企業活動專案管理：在會展產業的運用

將專案管理應用於企業活動中的第一本書

　　《企業活動專案管理》結合了活動與專案管理，構成一個工具與技術的新系統，讓企業活動管理者能夠研究、設計、規劃、協調以及評估所有的企業活動，以創造出更高的投資報酬率。本書包含了重要議題，譬如選擇場館或場地、成本計算與採購實務、評估風險管理，並以合約管理降低風險，以及透過全球資訊網提升曝光率等等。本書特色包括：

　　．管理與組織企業活動最完整的系統。
　　．估算企業活動投資報酬率最完善、全方位的系統。
　　．企業活動和企業專案管理者唯一可利用的資源。

　　書中提供多種檢核表、表格、流程圖以及模型，並加上來自北美和南美、歐洲和亞太地區的個案研究，來說明專案管理研究法的多樣面向及企業活動規劃。

　　本書將幫助所有想投身於活動專案管理的人士，包括溝通與人力資源專家，快速掌握這個新取向，用以規劃和實行企業活動。

作者簡介

威廉．歐圖爾（William O’Toole）

　　是活動專案管理系統有限公司（Event Project Management System Pty Ltd）的經理，在澳洲、亞洲和太平洋地區擔任活動顧問的工作。他是雪梨大學專案管理研究團隊的成員之一，也是科技大學（位於澳洲雪梨）的澳洲活動管理中心的準會員。他目前的研究主要是在活動管理中納入風險管理模式。

菲利斯．米可拉提斯（Phyllis Mikolaitis）

　　是位於華盛頓特區的喬治華盛頓大學的客座教授，同時也經營一家活動規劃公司。身為全錄（Xerox）公司的計畫經理，她籌畫全球活動和人事訓練已有二十年以上的資歷。

譯者簡介

范淼

　　台大商研所博士。

　　現任致理技術學院企管系暨服務業經營管理研究所副教授兼系主任，以及致理技術學院會展活動管理全英文學分學程主持人。

　　范教授同時也擔任中華活動管理學會理事長、國際會展與活動協會（IAEE）的學界會員（Educational Member），並擁有新加坡會展協會（SACEOS）的「專業展覽管理證照」（PEM），以及中華民國外貿協會（TAITRA）「進階會議專業人員認證」與「進階展覽專業人員認證」合格。

倪達仁

　　政大公共行政研究所博士。

　　現任致理技術學院企管系暨服務業經營管理研究所助理教授，兼教學發展中心副主任與教學卓越計畫副執行長。

　　在會展暨活動領域方面，目前是致理技術學院教育部會展活動管理全英文學分學程計畫主持人，以及中華活動管理學會創會會員與理事。擁有新加坡會展協會「專業展覽管理證照」，並曾多次指導致理技術學院學生赴新加坡考取該證照。

前　言　1
作者序　4
譯　序　10

第1章　企業界的活動管理　19
企業文化　20
活動目標與目的　26
活動目標對象的投入　30
企業政治　32
企業活動策劃人的角色　34

第2章　企業活動專案管理流程　39
管理領域　40
基準計畫　40
活動專案生命週期　41
規模　43
專案和企業活動管理　46
排程　57
影響圖及敏感度分析　62
輸出結果　63
可調整性　63
企業活動計畫管理　64

第3章　企業活動辦公室及文件處理　69
企業活動辦公室之功能性　70
專屬企業活動辦公室　72
活動辦公室之實際佈置　73
企業活動辦公室文件歸檔系統　74
企業活動辦公室所面臨的難題　76
會議、簡報及訓練　77
企業活動辦公室資料庫　78
企業活動辦公室需求　79
文件　80

第4章　會場：活動場地　93
選擇最佳場地　94
活動標示　111
場地關閉流程　121
結論　125

第5章　可行性、投標及提案　129
活動管理者的角色　130
可行性研究　132
初次拜會客戶　138
提案文件　139
投標評估　147

第6章　系統與決策　153
企業活動即為一個系統　154
系統分析　155
分散式專業知能　161
知識管理　161
創意思考　162
制定決策　165
消除鏈結與目標導向的原理　172
直覺法　173
活動的問題及其徵兆　175

第7章　活動風險管理　181
風險已融入特殊活動之中　182
生命周期法　184
活動的特殊情況　187
風險管理　188
風險辨識　189
風險辨識工具　190
危機管理　197
活動後的風險管理報告　199
風險管理案例　199

第8章　合約管理　205
專案的本質　206
活動專用合約　210
合約類型　211
合約管理流程　215
履約管理：審查與管制　220
合約變更　221
常見問題　224
合約結案—履約完成　227

第9章　網路加持的企業活動　231
整合　232
網路的發展　233
工具　238
網路加持的施行　242
網站的呈現　247
虛擬辦公室　249
網站指導方針　251
經由網路蒐集或散佈活動訊息　255
將網路視同活動場地　256

第10章　企業活動手冊　261
企業活動手冊的種類　262
活動作業手冊　265
製作活動作業手冊　270
檢核表　276
企業活動管理者的工具套件　284

第11章　成本估計、採購以及現金流量　291
成本分類　292
成本估計　296
成本控制　301
採購計畫　311

第12章　運用衡量與分析展現價值　319
綜觀評估的重要性　320
設計與執行　325
評估的價值　327
以事實驗證活動的要素　328

附錄部分 337 
附錄1　企業活動主要文件　338
附錄2　博閃公司個案研究　345

前言

　　「企業活動」（corporate event）一詞在Wiley 出版的《活動管理國際字典》（The International Dictionary of Event Management）中的定義為：「公司為了達成特定目標和目的所舉辦的活動，如款待顧客、推出與宣傳新產品或服務、對員工提供訓練或獎勵、以及其他活動。」由此可知，這個簡單的詞彙其實包含多種複雜的意義。

　　這本重要的書籍，成功地將複雜主題轉變成簡單且有效的系統，有經驗或是新任的企業活動管理者，可利用本書增進他們的實務工作。作者仔細且巧妙地將經證明有效的專案管理原則融入活動管理的藝術與科學中，因此在管理企業活動上，產生出令人耳目一新及高效能的系統。

　　不論你是企業內部的活動管理者，或是企業活動的服務和產品供應商，你都可以從作者在這不斷成長的領域中所提出的系統性方法而獲益良多。

　　本書的每位作者在專案管理和企業活動管理領域都擁有二十年以上的經驗，他們綜合了本身的專業知識集結成這本書，而本書將成為企業活動、溝通、人力資源以及其他類別的資料庫中一部主要的作品。

　　在書中提供多種的檢核表、表格、流程圖以及模型，將會幫助你快速地實行專案管理原則，改善並簡化你的企業活動管理作業。對於現在員工被要求以少量輸入獲得大量的產出（“do more with less”），本書是既適時又有用的工具。

　　我極力推薦讀者使用本書作為員工訓練工具，訓練你的直屬部屬和組織中的其他人員，以充分獲取本書的效益。藉由研讀，再加上實際教授企業活動專案管理的原則和技巧，你將很快地成為這門複雜藝術和科學的大師。

　　無論你是負責公司的野餐活動、銷售訓練活動，或是投注百萬元的新產品上市活動，你將在這本書中發現你引頸期待的內容。藉著結合活動管理和專案管理，作者發展了一套讓各部門（如財務、營運和風險管理部門）的人員瞭解、接受並且支持的體系。這種在企業活動管理上跨功能的方法，的確是這本書的強項之一。

　　在每個領域中會有一些人也許是刻意，也或許是因緣際會而發展出新的理論和方法，進而改革了該領域，威廉．歐圖爾（William O’Toole）和菲利斯．米可雷提斯（Phyllis Mikolaitis）現在已成為少數但在持續增長的遠見者名單中的一員，遠見者是那些能提出開創性的概念以大幅增進活動管理領域的人。歐圖爾是澳洲人，他的專長是專案管理，而美國籍的米可雷提斯，在全球大型公司之一的全錄公司擔任企業活動經理有二十年的時間，該公司在國際擴張的興盛時代，對企業活動管理提出了獨到的見解。兩位作者的密切合作，謹慎地將活動管理與專案管理結合，將會被記錄在活動管理的歷史文獻中，被視為在21 世紀對活動管理最重大的進展之一。

　　不論你是管理一頓10 人份的簡單晚餐，或是一萬個攤位的展覽，企業活動專案管理都是必備的工具，它會幫助你提升績效的品質、減輕壓力，以及向你的主管展現出你有能力透過現代的活動管理，成功地分析及解決複雜的問題。這本書不僅開闢新的局面，也為企業活動管理打下堅固的基礎，使企業活動管理在未來再創新高。我確信這本書會顯示其未來性，當你將其重要原則納入每天的實務工作中，將會使你在個人及專業上獲得益處。

　　或許在你讀完這本有價值的書，並與他人分享書中所提的原則後，你就有能力巧妙的提出你自己對企業活動專案管理的新定義，因為在這本書的字裡行間，已經構思出一塊活動管理中的新天地，而你正是這項知識與智慧幸運的受益者！