應用文(第五版)

　　作者鑒於行政機關一波波退休潮，又一波波的公務新血注入行政機關，使得新進公務人員從報到上崗開始，就沒有「新手開車，請多包涵」的「蜜月優惠期」可享受，馬上一定要跟資深公務前輩同仁一樣，得對公文的「信、達、雅」品質要達到服務機關要求的水準，除了公文製作之外，在文書處理上也必須留意，否則稍一不慎，在公文時效、保密、收（發）文、檔案或分層負責等處理上就遭受懲處，挫折連連。因此，第五版特別增列「文書處理」專章，盼能幫助新進或現職公務人員，也協助各機關電子文書資訊處理同仁或準備應考「文書處理」類科的考生，甚至提供有制度規模的團體或企業，在文書及資訊處理上之參考。

　　此外，作者更以其畢生在各種應用文書的撰擬閱歷與核稿經驗，將第五版全面更新各類案例及精闢分析說明，包括當前E世代最盛行的電子書信（E-mail），以及時下求職者迫切需要的履歷表及自傳之撰寫方法與注意事項，對初學者及現職社會各界人士都有助益。書後所附歷年考古題，也全面更新，俾方便有志參加各項公職考試的讀者準備應考時，收事半功倍，贏在起跑點之效，因此堪稱為人手一本「考試必備，職場良伴」的好書！

作者簡介

楊正寬

　　國立中興大學中國文學系畢業，考試院公務人員考試及格，東海大學公共行政研究所法學碩士，香港珠海大學文學博士。

　　曾任∕台灣省政府專員、秘書、主任、台灣省旅遊局副局長、台灣省訓練團主任秘書、台灣省政府參議兼第一組組長、台灣省文獻委員會主任委員、總統府國史館簡任十二職等處長（退休）、中華檔案暨資訊管理學會理事、理事長、公務人員考試及格人員職前訓練「公文製作與習作」講座、國家文官學院、行政院人事行政總處地方行政研習中心講座、國立臺中教育大學、空大「行政學」、靜宜、東海、朝陽大學「政府文書」、「應用文」、「應用中文」、「實用中文」講師、副教授。

　　現任∕靜宜大學副教授、國家文官學院兼任講座。

五版序
緒　言 　

第一章　書　信　
第一節　書信的意義與用途　
第二節　書信的構造與作法　
第三節　信箋與信封的處理　
第四節　書信常用術語　
第五節　書信例釋　 

第二章　便條及名片　
第一節　便條及名片的意義與用途　
第二節　便條及名片的構造與作法　
第三節　便條及名片例釋　

第三章　啟　事　
第一節　啟事的意義與用途　
第二節　啟事的構造與作法　
第三節　啟事例釋　

第四章　公　文　
第一節　公文的定義、沿革與用途　
第二節　公文的種類與行文系統　
第三節　公文的構造與用語　
第四節　公文撰擬原則與作法　
第五節　公文作法例釋　

第五章　文書處理　
第一節　文書處理的重要性、意義與流程　
第二節　一般文書處理　
第三節　特殊文書處理　
第四節　電子文書處理　

第六章　規　章　
第一節　規章的意義與特質　
第二節　規章的種類與內容　
第三節　規章的用語　
第四節　規章的作法　
第五節　規章舉例　

第七章　契　約　
第一節　契約的意義與法律條件　
第二節　契約的種類及其用途　
第三節　契約的構造與作法　
第四節　契約舉例　204 

第八章　會議文書　
第一節　會議文書的意義　
第二節　會議文書撰擬原則　
第三節　會議文書的種類及內容　
第四節　會議文書舉例　

第九章　柬　帖　
第一節　柬帖的意義與用途　
第二節　柬帖的種類與內容　
第三節　柬帖的作法　
第四節　柬帖用語　
第五節　柬帖例釋　

第十章　慶弔文　
第一節　慶弔文的意義與用途　
第二節　慶弔文的種類與內容　
第三節　慶弔文的撰擬原則　
第四節　慶弔文舉例　

第十一章　對　聯　
第一節　對聯的意義與用途　
第二節　對聯的作法與格式　
第三節　對聯的種類與實例　

第十二章　題　辭　
第一節　題辭的意義與用途　
第二節　題辭的種類　
第三節　題辭的作法　
第四節　題辭舉例　

第十三章　履歷表及自傳　
第一節　履歷表及自傳的意義與用途　
第二節　履歷表的構造與作法　
第三節　自傳的構造與作法　
第四節　履歷表及自傳的格式與舉例　

附錄　
附錄一　書信稱謂用語表　
附錄二　標點符號用法表　
附錄三　法律統一用字表　
附錄四　法律統一用語表　
附錄五　歷年公務人員考試公文考古題　
附錄六　歷年公務人員考試作文考古題　
附錄七　公務人員初等考試國文（應用文部分）測驗歷年考古題　
附錄八　高普特考作文準備要領　
參考文獻

序

　　大家都說「這是一個溝通的時代，也是一個行銷的時代。」但是要如何溝通？如何行銷？才會是處在這個高失業率的職場，充滿高競爭力的常勝軍呢？ 溝通的方式有語言溝通、肢體溝通，以及文字溝通。語言溝通就是說話要有禮貌，講究藝術，講究音調的抑揚頓挫。但是最大的缺點就是「空口無憑」，無法存檔，如果要談重要情節的事就要錄音，但這樣又會徒增雙方壓力；想說清楚又易流於喋喋不休，或言多必失，甚至於浪費很多電話費；能言善道，又招惹巧言令色之苦；如逢公務須請示長官，更要兼顧雙方時空條件，談完還得要再一次上簽明示，取得依據。因此，語言溝通雖是溝通方式之一，但並不是唯一，好像也不是很理想的溝通方式。

　　至於肢體溝通，那是人類與生俱來的本能，但因溝通者本身的教養及事件本質，分為「文明」與「野蠻」兩種方式。前者如見面握手、點頭肯定、搖頭反對、鞠躬敬禮、親切擁抱等，溫文友善；而後者如握拳動粗、咬牙吞忍、怒目相向，甚至於拔麥克風，丟高跟鞋等，敵意又粗魯。不論文明或野蠻，雙方及旁觀者，也都能感受到溝通的訊號，相應處理。問題是同樣也有語言溝通的缺點，例如要存檔就得錄影，要兼顧雙方時空條件允許，得先約會才能溝通，甚而常見「會錯意，表錯情」的尷尬。因此，語言與肢體溝通經常只有在併用下，才能相輔相成地做好「面對面」的傳情達意。

　　比較起來，文字溝通就可以補語言及肢體溝通之不足。因為白紙寫黑字，字斟句酌，寫完簽名又蓋章，光明磊落，責任交代清楚又可存檔。只不過應對進退是否知書達禮？格式是否正確？用語稱呼是否得體？有錯別字或臺灣國語的成語嗎？文字溝通，最重要的是要透過文字表達，能有效解決自身周遭發生的各項問題。特別是處理公共事務問題的公文，絕不能因為您的一紙文書，吹皺一池春水，甚至於治絲益棼，引起民眾抗爭，結果當追究起責任時，癥結常不是因為您的工作能力，或您的操守廉節，而是您的文字處理與表達能力有問題。

　　政府為因應國際間交往日益密切，文書資料往來頻繁，以及文書處理電子化等趨勢，已於民國94年1月1日起實施公文書橫式書寫，期與國際接軌，並提升公文處理效率。在這種趨勢下，其實不只是公文，應該還包括所有應用文，除非像對聯、題辭，或因受傳統民俗、文化約束不得已的情況下，否則在文字溝通上，書信、便條、名片、啟事、規章、契約、柬帖、會議文書、慶弔文，甚至電子書信（E-mail）、自傳與履歷表等處理人際溝通的文書，都應全面實施「橫式書寫」，因為最起碼具有國際化、標準化、透明化、人性化及效率化等優點，第五版皆完全吸納採用。

　　此外，鑒於行政機關一波波退休潮，又一波波的新進公務人員，雖經公務人員高、普考試公文測試，也經職前訓練及格，但可不像馬路上看到新手開車，大家都會包涵一樣，對新進公務人員從報到上崗開始，除了要對公文的「信、達、雅」要求之外，在文書處理上也必須留意，否則如因而不小心被申誡、記過，那就充滿挫折感了。因此，第五版特增列「文書處理」專章介紹，盼能幫助新進或現職公務人員，也協助各機關電子文書資訊處理或準備應考「文書處理」類科考生之參考。當然第五版更全面更新各類案例及其分析說明，以及書後歷年考古題，俾方便有志參加各項公職考試讀者準備應考，以免事倍功半。

　　事實上，「行銷」就是溝通最基本的目的，不論是行銷「產品」、宣導「政令」，或是推薦「自己」，一定要讓溝通的對方因為瞭解而認同，甚而接受。基於這個理念，第五版的《應用文》特別注重並留意到該如何幫忙讀者藉著文字溝通做好行銷，沒有老套、沒有八股；緊扣時代步調、結合政府機關及社會需要，目的就是希望它能真正成為大家職場的好幫手、工作的好夥伴。 

楊正寬 謹識 民國102年孟夏於四知堂