效率UP!準時下班的77個工作神技

前言

第1章　電子郵件．商業文書　篇
 
01　撰寫郵件之前制定作戰計畫……16
02　內文太長的郵件沒人想讀……18
03　在書寫本文之前插入附加檔案……20
04　對方的公司名稱與名字絕對不能有錯……22
05　將休假預定放在郵件署名處……24
06　收件匣的郵件控制在5封以內……26
07　季節問候語統一使用「目前」……28
08　用紅字標出文書裡改寫的地方……30
09　FAX單要填入正確的情報……32
10　重要郵件和FAX需取得「收到」的回覆……34
11　將主觀視角改成客觀視角……36
12　藉由估價單或確認表解決「轉告問題」……38
13　重要文件需妥善備份後再寄出……40
 
第2章　整理．整頓　篇
14　辦公桌面不要堆放東西……44
15　文件不可平放、堆疊……46
16　丟掉過時的文件……48
17　無法丟棄的文件就收納在電腦裡……50
18　拿出來的文件要放回原位……52
19　檔案名稱要添加日期……54
20　各種文具都有一個……56
21　制定規則，解決沒有庫存的情況……58
22　利用袋子收納法解決忘記東西……60
23　製作出差用品清單……62
 
第3章　備忘．筆記　篇
24　要隨時攜帶便條紙與筆記用具……66
25　在聯絡便條中寫下優先順序……68
26　防止便條紙遺失！……70
27　『帝國飯店流』個人垃圾筒……72
28　筆記要1頁1個案子……74
29　與公司之外的人見面時，要用『病歷式筆記本』……76
30　下達指令者也要寫下備忘……78
31　將談話要點寫在便利貼上……80
32　交換名片之後要在空白處寫下註記……82
33　一注意到需要修正或改善的地方就當場修改……84
34　別把用於發表的備忘錄寫成文章……86
35　以會議記錄留下證據……88
 
第4章　溝通．報連相　篇
36　依照6W3H聆聽指示……92
37　報告得注重時機與順序……94
38　在進行到3成的時候做個中間報告……96
39　可以解決事情忘記傳達的編號……98
40　難以啟齒的事情要用聲音表達……100
41　消除誤解的表達方法……102
42　自行判斷很危險……104
43　偶爾說「做不到」也沒有關係……106
44　將個人行動視覺化……108
45　若要與成員共享情報就採用對話……110
46　電話轉接要以2次為限……112
 
第5章　行事曆．時間管理　篇
47　運用數位方式管理行事曆時的注意要點……116
48　手帳要用可消除的筆書寫……118
49　時間估算要正確……120
50　設置預備日……122
51　在TO DO List裡加入時間……124
52　提交工作方面，設置『You截止日期』與『My截止日期』……126
53　製作檢查表……128
54　做出空檔時間選單……130
55　新幹線要用網路預約……132
56　網路搜索不分散注意力……134
57　10分鐘前行動主義……136
58　會議目標要先決定下來……138
 
第6章　工作習慣　篇
59　「另存新檔」風險較高……142
60　要時常備份以及更新個人情報……144
61　需要再手動計算，確認Excel的總金額……146
62　想郵寄的物品，在走到郵局之前都要拿在手上……148
63　使用手冊要自己製作……150
64　一旦犯錯，就用漫畫對白框書寫反省註解……152
65　臨時插入的工作適用「書籤作戰」……154
66　不要約在車站會合……156
67　名片絕對不可以用完……158
68　別在辦公桌前飲食……160
69　也可用手指點確認！……162
70　來做風險預測圖吧……164
 
第7章　每一天的心理準備　篇
71　完全不會犯錯的人並不存在……168
72　錯誤是成長、改善的線索，可以成為助力……172
73　減少錯誤的措施……176
74　獲得成果者與無法做出成果者的不同之處……180
75　有點浪費，更能集中精神……184
76　將理所當然的事情轉變成強項！……188
77　若能消除錯誤，機會之神便會降臨……192
 
結語

前言
　　
　　不想犯錯。　　
　　這應該是企業人士共通的課題吧。　　
　　因為我們都知道「○○還滿常出問題喔」，並不是什麼稱頌讚美的評語。
　　
　　一旦進入公司，便會有人教導工作大概的流程與做法。可是卻不會傳授正確不出錯的做事方法。任由大家一邊工作、一邊試行錯誤才是真實的現狀。
　　
　　不會失誤的人都有自己的一套技巧。但是其中很多人抱持著「不值一提」的謙遜心態，或是打算狠下心來對待部下和後進，「希望他們自己經歷失敗後從中學習」，所以並沒有教導相關事宜。
　　
　　如果能夠消弭錯誤，就會開啟幸運的循環。
　　
　　獲得「○○都不會出錯」的評價。或「要是交給○○就能安心了」，取得信賴。
　　
　　並且被指定「希望能夠由○○負責這部分」。這樣一來你所活躍的舞台將愈來愈寬廣。
　　
　　而且，由於減少了重做和無謂的作業，就不需要靠加班完成工作。
　　
　　在另一方面，有的人每天都很努力，卻總是空轉，或者遲遲無法做出成果。雖然這時候「奮鬥！」、「加油！」的積極幹勁很重要沒錯，但特別在行政事務工作方面，只有努力並沒有辦法讓事情順利進行。
　　
　　我平時會擔任商業講座的講師。也有愈來愈多機會，撰寫有關那些主題的稿件。同時還是一間小公司的經營者。
　　
　　工作經歷說起來很普通，從學校畢業之後隨即進入保險公司工作，做了大約10年的定型業務和助理。
　　
　　「當時很優秀吧？」大家可能會這麼問，但我可以很斬釘截鐵的回答「不是」。因為我曾被人講過「粗心弄錯的地方太多了」、「做不好工作」、「還是結婚進入家庭比較適合你吧？」諸如此類的評語。
　　
　　可是，現在完全不一樣。雖然晚了一點，但小時候「想要成為作家」的夢想，以及上班族時代「希望成為專業講師」的夢想都已全部實現。
　　
　　而我之所以能夠實際履行自己想做的工作，想來就是因為每天持續不斷地消除會成為個人弱點的錯誤吧。而現在的我，打從心底想對那些為數眾多的錯誤說聲謝謝。
　　
　　當看到具有相同煩惱的人們，我便希望能為消除錯誤貢獻一點助力，因此毫不吝惜地將本身技巧都記入本書。文章偏向控制、防堵，並加入了許多插畫和圖解。比起嚴肅認真地從書中學習，更希望大家能輕鬆地閱讀，還可以按照「我也會犯同樣的錯誤！」，重點式地查看相關章節和項目。
　　
　　願你也能早日解決失誤，抓住成功的機會。