有錢人默默教給孩子的職場競爭力

改頭換面，就從改善惡習開始

　　明明自己每天準時上班，可是到底為什麼該做的事情總是做不完？而且還感覺重複的事情一做再做？這些看似上班生活中屢見不鮮的事，其實都是導致個人工作效率低落的隱性原因──畢竟時間是如此寶貴，如果因為工作效率不彰而壓縮了私人時間，只會讓自己陷入工作做不完的惡性循環，又怎麼能提升個人績效？所以務必養成良好的工作習慣，提升個人競爭力！

一、避免無謂的會議

　　「開會」是公司將員工齊聚一堂，讓各部門平行交流，或是讓員工針對某個主題發表個人意見的方式，例如常見的周會、月會，以及部份創意工作的腦力激盪會議。不過一旦會議開得太頻繁，不但會占用員工處理手邊工作的時間，不得不犧牲私人時間完成公事，也會讓人疲於準備會議資料，久而久之就會對工作產生龐大的無力感。因此不妨翻閱個人過去一個月內曾經參與的會議，並給予一至五分的評分標準。如果認為會議對自己的工作非常有幫助，給五分；覺得完全無法產生作用的，則以一分計。藉此統計出的結果，可以讓身為召開會議的主管們檢視有哪些會議是可以省略的，提升下屬或員工的工作效率。

　　另外，除非是刻不容緩的要事，不然最好能盡量避免臨時召開會議。不管會議的目的是甚麼，員工都需要時間才能準備充足的資料，會議才能開得更有效率及建設性，否則只是徒然浪費大家的時間，完全喪失會議的功能。

二、別讓自己變成「差不多先生」：準時

　　上班準時是基本的倫理道德，不過這裡所說的準時，意指「對時間精準度」的拿捏。

　　許多上班族必定都有過這樣的經驗：原本說好下午兩點開會，可是因為主管與其他高層的會議還沒結束，因此開會時間一延再延。雖然會議晚個幾十分鐘再開也沒關係，但長久如此，只會讓大家習慣於「時間」的延宕，當然就無法要求工作效率的精準了。

　　例如原本預計這周必須繳交的報告，很可能因為這種類似「差不多先生」的心理因素，而覺得遲個一兩天再交也無所謂。莫說小事如此，當事情堆積如山的時候，真正應該被完成的大事不只會因此被耽誤，還可能因為與時間賽跑而交出不夠漂亮的成績單──就像我們催促裝潢的工班師傅盡速完工一樣，對方又怎麼可能在時間壓力下顧得了品質呢？

三、提早暖機30分鐘

　　有些人習慣比別人晚30分鐘下班，好處之一是可以避免下班的擁擠人潮，另一方面是比別人多了半小時處理公務。想要提升個人工作效率，不妨用同樣的道理看待「上班」──每天提早30分鐘上班，好處遠比晚一點下班還多。

　　每個人多少都有遲到的經驗，所以我們可以回想起床時發現鬧鐘的時針早就超過上班的時間，自己是如何焦躁不安；不只原本應該愉快的工作心情被破壞殆盡，連今天的工作行程也被耽擱。相較之下，準時抵達辦公室這種看似稀鬆平常的小事，實是幫助我們掌握個人工作節奏，以及營造整天好心情的重要推手，更遑論提早半小時上班，可以給自己更充足的時間做好面對工作挑戰的心理準備。

　　想像自己在交通還沒進入尖峰期搭上公車或捷運，就不用因為分秒必爭而讓一大早的心情陷入焦慮，還多了一份悠閒得以好好觀賞城市美景。進入辦公室後，吃完早餐還有多餘的時間泡杯熱咖啡、幫桌上的盆栽澆水、與同事互道早安、沉澱個人思緒，以及整理工作的大小事，並在今天逐一完成──如此完美的一天，不僅可以幫助維持良好的工作心情，即使突逢巨變也能從容面對，還因為提早條列代辦事項的關係，能讓自己知道今天的方向，工作當然更有效率。

四、隨手紀錄好習慣

　　有時候工作就像打仗：突然間不分輕重緩急，事情全都一股腦地派到自己頭上。除非是馬上必須處理的公事，不然大部分人習慣先將簡單的小事解決，其他留待日後再慢慢消化。不過由於這種突發性的狀況，很容易讓人變得心浮氣躁，腦袋的思緒當然就沒辦法像平常那樣有條不紊，所以很可能當自己處理完小事之後，便因此忽略或忘記了某些更重要的大事。而「隨手紀錄」這樣的動作，就是提升個人工作效率不可多得的好習慣。

　　勤作紀錄的目的，是為了提醒剛結束上一段任務的我們，迅速將專注力聚焦於下一個目標的方法。而且因為紀錄可以幫助我們的大腦加深印象──就像求學時的國文默寫，有人習慣以重複抄寫代替課文背誦一樣，所以比較不容易忘記代辦事項。例如日積月累的公帳發票，一旦錯過請款期限，先前代墊的費用只能自行吸收。如果工作忙碌的自己常常忘記在期限內報銷，不妨透過這樣的習慣加以提醒。所以不論是在辦公室，還是通勤時靈光乍現想到的事，最好都可以馬上將重點紀錄下來。

　　既然是筆記，當然不限於文字或圖像。尤其對部分創意工作者而言，這樣的作法反而更能幫助我們將腦海中原先模糊的想法「具象化」，讓思路更清晰。不過如果是以文字筆記的話，盡可能不要三言兩語簡單帶過，越清楚詳盡越好。

　　此外，因為許多人的工作並非一直待在辦公室，隨身攜帶紙筆的困難性較高，所以此處所指的紀錄，並不是一定要用便利貼或便條紙。像是手機的「筆記本」功能，或是可以設定時間的鬧鈴，都是拜現代科技所賜的好幫手。當然，如果自己的工作必須常常與網路為伍，那麼像「Read It Later」的程式就是可以善加利用的工具。

五、休息，是為了走更長遠的路

　　根據專家學者指出，「適當的休息」是可以讓我們在工作與個人身心健康取得平衡的重要方法。因此不論你是可以工作到廢寢忘食的工作狂，或是習慣將公務帶回家處理的專業人士，最好能養成適時休息的習慣，才能讓自己工作「越來越有勁」。

段標：每隔40分鐘的適當休息

　　雖然說專心工作是好事，而且因為個人專注力的極度聚焦，往往工作成果也較有效率，但有些人常常一工作就忘了時間，不只對人體健康十分具有殺傷力，長時間如此，工作效率反而會因此低落。

　　每工作35到40分鐘就可以休息5至10分鐘的上班人士，相較於那些沒有休息時間的人而言，因為生理與心理得以恢復工作時的疲累，後續的專注力及工作效率反而會更突出。因此建議不論是久坐的上班族，或是長時間勞動的服務業，最好都能養成這樣的習慣，是可以有效提升工作效率的撇步。

段標：公私分明，有效舒緩工作壓力

　　面對臺灣「上班打卡制，下班責任制」的現象，有些人寧願折衷將工作帶回家處理。雖然居家的工作環境的確會比辦公室來得舒適，例如可以一邊聽音樂工作，或是疲勞的時候瀏覽網頁也不用擔心被主管認為自己在打混摸魚，但是因為這些因素都很容易中斷工作時的專注力，而且許多人回到家，很少能維持高昂的工作情緒，因此把工作帶回家能否有效提升效率，大部分的專家還是抱持否定的態度。

　　不過這並不是說努力工作是一件壞事，而是因為「下班」是可以讓我們緩和個人情緒的分水嶺。一個人如果長期處於工作的情緒，不只心態上容易疲累，工作也很難提起精神、積極處理；甚至會因為心理影響生理的關係，讓身體健康亮起紅燈，諸如偏頭痛、腸躁症……等等。

　　除了上下班時間最好能有明顯的區分之外，也因為現代人工作的關係，每天都花很多時間與電腦為伍，深陷「非1即0」的世界，久而久之，腦袋當然很容易僵化。因此如果狀況允許，建議可以善用下班時間做些非數位化的事，例如閱讀，或是花錢上一些自己有興趣的課程。其他像是運動、旅行，則可以加強個人的感受及專注力，還能維持身體健康，是遠比直接提升工作能力和效率更重要的事。

增加執行力

一、重複利用既有的舊作品

　　既要負責舊企畫的報告，還有新提案的簡報，以及其他做不完的報表嗎？想到這些堆積如山的待辦事項，自己又不是無所不能的超人，因此感到頭痛而且不知如何是好嗎？想要一口氣解決這些煩惱，就看自己平常有沒有養成「保留舊作品」的好習慣。

　　大部分人的工作都有著既定的模式。以從事活動企畫的人來說，步驟多為準備提案、撰寫企畫書和預算、製作簡報、得標、執行企劃、結案。由此可看出，前置作業是相關人員在辦公室最忙的時間點。所以除非是第一次從事工作的社會新鮮人，只要是有過相關經驗的上班族，都應該有企畫書或預算表這樣的檔案。因此當類似的工作出現時，只要以這些舊檔案為藍本稍事修改，就可以迅速做好新企畫所需的資料，是想要提升個人工作效率，一定要學起來的實用技巧。

　　雖然對於少部分的完美主義者而言，重複的東西不停被拿來回收再利用，並不符合他們心目中「完成工作」的標準，但畢竟每個人每天就是只有二十四小時，能負荷的工作量始終有限，因此與其要求100分的工作水準，不如退一步將標準放在80分。否則為了那區區20分的差別，很可能就要花上自己好幾天，甚至一、兩個禮拜的時間，因此站在投資報酬率的角度來看，實為不智之舉。再加上很多工作都有時效性，所以除非時間充裕，不然建議保持「先求有，再求好」的心態，才能把自己的工作效益發揮到最大。

二、別用e-mail討論，拖垮工作進度

　　電子郵件因為縮短紙本書信寄送的等待時間，讓工作處理變得更為即時，對於公司行號來說，還省下了可觀的郵資支出，因此一躍成為現代人在工作上不可或缺的好夥伴。不過可能也因為這些特性，讓不少上班族逐漸養成用電子郵件討論公事的管道，卻不知道自己的工作效率就是因此被拖累的。

　　當工作上出現需要「討論」的事項時，傳統的公司作法多以「會議」為眾人發表意見的管道，好處是可以一次性地掌握執行的重點或方向，缺點是必須占用大家的工作時間。而用e-mail討論工作的方法，雖然的確改善了會議的缺點，卻很容易因為「你一言、我一句」的書信來往，讓公事變得難於處理。

　　例如「公司該如何改善既有的產品，以期提升銷售量」這種較為開放性的議題，每個人都會提出不同的建議和做法。再加上眾人收信的時間點都不盡相同，很可能早上十點的建議，被下午兩點才回覆的電子郵件所反駁。因此就算特別指派某個人統整這些意見，仍然不如直接開會做會議記錄來得有效率，所以還是別把e-mail當作工作的萬靈丹為妙。

　　不過如果只是用於轉達少數人才必須知道的訊息，例如向主管報備自己的工作進度、請求主管指示，或是詢問客戶使用公司產品的意見，只要在正確的條件限制下，e-mail的確可以發揮所長，對工作上產生莫大助益，有效提升個人的工作效率。

三、別再一心多用！一次只做一件事

　　自己在辦公室正忙碌地準備稍晚會議的資料，還要回覆客戶的e-mail，突然有外線電話要接，又要指示公司的新進同事如何做結案報告……當個三頭六臂的超人或許會讓人覺得很神勇，而且感覺自己的工作表現很好，卻是讓工作效率低落的原因之一！

　　美國猶他州立大學曾經做過這樣的實驗：他們找了310位學生，一邊請他們記憶單字，一邊問他們簡單的數學問題。即使有超過70%的實驗者堅信自己有超乎常人的「一心多用」的技巧，但實際的測驗結果，卻是這些被分散注意力的人，所得的測驗分數遠低於那些專注於單一任務的學生，因此可以確知：當外在周遭不停有其他事情打擾自己的時候，難免會降低個人專注力。

　　同樣的結果也發生在工廠：那些習慣一次做很多事情的工人，相較於那些一次只做一件事的人，產量比他們少得多。這就像畫家在創作時，不太可能另一邊還在與人高談闊論；或是有些公車會在車廂貼出「禁止與司機聊天」的告示牌，也是同樣的道理。所以戒掉當「超人」的壞習慣，改以養成將手機的即時通訊系統關機、固定時間檢查e-mail……等習慣，都是將工作聚焦、提升個人工作效率的好方法。

四、工作，就是要做好最壞的打算

　　這裡的意思並不是說鼓勵自己當個悲觀的人，認為所有事情都會往不好的方向發展；而是在著手進行某一項工作前，最好能預設所有的情況，並務求自己在各方面都有所準備，才能「以不變應萬變」，而不會面臨突發狀況的時候不知所措，當然就不用花時間把工作從頭再做一遍。

　　例如向客戶提案的時候，如果可以事先預設客戶會問哪些問題，並針對這些重點演練該如何回應，那麼就算客戶再怎麼刁難，都會在個人的掌控中。與毫無準備或準備不夠充分的人相比較的話，不但可以營造個人的專業形象，二來還可能因此締造個人佳績，成為主管或老闆眼中不可多得的好人才。

五、做事一次到位

　　自己是否有過這樣的經驗？明明準時交出主管交辦的工作事項，結果成品卻總是被一而再、再而三的退回重做呢？因為原因很可能就出在自己根本沒把事情做好！

　　曾經網路上流傳這樣的故事：老闆請了兩位秘書，一位是做了多年的秘書A，另一位則是上班剛滿一年的年輕秘書B。適逢公司考核，A發現B加薪了，自己的薪水卻是不動如山，一怒之下便向老闆表達不滿。結果老闆非但沒有生氣，反而氣定神閒地說：「大家都說秋蟹最美味，剛好中秋節快到了，今年我想買螃蟹送給幾位重要客戶，妳幫我查一下螃蟹價格吧。」

　　A很快地向老闆回報「螃蟹一斤300元」的結果。老闆聽了之後說很好，還讚賞了幾句辦事效率很高的好話，然後又把秘書B叫進辦公室，交代了同樣的事。

　　過一陣子B走回辦公室報告：「螃蟹會依品質、大小和品種而有不同的價格，但是老闆您剛剛只說想買螃蟹，並沒有特別說明想買哪一種，所以經過我的查價後，花蟹每斤XX元、紅蟳每斤XX元、處女蟳每斤XX元。如果您想送客戶更好的螃蟹，帝王蟹或沙公是不錯的選擇，但價格偏貴，每斤約XX元。此外，以上各種螃蟹的廠商資訊也都查好了，您只需要挑一種您認為可以的品種就能馬上訂購了。」

　　聽完報告的老闆點點頭，向坐在對面的A說：「現在妳知道為什麼她會被加薪了吧？」

　　故事中的A雖然完成了老闆交代的事項，但很明顯的，她只是基於一種「交差了事」的心態來做這件事。反觀一樣完成了工作的B，卻做出全盤且更為詳細的分析。所以工作是否能讓老闆或主管滿意，就看自己能否花更多的心思，讓事情一次到位、無可挑剔。否則同樣的一件事老是一而再、再而三地重做，不只會打亂自己今天的工作行程，心理上也容易因此感到不耐煩，甚至有可能產生「主管在刁難自己」的錯覺而心生不滿。當然最嚴重的影響，莫過於主管對個人工作表現的觀感，例如做事總是懶懶散散、不夠細心或粗枝大葉。而且既然工作臨頭，是無論如何也無法推卸的責任，因此建議用這樣的心態面對挑戰，不但有助於提升個人的工作效率，也能讓主管對自己刮目相看！

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一、避免無謂的會議

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第一章 如何從日常生活中省錢

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第二章 提升工作效率

妥善管理工作的8小時
擬定工作方向三大原則
了解自己「黃金工作時間」
省略打擾行程的小事
工作倒推法
改頭換面，就從改善惡習開始
增加執行力
辦公桌整理有一套

第三章 贏得同事的尊敬

從自己做起
小動作，大學問
謙虛是致勝關鍵
信用與學習的重要性

第四章 一定要懂的工作態度

身處不同職位，抱持的工作態度也截然不同
學習求知的工作態度，是工作上一大助力
大局為重，不要太過計較
職場上的高度配合，正是必須態度
遵守SOP流程工作，減少出錯機率
傳播正面思想
凡事為公司著想
不要只會裝表面功夫，得具有真材實料
公司資源切勿私用
做事要舉一反三，不要一個指令一個動作
懂得將問題通報主管的重要性

第一章 如何從日常生活中省錢

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第二章 提升工作效...