關鍵簡報術--強化報告、簡報、商業文件的影響力

商業界等待已久的一本書。

　　清楚的作業帶來成果。大家會更快了解與吸收你的觀點。你的聽眾會真心地對你的簡報感興趣。此外，你的商業計畫書也會更有成功的可能──決策者會比較偏愛那些自己能夠迅速理解的計畫書。

　　《關鍵簡報術》充滿各種簡單又易於實踐，而且極其有效的的點子、小技巧與原則。書中的建議可啟發你做出更棒的投影片、真正讓聽眾融入其中。在撰寫與安排報告的架構時，你將更能把自己的觀點傳達出去，達成最大效益。你將學會如何畫出能清楚而簡要地把觀點溝通給大家的神奇表格。你會了解在設計文件時有哪些事情真正重要。你將學到取代「條列式說明」的更佳選擇──獨一無二的「表格文字」。這是一種極有效能的作法，可以讓你的觀點從投影片或報告中具體浮現出來，使你的訊息帶來驚人的衝擊。

現在就動手讓你所有的商業文件與簡報變得比預期中清楚──並提升你的衝擊係數。

本書特色

清楚的資訊呈現出清楚的思維，而清楚的思維造成影響、提供資訊、形成深刻印象。

　　你是否經常瞪著討人厭而令人困惑的簡報、摘記、報告與訊息手冊興嘆，而且從中一無所獲？你可以不必這樣。每個人都能製作出清楚到讓人訝異的作品、帶來難以置信的衝擊──只要我們知道該怎麼做。本書充滿各種簡單又易於實踐，而且極其有效的的點子、小技巧與原則。你將不會再以相同觀點看待商業文件。你的文件將會讓相關人士印象深刻、達成你想要的成果。

作者簡介

慕恩(Jon Moon)

　　慕恩從事於教導企業更清楚呈現資訊。他曾在幾家數一數二的英國商學院開課，以及為美國保險集團AIG（American Insurance Group）、聯合利華（Unilever）與蘇格蘭皇家銀行（Royal Bank of Scotland）等大企業上課。他也曾為慈善部門、為英國內閣辦公室訓練部門的高級政府官員做過簡報，以及與特許會計師公會（Institute of Chartered Accountants）共事。

　　慕恩先前擔任一家保險公司的財務主管，也是一家從事購併、策略評估與競爭分析的金融時報指數250大企業（FTSE 250）的合夥人。他曾旅行達10萬英哩調查詐欺。他經常針對會計、人力資源與保險業刊物撰文。他與妻子及兩個小孩住在倫敦。欲知更多資訊，請至本書網站www.jmoon.co.uk。

譯者簡介

江裕真

　　輔大管研所、中央資管系畢，以翻譯為樂、為師、為業、為志。譯有 《我們比我聰明》、《經營者的思考》、《一本讀通杜拉克》、《M型社會》（合譯）、《旅行與人生的奧義》、《新．企業參謀》、《瞄準御宅族》等趨勢與商管書，《CG世界遺產──古羅馬》、《大腦動不動就找藉口》、《圖解力》、《韓非子圖解》等文史與實用類書，以及《灰色的彼得潘：池袋西口公園6》、《波上的魔術師》、《肅清之門》、《推理小說》、《不公平的月》等小說。

推薦序 關鍵時刻需要關鍵簡報 謝馨慧
啟發我們的簡報潛力 劉威麟
簡報力－資訊時代的必備技能 游梓威
讓老闆安心下決策的「關鍵簡報術」 齊立文
各方推薦

前言 清楚與衝擊比資訊更有力
一、比條列點更好用的「表格文字」
二、如何確保你的圖表很成功
三、製作令人喜愛的表格
四、優劣立現的方案比較
五、傳達清楚資訊的數字技巧
六、具有設計感和衝擊效果的文件版面
七、令人印象深刻的投影片
八、電腦操作
九、後記
十、線上資源

前言

清楚與衝擊比資訊更有力

　　一次，我幫一位感到困惑的執行長做摘記。他的公司花了幾個月的時間，希望在適度的謹慎下做出是否要收購幾家公司的判斷，但他一直遲遲無法決定是否要進行交易，以及在何種條件下交易。問題並不在於資訊太過缺乏──在該公司適度謹慎的評估過程中，他收到了多份厚厚的報告。而問題也不在於「重點摘要」不夠充份──他也收到了很多重點摘要。問題在於：他收到的都是一些以拙劣方式呈現、結構不佳，也寫得不好的資訊。這種資訊根本沒能告訴他什麼。

　　這位執行長要我幫他審閱資訊，並且決定了彼此碰面的時間。然而，那天卻和我兒子的學校運動會時間衝突，因此我向他致歉，並把我的想法整理成三頁的摘記提供給他。這些想法並不技術性，而且也不新，全都已經在過去的一些報告與摘記中出現過。但它們都很清楚。

而且也因為我使用了本書中的許多原則，我的摘記不但清楚，而且有衝擊。

　　它釐清了事實，也提供了刺激。幾天之內，那位執行長就取消了收購交易，進行大幅度的重新談判──而我也看了我兒子贏得競賽。清楚的資訊幫該公司節省了很多錢（幾百萬英鎊），也幫我節省了足夠的時間前往運動會。

　　這故事告訴我們，無論是只有一頁的簡報，或是厚達一百頁的報告，都一樣不夠。需要的是夠清楚、有衝擊的資訊。

　　清楚的作業帶來成果。你的文件與分析會獲得閱讀；讀者會覺得它們更吸引人。大家會更快了解與吸收你的觀點。你也能夠協助他們更快做出更好的決策。

　　此外，你的商業計畫書也會更有成功的可能──決策者會比較偏愛那些自己能夠迅速理解的計畫書。清楚的資訊展現出清楚的思維，而清楚的思維讓人印象深刻。 為何有這麼多粗劣資訊

　　每天，很多人都在和不夠清楚的資訊搏鬥。我們費力地讀著討人厭的文件──它們塞滿難以理解的條列式說明與圖表。

　　這太浪費時間，也會導致決策不佳。我曾聽過有管理者事後才在合理化自己的決策，說他們的決策是先基於直覺，再選擇性地觀看能支持自己直覺的資訊。對此，我並不感到驚訝。就是因為對於自己收到的資訊完全摸不著頭緒，他們才必須訴諸直覺。

　　在自己感到困擾時，我們時常連承認都不肯。正如「國王的新衣」這故事一樣，我們不希望自己看來愚蠢。我們會合理化自己的困惑。我們會自責「我不擅長數字」。有時候，我們會責備議題，「這案子太大太複雜了，必須花時間理解」。

　　或者我們會說，「米金斯，你記錄的這個議題太過複雜……你可以到我辦公桌來解說給我聽嗎？」但如果資訊夠清楚，又何須說明？我曾調查過很複雜的詐欺案，但從來不必「解說」我的報告。很多商業期刊與新聞都會探討複雜議題，但我從來不必邀請記者到我家「解說」一篇文章給我聽。

　　還有，大家也沒有意識到，自己的資訊其實可以變得比現在清楚很多。在一九三二年之前，倫敦地鐵的地圖只是用來展現車子開到哪裡去，大家也都覺得這樣很好。不過，哈利．貝克（Harry Beck）卻不這麼認為。他把扭曲的線路拉直，放大倫敦市中心、縮小外倫敦（outer London）的部份。他的路線圖推出後大獲讚賞，也突顯出早期的地圖有多普通。自那時起，他的路線圖就成了全球最有代表性的圖像之一。

　　而很多商業資訊也是如此──到更好的資訊出現前，管理當局都沒有察覺到，自己收到的是內容短缺的貧乏資訊。

　　更讓問題加深的是，很多人以為，把資訊展現出來是一種常識。手邊拿到很多數據嗎？那就做個圓餅圖──小學的時候我們就學會了。唯一的不同在於，我們現在是用電腦做圓餅圖，而不是用蠟筆畫它。有複雜的觀點要講述嗎？很簡單──只要把文字切分為幾小塊，每一小塊的前面再加上一個小黑點，成為「條列式說明」就行了。電腦真的會讓我們以為，自己的文件寫得很棒、自己的簡報很有趣、資訊豐富。

　　而由於大家認為展現資訊只是一種常識，自己根本不需要花時間學習如何去做。他們耗費很多時間在新系統上以生成管理資訊，卻不花時間學習如何以最佳方式展現資訊。在我接受特許會計師與MBA的訓練時，從沒有任何人教過我本書中的任何內容。很誇張吧。

　　大家試圖改善時，往往在誤導之下選了進階PowerPoint、Excel或Word的課程，學習如何制作時髦活潑的條列式說明、稀奇古怪的3D圖表，以及使用新潮的字型。但這些課程只告訴我們能夠做些什麼，而不是我們是否應該這麼做──我們無法根據資訊做出選擇。這些課程不只會失焦，還讓事情更糟。它們鼓勵的是「型式勝於內容」：不必擔心內容不夠清楚，只要學會怎麼把文件做得時髦就行了；如果你的文件很搞怪，大家可能不會注意到它的內容混淆。

　　這麼做很可恥，因為我們的辦公桌上已經有了功能極強的軟體。和以前相比，現在的我們更能夠做出又美觀又清楚的文件，而且它可以帶來難以置信的衝擊。至少，在了解應該怎麼做之後，我們是做得到的。

　　有些人意識到，答案並不在電腦身上，因此選擇去上寫作課。但我們稍後會談到，展現資訊最好的方式不是改善用詞，而是把它們全部拿掉，再以截然不同的方式呈現。

　　有些人相信，一頁的摘要可以解決劣質報告的問題。我可以同意，因為讓人困擾的一頁摘要，會比讓人困擾的十頁報告要浪費更少時間──但它還是一樣讓人困擾。很多履歷表都只有一兩頁，卻未能清楚展現出資訊。

　　有些人認為，這是溝通問題。他們猜想，大家如果對於自己的目標與訊息更加深思熟慮，一切就很美好。但如果你不了解如何清楚地把想法傳達出來，光是知道這些，仍無法幫助你太多。

最後，還有最後一個這問題之所以普遍存在的理由：大家不知該上哪兒找答案。
本書會給你答案──正如我們在下一節中會談的，書中提供的答案很多，相當多。