A4一枚工作術：有效掌握精采人生-FindBook 找書網 ISBN:9789861361901

前言
劃時代的工作術
這本書，是為了被上司託付更高的目標，不得不在平日或假日加班的上班族們而寫的。其實就在幾年前，我也是這樣一個上班族。當時我使用此工作術來脫離這樣的狀況，我把它整理成大家都能實踐的方式，即本書的內容。
這個劃時代的工作術，就是配合目的及用途來設計的A4尺寸單張表格，用來大幅度提升工作效率。
而這些表格，是我依據在三菱地所企畫的「丸之內活化專案」或在SoftBank擔任的「進軍國際企業」、「日本債券信用銀行（現在的青空銀行）併購」、「創立那斯達克股市（日本分部為大阪證券Hercules股市）」、「Yahoo!BB事業」等等大型專案，而獨自創造出來的。
另外，更加上我自己創立冒險事業「TRION」的經驗，還有擔任東京證券交易所等公司職員的經歷。

因此，我相信這項技術，可以讓小職員到管理階層的各種商務人士，運用在五花八門的企業中。尤其對於新事業或新的企畫、會議的運作、改善日常事務等等更是效果卓越；只要多翻閱本書，一定能找出適合你的表格。
針對每一種表格，都使用清楚明瞭的真實案例，以說故事的方法來說明。請透過這些小故事，找出最適合自身目的的表格吧。然後將這個表格放大影印出來，一邊參考內文範本，一邊填入正確欄位即可。

我想這不會花太多時間的。快的話幾分鐘，慢的話也不到一小時。但是只要這麼做，你的工作效率就能突破性地提升了。想必這對於達成你的目標，會是相當有幫助的第一步才是。
最後，我在這裡要感謝那些教導我工作基礎概念，給予我成長機會的人們。非常感謝各位（省略尊稱，職位以筆者在職時為主）。

福澤武（三菱地所有限公司董事長）高木茂（三菱地所有限公司董事長室長）小田川和男（三菱地所有限公司董事長室廣告部部長）河野雅明（三菱地所有限公司董事長室廣告部副部長）境紳隆、哲朗、相川雅人、佐藤元洋、鈴木美佐子、上明子、中野敬子、瀨川真理子（三菱地所有限公司董事長室廣告部）
孫正義（SoftBank有限公司創辦人）宮內謙（SoftBank有限公司董事）笠井和彥（SoftBank有限公司董事）丸山榮樹（Virtualex股份有限公司董事長）村田峰人（Willcom股份有限公司董事長）須田仁之（SoftBank BB）

二○○七年九月　著於東京

序章
擅長工作的人，一定也擅用一張A4紙
擅長工作和不擅工作的人，差別就在於是否充分應用工作術
目前上班族們所生存的商業環境，大致上從三方面發生劇烈變化。而能不能學會足以應對這些變化的工作術，將對工作成就帶來決定性的差異。
首先第一個變化，就是隨著寬頻網路普及，所造成的商品服務化。
iPod就是一個代表性的例子。iPod連帶成立了iTunes軟體和iTunes音樂商店，變成三合一的整體服務。其他也有類似的例子，像是Google提供免費網路下載文字處理或試算表軟體，而且提供項目只會越來越多。

像這種商品服務化的潮流，只有把公司內數個部門整合在一個決策底下工作，才能夠達成這樣的目標。
第二個變化，就是公司之間關係的變化。以日本為例，在泡沫經濟崩潰之後，自家公司的經營資源會集中在自家公司的核心強項上面，此外的部分則完全外包給外部業務，目前這種外包化已經是普遍情形了。
另外M&A（企業併購）也逐漸增加，以往的自家公司或分支企業等等封閉性的公司間關係，在價格、品質、交貨日期等等基準底下，也被市場架構吞沒，而變得開放化了。

第三個變化，就是職場環境的變化。日本泡沫經濟，造成年資排序、終身雇用制度崩潰，而職場環境依然不停改變。例如同一個職場裡面混雜了跳槽職員、派遣職員、業務外包等等各種人物，這已經不是什麼稀奇的景象了。
所以，共通的工作術已經慢慢無法發揮功能了。日本在泡沫經濟後慢慢減少錄用中階職員，結果常常發生職員們連自己的工作都做不完，更別提教育新進職員的情況。另外，目前跳槽職員可能把前一個職場的工作術帶過來，派遣職員或業務外包職員也可能原本就具有一定程度的工作術。
在這三大變化之中，擅長工作與不擅長工作的人，差別只會越來越明顯。當今的上班族，必須超越自己部門甚至公司的限制，與其他成員擁有相同目標，收集資訊、判斷、執行，這種嶄新的工作術，是往後絕對必要的技能。

為什麼一張A4紙就夠了？
一般來說，人類一次能夠掌握處理的數量，大概只有七加減二差不多。也就是說，雖然每個人多少會有不同，但是人類在第一眼瞥見的瞬間，能夠掌握的最小數量為五，最大數量為九。這個數字也被稱為魔術數字。
好比說現在桌上放了幾枚銅板吧。一般人能夠一眼就確認的數量，大約就是七枚銅板左右。
因為大腦有掌握處理極限的能力，所以人類才發明了十進位法。十進位法每一位數能夠處理的極限只到九而已，所以超過九就往上進一位。也就是說，十進位法是考慮到人類的掌握處理極限，才發明的標示法。
另外在經營學裡面，一個上司所直接管理的部屬人數，大概也在五到六人之間。這個原則被稱為「控制幅度原則」（Span of control），是經營學的一大原則。

人類能夠處理的數量是有極限的。因此在擬定工作計畫時，就算在短時間內一次塞進十項以上的細項，也只會讓腦袋混亂而已。這麼一來，共同進行工作的所有成員，當然也就比較不容易共享工作內容了。反過來說，想要自己掌握住計畫內容，並與成員共享，就不應該寫超過一張A4紙以上。
為什麼一張A4紙的工作術會有效？
一張A4紙工作術，必須在工作開始之前先填滿表格。不管哪一種表格，都重視「目的（主要是工作）」，還有依據目的而成立的「該做的事情」、以及「期限」三項要素。把這三項要素搞清楚之後，不管是只有自己一個人孤軍奮戰，還是跟其他成員攜手共同作戰，都能讓工作進行得更有效率。

例如在進行會議的時候，目的不明確的會議只是單純浪費時間而已。
如果某個會議的目的是「有關新商品」這種模糊而不明確的議題，那麼每一個參與者可能各自有著不同的看法。某個參與者可能發言說「投入新商品開發的優缺」，另一個參與者也可能突然發言提出「我所想到的新商品規格」。另外，還可能有其他參與者會說，「引進新商品的時候，應該獎勵銷售通路商」。

像這樣以不確定的推論或前提為基礎來進行討論，意見會很紛亂，會議本身卻可能停滯不前。而且，會議的目的不明確，就很難察覺到發言離題，要將話題拉回原來議題就更困難了。因此雖然開了很久的會，卻什麼結論都沒做成。
一張A4紙工作術就是為了避免這種情況，而在事前就搞清楚會議目的。像這樣的場合，就該把目的更具體地設定成「投入新商品開發的優缺」之類的。這麼一來，大家就會自動去看既有商品的營業額變化、自家公司的市場占有率、競爭企業的新商品開發投入狀況等等，來討論是否該檢討引進新商品了。一張A4紙工作術的優點，不只在於讓自己更有效率，也可以讓整個職場的工作效率更高。

另外，一張A4紙工作術不該定位為只有自己全盤皆知，然後自己思考並達成目標的工作模式；而應該是跟一起工作的夥伴共享智慧與知識，一起討論之後達成目的才對。
明確設定目標，然後為了決定並分配該做的事情，召集必要的資訊與擁有權限的人，工作自然而然就會順利進行了。目前工作內容越來越細，越來越專業。我認為在這種環境裡面，自己一個人吸收判斷所需的資訊、然後整合判斷，不只耗費時間，還有著資訊品質劣化的限制。所以自己應該一邊指導必要資訊往必要方向流通，一邊推動工作才對。

另外，實際帶動執行業務的夥伴，才能更有創造力、更有效率地執行業務。共享執行的目的，才更容易找出努力的空間。也可以減少失敗而從頭做起的情況。
不要讓執行者單純被誰命令而動作，而要讓執行者本身參與決策過程，產生欲望與責任，來執行他的職務。
一張A4紙，將完全改變你的工作情況
實踐這項工作術，你將可以獲得比自己所思考的更多資訊，擬定比獨自發想更嶄新的企畫案。另外在執行業務的過程中，也可以減輕公司內各個部門，或是與其他公司的摩擦。

這麼一來，周遭的人會更相信你，認為「有麻煩的時候找他商量就對了。」
當然，你的工作生產力也會明顯提升。隨之，達成目標的可能性也就越高。這麼一來，上司對你的評價也會自動提升。
工作生產力提升之後，平日與假日加班的機率也更低了。這麼一來，那種連見家人一面都很難的工蜂生活，也就可以畫上句點了。

就這個意義來說，我相信這個工作術一定能取得工作與私生活的平衡，為你帶來充實的人生。
我希望各位讀者都能學會這個工作術，往自己理想中的人生踏出第一步。

第1章
用一張A4紙充實你的職業生涯──時間&工作管理術
行程管理表單（每月、每週）
耗損時間劃分表單
優先順位劃分表單
讓人安心入睡的二分法表單

行程管理表單（每月、每週）
把月單位/周單位的行程，整理在一張A4紙裡
對商務人士來說，行程手冊是不可或缺的裝備之一。你的手冊是不是也密密麻麻地寫滿了「○月○日早上十點，跟A公司的A董事長洽談」「○月○日下午兩點到三點，銷售會議」「○月○日下午兩點，B公司的B先生要來公司」之類的行程呢？

確實，只要一切都照行程來跑，大家都會輕鬆愉快。但是實際上，行程實現的機率只有六成左右而已。剩下四成就是像「A社長突然配合不上，洽談要延期」「銷售會議拖太長了，一直開到下午五點」等等，因為對方情況或突發狀況，而不得不做變動。
此外，要是只看著每天的行程表來做事，那麼就不會去注意每月、每週該做的事情，結果帶來極大的疏忽──也就是缺失。
因此我要推薦一張A4紙的「行程管理表單」。其中分為（每月）和（每週）。

首先是（每月），一開始以畫圖的要領，在A4紙上寫出兩、三個月範圍內的目標。這時候的目標寫法應該以名詞，或名詞性短句來結尾。這樣才能想像自己該做什麼。要是寫成文章，只會模糊不清，而提高無法達成目標，或是無法如期交貨的可能性。

「五月下旬要辦『新商品促銷活動』」
「在那之前要有『新商品型錄』」
這麼一來，接著就可以檢討「要達成這項目標，每一週應該做些什麼？」把這些事情寫在A4紙上，就成了每週目標了。
「想要在五月下旬舉辦新商品促銷活動，那麼在四月中旬就要敲定預算，並把活動內容確立出來。這麼說來，三月下旬之前就要寫好企畫案，在總部主管會議裡面提出，得到主管同意才行。」
「這樣看來，也必須調查一下其他同業公司的動向了。三月的第一週要研究A公司，第二週研究B公司，時間足夠的話再來研究C公司吧。這麼一來就可以找出與其他公司的差別了。」

在活動之前必須要完成的新商品型錄也是一樣，只要以週單位來細分作業工程，就可以明確訂出「該做的事情」了。
「想要在五月下旬之前完成新商品型錄，就要在四月下旬之前完成設計稿和副本。這麼說來，三月下旬之前要先做出設計樣本才行。」
「這樣的話，可沒有時間發呆了。三月的第一週要跟設計師與攝影師洽談，第二週要拍完照片，第三週就要委託設計師做出設計樣本了……」
把這些事情寫在A4紙上，就成了每週目標了。
行程管理表單一開始要寫上的是最後目標。接下來寫上每月目標。接著再更詳細的寫出每週目標。最後分別寫上每週目標的期限。重點在於思考每週目標之中哪一個應該先完成，來決定期限順序。

另外，如果你本身就是負責人，而有某些要委託出去的事情，那就要寫上委託對象的姓名。還有記錄目前每週例行會議（之後會說明）的現狀。結束的就寫結束，已經委託完成的，就寫委託完成。
至於說到為什麼每週目標很重要呢？因為人類大概都是以一週為單位來訂定行程的。這不只是為了容易掌握自己的行程，也是為了方便配合他人行程。

如果預定星期二要跟設計師與攝影師洽談，但是卻突然有急事要辦，只要能挪到當週其他日子，就不會打亂本週的預定了。也就是說，這麼一來不會搞的緊張兮兮，也不會拖到下一週了。因此一定要抓好「尾巴」，養成在當週的星期五之前把所有該做的事情做完的習慣。

好事就要馬上做。
你也應該開始試著把行程管理寫在一張A4紙裡面，把大目標細分成小目標，最後切成每週單位。這麼一來，即使對方配合不上或是發生意外狀況，不得不改變行程，也不會被意外耍的團團轉，而可以把精力集中在該做的事情上了。

依據一張A4紙的行程管理表，來舉行每週例行會議
前面我們提到了一張A4紙的行程管理表的重要性，而這裡要再多一項建言。那就是盡量跟職場同伴共享你的行程管理表。為什麼呢？因為一旦有意外狀況發生，讓你無法處理事情的時候，還可以像「A公司的研究就交給後進吧」「新商品的攝影隨行，就請同事幫我跑一趟吧」這樣，要求其他人的幫忙、協助。
要是當天後進或同事已經排滿行程了，也抽不出時間來，要怎麼辦呢？調整行程會很花時間，搞不好還會把行程整個打亂。
為了防止這一點，才要跟職場夥伴、專案成員們進行每週例行會議，報告下一週的行程，並互相確認。然後依據對方行程，來調整自己的行程。這麼一來，彼此的業務就會更平順。

不僅如此，只要確認「這個週末一定要拿到○○○的照片，所以攝影行程必須在本週之內搞定才行」，還可以防止自己的業務延遲。
另外「他下個禮拜有絕對要參加的重要活動，所以拜託他的事情就挪開吧」這樣的事情只要事先通知，可以表示自己對他人的用心。
對方的感受也一樣。看情況可能會要你幫忙處理他的事情，這樣也幫了對方一個大忙。也就是互惠互利的情況了。

至於每週例行會議的時間，我建議盡量排在當週星期五的午休過後。因為當週如果還有不得不完成的事情，上午一定會非常在意，而沒有心情去開例行會議的。要是排在傍晚，又必須準備假日加班或調整下一週的行程，也不會把心放在例行會議上的。

重要的是讓所有人積極的參加例行會議，互相掌握彼此的行程，建立因應情況互相支援的體制。只要完成這個目標，你的一張A4紙「行程管理表單」肯定如虎添翼、完美無暇的。

耗損時間劃分表單
從一張A4紙看出耗損時間
人們多少都有點口頭禪。打電腦打的腰痠背痛時，有人會說「好累啊」「懶懶的」，膽子小的人會說「有點可怕」「好擔心啊」「有沒有問題啊」等等。其中商務人士最常說的口頭禪，肯定就是「好忙啊」「肩頸太硬了」這種話了。
在某家化妝品廠商廣告室工作的K課長就是這樣的人。不時就丟出「好忙啊」「肩頸太硬了」的一貫說辭，無論何時都喃喃自語。
「今天上午，學生時代的朋友突然來找我，要跟他一起去吃頓午飯，跟我提到他要重回職場。一聊害我損失了兩個小時。」

「型錄上記載的新商品規格，校正花了太多時間，今天又要加班了。對了，電子郵件也要檢查一下……」
但是我認為這都是他自作自受。因為這些其實都是K課長自己給自己創造忙碌狀態而已。

於是在不知不覺之間，就產生耗損時間了。
想要知道原因的話，只要把這些事情整理到「耗損時間劃分表單」裡面，馬上就能看出問題點了。首先回想一下自己最近一個禮拜的行程，然後一天一天的寫出來。其中包含突然來訪的客人，如果有使用Outlook，就輸入當初的預定和變更後的行程，再列印出來。
接下來，檢查一下裡面有沒有符合以下四項情況的行程。

（1）不應該放入行程中的項目
（2）可以節省時間的項目
（3）可以委託別人的項目
（4）可以跟人商量以節省時間的項目

以下依序說明一下。第一個「不應該放入行程中的項目」，指的就是可以自行判斷排除的行程。以K課長的例子來看，學生時代的朋友找他聊重回職場的事情，結果耗掉將近兩小時，就是這樣的項目。如果在事前就先確認對方來意，先說清楚「細節我們改天再聊好嗎」，這兩小時就可以大幅度縮短，甚至根本不用花這個時間了。

第二項「可以節省時間的項目」，指的是在自行判斷下可以縮短的項目。舉例來說就像電子郵件檢查之類的，如果分散開來做，就會產生耗損時間；只要預先決定早上、午休結束、傍晚等時間來看郵件，就可以節省兩到三成的時間。

第三項「可以委託別人的項目」，指的是可以委託給別人而刪除的行程；以K課長的例子來說，就相當於型錄上記載的新商品規格，校正花了太多時間的項目。這些事情只要交給部屬或後進，就可以大幅縮短時間，甚至根本不用花時間了。

第四項「可以跟人商量以節省時間的項目」，指的是可以拜託對方，下工夫減少等待時間或移動時間，來降低耗損時間的項目；以K課長的例子來說，只要請廣告代理商的人到公司來一趟，就可以了。
無論如何，只要把以往的耗損時間整理成一份資料，有符合四項其中之一的就寫在一張A4紙裡面，以後碰到相同情況就可以拿來參考，應對也會更加明確了。