活動企劃(第二版)

對活動企劃人員來說，沒有彩排這回事！

　　你所企劃與籌備的每一個活動，都反映出你的組織形象──從一開始的邀請到現場作業。無論是策劃產品發表會、研討會、銷售會議、獎勵活動或募款晚會，切記，真正使人難忘的活動，其魔法就藏在細節裡，但魔鬼也是一樣。無論你的活動是50人或2,000人，也不論預算只有數千美元或高達好幾十萬，它都必須是完美的。經過充分修訂與更新的《活動企劃》第二版，將為你在策劃與執行特別活動時，提供一紙別具特色的藍圖，而且不會出現任何突發狀況與支出。

　　這本獨一無二的書中包含許多關於下列事項的實用建議：
　　．選擇最佳地點
　　．編製及管理預算，內附成本計算表格範例
　　．時程安排、人員配置，以及與相關專家之合作
　　．餐飲供應、室內佈置、表演節目及主題之協調工作

　　儘管近年來業界有許多變遷，但這仍是一本全方位的指南，而且第二版中還包括下列特色：
　　．911事件後的維安規劃變革
　　．科技創新及其如何提升（或毀滅）一場活動
　　．如何籌辦一場氛圍友善的活動
　　．活動優劣的全版範例與個案研究

　　凡是你不瞭解或是不懂得詢問的事項，都會對活動預算以及成功與否產生重要影響。《活動企劃》將帶你深入探索籌備與執行一場成功的活動背後所有需要注意的層面，如企劃階段、時間控管與物流、預算編制、作業以及現場管理，同時提供實用工具給下列需要規劃並執行特殊活動的從業人員，如：
　　．企業內部的活動企劃人員
　　．公關與傳播公司及其客戶
　　．行銷與企業傳播專業人員
　　．募款人與非營利組織
　　．餐旅與娛樂產業的專業人員

作者簡介

茱迪．愛倫(Judy Allen)

　　是舞台佈置、活動與生活風格設計的世界級權威，出版10本有關職業、商業及消費者市場的暢銷書。身為創意設計大師的她，曾完美地在全球超過30個國家中，成功執行了企業、社交、名流等性質的特殊活動，最多同時有近2,000人參與。她也曾策劃並製作諸多著名活動，例如迪士尼全球戲劇節開幕之夜的『美女與野獸』，以及奧斯卡最佳導演諾曼‧傑維森（Norman Jewison）的作品『屋頂上的提琴手』25週年紀念會。

　　愛倫曾與全球許多CEO、CFO、總裁及高層主管們密切合作，製作、執行與監督他們的企業以及社交商業活動，策劃與執行的許多活動各具特色，有複雜的一日活動，也有精心設計、歷時超過一週的「主題產品發表會」。活動的範圍包括VIP的專屬活動，以及耗資數百萬美元並使用多媒體的夢幻盛會，例如於新車發表會中採用高科技舞台和製作表演節目。

　　今日，愛倫與其2jproductions（www.2jproductions.com）的合作夥伴，喬．薛恩（Joe Shane），更將其活躍的創作能量、創新風格與敏銳眼光帶進了住宅、生活與時尚風格設計，以及全球的國際級渡假中心裡。

譯者簡介

陳子瑜

　　台灣高雄人，政大歷史系暨台大政治研究所畢，法國巴黎第三大學肄業，主修歐洲研究，不定期於自由時報、蘋果日報與想想論壇發表文章，目前在義守大學擔任政治學講師，譯有《歐洲的誕生：神話、理念、現實》等。

獻詞
序言
銘謝

第1章　第一步：初始計畫與預算
決定你的活動目標
你有多少錢能花？
活動展望
活動展望Q&A
設計活動體驗的目標
初始企劃
活動預想
預算監控
活動設計原則檢核表
活動體驗設計目標

第2章　籌備與時程安排
關鍵路徑
工作表
時程安排
日期選擇
關鍵路徑檢核表
制定你的關鍵路徑

第3章　地點、地點，還是地點
場址選擇
場地需求
飯店與會議中心
餐廳、私人會館、外燴業者
劇院
帳篷
新會場的開幕宴會
合約
地點Q&A
移入需求條件檢核表
活動供應商的物流管理檢核表
活動供應商的拆卸檢核表

第4章　運輸
空運
陸運
運輸Q&A
運輸檢核表

第5章　賓客蒞臨
賓客蒞臨Q&A
活動開場
活動開場Q&A
報到：賓客通關與取票
報到Q&A
賓客蒞臨檢核表

第6章　會場需求
空間需求
空間需求Q&A
舞台佈置、視聽設備、照明
舞台佈置、視聽設備、照明Q&A
照明細項Q&A
會場與活動供應商檢核表：空間、會場與供應商需求、契約條款與限制

第7章　服務對象
瞭解你的賓客組合
賓客名單
邀請函
媒體
媒體Q&A
參加活動的孩童
電子邀請函、CD與DVD邀請函
活動網站與活動回函網站

第8章　餐飲供應
各種不同氛圍的德州主題派對範例　　
餐飲供應之考量
菜單規劃
人員安排
慈善捐款

第9章　其他考量
娛樂
娛樂Q&A
攝影師與錄影師
攝影師Q&A
主題與節目
最後潤飾
人員、供應商以及娛樂工作許可
活動風險評估

最終章
大功告成！
來點掌聲鼓勵！
你的下一場活動

附錄A　成本支出明細表樣本
附錄B　付款期程表樣本
附錄C　工作表樣本