工作大解放－這樣做事反而更成功

別當工作狂

我們的文化頌揚工作狂。我們都聽過有人熬夜加班，以辦公室為家，這是為工作犧牲奉獻的光榮表徵，工作永遠不嫌多。

但這樣的工作狂熱不僅沒必要，而且很愚蠢。做愈多並不表示你愈用心，也不表示你完成的工作愈多，就只是做得多而已。

工作狂最終製造的麻煩比解決的問題還多。首先，這樣的工作方式難以長久持續，一旦筋疲力竭（這是必然的），帶來的衝擊會更大。

其次，工作狂沒掌握要點。他們試圖以耗費大量時間來解決問題，不想動腦袋，只想以蠻力來彌補智力上的怠惰，因而產生粗糙的解決方案。

他們甚至製造危機。不去尋求更有效率的方式，因為他們實際上喜歡超時工作。享受英雄般的快感，製造問題（通常是無意地）好讓自己更有得忙。

工作狂也讓那些不熬夜加班的人覺得，「僅僅」在合理時間內工作是不夠的，引發同事間的罪惡感，並使士氣低落。不僅如此，還讓人感覺屁股好像黏在椅子上一樣，即使不是真的有生產力，還是會超時工作。

如果你無時無刻不在工作，你不可能會有正確的決斷力，你的價值判斷能力和決策能力都會出錯，你無法判斷什麼事值得格外努力去做，什麼事又可以捨去。你只會累垮，沒有人能在疲憊時做出敏銳的決定。

最後，工作狂完成的任務並非真的比較多。他們也許會宣稱自己是完美主義者，但這只意味著，他們把時間浪費在無關緊要的細節上，而不是著手進行下一個任務。

工作狂不是英雄，他們沒有扭轉局面，只是耗盡時間。真正的英雄已經回到家裡，因為他找到更快完成事情的方法。

做出決定就是進步

當你一再延宕該做的決定，這些問題便一直懸而未決，終至被忽視、草率以對，或是遭到棄置。結果問題堆積如山，沒有一個被解決。

盡可能把「讓我們再想一想」轉換成「讓我們做出決定吧」。一定要做出決定，不要等待完美的解決辦法，決定後就可往前進。

你要做的是進入決策流程中，當你進入一個接一個的決策流程，就會產生動力，並鼓舞士氣。決定就是進步，你下的每個決定，都為你奠下基礎。「稍後再做決定」不能為你奠基，但你可以在「已完成的決策」基礎上有所進展。

當你期望有完美的答案才做決定，問題便來了。天底下沒有完美的答案，你今天做出好決定的機率，跟明天是一樣的。

以下就是很好的例子。長期以來，我們一直對建立夥伴計畫敬而遠之，因為「完美」的解決方案似乎過於複雜：我們得建立自動付款機制、寄出支票、弄清楚外國稅法等等。直到我們自問以下這個問題才有了突破，「有什麼好辦法是我們現在就可輕易做到的？」我們得到的答案是：不用現金而是以信用方式支付聯盟夥伴。於是我們就照這個方式去做了。

我們以這個方式持續了一陣子，最後才終於採行付現的系統。而這個決定大半是基於這個論點：你不需要死守一項決定一輩子，做錯了決定，日後可改過。

不管你規劃得多詳盡，凡事總有出錯的時候。別在行動還沒開始之前，就過度分析和一再延宕，那只會讓事情惡化。

長期計畫會打擊士氣，花愈多時間開發，推出的可能性就愈低。現在，就做出決定、取得進展，推出一些東西，趁你還有動機和動力的時候就去做吧。

減少投入，反而解決了問題

觀賞名廚拉姆斯（Gordon Ramsay）的電視節目「廚房夢魘」（Kitchen Nightmares），你會發現一個模式：經營不善的餐館往往在菜單上列了太多的菜餚。老闆以為烹調出各地菜餚會讓餐廳更有吸引力，卻反而做出一道道不入流的菜，還有令人頭痛的剩餘食材。

這就是為什麼拉姆斯的第一步幾乎都是精簡菜單，通常從三十多道菜減到約十道菜左右。好好想一想，改進目前的菜單並非首要任務，刪減菜單才是，接著才是讓留在菜單上的菜餚更美味。

當事情沒有產生預期的成果時，人們出於本能，往往會投入更多資源去解決問題，包括更多的人力、時間和金錢。然而，這麼做最終只會讓問題變得更嚴重。正確做法是反其道而行，也就是精簡。

因此，少做一點。你的計畫不會因此停擺，情況不像你想得那麼糟。事實上，這麼做結果很可能更好。你會被迫做出困難決定，並釐清什麼才是真正重要的。

如果你開始將截止期限往後延，並增加預算，那就沒完沒了。

干擾是大敵

如果你經常熬夜或在週末加班，這不是因為你有太多工作要做，而是你在上班時間做得不夠。原因就出在干擾。

想想看：你在什麼時候完成最多的工作？如果你和大多數的人一樣，那麼答案會是深夜或清晨。這不是巧合，而是因為這些時候你的身旁沒有其他人。

下午兩點，人們通常在開會、回覆電子郵件，或和同事聊天。那些輕拍肩膀似的問候，和小型的即興聚會似乎無傷大雅，但這些確實會破壞生產力。干擾就只是干擾，不是人員間的協同合作。你一旦被干擾，就無法完成工作。

你的上班時間因各種干擾而被分割成一個個的工作時段。工作四十五分鐘後，打了一通電話。十五分鐘後，吃了頓午餐。一小時之後，有個下午的會議。在你意識到之前，已經五點了，而你只有兩小時不受干擾的時間完成你的工作。當你不斷地啟動、暫停、啟動、暫停，你就無法完成有意義的事。

相反地，你應該讓自己進入不被干擾的工作狀態，獨處的時間夠長時，你的生產力也最高。當你不需要在各項任務之間轉換心思時，你可以完成許多事情。（你是否注意到，當你在飛機上，離線又沒有外在的事讓你分心時，你可以做完許多事？）

進入那樣的工作狀態需要時間和避免干擾，就像是快速動眼期（REM）的睡眠：你不是馬上就進入快速動眼期，你要先入睡，然後才進入快速動眼期，任何干擾都會讓你重來。正如睡眠魔法是在快速動眼期才真的發生，不被干擾的工作狀態也是生產力魔法真正發揮作用的時刻。

然而，你不一定要在凌晨才進入獨處時刻，你可以在工作時制訂一個規則，每天訂出半天的獨處時間，從上午十點到下午兩點，人員之間不相互交談（午餐時間除外），或以早上或下午做為你的獨處時段，抑或避開休閒的週五，嘗試在週四不交談，只要確保這是連續時段，以避免任何破壞生產力的干擾。

你還要多管齊下，成功的獨處時段意味著你得屏棄溝通成癮的習慣。在獨處時刻，完全排除即時通、電話、電子郵件和會議的干擾，閉上嘴巴，埋頭工作。你會很驚訝的發現自己竟然可以完成這麼多事情。

另外，當你真的需要與人合作時，嘗試使用被動的通信工具，像是不需要即時答覆的電子郵件，不要使用會被打岔的方式，如電話和面對面的會議。用這種方式，人們可在有空時再回應，不用被迫立刻停下手邊工作。

你的日子苦於一再被干擾，現在就靠你反擊回去了！

你的估計能力爛透了

我們都是差勁的預估者。我們以為能猜出某件事情需要多久來完成，但我們其實一點概念也沒有。我們判斷事情的進展，都是根據最佳狀況，也就是不會因為不可避免的突發事件而拖延。但現實情況向來跟最佳情境不一樣。

這就是為什麼對未來數週、數月和數年的預測是種幻想。事實上，你根本不能很早就預知即將發生什麼事。

你以為快速去趟雜貨店只需幾分鐘，結果卻花了一個小時，這種情況有多常發生？而你是否還記得清理閣樓花了你一整天的時間，而不是你原本以為的數小時？或有時情形正好相反，你計劃花四小時清理院子，結果只花了三十五分鐘。我們人類實在不擅長估計。

即使是簡單任務，我們的估計也常因為出現兩個或兩個以上的因素而失準。如果我們連幾個小時內發生的事都說不準，又怎能期望準確預測半年計畫？

另外，當我們猜想某件事需要多少時間來完成時，我們不只是小失準，而是錯得很離譜。這意味著，如果你猜六個月，那可能大錯特錯，實際所需時間可能不只七個月，而是一年。

這就是為什麼波士頓的高速公路工程「大開挖」（Big Dig），比原訂計畫晚了五年才完工，預算超支好幾十億美元。另外，丹佛國際機場也延遲十六個月才宣布啟用，成本超支20億美元。

解決的辦法就是把大事化分成數件小事。要辦的事情規模愈小，就愈容易預測。你可能還是會得到錯誤的答案，但跟估計重大計畫相比，錯誤會少很多。如果某件事花的時間是你預期的兩倍，最好把它變成數週完成的小計畫，而不是耗費數月的一個大計畫。

持續把你的時間範圍分割成較小的區塊，與其進行為期十二星期的計畫，不如架構成十二個各為期一週的計畫。與其對需要三十小時完成的任務進行猜測、估計，不如將它們分割成更實際的六至十小時的區塊，然後按部就班去進行。



（更多精采內容，請見本書）

別當工作狂

我們的文化頌揚工作狂。我們都聽過有人熬夜加班，以辦公室為家，這是為工作犧牲奉獻的光榮表徵，工作永遠不嫌多。

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他們甚至製造危機。不去尋求更有...

他們都錯了！

對於事業的開創、經營，以及如何使事業茁壯（或成長為何停滯），我們有些新看法要跟各位分享。

這本書不是以學術理論為基礎，而是來自我們本身的經驗。我們在業界已有十年以上的歷練，曾經目睹兩次經濟衰退、一次泡沫破滅，商業模式也轉變了數回，還不時聽聞末日預言。然而這一路上，我們一直保持獲利。

我們是一家刻意維持小規模經營的軟體公司，專門服務小型企業和組織，幫助他們以最簡單的方式完成工作。目前在世界各地擁有三百多萬名用戶。

我們在1999年創業，從一家三人組成的網頁設計顧問公司做起。2004年時，因為不滿意當時業界普遍採用的專案管理軟體，於是自行開發出Basecamp。當我們向客戶和同業展示這個線上工具時，大家竟異口同聲地說：「我們公司也需要這個產品。」五年之後， Basecamp一年就可為我們創造數百萬美元的利潤。

我們現在也銷售其他的線上工具，像管理客戶資訊、簡單的顧客關係管理（CRM）工具Highrise，就被數萬家小型企業用來追蹤潛在顧客、交易情況和上千萬名顧客的動態。我們的企業內部網路和知識分享工具Backpack已超過五十萬人登錄，而企業即時通訊工具Campfire也已傳送了一億多條訊息。我們發明的開放式電腦程式設計架構RoR（Ruby on Rails），也成為推動Web 2.0世界的重要力量。

有些人將我們視為網路公司，不過我們擔當不起這樣的頭銜。大家對網路公司的印象，總脫離不了大舉徵才、大筆揮霍和壯烈退場，但我們並非如此。我們規模小（本書付印時只有十六名員工）、秉持簡樸精神，而且可不斷創造利潤。

這一路走來，許多人都認為我們做不到，說我們成功純屬僥倖，還要別人不要聽從我們的建議。有些人甚至說我們不負責任、輕率魯莽、不專業。

這些提出批評的人無法理解，一家拒絕擴張、會議、預算、董事會、廣告、業務人員和向「現實世界」妥協的公司，怎麼還能如此欣欣向榮？那是他們的問題，不是我們的問題。他們說，你的產品得鎖定「財星五百大」的企業。別理他們，我們的銷售對象是「財星五百萬大」。

他們並不認為，公司員工可以散布兩大洲、八大城市，而且幾乎不碰面。他們說，公司不做財務預測和五年計畫就不會成功。他們錯了！

他們說，你需要靠公關公司才能登上《時代》、《商業週刊》、《公司》（Inc.）、《高速企業》（Fast Company）、《紐約時報》、《金融時報》、《芝加哥論壇報》（The Chicago Tribune）、《亞特蘭大》（The Atlantic）、《創業家》（Entrepreneur）、《連線》（Wired）。他們都錯了！他們說，你不能既跟大家分享成功祕訣，又妄想抵擋得了對手攻勢。關於這點也說錯了。

他們說，你沒有龐大的行銷和廣告預算，就不可能跟業界巨擘競爭。他們說，你生產的產品功能不能比競爭對手少，否則不會成功。他們還說，且戰且走的策略行不通。不過，我們正是這樣做。

他們還說了很多，但我們認為這些說法全是錯的。我們已經用行動證明，還寫了這本書來告訴大家要怎麼做。

現在，就讓我們開始吧！

他們都錯了！

對於事業的開創、經營，以及如何使事業茁壯（或成長為何停滯），我們有些新看法要跟各位分享。

這本書不是以學術理論為基礎，而是來自我們本身的經驗。我們在業界已有十年以上的歷練，曾經目睹兩次經濟衰退、一次泡沫破滅，商業模式也轉變了數回，還不時聽聞末日預言。然而這一路上，我們一直保持獲利。

我們是一家刻意維持小規模經營的軟體公司，專門服務小型企業和組織，幫助他們以最簡單的方式完成工作。目前在世界各地擁有三百多萬名用戶。

我們在1999年創業，從一家三人組成的網頁設計顧問公司做起。2004年時，因為...