Google時代一定要會的整理術：連結人腦、人性、科技，有效掌控資訊與思緒

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第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要

在第一篇，我質疑人們習以為常的假設，幾乎檢視了宇宙間所有事情。在此，我還想要再推翻一個常被誤傳的假設：每個人的整理術應該都一樣。

　　在我們學習整理技巧的過程中，一直存在這樣的謬論，長久以來左右我們的思維。仔細想想，你會發現這樣的假設根本站不住腳。因為世上沒有兩個人是一樣的，我們都有自己的特色、經驗、限制與怪僻。再說，在這五花八門的世界，每個人對整理的需求也不一樣。不管你是執行長、物理學家，還是家庭主婦，你我的需求絕對不同。

　　不過，所幸近年來科技不斷進步，我們不再需要沿用過去的整理方法。如今有許多為現代人量身打造的整理工具，供你我使用，像Ｇｏｏｇｌｅ的免費郵件服務Ｇｍａｉｌ就是其中一項。Ｇｍａｉｌ是一種雲端（cloud）郵件的服務，可做為個人檔案庫，只要透過連線電腦或手機，隨時可搜尋到資料（關於Ｇｍａｉｌ的細節，第9章會詳述）。換句話說，現今社會，我們可善用這些工具，規劃出符合自己需求的整理系統。

　　既然對於整理的看法因人而異（事實也是如此），那麼我們現在需要一套全新的整理妙法。同時必須建立新的整理觀念：考量到我們的個人差異、各項限制與目標，並盡可能善用科技。你會發現，二十一世紀的整理妙法反而賦予我們可以有點混亂的自由──這樣的論調很勁爆吧！包準你第一次聽到。

　　歡迎來到第二篇！這一篇主要談現代人需要的整理新思維，著重在管理生活裡的各種資訊與壓力，幫助你建立一套專屬你自己的整理方法與系統。在此，我建議你先從你每天最常用到的工具開始：搜尋。如今，網路資料多到不勝枚舉，而我們每天又有太多資料要記錄追踨，於是，搜尋對現代人來說，就像氧氣一樣不可或缺。

　　在第6章我會解釋為什麼搜尋是現代社會新整理思維的根基，以及如何成為搜尋達人。然而，搜尋到資料以後，又要怎麼處理？關於這個問題，第7章會有解答：我會跟各位分享「如何讓資料進入你的腦」的私房技巧。接下來，在第8到第11章裡，我會進一步分享「如何從腦海裡取出資料」的個人訣竅。在這四章我會列出幾種我常用的整理工具（包括紙本與電子），並分享如何利用它們管理我每天源源不絕的念頭、想法和資訊。我列出這些工具的目的，不是要你照單全收，而是希望你能從中學習或採用部分方法，進而發展出一套適合你自己的整理系統。

為什麼整理術因人而異？

沒有人天生就懂得整理，整理概念靠後天習得。如同世上所有學習而來的東西，學習方式因人而異，整理術也不例外。以游泳為例，要學會仰式或蝶式，你得學習一些通用原則。然而，大多時候，你必須用自己的方式做出指定動作。你划水的姿勢絕不可能跟別人一模一樣，因為每個人的體型不同，連使用特定肌肉的力量也有差別。

所以，整理術不是每個人都一樣，也不該如此。當然，對多數人和多數情況而言，有些基本的整理方針可遵循，像是寫待辦事項表單、隨身攜帶小筆記本、把東西放在固定位置，並記得這些地方在哪兒等等。然而，只有這樣，還稱不上是完整的整理。

依我個人淺見，這種「以為人人都適用同一套整理法則」的想法，實在是十足的「泰勒風格」。若你是台機器或幻想成為一台機器，也就罷了。但你明明就是個有血有肉的人，你需要的是一套考量到人性與個人差異的整理原則。舉例來說，罹患失讀症的我，從小在學習上就必須比別人多下工夫，舉凡回家功課、文具、筆記等隨身攜帶的物品，我都得大費心思去記得它們放在哪兒。做好整理對我這樣的學生尤其重要，因為我得把每一分腦力專注在課業上，不容浪費。很不幸的，傳統的整理原則沒有一個適用於失讀症學童，於是我只好自己去發展。

念中學時，我開始用活頁收納夾（若你也在1980年代念中學，你會知道我說的是什麼），那是一個三孔資料夾，裡頭有數個文書夾和標籤分類夾，外頭由魔鬼粘固定，方便開閤。收納夾裡還有個夾鏈塑膠袋，我會把鉛筆等文具放在裡面。

收納夾對我幫助很大，我可把學校的東西都歸在一處統一管理，這也是當時流行的整理概念。有了它，我才能把腦力專注在必要的地方：我的課業。我好愛我的收納夾，直到那個悲慘的日子來臨。自那天起，打死我也不再用這種張三李四都通用的整理方法了。

中學時，我戴著眼鏡、體重不到四十公斤，是個典型的書呆子。當時上生物課，我坐在一位暗戀許久的金髮美女同學旁邊。有回上課，我把鉛筆放回活頁收納夾的夾鍵塑膠袋裡，她看了一眼，開始竊笑。更慘的是，她還轉過去對著她好友咬耳朵，還故意提高音量說：「他那個放鉛筆的玩意真是俗斃了。」

　　由於實在太丟臉了，我從那一刻起就不再使用活頁收納夾、和我那個「俗斃的鉛筆玩意」。就這樣，好不容易才進步一點的整理成效赫然終止。在那當下，我認知到傳統的整理方法對我不可能有任何用處。但我並未因此放棄，隨著年齡增長，我逐漸發展出適用於自己的整理系統，不但可廣泛應用，在特定資料的組織整理上也非常有效（我指的是資料的過濾，到第7章會再詳述）。

預測未來

　　再說，傳統的整理方法不僅無法因應個人差異，也未能考量我們人腦的限制。

　　以檔案櫃來說，我以前讀過的每一本有關組織整理的書，都說「文件歸檔」有多麼重要，我也就學著照做。這些書說得的確有道理：若你不好好保管你的收據，到了報稅前，你就得從一堆紙箱或購物袋裡東翻西找，還不一定找得到你要的。事實上，我現在還在用檔案櫃管理某些東西──第8章會有進一步說明。

　　可是，檔案櫃這類整理法並未考量我們人腦的限制，也沒能善用先進科技。這麼說好了，你把資料收納在檔案櫃，是為了日後需要時能找得到，那麼你得清楚知道未來你要怎麼用它，你才能替它標上適當的標籤。不這樣做，你日後哪有可能找得到它？

人人都在談的「雲朵」究竟是什麼？

當人們講到「雲朵」，除了指天上飄的一朵朵像白色棉花的東西外，還有別的意思嗎？　　「雲朵」和「雲端運算」是近年來最夯的辭彙之一，不過，這些辭彙早在電子業流行多年──工程師在繪製示意圖常會提到雲朵。雲朵原本的意思是指「網路」，因為繪製示意圖的工程師對於該網路的內部一無所知，於是以一朵雲來表示。後來，人們開始把「雲朵」當成網際網路的別稱，從此雲朵就成網際網路的同義辭。　　

到了今天，「雲端運算」一辭大致是指網際網路上即時發送的形形色色服務與軟體設備，包括電子郵件、行事曆、聯繫、檔案備份、分享與同步處理。與其把資料儲存在個人電腦磁碟機或隨身碟裡，你可善用上述那些服務，把所有資料存在網路（雲端）。只要透過任何一台連線的電腦或工具（像是可瀏覽網頁的手機），你就能夠取用你的資料與文件。換句話說，你的資料乖乖待在一個地方，你可透過各種方式取得。此外，你再也不用擔心電腦裡的資料因為硬碟掛掉或是病毒入侵而遺失。　　

只要裝好瀏覽器和連線工具（通常透過數位用戶迴路或寬頻服務），你就能使用大多數的雲端服務。這些服務當中，我認為有兩樣最有助於整理：Google的Gmail免費郵件服務；蘋果電腦的付費服務「我的行動」（MobileMe）。　　

當然，並非人人都贊同「雲端運算」的概念。許多人一想到把個人私密的資料放到不知名的太空去，就渾身不自在。有人擔心別人擁有他的資料後，可能會失去主控權，也有人擔心資訊安全的問題，還有人不希望自己的線上活動（如購物、郵件等）攤在市場行銷人員眼前，任由人監控追蹤。不過，對我來說，雲端運算的好處多於這些擔憂，稍後我會提出我的理由。

　　舉例來說，假設你在多年前收到公司給你的一張通知，內容是出差的最新規定。你猜想自己下回出差時可能會用上這張通知，有了它，你才知道如何正確填寫出差費用明細，讓退款流程更快速。不過，要是你近期兩、三個月都沒有出差機會，在那之前，你要把那張辦公室通知歸到哪個檔案？

　　碰到這種情形，多數人可能都會這麼做：拿個新資料夾，在標籤上寫下「出差報帳流程」，然後把那張辦公室通知放進去，再將資料夾放進財務相關的檔案抽屜。可是，你哪裡會記得你把一張出差規定的通知歸檔在財務的抽屜裡？

　　或許你決定把那張通知單放進人事室發給你的三孔資料夾，裡頭放的全是公司規定與流程的說明資料──實在讓人不想碰它呀！可是，同樣的問題又來了：你日後怎麼可能記得你把那張通知放在這個資料夾？

　　或許，為了怕自己忘記，你乾脆把通知印成三份，一份放財務檔案抽屜的資料夾、一份放到人事室的三孔資料夾、最後一份放進專門收納下回出差資料的文書夾。這個方法看起來很有效，只是你得把同樣的歸檔動作做三遍，而且這麼做等於助長亞馬遜雨林的砍伐，太不環保了。

　　到了今天，同樣的通知可能改用電子郵件的方式寄給你。太棒了，你不用再管歸檔的事，看完就把它留在收件匣。當然，你的收件匣最後會變得和你的檔案櫃一樣，塞滿亂七八糟的東西。你完全不知道東西跑到哪兒去，你也沒辦法在一個螢幕畫面裡看到所有資料。不過，電子歸檔與實體歸檔最大的不同在於：當你要到電子收件匣找資料時，你根本不需要知道它在哪裡，靠搜尋就行了：哪天你需要用到那張通知，只要輸入幾個關鍵字就能找到它。

　　這正是我要跟你分享的第十二項整理原則，這項原則揭示了全新的整理概念，對現代人來說非常重要：資料不靠歸檔，靠搜尋就好。

　　搜尋非常好用！不管你把電子郵件歸檔在哪個檔案或資料夾，都搜尋得到。事實上，我勸你連歸檔都不用做，只要用幾個主要的資料夾管理電腦所有檔案就可以了。因為利用電腦的搜尋功能，你就能找到所需的電子郵件或檔案，所花的時間，搞不好比你把旋轉椅轉向檔案櫃的時間還要少。就算通知不是以電子郵件形式送來，你也可以掃描成圖檔存到電腦裡，或是放在雲端，需要時再搜尋就行了。

　　總之，有了搜尋，才能在資訊時代存活下來，並活得好好的。所以，搜尋可說是全新整理概念的基礎。下一章我會教你如何更快速、更準確地搜尋到所需的資料，不用再預測未來你會怎麼用它。（當然也助於降低紙張的使用）

（更多精采內容，請見本書）

第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要

在第一篇，我質疑人們習以為常的假設，幾乎檢視了宇宙間所有事情。在此，我還想要再推翻一個常被誤傳的假設：每個人的整理術應該都一樣。

　　在我們學習整理技巧的過程中，一直存在這樣的謬論，長久以來左右我們的思維。仔細想想，你會發現這樣的假設根本站不住腳。因為世上沒有兩個人是一樣的，我們都有自己的特色、經驗、限制與怪僻。再說，在這五花八門的世界，每個人對整理的需求也不一樣。不管你是執行長、物理學家，還是家庭主婦，你我的需求絕對不同。

　　不過，所幸近年來...

序文 失讀症男孩如何成為Google資訊長

第一部 先認識自己
第1章　雞尾酒會與玉米片—人腦探索之旅
第2章 暑假、郊區與工廠轉變─在混亂世界設法做好整理
第3章 賽車、籃球短褲、歌劇─正視我們的個人限制
第4章 去爬山，還是待在躺椅上納涼？─目標明確的重要

第二部 全新整理術
第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要
第6章 法國巴黎？還是德州巴黎？─如何成為搜尋達人
第7章 彩色筆與過濾器─確保資訊留下來
第8章 萬用手冊還是電子工具？─何時用紙？何時不用？
第9章　不只是傳送與收信─讓電郵信箱成為可供搜尋的個人檔案庫
第10章　感謝你的分享─為什麼行事曆該放到雲端上？
第11章 瀏覽器、作業系統與超炫的標籤─管理文件及網頁內容

第三部 克服大小挑戰
第12章 避免用腦過度─如何保持專注，盡可能不分心
第13章 在沙灘上查看電子郵件─整合工作與生活
第14章 應付突如其來的事件
第15章 全部兜在一塊

後記 把腦子關掉，只管滑雪就對了！
附錄：我們的最愛

序文 失讀症男孩如何成為Google資訊長

第一部 先認識自己
第1章　雞尾酒會與玉米片—人腦探索之旅
第2章 暑假、郊區與工廠轉變─在混亂世界設法做好整理
第3章 賽車、籃球短褲、歌劇─正視我們的個人限制
第4章 去爬山，還是待在躺椅上納涼？─目標明確的重要

第二部 全新整理術
第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要
第6章 法國巴黎？還是德州巴黎？─如何成為搜尋達人
第7章 彩色筆與過濾器─確保資訊留下來
第8章 萬用手冊還是電子工具？─何時用紙？何時不用？
第9章　不只是傳送與收信─讓電郵信箱成為可...