秘書助理實務

《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。

隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。

本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。

配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。

知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。

徐筑琴謹識

民國一百年九月

《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。

隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。

本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化...

序　 i

第一章　秘書的歷史與類型　 1
第一節　歐美秘書之歷史　 2
第二節　中國秘書之歷史　 3
第三節　秘書之定義　 5
第四節　秘書之類型　 6
第五節　社會形態之影響　 9
第六節　秘書教育與訓練　 11

第二章　秘書工作的意義　 27
第一節　秘書的功能　 28
第二節　秘書的業務範圍　 30
第三節　秘書工作的內容　 33
第四節　優秀秘書的條件　 38
第五節　秘書工作未來之展望　 43
第六節　女性主管地位的提升　 47
第七節　秘書生涯規畫與轉職方向　 48
第八節　虛擬助理形成　 56
第九節　 e 世紀秘書　 58

第三章　文書行政工作　 65
第一節　信件處理　 66
第二節　公文處理　 69
第三節　公文、公告、通知、通報的製作　 75
第四節　新聞發布　 83
第五節　報告書寫　 85
第六節　剪報整理　 86
第七節　英文函件處理　 87
第八節　信封寫法、信函摺法　 91
第九節　傳真機及電子郵件的使用　 96
第十節　參考資料　 99

第四章　檔案及資料管理　 105
第一節　檔案管理之意義　 106
第二節　檔案之種類　 106
第三節　檔案管理的制度　 107
第四節　檔案管理的重要與功用　 109
第五節　檔案處理的步驟　 113
第六節　檔案管理的原則　 117
第七節　西文檔案管理　 132
第八節　電腦與文書管理　 143
第九節　文檔保存年限　 143
第十節　企業資料存檔的範圍　 144
第十一節　檔案管理的態度　 145
第十二節　秘書與檔案管理　 146

第五章　會議籌備安排與管理　 149
第一節　會議的意義和目的　 150
第二節　會議性質　 152
第三節　會議地點　 155
第四節　會議通知　 157
第五節　會議通知、議程、提案單的製作　 158
第六節　會議的準備事項　 166
第七節　會議後的工作　 176
第八節　會議時秘書的工作　 177
第九節　會議記錄工作　 179
第十節　會議管理注意事項　 188

第六章　訪客安排、接待與禮儀　 193
第一節　主管約會之安排　 194
第二節　訪客之類型與接待　 197
第三節　訪客接待的禮儀　 203
第四節　介紹的禮儀　 209

第七章　秘書的禮儀修養　 213
第一節　辦公室禮儀　 214
第二節　生活禮儀修養　 217
第三節　公共場所的禮儀　 228
第四節　秘書行政工作有關禮儀事項　 232

第八章　電話的使用與禮節　 249
第一節　電話禮節的重要　 250
第二節　接聽電話的禮節與注意事項　 250
第三節　打電話時的禮節與注意事項　 253
第四節　電話留言條的使用　 255
第五節　主管電話之處理　 258
第六節　秘書可以處理的電話　 259
第七節　困擾電話的處理　 260
第八節　行動電話的禮節　 261
第九節　中文電話良言美語　 262
第十節　英文常用電話用語　 263

第九章　主管公務旅行安排與管理　 273
第一節　了解主管之意向　 274
第二節　旅行時準備攜帶之參考資料　 278
第三節　預訂機票及預約旅館　 278
第四節　旅行應備物品　 280
第五節　國外公務旅行　 282
第六節　編排行程表　 284
第七節　旅費申請　 285
第八節　旅行返回後處理事項　 285

第十章　辦公室行政管理　 287
第一節　辦公室行政管理意義　 288
第二節　辦公室管理功能　 288
第三節　秘書與辦公室管理　 291
第四節　辦公處所的管理　 293
第五節　辦公用具之訂購與請領　 297
第六節　時間的管理　 298

第十一章　秘書的人際關係與說話技巧　 305
第一節　人際關係的重要　 306
第二節　秘書與溝通　 306
第三節　秘書的人際關係　 307
第四節　說話的技巧　 311
第五節　秘書工作說話的要求　 312
第六節　演講技巧　 315

第十二章　公共關係　 317
第一節　公共關係概說　 318
第二節　公共關係之定義　 319
第三節　公共關係部門的工作　 320
第四節　企業界的公共關係　 323
第五節　記者訪問、記者招待會、酒會　 330
第六節　企業發言人　 333
第七節　危機管理　 335
第八節　秘書與公共關係　 338

第十三章　簡報製作與簡報技巧　 341
第一節　簡報的意義　 342
第二節　簡報溝通的過程　 342
第三節　簡報製作的步驟　 343
第四節　媒體輔助電子簡報　 344
第五節　簡報的結構　 345
第六節　簡報場地實務　 346
第七節　臨場表現　 347
第八節　簡報軟體的使用　 350
第九節　經驗之談　 350
第十節　參考資料　 352

第十四章　謀職準備與面試禮儀　 355
第一節　確定工作目標　 356
第二節　探討工作市場之需要　 358
第三節　申請工作準備事項　 362
第四節　面談準備　 371
第五節　工作與升遷　 372
第六節　求職面試禮儀　 376
第七節　面試參考問題　 380

參考書目　 383

序　 i

第一章　秘書的歷史與類型　 1
第一節　歐美秘書之歷史　 2
第二節　中國秘書之歷史　 3
第三節　秘書之定義　 5
第四節　秘書之類型　 6
第五節　社會形態之影響　 9
第六節　秘書教育與訓練　 11

第二章　秘書工作的意義　 27
第一節　秘書的功能　 28
第二節　秘書的業務範圍　 30
第三節　秘書工作的內容　 33
第四節　優秀秘書的條件　 38
第五節　秘書工作未來之展望　 43
第六節　女性主管地位的提升　 47
第七節　秘書生涯規畫與轉職方向　 48
第八節　虛擬助理形成　 56
第九節　 e 世紀秘書　...