一張紙＋一個象限圖讓問題變簡單：快速整理、簡化流程、做好時間管理，搞定工作大小事

一切從「寫出來」開始

如同前言所說，現代上班族正面臨各種煩惱。

尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言，面對尚未習慣的業務，每天被工作追著跑，就連好好整理心情的時間都沒有，自然容易誤闖死胡同，一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外，因為隨著工作經驗增加，肩上的責任加重，被交辦得處理的事務也愈來愈多，因此，要如何迅速做決斷便成了當務之急。

想要改善這些狀況嗎？不想再做出錯誤判斷嗎？那就從「整理思緒」開始做起！

而想整理思緒，不能光用「想」的，而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼？」、「問題出在哪裡？」這樣只會在原地兜圈子毫無進展，用筆寫在紙上才是正確的做法。

事實上，「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動，也是引發新行動的催化劑。簡而言之，「思考行動」是解決一切的關鍵。

靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索！

寫出「課題」與「難處理的事項」只是整理思緒的第一步，問題並非就此解決。也就是說，羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」，還必須依事情輕重緩急決定順序後，按部就班進行處理。

此外，在安排重點工作時，光是「想到什麼，寫什麼」是沒幫助的，應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。

這時，就是「象限圖」派上用場的時機了。

「象限圖思考整理術」指的是種利用橫縱雙軸整理思緒的方法。

不同於一般「象限圖」，它有兩個切線（軸），可顧及多方的考量。

而這個方法不費工、不耗時，卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟：「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」，而且效果奇佳，令人驚艷！

只要使用象限圖，包準讓你三大步驟一氣呵成：「現在我的工作是？」（把握現狀）→「今後該進行哪項工作？」（設定目標）→「要如何進行新工作？」（解決問題）。

不過，有一點請各位務必注意，那就是「軸的定義」。比方說，當目的是「提高工作效率」時，縱軸和橫軸分別該如何定義？你是否也為此感到疑惑呢？

別擔心！本書為你設想了各種不同狀況，提供各式象限圖供你參考。

相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。

建議大家剛開始，可先使用其中一到兩個中意的象限圖，慢慢地，你會發現自己的想法愈來愈多元，邏輯也愈來愈清晰。

另外，還要提醒各位一件事。

那就是「思考行動」──光是整理思緒還不夠，別忘了要付諸行動。

本書介紹的「象限圖思考整理術」，不只能幫助你「了解」問題，更進一步幫你「解決」問題。

本書的五章內容皆基於此理念寫成，教授你處理「工作煩惱」的各樣祕訣。

除了工作以外，象限圖同樣能運用在生活之中，成為人生旅途中的明燈。

訂定計畫時應將預留時間縮至最短

看完這張象限圖，相信一定讓不少人感到一頭霧水：「為什麼自由型的工作模式，不需預留時間？」

因為預留時間只是在浪費時間。

請你回想以前念書時，寫暑假作業的情形。你是否也曾預計在八月中全數寫完，最後卻拖到八月底，才急得像熱鍋上的螞蟻呢？之所以發生這種狀況，是因為替自己預留退路，「反正九月一日前寫完就好」，自然不把設定八月中的期限當一回事。

為了避免這樣的情形發生，我們必須嚴格控管時間，盡量不預留，又或是將預留時間縮至最短。按時完成工作，切忌得過且過。如此一來，計畫自然能環環相扣、確實進行。

反之，有時間規定的工作則應預留時間，以備應付最糟的狀況。

快辦型工作應「謹慎」進行，預防錯誤發生

那麼，為什麼快辦型工作要「謹慎」以對呢？

這類處理型的工作和考察型工作正好相反，講求的是迅速確實，稍不留意就有可能會出錯。

以記帳為例，就算是會計老手，在事後核對時，還是會發現不少錯漏，因此非常沒有效率。

想防止這類粗心的失誤發生，就必須做好收尾、「謹慎」而終。

普遍上都認為慢思型工作應小心縝密，快辦型工作可草草了事，但這其實是錯誤的傳統觀念。

要知道，這些傳統觀念正是讓你「誤入歧途」的絆腳石。

商談前先「預約」

在處理工作時應具備兩大觀點：「做什麼（WHAT）？」、「怎麼做（HOW）？」。

這兩點是「工作的基本要求」，然而，很多人卻連這樣的基本要求都做不到。

不少職場菜鳥都有相同煩惱：「知道上司要他做什麼，卻不知道自己該怎麼做。」這種人通常無法消化工作，導致事情愈積愈多，等到火燒屁股時，才向上司或同事求救。想擺脫這樣的惡性循環，就必須學習本書所提供的訣竅。

有些人則有「自作聰明」的煩惱。

例如「問這種基本問題，人家會不會覺得我很笨？會不會因此影響人事考核？」

想太多會讓人畏首畏尾，在多餘的自尊心驅使下，則容易停滯不前。

另外，常有人說：「上司跟前輩看起來都很忙，所以我想問卻不敢問。」

的確，現在的上司已不復從前，光是處理手頭工作就忙不完了，自然沒時間盯著下屬做事，甚至散發出「我現在很忙，不要來煩我」的氣息。

建議各位可先「預約」，在上司下達指令時，就事先預告「遇到不懂的事，我可能會中途向您請教」。只要多了這道「預約」手續，即使突然有事相求，上司也不會擺出一張臭臉。

問答間，推測對方的實力

拜託他人做事時，掌握對方有多少實力和意願固然重要，但直接了當地問對方「你的工作能力好嗎？」、「你做事有沒有幹勁？」是非常沒禮貌的。

建議你可以用「旁敲側擊」的方式。例如，「你之前負責過哪些Case？」、「你擁有哪些證照？」得知對方有多少實力後，再決定要拜託他什麼樣的工作。

不過，如果對方能力不佳卻充滿幹勁，還是能把事情交給他做。畢竟「勤能補拙」，也許過程中他會慢慢進步也不一定。

那麼，要如何推測對方的幹勁高低呢？你可以這麼問：

「有時，我在工作上會遇到一些困難，請問遇到困難時，您都怎麼處理？」

談話時，應跳脫買賣雙方的「上下關係」，不一味用強，應適度地示弱。關鍵在於問出對方的真心話，藉由單獨對話，建立彼此的信任感。

你的失誤是偶然還是必然？

任何人在工作時，都一定會出現小失誤；努力減少失誤固然必要，但更重要的是事後處理。

很多人在發現錯誤後，尚未掌握事情全貌就急著應對。以下就是一個例子。

「吼！你又出包了！數字輸入錯格了！快把它改好！」

被上司罵到臭頭的，是剛進公司不久的菜鳥事務員A。

Ａ表面上頻頻道歉，心中卻忍不住抱怨：「明明是電腦格式自己跑掉的」。

到底是電腦出問題，還是A自己搞錯了？根本不得而知。

但像這種的情形，上司通常會直接歸咎於事務員，草草了事。事實上，這麼做對之後的改善並無幫助，進而導致錯誤一而再再而三地發生。

出現失誤時，應確實知道這是屬於偶然還是重複發生的狀況？是「單次錯誤」還是「屢犯錯誤」？想當然耳，後者較為嚴重。

經過分類後，就可以開始訂定應對策略。要注意的是，必須判斷這些錯誤是靠個人努力就可解決，還是需要公司協助調整工作環境才能改善──若誤判狀況，將導致問題永遠無法解決。

以前述A的例子來說，如果真是電腦系統問題而導致出包，一味訓練事務員是於事無補的，必須在公司的協助下修復系統才能解決問題。

從所需時間較短的課題開始處理

話雖這麼說，但不是所有問題都能立刻解決。

下一張象限圖是，以處理時間是否超過一個月為基準分類。在處理課題時，建議先從短期內可完成的項目著手。中長期任務無法立即見到成果，士氣容易受到打擊；倒不如先解決一個短期內就能達成的目標，鼓舞軍心，接下來做事自然能水到渠成。

以前述的A工作團隊為例，可從「增加成員溝通機會」做起。為什麼呢？因為要製造溝通機會很簡單，明天就可以立刻安排。相對地，「簡化業務工作」、「多雇業務助手」則牽涉到整間 公司的行政問題，甚至必須說服直屬上司或高層人員，可能要花超過一個月的時間。

用象限圖整理後，主管就能釐清自己有哪些該做的事。與間接課題一樣，直接課題也要依處理時間是否超過一個月進行分類，並優先解決一個月內可完成的項目。

像「列出顧客清單」這種短期內就能完成的工作應盡快進行；而在電視廣告這類行銷策略則得花上一段時間，得先等高層點頭，調度部門人員後才能執行。

若團隊成員中有人對「列出顧客清單」有疑慮，認為沒有執行的必要，身為主管，應設法向下屬分析說明，確保所有成員都了解每項工作的重要性和必要性。

一切從「寫出來」開始

如同前言所說，現代上班族正面臨各種煩惱。

尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言，面對尚未習慣的業務，每天被工作追著跑，就連好好整理心情的時間都沒有，自然容易誤闖死胡同，一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外，因為隨著工作經驗增加，肩上的責任加重，被交辦得處理的事務也愈來愈多，因此，要如何迅速做決斷便成了當務之急。

想要改善這些狀況嗎？不想再做出錯誤判斷嗎？那就從「整理思緒」開始做起！

而想整理思緒，不能光用「想」的，而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼？」、「問題出在哪...

前言

　　

「事情堆積如山，卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了，永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事，無奈地發現，光處理雜務時間就用完了，最後只能不斷延宕，等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」

「上司客戶各說各話，叫我做東做西，到底該聽誰的？每件事好像都很重要……根本無從判斷。」

今時今日，上班族正面臨前所未有的困境。

市場波動導致業務變化，隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下，每個人的負擔（工作）日益增加。

再加上資訊科技日新月異，工作變得愈來愈複雜。

由於工作內容愈複雜，牽扯到的人（股東等）愈多，衡量利弊就愈困難。

隨著生活環境日漸便利，我們曝露在各樣的資訊下，每天都被迫整理、消化這些資訊，還得在一片兵荒馬亂中，做出最佳決策。

你曾有思緒亂成一片的經驗嗎？是否也曾不知如何是好，進而感到倉皇失措、停滯不前呢？

其實只要利用「一張紙」與「象限圖」，就能改善這些窘境！

這兩項工具能幫助你整理思緒，加快決策速度，讓你想做什麼就立即付諸實行。簡單來說，就是為你培養「思考行動」的習慣。

當面對課題與問題點時，本書能幫助你自然而然地「引導」出答案，進入下個階段，往未來踏出嶄新的一步。閱讀本書能讓你不再「滿頭問號」，明確知道下一步該怎麼走，水到渠成、馬到成功。

準備好讓你的人生「晉級」了嗎？



吉山勇樹

前言

　　

「事情堆積如山，卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了，永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事，無奈地發現，光處理雜務時間就用完了，最後只能不斷延宕，等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」

「上司客戶各說各話，叫我做東做西，到底該聽誰的？每件事好像都很重要……根本無從判斷。」

今時今日，上班族正面臨前所未有的困境。

市場波動導致業務變化，隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下，每個人的負擔（工作）日益增加。

再加上資訊科技日新月異，工作變得愈來愈複雜。

由於工作內容愈複雜，牽扯...

目錄

Prologue 一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」

Chapter1　時間老是不夠用嗎？這樣整理思緒準沒錯！

01　訂定計畫要「不留後路」
　〔象限圖〕　規定時間的工作・時間自由的工作 × 預留時間・不預留時間

02　「草率」而始，「謹慎」而終
　〔象限圖〕　草率・謹慎 × 慢思・快辦

03　將工作分為「自己就能做」和「自己做不到」
　〔象限圖〕　自己就能做・自己做不到 × 同事做得到・同事做不到

04　小事又如何？大方和上司商量！
　〔象限圖〕　WHAT × HOW

05　整合目的和目標
　〔象限圖〕　WHY × WHAT

06　掌握工作的輕重緩急，決定先後處理順序
　〔象限圖〕　重要度 × 緊急度

07　依成效和難度決定先後處理順序
　〔象限圖〕　難度 × 成效

08　以「所需時間」和「產出時間」衡量工作
　〔象限圖〕　所需時間 × 創出時間

09　發覺自己「想做什麼」
　〔象限圖〕　Have to do × Want to do

10　自己跨出「半步」
　〔象限圖〕　自己・他人 × 組織・個人


Chapter 2　想將人際關係化繁為簡？這樣整理思緒準沒錯！

01　積極表達己見
　〔象限圖〕　提問 × 主張

02　用邏輯和誠意說服他人
　〔象限圖〕　理性 × 感性

03 　達成共識，消除偏見
　〔象限圖〕　自己認為的常理・不合常理 × 對方認為的常理・不合常理

04　預防出包兩大法寶：「監視法」+「自我宣傳法」
　〔象限圖〕　你懂自己嗎 × 別人懂你嗎

05　敞開心胸以誠相待，輕鬆建立職場好人緣
　〔象限圖〕　尊重自己 ×　尊重別人

06　「職場扮演的角色」決定你的行事風格
　〔象限圖〕　積極派・謹慎派 ×　領導型・跟隨型

07　尊重自己
　〔象限圖〕　有意・無意 × 愛自己・愛他人


Chapter3　人生迷失了方向？這樣整理思緒準沒錯！

01　想要進修？從找出「能力落差」做起
　〔象限圖〕　公司・個人 × 基本技能・專業技能

02　雙「效」進修法
　〔象限圖〕　擅長・不擅長 × 意願高・意願低

03　分析附加價值，順利達成目標
　〔象限圖〕　目標 × 附加價值

04　完全掌握「自我成長循環」
　〔象限圖〕　改進意願 × 成長

05　即使遭遇困難也絕不放棄
　〔象限圖〕　對現狀滿意與否 × 行動

06　競爭對手的多寡，將關係到職涯規劃
　〔象限圖〕　工作 × 競爭對手

07　藉「單飛」表現自我
　〔象限圖〕　團隊工作 × 個人活動

08　只要做到「公私相乘」，工作也能是種享受
　〔象限圖〕　工作・私生活 × 改變・維持

09　利用「計畫性偷懶法」喚醒工作動力
　〔象限圖〕　休假 × 工作


Chapter 4　別人總不把你的要求當回事？這樣整理思緒準沒錯！

01　適時表明自身立場
　〔象限圖〕　利己 × 利他

02　釐清彼此需求重點，交涉順利零糾紛
　〔象限圖〕　對方滿意度 × 我方滿意度

03　釐清交涉對象的需求順位
　〔象限圖〕　價格 × 品質

04　若在「交期」和「價格」方面無法達成共識，可改從「品質」著手
　〔象限圖〕　交期 × 價格

05　若在「品質」和「交期」無法達成共識，可改從「價格」著手
　〔象限圖〕　品質 × 交期

06　善用服裝儀容，打造完美形象
　〔象限圖〕　保守・前衛 × 獨特・普通

07　分析交涉對象所扮演的「角色」
　〔象限圖〕　冷酷派・熱情派 × 領導型・跟隨型

08　依顧客的消費潛力訂定行銷策略
　〔象限圖〕　市場潛力 × 交易經驗


Chapter 5　工作團隊不夠強？這樣整理思緒準沒錯！

01　工作不挑人，合作更順利
　〔象限圖〕　挑人・不挑人 × 定型・未定型

02　摧毀團隊內的「隱形高牆」
　〔象限圖〕　問題處理時間 × 影響

03　雙重角度整理工作失誤
　〔象限圖〕　單次錯誤・屢犯錯誤 × 個人努力・公司協助

04　衡量同事的「能力」和「意願」高低
　〔象限圖〕　工作能力 × 工作意願

05 「預防」和「應對」不應一概而論
　〔象限圖〕　風險發生機率 × 風險影響程度　　

目錄

Prologue 一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」

Chapter1　時間老是不夠用嗎？這樣整理思緒準沒錯！

01　訂定計畫要「不留後路」
　〔象限圖〕　規定時間的工作・時間自由的工作 × 預留時間・不預留時間

02　「草率」而始，「謹慎」而終
　〔象限圖〕　草率・謹慎 × 慢思・快辦

03　將工作分為「自己就能做」和「自己做不到」
　〔象限圖〕　自己就能做・自己做不到 × 同事做得到・同事做不到

04　小事又如何？大方和上司商量！
　〔象限圖〕　WHAT × HOW

05　整合目的和目標
　〔象限圖〕　WHY ×...