比別人快一步的 Google 工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案

一，郵件Hack：打破阻礙生產力的第一道牆
提案1：不要花很多時間整理信箱
提案2：不要做無謂的郵件分類
提案3：像老闆一樣不處理瑣碎郵件
提案4：不要讓過去阻礙現在的專注
提案5：不動手，讓次要郵件自動處理
提案6：不要重複編輯制式郵件
提案7：不要漏看重要VIP郵件
提案8：減少失誤也就是節省時間
提案9：從根本處減少無用郵件量
提案10：從根本處減少出錯郵件量
提案11：減少切換郵件的換頁時間
提案12：減少寄出修正郵件時間
提案13：簡單斷絕不再需要的資訊干擾
提案14：節省寄送大量客製化郵件時間
提案15：節省寄送大量客製化檔案時間
提案16：提升效率的5個郵件處理心法

二，時間Hack：建立無漏洞的任務管理
提案17：把雜事工具變成生產力工具
提案18：延後處理反而快一步完成
提案19：延後次要雜訊的干擾時間
提案20：抓住有效的下一步行動
提案21：不如把信箱直接當作任務清單
提案22：學會收集想法也是節省時間
提案23：專注在今天要做的事
提案24：不要用行程安排任務
提案25：有效承諾時間就會有時間
提案26：你不一定需要鬧鐘提醒
提案27：讓機器秘書幫你安排時間
提案28：讓Outlook與Google同步

三，專案Hack：排程規劃與高效率管理
提案29：更快找到專案資料的命名法
提案30：迅速處理任務的檔案管理法
提案31：打破資料夾限制的檔案使用
提案32：建立專案文件互連資料庫
提案33：用Trello管理Google專案檔案
提案34：用Evernote整合Google檔案
提案35：用Google日曆管理會議檔案
提案36：不再浪費時間約時間
提案37：一次建立大量專案行程
提案38：快速跟專案團隊成員溝通
提案39：幫雲端硬碟建立專案看板
提案40：用試算表畫甘特圖更簡單

四，溝通Hack：零失誤的協同合作流程
提案41：改掉溝通零散不同步的習慣
提案42：改掉用郵件通知改報告的習慣
提案43：加快「收」檔案的進度
提案44：反而更不怕別人亂改文件
提案45：貼心讓對方不用下載回傳檔案
提案46：節省還原之前文件版本的時間
提案47：更準確高效率的文件合作進度
提案48：加快多人校稿的工作速度
提案49：不出錯的多人表格編輯
提案50：無阻礙的團隊專案進度溝通
提案51：無阻礙的想法與任務清單合作
提案52：無阻礙建立專案資料平台
提案53：無阻礙建立課程學習平台

五，文書Hack：不加班的生產力提升秘技
提案54：從減法工作開始
提案55：不用花時間找簡報文書圖庫
提案56：不要浪費額外時間設計簡報
提案57：不要重複一樣的複製貼上動作
提案58：別再捲動！用大綱跳轉內文
提案59：省打字時間！善用聽寫輸入
提案60：省切換時間！雲端編輯Office
提案61：省排版時間！合併列印信封
提案62：省剪貼時間！建立寫稿便利貼
提案63：省製圖時間！用自動統計分析
提案64：省修改時間！同步的報告圖表
提案65：省畫表格時間！文字轉表格
提案66：省問卷時間！活用表單技巧
提案67：讓報名表自動到期結束
提案68：省計算分數時間！開線上測驗
提案70：不用再花時間謄寫紙本文字
提案71：離線也不用暫停雲端編輯

六，整理Hack：個人到團隊的資料重整術
提案72：搜尋，是最省時間的第一步
提案73：用搜尋來取代翻找資料
提案74：用搜尋來取代分類照片
提案75：收集大家照片最省事方法
提案76：控管企業檔案最便利方法
提案77：整理硬碟空間最快速方法
提案78：清理雲端容量最有效方法
提案79：搜尋統整資料的最聚焦方法
提案80：收集即時資訊的最懶人方法
提案81：統整多個Gmail帳號資料

七，辦公室Hack：不再浪費時間的工作流程
提案82：一個不需維護的雲端作業系統
提案83：更省事的無紙化線上傳真
提案84：免列印完成線上文件簽名
提案85：免下載線上編輯註解PDF
提案86：更快速線上中文PDF轉文件
提案87：在雲端硬碟完成圖檔修圖
提案88：在雲端硬碟繪製流程圖
提案89：在雲端硬碟繪製心智圖
提案90：在雲端硬碟製作甘特圖
提案91：在雲端硬碟解壓縮檔案
提案92：保持系統的一致與同步

八，生活Hack：聰明工作也要聰明生活的技巧
提案93：更有效率更有樂趣的記帳方法
提案94：為自己量身打造線上日記
提案95：設計一張生活遊戲挑戰表
提案96：自動保存的旅行回憶
提案97：輕鬆用照片寫遊記
提案98：自動為夢想找到時間
提案99：丟掉紙本地圖的高效旅遊計畫
提案100：依賴Google導遊的輕鬆旅行

序：減法工作哲學
作者：電腦玩物站長Esor

我常常在自己講授的Google雲端辦公室課程中提一個思考：為什麼我們覺得大老闆們很善於時間管理？因為大老闆們看起來好像很善於利用時間，可以完成那些看起來艱難或有價值的事情。於是那些商管雜誌也喜歡訪問大老闆時間管理，大老闆們總會說著要事第一等金科玉律。

但是，身為一般職場工作者的我們，每每想要拿著大老闆們所說的時間管理方法，應用到工作上時，卻發現窒礙難行。其中一個關鍵的原因是，我們的工作上充滿了瑣事與雜務，實在沒有辦法像大老闆們一樣「要事第一」，因為我們瑣事都做不完了啊！

那難道大老闆們都沒有瑣事嗎？不，他們也會有瑣事，但是他們都不用做瑣事，因為老闆的秘書與部下們會幫他做。

而這就是關鍵的不同，一個把時間與精力投注到要事的人，和一個只能在瑣事中消耗所有意志力的人，可以成就的成果當然完全不同。

如果我們想要改變，就要徹底翻轉這種情境，讓自己從瑣事的束縛中掙脫出來。

怎麼辦？當然不是像老闆一樣請秘書來幫我做瑣事，因為我們請不起。我們可以做的，就是想辦法改造自己的工作流程，降低我們所要面對的瑣事數量，而且如果仔細去分析，其實我們的工作習慣常常讓自己不知不覺多了很多瑣碎卻低價值的行動，這些行動一點一點累積起來，最後就把時間消耗殆盡。

這本書，雖然以我最擅長的Google工具應用出發，但是背後的思維則是「減法工作哲學」，運用科技、雲端與數位，有沒有辦法降低我們工作上的瑣事數量？去除不必要的雜務？刪掉那些低價值的行動，然後換回更多時間去投注在高價值的行動上，就像老闆們一樣。

而我多年的實踐經驗告訴我，這是真的做得到的！

從郵件整理、從時間安排、從專案管理、從溝通合作，到文書處理、資料整理、辦公室劉成等等，每一個環節，每一個大小流程，每一個步驟行動，如果都能想想：「昨日習慣有何拖沓？今日行動如何加速？」那麼一點一滴地找回那些被雜事蠶食鯨吞的時間，然後你也會跟我一樣發現，其實我們是有足夠時間去投注在要事上的。

《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》就是秉持這個原則設計，由我真實的職場工作經驗出發，一個一個工作流程與環節去拆解，看看這裡有哪些步驟可以利用Google工具省下來？哪些行動可以因為Google方法更有效率？具體且經過驗證，希望也能為你帶來脫離瑣事地獄的效果。

一般的教學書，是教你多練一些武功。而這本教學書，其實是要教你忘掉更多武功，只要把那些原本習以為常但缺乏效率的工作習慣忘掉，代之以更簡潔明快的工作方式，那麼高效率自然就會在你身上發生。

希望大家會喜歡這樣一本結合Google工具與工作方法的書。