

因此，我一定會將資料的來源記錄下來。以報紙取得的資料為例，取自《日經新聞》我就會標注「NK」，取自《日經流通新聞》則是標上「NR」。如果事先訂好原則、決定什麼樣的來源用什麼樣的註記，那麼遇到要記錄資料來源時，就可以輕鬆搞定了。

不論是自己所發出的信息、或是從他人處取得的資料，抑或所使用的資料，一定要隨手標記日期和出處。希望大家可以養成這個習慣。



5 藉索引或標題輔助整理

我想大家或多或少有過這樣的經驗：不論是書面資料或電腦資料，因為忘了當初是用什麼標題（索引）分類、儲存的，結果找不到了；所以怎麼樣設計索引就格外重要了。怎麼樣設定索引邏輯，將會大大影響日後檢索、查找資料的效率。

這裡上場的是「藉索引或標題輔助整理原則」，其重點在於設定索引原則，以便往後能藉各種方式迅速地找出資料（另參見「相互參照原則」，第四十八頁）。

索引要寫什麼呢？我是用「起始字假名中的A段」（註：即日文五十音中的第一段A、Ka、Sa、Ta、Na、Ha、Ma、Ya、Ra等）、「前三個假名」、「主旨」及「備註、明細」等。只要寫下這些項目，就可以用許多方式迅速找到所需的資料。

首先要決定資料的「主旨」。不用想得太複雜，只要將腦子最初浮現的關鍵字當主旨就行了。整理資料時，你的腦子最初靈光一閃所想到的關鍵字，往往也會是你日後回想時最先想起的字。

決定主旨後，就將「起始字假名中的A段」「前三個假名」寫在索引最開始的地方。根據我的經驗，依照A、I、U、E、O的順序整理資料，檢索效率是最好的。

遇到書面資料，最後再加上日期的話，之後也可以用日期迅速地檢索、翻查。

至於電腦檔案，由於會自動附上日期，所以就不需要另行標示了。



6 相互參照

所謂「相互參照原則」，是指利用一個以上的條件檢索單一資料。用熊谷式資料整理技巧整理過資料後，不論依「時間順序」、「A、I、U、E、O順序」或「用途」中的任一項進行檢索，都可以迅速找出收納於記事本、A4資料夾及電腦中的資料。

我用歸檔名片的方法做個簡單的說明。跟他人交換名片後，我都會影印三份，然後將三個影本分別貼在代表「公司名稱」、「姓名」及「時間」的A4紙上，之後再將這三張A4紙分門別類依照A、I、U、E、O的順序排放。

比方說，「二○○四年十二月三日遇到GMO Internet的熊谷正壽（註：日語發音為KUMAGAI MASATOSHI）」，將其名片影印三份後各自歸檔──其中一張歸檔到公司名稱檔案中的「Shi」A4紙上，另一張歸檔到姓名檔案中的「Ku」A4紙上，最後一張則歸到照時間排列的檔案中「二○○四年十二月三日」的紙上。這樣一來，不論你是用公司名稱、姓名或碰面日期去檢索，都可以輕易找出要找的名片。

不過，名片這類資料，我目前都是用電腦的名片管理資料庫進行管理，檢索起來已變得相當輕鬆。前述影印之後貼在A4紙上的方式現在已經捨棄不用了。話雖如此，這個「相互參照」原則的邏輯仍然可以應用在所有資料的分類上。如果你不介意多花些工夫用這種方式整理資料，仍可以藉此提高檢索的效率。

7 一份資料用一張活頁紙

這項原則特別適用於用記事本做筆記的場合，方法就是每項主題單獨用一張活頁紙。即便在活頁紙上所寫的筆記只用掉了半張紙，可是已經要進入下一個主題了，這時不要將第二個題材的筆記接著寫在先前的筆記後面，而要寫在另一張新的活頁紙上。

為什麼要這樣做？因為，如果你在一張活頁紙上記下好幾個不同主題，那麼之後要檢索就比較麻煩。因為我希望之後可以藉由相互參照原則迅速地找出需要的資料，所以一定要在活頁的右上角註記索引，因此一張活頁紙不能記好幾個主題。這也就是為什麼一定要堅守「一份資料用一張活頁紙」原則。

一張活頁紙只有上半部寫了一點點的筆記，下半部甚至另一面還空著，這樣就換紙實在很浪費，所以一般人會想在後面接著記載其他主題的筆記。這種心態我可以理解。不過，與其在乎紙張的成本，我們更應該珍惜「時間成本」才是，所以還是請大家換張新的活頁紙吧。


8 花時間整理資料，絕對值得！

整理資料的確需要下很多工夫。但是，這些工夫本身具備很重要的優點，那就是可以「反覆接觸資料」。

在報章雜誌上讀到一些有趣的報導時，我會用紅筆把它圈起來，之後剪下來放進A4資料夾或記事本裡。也就是說，一旦發現某項信息、資料，就得展開整理的動作，比方說：

「（用紅筆框起來）日後確認」
「（用剪刀）剪下」
「貼上（A4紙）」
「放入（A4資料夾中）」

讀到這裡，各位讀者可能心想：「這要花很多時間和工夫吧！」的確。但這些手續絕對不能略過不做，花在這上頭的時間最後是會有回報的。

「用掃描器將報章報導掃描起來存到硬碟，這樣還比較快，也比較方便啊！」

或許有人會這麼認為，不過這種做法有很大的缺點。

雖說整理資料的目的之一確實是為了「方便在日後有效率地進行檢索、翻查」，但是還隱藏了一個更重要的目的，那就是「提高和資料接觸的頻率」。也就是說它能達成「反覆接觸資料」的目的。

就人類的大腦運作而言，比起只看過資料一次，重複翻閱會在腦中留下更深的印象。如果你一邊想著問題、一邊整理資料，在「確認」、「剪下」、「貼上」以及「放入」等作業階段，就會將資料的重點複習一遍。這樣一來，各項資料自然會在你腦中留下深刻印象；日後只要瞄到當初靈光乍現時想到的關鍵字詞，就自然而然會想起這些資訊。

如果利用掃描器省略這些工夫，那麼資訊就很容易跳過你的腦袋，直接進入電腦這個「黑洞」，徒留「已經取得所需資料囉」這種自我安慰的放心感覺，這樣並不會幫助你產生新點子或是新想法。

坦白說，以前我是自己親手整理這些A4資料夾，不過近來則經常委託祕書代為處理。總覺得自己最近對於資訊的敏感度好像變得有點遲鈍了，不禁反省這應該不只是老化的緣故……

自序 圓夢必備的「資訊」與「時間」我內心懷抱著許多夢想，雖然有部分夢想已經實現了，但是尚未達成的仍然為數不少。各位讀者的心中，想必也有許許多多的夢想等待你逐步地實現吧。不過，倘若有人問你：「如果想要實現夢想，應當具備什麼呢？」不知道各位會怎麼回答？打個比方好了。假設有兩個人懷抱著相同的夢想，他們的腦筋都一樣聰明，體能也不相上下。倘若其中一個人實現了這個夢想，而另外一個人卻未能如願以償，大家覺得，是什麼因素造成這兩者間的差異的呢？又比如說，其中一個人「及早」而且「確實」地實現了他的夢想，而另外一...