開會就是創新的現場：佐藤可士和打造爆紅商品的祕訣

前言 開會品質，攸關工作品質
 
【準則 1】　開會前的心理準備：每一次開會，都是一場真心話的較量
幾乎所有工作，都從「開會」開始
所有的開會，都是「創新的場域」
開會的品質，與工作的品質息息相關
每分每秒，都是「展現自我」的機會
討論時不說真話，就沒有意義
不斷表達，使「思考的輪廓」逐漸清晰
如果持否定意見，就得提出替代方案
別人的意見很糟，但你有辦法說出一番道理嗎？
 
【準則 2】  開會的設計：不必凡事都要開會，而是只開有意義的會
沒有目標的開會，就像沒有終點的馬拉松
每場會都有目的，不例行性地開會
製作「組織架構圖」，讓專案可視化
恰當的座位安排，有助營造良好的開會氣氛
 
【準則 3】　思考的重要性：徹底的思考，是開會前的準備工作
想像這是一場什麼樣的會
不要隨便使用「創意」這個詞
注意不要「準備過度」
蒐集越多情報，離消費者越遠
開會時，盡可能提出各種「想法」
提問的內容，決定開會的深度
要意識到自己是在對誰說話
開會中要隨時邊聽邊思考
 
【準則 4】　開會的時間管理：開會結束前後五分鐘，是開會的黃金時間
時間就是金錢，是開會的基本認知
如果發現不可能討論出結果，就應該盡早散會
一旦出席開會，就要有當場做決定的覺悟
利用結束前五分鐘，確認開會結論
在會上確實地確認每個人的任務
在會後的回程途中，寄一封提醒信給自己
會後五分鐘整理開會重點， 做成「自己的開會記錄」
開會結論，切忌模糊不清
 
【準則 5】　開會的細節：如果連茶點都講究，後續工作一定順利
一個人能否把工作做好，從小細節是否用心就知道
開會的品質，取決於是否尊重對方
開會時，加入「款待」的心意
令人開心的伴手禮，令人困擾的伴手禮
開會中的「禁忌」
服裝與配件，有助營造開會的氣氛
拿捏禮貌分寸，避免營造「違和感」
發揮想像力，事先備好齊全的開會資料
 
【準則 6】　開會主持人：開會的效率，取決於主持人的能力
主持人必須做到的事
主持人是「設計開會」的人
磨練溝通能力，炒熱現場氣氛
擔任主持人，更容易掌控工作
工作有「意義」，就能增進團隊動力
優秀的商務人士，不會被「理由的力量」拉著走
 
【準則 7】　腦力激盪：把每一次開會，都當成一場「腦力激盪」
什麼是好的腦力激盪？
參與腦力激盪的人數，不能太多
意識到自己被要求的「角色」
巧妙活用「極端」與「片段」
「無聊的話題」與「驚人的話題」
在討論中帶來刺激的訣竅
在腦內製作「感想的開會記錄」
當場迸發的想法，最新鮮！
結論由專案負責人判斷
 
【準則 8】　聚餐與午餐會：把聚餐當成「描繪未來願景的場合」
聚餐，也是一種「開會」
事先了解對方的性格與價值觀
聚餐時不要寫筆記，也不要拿資料出來看
事先做足功課，才能讓對方說更多
聚餐是讓同事之間溝通順利的好方法
 
【準則 9】　公司內部溝通：盡量避免在公司開會
需要公司內部開會，是溝通不良的證據
秉持「開放態度」與「掌握時機」，才是好主管
正因為同公司，更不必拘泥繁文縟節
「創造力」與「溝通能力」，在工作上缺一不可
試著將浪費時間的工作減到一○％
如果非開會不可，也不必拘泥形式
 
後記 只要改善開會品質，就能改寫人生！

推薦序

想改寫人生？學學佐藤式的開會之道！
──日本設計觀察家．東喜設計負責人 吳東龍
 
　　你是不是曾開過一場又一場冗長、缺乏效率，又沒有結論的會？又或者多數的會，只不過是一群人等待高層主管say yes or no的無趣場景？
 
　　從事設計工作的日本知名設計師、創意總監佐藤可士和，繼「超整理術」後，這次以「開會」為主題，延伸出滿是啟發人心的「開會之道」。
 
　　在佐藤的工作室裡，經常同時執行三十件以上的專案計畫。對他來說開會這件事本身就是工作，所以開會的品質等同工作的品質，他更將業務的順利執行，歸功於開了一場又一場最高品質的會。
 
　　但該如何引導他人開一場高品質的會？如何透過開會改善工作的效率與品質？對於從廣告公司出身的他，以本身諸多的開會經驗為例，從顛覆性的觀點看待、闡釋「開會」。
 
　　他看待開會，如同他的工作室名稱「SAMURAI」（武士）一般，視開會為「正式過招的場合」，更是創新的場域。認為會中要以直言不諱的真心話來取代膚淺的場面話，在會上人人平等、暢所欲言，講的是避免官僚氣息帶來的阻礙；反之，拒絕不發言的沉默負能量，不接受沒有替代方案的反對與否定意見，要屏除消極態度對開會的傷害，讓開會是一場沒有偏見，並能熱烈討論的腦力激盪會。
 
　　書中直指我們容易忽略的核心問題，就是「開會的目標」。
 
　　開會如同跑馬拉松般，確定目標之後，該做的便是為到達目標進行計畫的制定，包括訂出「能少則少」的開會次數、以目標為基礎建立工作的結構、將與會成員的任務「可視化」以避免會後職權不清等問題，接著便按部就班按表操課，即便高層突然現身，也不能因為官大就改變開會節奏。
 
　　至於什麼是最糟的開會？他說：「沒有主持人。」主持人不問位階、只問能力，能否尊重、了解與會者，清楚開會的目的，針對開會進行設計，另外掌控 Run Down（流程）則是關鍵。
 
　　至於會裡該對誰說話？為何公司內部開會能免就免？又如何將浪費時間的工作減低至一○％？佐藤甚至扮演起控制哥角色，闡述開會該帶什麼禮物、座位如何安排、會中飲料的準備如何因人數而異……等一一列舉出他的開會心得。
 
　　原來，把會開好，不只要有技巧，更要有正確的處事態度。他深信藉由改善開會品質，就能改變工作、改造公司，進而改寫人生。
 
　　當各位讀者一邊閱讀本書內容時，或許會免不了一邊在腦海中浮現一幕幕不堪回首的開會經驗。而下一次開會的品質，可能就此產生質變。
 
前言

開會品質，攸關工作品質
 
　　一整天下來，我大多數的時間都是在跟別人開會。
 
　　以前，我獨自埋頭工作的時間很多，但最近，我的工作方式變成在開會中想點子、在開會中做決定、在開會中下指令了。
 
　　對我來說，開會本身就是工作。
 
　　開會的品質越高，產出的品質也越好，這麼一來就能達到工作品質提升的結果。
 
　　「開會」這件事看似再平常不過，但大家有所不知的是，其實提升工作品質的祕訣便隱藏其中。
 
　　在我的公司「SAMURAI」創意工作室裡，三十件以上的專案計畫同時運作可說是家常便飯，計畫項目從物流、資訊、汽車、飲料、貿易、服飾，甚至是國家與地方的政府工程等各領域。我們之所以能夠做到這點，都歸功於一場又一場最高品質的開會。
 
　　開會，事實上是非常重要的創造性場合。開會本身是創意思考的場合，也是決定專案方向性的場合。
 
　　「要不要參考這個想法」「如果這麼做會發生什麼事呢？」在這個場合中會產生各種點子，而開會的尾聲也會得到「那就這樣做吧！」的結論。
 
　　所有與會成員互相激盪靈感，彼此交換想法、共同討論、做出決定，不斷地推動計畫一點一點地往實現的方向前進。對於我來說，開會這個場合本身，就是創新的發生現場。
 
　　我在開會前，會給自己一項任務。
 
　　那就是我總會告訴自己，必須透過每一次開會，讓接下來的計畫或討論主題，都確定有進度或進展。
 
　　各位讀者或許會覺得，讓計畫「有進度或進展」是理所當然的事，但其實縱使召集與會成員，卻一點進度也沒有的會卻意外地比比皆是。尤其是沒有特定目的的例會、只是把公司成員聚集在一起的集會等，說到底很多會都是「為了開而開，總之先碰面再說！」，最後也不會有任何進度產生。開這種會反而是在浪費彼此時間，甚至可能拖累大家的工作步調。
 
　　大家好不容易才能聚集在一起，如果沒有多少達到一點進度，開會就顯得沒有意義。三十分鐘也好、一小時也好，工作進度至少要跟花費掉的時間等值。我們必須隨時意識到，將時間視為一種「飛行距離」的概念。
 
　　所謂「飛行距離」，是指在棒球或高爾夫球等球類運動中，球被擊打出去後飛行的距離。也就是說在我們開會前必須要有這樣的認知：飛行距離越長，這場會越有價值，開這場會也越值得。
 
　　我在開完會以後，會冷靜地判斷今天的會有沒有價值，並且對自己「今天的開會品質」打分數。如果覺得這天「開了好幾場有價值的會」，我總會被一股充實感所包圍，因為我能確信每一項工作的進度，都正朝著實現的方向前進。
 
　　該怎麼做才能「開一場最棒的會」呢？
 
　　我每天都在思考這件事，並且以自己的經驗，領悟出一些類似準則的、「照著做或許不錯」的方法。
 
　　開會是日常工作的重要環節，與我們息息相關，所以我們往往會在不知不覺的情況下濫用、誤用。該怎麼做才能提升開會的品質，進而提升工作的品質呢？我把自己的一些心得，整理並總結在這本書，希望能對各位讀者有所幫助。
 
　　當今企業正面臨前所未有的全球化之衝擊，也正追求大幅度的革新，因此長久以來的工作方式亦不得不有所改變。而從每天的開會開始改善起，或許就是啟動革新的重要契機。
 
　　就像每天的飲食習慣會影響我們的健康一樣，每天的開會品質也能影響我們的工作品質。
 
　　只要提升開會品質就能改善工作成果，進而改變一個團隊、改變一家公司，甚至改變整個日本的商業環境。
 
　　我對這一點，深信不疑。