講重點商務溝通 從構思到報告面面俱到的英文寫作指南

對與錯，老闆說了算？

不知為何，寫作風格與對錯的問題，總會讓人們最頑固的那一面表露無遺。不懂微積分或線性規劃的老闆，絕對不會推翻部屬在這些領域的專業。但如果同樣的部屬膽敢違逆老闆六年級時某位無知老師的指示──句子不准用介系詞結尾、不准用 and 或 because 開頭等等，這種無理規則──老闆可是一點情面也不會留。

這是個政治問題，不是學術問題，我們從中必須學到的教訓是：你的薪水是誰給的，你就得照誰的方式去寫。寫作這件事很少有「對」與「錯」，通常只有「適當」與「不適當」之分。當然，如果你寫出來的東西不合老闆胃口，那就是不適當了。

這本書是針對商業寫作，提出幾點合理的建議──如果你眼前的寫作任務沒有明確指示的話，可能就該遵守這些建議。但是，任何任務如果有特別的需求，就應該以這些需求為優先，不要死守這本書的內容。

這一點非常重要，所以要再換個方式強調一次：千萬千萬不要拿著這本書去跟老闆興師問罪，告訴他：「看吧，你錯了！」如果這本書說的和老闆說的不一樣，當然要聽老闆的。

商業寫作是什麼？

商業寫作並不是一種新的語言，不需要你學會一套新的詞彙。In receipt of、as per your request、beg to acknowledge、please be advised這種商業套語早就落伍了，現在沒人用，也不該用。

商業寫作也不該無聊乏味、八股陳腐。文章寫不好才會無聊，寫得好就會有趣。不管是商業寫作或其他種類的寫作，這都是共通的真理。如果你對報告的主題感興趣，卻覺得報告讀起來索然無味，就代表是寫作方面出了問題。

商業寫作和其他種類的寫作完全一樣，只是更講究效率。一般寫作的目的可能是讓人覺得夢幻、詼諧、刺激、陰森、辛辣、震驚或撩人，但是這本書討論的商業寫作，只有一個目的：以最有效率的方式說服讀者，讓他們相信你的主旨真實無誤。

想想你的讀者是什麼樣的人，你就能明白為什麼要堅持效率。商業人士聰明、多疑且工作繁忙，所以你寫的文字必須兼顧事實性、說服力、高效率。需要事實性，是因為讀者很聰明，不會被天花亂墜的空話騙過；需要說服力，因為你必須克服他們講到金錢時必然心生懷疑的天性；需要高效率，因為你浪費時間就會失去讀者的注意力。

幾頁之後，我們就會討論到「開門見山，先合後分」的組織結構，這是商業報告的標準結構。但是在這之前，也許你該先想想：為什麼商業報告的結構和雜誌報導、小說或廣告的結構不一樣？以下我們就來解釋：

會指示你寫這篇報告的人，一定是沒有時間親自去研究。他把問題丟給你，現在你要給他答案。因此，「答案」就是報告最重要的部分，整篇報告的結構都需要以問題的答案為中心，讓讀者一看就懂。所以，報告開頭就要提出答案；報告本體中，要一一詳述答案；報告中只能有與答案相關的文字；這些文字與答案的相關性也要一清二楚。以上這段十分重要，現在請你重新看一遍！

說更詳細一點：沒有回答到問題的文字，就不要寫出來。不要重述問題，不要在報告中說你終於找到答案了，不要交代問題背景，不要花時間定義重要辭彙，也不要解釋你是如何計算結果、如何分類證據。報告一開始，回答問題就對了。以上這段你也應該重新看一遍。

再換個方式講，如果一句話不是重點，就不要寫出來。如果公司歷史和問題沒有任何關連性，就拜託你千萬不要討論公司歷史。但如果公司目前的問題有一部分是肇因於公司長久以來是家族企業，那當然就要交代出這段歷史──但也要時時刻刻確保你說的故事重點清楚。

要時時想到讀者。要確定每一段重點明確。報告寫完後，要回頭檢查每一段，看看是不是每一段的重點都能用一句短短的話說出來，也要看看是不是每一句重點都切合報告主旨。即使報告不長，也應該利用副標題，這樣的好處是章節劃分清楚，讀者在每一節前都能做好心理準備。也要記得，報告中只能包含你在第一段中預告的內容。千萬不要忘記商業報告的目的：以最有效率的方式說服讀者，讓他們相信你的主旨真實無誤。

對與錯，老闆說了算？

不知為何，寫作風格與對錯的問題，總會讓人們最頑固的那一面表露無遺。不懂微積分或線性規劃的老闆，絕對不會推翻部屬在這些領域的專業。但如果同樣的部屬膽敢違逆老闆六年級時某位無知老師的指示──句子不准用介系詞結尾、不准用 and 或 because 開頭等等，這種無理規則──老闆可是一點情面也不會留。

這是個政治問題，不是學術問題，我們從中必須學到的教訓是：你的薪水是誰給的，你就得照誰的方式去寫。寫作這件事很少有「對」與「錯」，通常只有「適當」與「不適當」之分。當然，如果你寫出來的...

第一部 報告的規劃
第二部 報告的撰寫
第三部 研究技巧
第四部 其他種類的寫作
第五部 報告範例
第六部 完成報告的外觀
附錄 檢查表

第一部 報告的規劃
第二部 報告的撰寫
第三部 研究技巧
第四部 其他種類的寫作
第五部 報告範例
第六部 完成報告的外觀
附錄 檢查表