商業英文寫作聖經：向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝

名人推薦：「威瑪‧戴衛森以幽默口吻提供實務建議，引導讀者克服寫作恐懼，寫出優質商業書信。為了成功的商業往來，一定要把這本書列入職場工具書清單。」──喬‧克勞斯哈爾（Jon Kraushar），克勞斯哈爾傳播公司總裁╱美國前副總統錢尼辯論教練╱美國策略專家╱《熱誠溝通：你就是最好的溝通訊息》（You Are the Message）共同作者

「本書讓我對商業寫作有全新的看法，容易閱讀，毫無疑問是本寶貴的職場工具書。」──史蒂芬‧伯羅斯（Stephen J. Burrows），安海斯-布希國際公司前總裁與執行長

「對行銷人士以及管理階層來說，這是本教你...

要如何開始改進你的寫作呢

Chapter 2. 寫作前，調整心態

寫作前，先調整心態。接受你必須要寫的事實。為了讓實力被看見、讓人信賴、升遷，你需要寫作。事實上，商務人士每天花30～40％的工作時間在寫作上。接著，戒掉以下迷思：

篇幅越多越好？

你的辦公桌上、電腦裡、信件匣中，是不是塞滿一堆乍看令人印象深刻，但廢話連篇的文件與信件？冗長且毫無組織的文件隨處可見，這是來自我們過去所受的錯誤指導，讓我們以為應盡量使用艱澀措詞與冗長詞彙。人們擔心簡單用字無法展現自己的聰明，所以寫出pursuant to our agreement（根據我們的協議），而不是as we agreed（我們同意）；或是寫出in the normal course of our procedure（根據我司的正常程序），而不是簡單易懂的normally（通常）。

字多不等於好，數量並不等於品質。廢話代表沒有效率，對企業來說，缺乏明確的文字說明將導致金錢與時間成本的損失，也引發閱讀的挫敗感。

文法正確寫作等於優質寫作？

你可以問問同事與主管，他們的報告寫得如何。無論他們回答好或不好，他們的評斷標準很可能是根據文法正確性而來，例如主詞動詞一致性，使用正確時態，使用的是分裂不定式還是不完整句。文法的確有其重要性，但文法正確寫作不等於優質寫作。下次你看信件或報告時，問問自己：內容是否有趣、有吸引力、簡要、有邏輯，並且容易閱讀？好的寫作應該要包含上述特質。

商業寫作不是創意寫作？

有些商業寫作只需套用格式，不太需要創造力。但當回覆客訴信件，或處理棘手的突發狀況時，你便需要發揮創意達成任務。寫作最能展現你的解決問題能力，你必須擁有獨到的想法、想像力，以及創新、清晰的文字溝通能力。

最後，對自己抱持信念，相信自己能進步。優秀寫作能力是透過不斷練習而達成，而非與生俱來。透過練習，在練習過程中善用有效的技巧。

Chapter 6. 組織段落I

6-2重點句不等於目的句

決定信件或報告中的重點句並不是件簡單的事。記住，將訊息重點句以重點摘要寫出，如指示下一步怎麼做，或者你期待對方閱讀訊息後，有什麼行動或反應。開門見山的重點句會讓讀者思考：「喔！了解！」還是「嗯…所以呢？」他們的反應會讓你知道，自己是否在一開始就點出重點，還是又開始流水帳解釋。

開門見山重點句（Bottom-line Statement）不等於目的句（Purpose Statement）。目的句使用開放式句子，告訴讀者這則書信的目的為何，而非提供摘要。目的句範例如下：

The following are comments heard from retailers and consumers, and my observations of industry and competitive performance.

以下是來自零售商和消費者的意見，以及我對產業和競爭對手表現的觀察。

本句開宗明義告訴讀者這封信件的目的，提出相關意見與自己的觀察，但沒有摘要說明。這樣的開場白只是重複說明原本早已敘述清楚的主旨標題，再說一次並沒有加分效果。

以下的範例也好不到哪裡去。

This represents a response to your letter regarding the expansion of our promotion in Wisconsin.

本信是回覆你提出擴展公司在威斯康辛州的行銷。

John, this is a recap of the meeting we had on June 2.

約翰，這是我們6月2日會議的重點。

The following is a summary of my recent market visit.

接下來是我近日市場訪問的摘要說明。

This paper will recommend the action we should take against the competition.

這份報告指出對抗競爭對手，我們應該採取的行動。

以目的句作為信件開頭，並不是最好的方式。開門見山重點句能提供更多訊息，也更有力。為了展現兩者間的差別，請看以下用目的句開頭的範例，接著刪去起始句再看一次。信件是不是變得簡單易讀多了？以重點句開頭，會讓訊息傳達變得清楚直接。

The enclosed data compare our status against the competition’s. Through the week of June 28 we have lost share in retail sales while our three major competitors have gained. A close look at the data will show our downward slide.

附件數據是我們與競爭對手的比較。從6月28日這週開始，正當我們三個主要競爭對手開始獲利，我們的零售銷售額卻下滑了。仔細觀察數據可以看到我們銷售下滑的區域。

為了寫出有力的重點句，問問自己：「什麼是我一定要說明的重點呢？」參考以下範例，將重點放在前面。

TO: Dee Boss

FROM: M. Happy

RE: Success at W.D. Corporation

Dee, our Shelf-Management Program gained us the competitive edge at W.D. Corporation on June 2. They approved our recommended configuration and believe it will grow their sales and profits. Here are the details of the meeting:

• accepted configuration, with stipulation we present the program at division level

• added 30 linear feet of shelving

• requested Space-Management resources for item layout and selection

• will evaluate in six months to determine effect on business and the brands

收件人：迪老闆

寄件人：M黑皮

關於：贏得W.D.公司青睞

迪，我們的貨架管理方案為我們取得6月2日在W.D.公司的競爭優勢。W.D.同意我們建議的配置，認為這將會增加他們的銷售與獲利。以下是會議詳情：

•同意配置，並要求我們在部門決議階段發表方案

•增加30呎長的貨架

•依品項擺設與挑選，提供空間管理辦法

•6個月內進行評估，了解對業務與品牌的影響

6-3何時不用開門見山法

開門見山法是將訊息重點放在書信的最前面，即使你傳達的是壞消息或令人失望的事情，多數讀者仍喜歡這種直接的方式。拐彎抹角常被視為傲慢和虛偽；藉由先說些正面的事情，把壞消息放到後面，看似討好，但誠意不足。不過，在少數情況下，你應避免使用重點句開頭的陳述。舉例來說，當你給予建議或提出請求，而讀者對你帶有強烈偏見時；或是當你必須跟老闆說明他的特別專案（像是刪減預算）無法成功時。這些情況下，你就可以用一般的開場白起頭，別把重要訊息放在第一句。如此一來，你可逐步引領讀者進入你的重點，最後，在結尾陳述你的請求或建議。這種緩衝式表達，讓讀者有心理準備，也提供邏輯的合理性。在這種狀況下，面對面開會討論比寫信有用。知道什麼時候不要寫，和知道何時該用重點句，同樣重要。

TO: Dave Stevenson

FROM: Les Thomas

SUBJECT: A Second Chance?

Bob Beatty let me know that my request for a transfer to your new sales group has not been approved. Naturally, I’m disappointed, but based on the information you had to make that decision, I can see how you concluded there was no match. There are, however, several experiences and accomplishments during my years at OBC Corporation that could be of value and that you may not have been aware of. For example,

• while I was product marketing manager, I developed a strategy that successfully increased market share by 15 points over a 12-month period in four diverse ethnic markets; also

• I managed the development and rollout of three new products and exceeded financial objectives by 12 percent.

I’d appreciate spending half an hour with you to discuss how these and other experiences might complement the new sales group’s efforts. I’ll call in a few days to check your availability.

Thanks.

收件人：戴夫‧史地文森

寄件人：萊斯‧湯馬斯

主旨：第二次機會？

鲍勃．比提告訴我，我請調至您新銷售團隊的申請未獲通過。當然，我很失望，但根據您獲得的資訊，我可以理解為什麼您認為我不適合此職缺。無論如何，以下是我在OBC企業的多年經歷與成就，這或許能提供您之前未發現的、更具代表性的內容。包括：

•我擔任產品行銷經理時所訂定的策略，成功提昇四個種族市場的市佔率，超過12月期達到15個基點；並且

•我負責三項新產品的開發與上市，並超越獲利目標12％。

我很希望您能夠撥冗半小時給我，討論我如何運用自身經驗為新銷售團隊帶來助益。這幾天我將致電給您，確認您方便的時間。

謝謝。

要如何開始改進你的寫作呢

Chapter 2. 寫作前，調整心態

寫作前，先調整心態。接受你必須要寫的事實。為了讓實力被看見、讓人信賴、升遷，你需要寫作。事實上，商務人士每天花30～40％的工作時間在寫作上。接著，戒掉以下迷思：

篇幅越多越好？

你的辦公桌上、電腦裡、信件匣中，是不是塞滿一堆乍看令人印象深刻，但廢話連篇的文件與信件？冗長且毫無組織的文件隨處可見，這是來自我們過去所受的錯誤指導，讓我們以為應盡量使用艱澀措詞與冗長詞彙。人們擔心簡單用字無法展現自己的聰明，所以寫出pursuant to our agreement（根據我們的...

威瑪‧戴衛森是誰？她為什麼可以指導我們寫出必勝職場寫作？

威瑪‧戴衛森是第一位檢視商業寫作而獲得博士學位的學者。同時作為一名顧問，在過去30年中，她幫助了不同程度的企業員工提升商業寫作技巧，也因此知道多數人恐懼寫作，而且他們害怕的理由也很正當。

從以前到現在，學校的寫作課一直是個不可能在期限內完成的作業。學生沒有機會接受寫作上的指導，沒有人指導他們該如何輕鬆寫出簡單又有條理的文章。在大多數學校裡，寫作教學被認為是苦差事，寫作只是應付考試而已，至於為什麼拿到C或D，或是幸運地拿到A或B，都是個無法解釋也永遠不會被解答的謎團。

學生太常在不知道怎麼寫、不知道哪些能寫、哪些不能寫的情況下，就被要求寫出商業書信。在如此絕望的挑戰下，對寫作產生恐懼與焦慮是可以理解的。

本書讓寫作變得淺顯易懂，尤其是針對商業寫作。威瑪在書中說明商業書信技巧，並提供許多風趣且精準的書信範例與練習，教導讀者克服寫作障礙、「讀懂」他人要求、寫出達到期望的書信。從寫出開門見山重點句、文法正確的書信，到準時完成一份隔日必須繳交的報告，這本書提供了撰寫各式商業書信的過程中，必須用到的所有寫作技巧。

善用本書中提供的許多絕佳寫作建議，你將會從中獲益許多。閱讀本書、聽從本書的建議、並且動筆寫，你終會在商場上獲得成功。

珍奈特‧艾米格（Janet Emig）

英語教育榮譽退休教授

紐澤西州立羅格斯大學

威瑪‧戴衛森是誰？她為什麼可以指導我們寫出必勝職場寫作？

威瑪‧戴衛森是第一位檢視商業寫作而獲得博士學位的學者。同時作為一名顧問，在過去30年中，她幫助了不同程度的企業員工提升商業寫作技巧，也因此知道多數人恐懼寫作，而且他們害怕的理由也很正當。

從以前到現在，學校的寫作課一直是個不可能在期限內完成的作業。學生沒有機會接受寫作上的指導，沒有人指導他們該如何輕鬆寫出簡單又有條理的文章。在大多數學校裡，寫作教學被認為是苦差事，寫作只是應付考試而已，至於為什麼拿到C或D，或是幸運地拿到A或B，都是個無法解釋也永...

為什麼寫這本書？

對一個三歲小孩來說，揮灑手中蠟筆是股純粹的力量與享受，他們熱切且輕鬆地塗鴉出眼裡所看到的世界。然而，當孩童長大成人，手中的蠟筆被原子筆、鉛筆或鍵盤取代時，看著眼前的空白紙張或螢幕，產生的卻是恐懼與無助。

曾幾何時，我們開始討厭並恐懼起那些我們曾經擅長的創作活動呢？或許是當寫作和成績評量產生關聯的那一刻起。早期寫作教學著重完美寫作，而非寫作能力培養，導致寫作教學一昧尋求正確性以及避免犯錯，反而抑制學生去嘗試與從錯誤中學習的機會。學校寫作教學不僅不鼓勵與他人合作，還將合作視為作弊；寫作的目標也變成篇幅越長越好，而非以清楚傳遞訊息為目標。

難怪這麼多人都厭惡寫作。盡責的老師「用心良苦」修改每一篇作文，卻也打擊我們的自尊。但是，不管你喜歡與否，我們在學校所學到的寫作，就是想盡辦法用很厲害的單字填滿頁面，讓老師留下深刻的印象。

然而，商業寫作需要的是全然不同的技巧，這些技巧未必在學校學過。在學校，我們只是為老師而寫。在商場上，我們為各種對象的需求及期望書寫。寫作者經常把商業寫作與學校寫作搞混。在商場上，我們為了完成工作、解決問題、推薦或同意提案而寫。但是，我們在學校卻是為了展現知識和字彙量，博取老師的讚賞而寫作。

因此，本書與學校寫作無關，反之，是挑戰學校寫作。本書的第一個目的，就是要幫助商業寫作者拋棄在學校所學的毫無創造性的觀念，並點出在職場中該保留或揚棄的寫作技巧。換言之，本書介紹職場寫作技巧和提升寫作品質的原則。

本書的第二個目的，是提醒商業寫作者，雖然寫出一手好書信不容易，但這個過程是可以輕鬆達成的。知道這個事實，可以幫助我們再次提筆寫作。

接著是三個促成本書出版的大前提，許多可信度高的寫作研究指出，學習優質寫作需必備以下三點：

1. 透過書寫學習寫作，即使是透過如傳簡訊或推文這類的練習也可以達成。因此，書中提供大量練習機會供讀者試寫、練習。

2. 透過和他人討論自己作品來學習寫作。透過不斷嘗試，並從中獲得意見。因此本書提供許多範例，讓讀者用來對照自己所寫的版本，這是也我回饋讀者的方式。

3. 摸索寫作的過程是痛苦而混亂的，但透過本書，讀者可以暫時放下這些恐懼。這也是本書的另一項優點：你可以獨自在空閒的時候，閱讀、試寫（驗）、搞砸然後再試一次。

好好享受這一版的內容。本書不同於那些宣稱透過閱讀寫作，就可以寫得更好的書。光只有閱讀，並不會讓你成為一位比較好的寫作者。透過實際寫作，才能讓你成為更好的寫作者。因此，我邀請你與本書互動，一起練習和試寫。嘗試本書所提供的職場寫作法，你會找到對你最管用的方法，我也希望，當你在電腦或平板螢幕前，或是準備提筆書寫時，你會重拾童年時的那股力量與輕鬆的感覺。

為什麼寫這本書？

對一個三歲小孩來說，揮灑手中蠟筆是股純粹的力量與享受，他們熱切且輕鬆地塗鴉出眼裡所看到的世界。然而，當孩童長大成人，手中的蠟筆被原子筆、鉛筆或鍵盤取代時，看著眼前的空白紙張或螢幕，產生的卻是恐懼與無助。

曾幾何時，我們開始討厭並恐懼起那些我們曾經擅長的創作活動呢？或許是當寫作和成績評量產生關聯的那一刻起。早期寫作教學著重完美寫作，而非寫作能力培養，導致寫作教學一昧尋求正確性以及避免犯錯，反而抑制學生去嘗試與從錯誤中學習的機會。學校寫作教學不僅不鼓勵與他人合作，還將合作視為作弊；...

序
致謝
作者序：為什麼寫這本書

第一部分 這本書可以幫你什麼？
Chapter 1. 輕鬆完成商業書信
Chapter 2. 寫作前，調整心態
Chapter 3. 優質商業寫作的要素

第二部分 開始動筆
Chapter 4. 克服寫作恐懼症
Chapter 5. 為自己寫，或是為主管寫的起草技巧
5-1 起草技巧
5-2 為上司或團隊而寫

第三部分 組織想法與訊息
Chapter 6. 組織段落I
6-1 開門見山切入重點！
6-2 重點句不等於目的句
6-3 何時不用開門見山法──緩衝式表達
6-4 組織文章的其餘內容
Chapter 7. 組織段落II
7-1 取個好標題
7-2 利用區塊組織內容
7-3 透過圖表和圖片，快速呈現重點
7-4 利用簡報軟體，幫口頭報告加分
7-5 使用連接詞
Chapter 8. 組織句子
8-1 合併句子：凸顯重點，刪除贅字
8-2 合併句子：陳述同等重要的想法
8-3 合併句子：強調重點
8-4 合併句子：刪除贅字
8-5 變化句子長度創造節奏
8-6 八種提昇句子質感的方法

第四部分 精簡用字
Chapter 9. 擺脫雜亂無章的句子
9-1 刪除冗長的開場白
9-2 刪除不重要的補充說明
9-3 刪減層層堆疊的名詞
9-4 刪除起不了作用的動詞與被動句
9-5 刪除無用的語氣詞
9-6 刪除堆疊的介系詞
9-7 刪除語意模糊的用字
9-8 刪除做作用語
9-9 刪除贅字
9-10 刪除老套的開頭與結尾
Chapter 10. 斟酌語氣
10-1考量讀者，使用適當語氣
10-2 強調正面，避免負面語氣
10-3 如何傳達壞消息
10-4 善用幽默
10-5 去除偏見

第五部分 寫得正確
Chapter 11. 與文法奮戰
11-1 七大文法致命錯誤
11-2 文法速覽
11-3 常見文法Q & A
11-4 有彈性的文法規則
Chapter 12. 拼字正確基本功
12-1 常常拼錯字，怎麼辦？
12-2 常見的拼字錯誤
12-3 複數形
12-4 註冊商標產品寫法
Chapter 13. 社群媒體用語的使用時機

第六部分 寫得快又好
Chapter 14. 限時寫作三步驟
第一階段：隨意書寫的草稿階段
第二階段：變戲法般的架構編排
第三階段：無情的編輯時間

第七部分 職場寫作其他注意事項
Chapter 15. 電子郵件的快速指南
Chapter 16. 給主管的話
16-1 給予回饋
16-2 為自己的寫作負責
Chapter 17. 聽寫：我手寫我口
17-1 跟說的一樣快的聽寫
17-2 高效率的聽寫步驟

附錄：書信準則與範例
客戶後續追蹤╱測試╱致謝
確認╱指導的備忘錄
鼓勵團隊╱團隊升級
會議記錄
提案╱建議
提供資訊╱要求資訊
履歷懶人包：求職信、履歷表、面試感謝函

後記

序
致謝
作者序：為什麼寫這本書

第一部分 這本書可以幫你什麼？
Chapter 1. 輕鬆完成商業書信
Chapter 2. 寫作前，調整心態
Chapter 3. 優質商業寫作的要素

第二部分 開始動筆
Chapter 4. 克服寫作恐懼症
Chapter 5. 為自己寫，或是為主管寫的起草技巧
5-1 起草技巧
5-2 為上司或團隊而寫

第三部分 組織想法與訊息
Chapter 6. 組織段落I
6-1 開門見山切入重點！
6-2 重點句不等於目的句
6-3 何時不用開門見山法──緩衝式表達
6-4 組...