報告力：報告寫得好，輕鬆搞定所有人！寫好報告與論文的6堂必修課

名人推薦：《銷售的科學》作者 周勝輝

耕莘文教基金會文藝總監 許榮哲

台大經濟系副教授 馮勃翰

好評推薦

8.擬定策略

一旦有人要求你交出報告或論文，你肯定為此惴惴不安，這點沒必要否認。若是學術報告，或許你早有心理準備，知道報告是專案計畫的一部分。如果是商業報告，也會有人給你背景細節，要你著手進行。至於論文，或許你早已下定決心接受這份挑戰，尤其是學位論文，從入學開始你就很清楚非寫不可。但不管你身處哪種情況，這份挑戰光想就教人心驚，你自然而然會拖延一些時日，最後才鼓足勇氣動手，認真準備。

拖延一段時間不見得是壞事，只是別耽擱過久，否則十萬火急很可能開天窗。耽擱一陣子也有益處，有助於緩解初期的緊張情緒，給自己一點時間消化這件事：你就要創下英勇事蹟（假如聽起來太過戲劇化，不妨去問大學生寫畢業論文或研究生初次上台報告時的感覺）。假設你並未拖延太久，那麼唯一缺點就是：毫無焦點的拖延有時會讓你迷失方向。身處其中的你或許沒察覺到，但即使在刻意拖延的那段期間，你已經開始思索論文或報告的寫法。

應該沒人會反對，人習慣思考接下來的任務，就算有閃避的念頭，依然會想到解決問題的方法。值此準備階段，若你只是隨口問身旁所有朋友，針對你寫作領域有何看法，或渴望指導教授給你簡單的幾句話，或在腦子裡大致估算時程是否來得及，這就是無效的拖延，你的預備工作做得很糟糕。到最後，你愈來愈搞不清楚下一步該做什麼，更別提該如何達成目標。

所以拖延也可能帶來好處，但唯有計畫性的拖延才有益處。以下是達成計畫性拖延的技巧：

▶僅詢問某些人士的意見；

▶思考每一階段所需完成的時間；

▶隔一段時間重新思考題目；

▶擬定寫作策略。

逐一思考上述每一點，你就能把這段毫無生產力的拖延時間變成大好機會，做好埋伏突擊的預備，工作開始有進展。

1.僅詢問某些人士的意見

希望朋友、指導教授或同事分享經驗， 告訴你寫出成功的報告或論文的撇步，就好像拜託他們幫助你克服飛行恐懼一樣。你得到的建議可能很籠統，甚至完全無法運用在報告上。此外，人會忍不住把情況講得更嚇人。在你說「夠了」之前，已經接收了大量充滿矛盾、毫無裨益的意見，儘管泰半是好心分享，但聽完這麼多出錯的例子，你發現自己更不想動工了。

有一種簡單方法能夠避免上述情形。當然你可以對外絕口不提論文或報告，只是你免不了擔心，此法恐怕很難奏效。相反地，你該採取較有效率的方式，也就是只獲得與論文相關的意見。先想清楚要問哪些問題，此外絕不多問。你不但發現自己得到的意見都極為有用，還會發現大多數人都愛回答明確的問題，不喜歡絞盡腦汁提出一般性建議。

……

2. 排定時程的策略

有些人喜歡規劃時程，但有人覺得預先排進度壓力很大，所以第一步是先釐清這種策略是否適合自己。當然寫論文或報告的時間因人而異，但兩者運用的技巧都一樣。不管是給你三個星期的時間執行一份專案、寫完報告，或者給你一年推敲論文，你都能夠提出大致的時程，把寫報告或論文巧妙排進日常活動的空檔。

這種方法有好幾種優點，首先最重要的是能幫助你保持平靜，如此你便不至於隱隱排斥眼前的挑戰，卻說不出為什麼怕。你心中升起一股篤定感，知道自己手上有多少時間能運用。第二，你得以釐清論文或報告每一階段該從何時開始，如此一來，便能在動工前預留「空檔」。同樣地，這種方式也可以用來規劃每一項小工作，三不五時給自己一些時間喘息。過程中適時停頓，好處非常大，只要你知道自己何時該收心就行了。

Top Tip:若是安排「空檔」的做法讓你難以安心，你一定得堅持一件事：偶爾讓自己歇息一下。我們的大腦需要時間吸收資料內容，將其分門別類，人的想像力也需要時間沉澱、醞釀，才能夠提出既合理又引人入勝的論點。因此暫時離開工作未必是「完全放空」，這段時間你的頭腦仍在思索各種可能性，等你回來工作時，一定會有更棒的表現。

不論何時，你都可以跟指導教授、朋友或同僚分享進度規劃， 這樣他們才知道你何時會忙論文或報告的事，何時可以做其他事情。乍聽之下在商界似乎行不通，但你會驚訝地發現，只要你能事先讓他們知道你什麼時候無暇分心他顧，而且未來若有需要，你也願意幫助他們，其實同事大多願意配合，盡量不打擾你。若你和其他人同一組，負責某項專案或研究計畫，必須交出報告或論文，而你主動建議排時程，大夥兒都會踴躍贊同——也許他們之前沒想過採取條理分明的方法進行——主動規劃給了你較大自由，如此你便能依據一己需求安排進度。

最後一項好處要從長遠來看。擬定進度表如同吃下定心丸，知道自己能夠及時完成，還能幫助你釐清每一個階段的必辦事項有哪些：準備、計畫、研究、寫作、編輯、修潤、檢查等等，以及能花多少時間去完成每一項任務。假如你有幾個月時間可以寫，比方說在寫學位論文或為期三個月的商業報告，最好先擬一份長期時程表（比表定事項稍微詳細一點），等到最後幾星期再排定較詳盡的進度表。

Top Tip:我見過許多學生和專業人士善用此一訣竅，在倒數計時階段擬定極為詳細的進度表，把每天要做的事情統統排進去，連哪一天休息也註明。你慢慢會摸索出最適合你的進度表，但不用擔心排得太細，只要能符合你的需求就行。

對許多作者來說，排進度表很有用，就算你不是天生愛計畫的人，也不妨試試看，搞不好真的很有幫助。條理井然的計畫彷彿保證你有充裕時間能順利完成，因而感到安心，但實際去做時最好保持彈性。即使事情未能完全按計畫走，也不要棄甲投降，只需稍加更動進度表，你仍然能在截稿日前完成，展現效率。但不管多難達成，都不能更動截稿日。重排時程只是讓你透過白紙黑字，清楚明白雖然接下來的兩星期很忙，之後你便能重新回到軌道上。

3.回頭思考研究主題

我建議你在初期準備階段，三不五時審視你的研究領域，而不是論文題目，這是因為太早確定題目容易招致反效果。就算某一門課要求你交論文或報告題目，或者業務主管指派或贊同你擬好的題目，也並非不能改。所以即使你已經把題目交出去，請記住這不過是暫定，要保持開放心態：一旦想法發展得更完備，你可能會考慮修改題目。當你在初期階段採用此一開放方法，記得把組成題目的關鍵字逐一寫下來，而非寫下完整題目。呈現在眼前的是所有相關資訊，供你思考，但尚未定調。

請你隔一段時間回頭看看研究主題，這個建議或許有點多餘。這段時間不管你願不願意，主題都會在腦海裡盤旋不去。有時候一覺醒來，你想到了第一段的寫法；在家看電影看到一半，跑去拿筆記本，好記下某個點子。最糟的是當你正在開會或演講，突然擔心起某一章節可能行不通，卻又無能為力，因而備感煎熬。

你不是隨意瀏覽一遍研究主題就好，而是每隔一段時間，用積極的眼光搜尋、審視主題，以期有新發現。或許是隔幾個小時、幾天，甚至幾星期重看一遍，視你的時程而定。每次這麼做的時候，拿出一張白紙，只要是跟題目有關的關鍵字都寫下來，順時針或逆時針皆可，然後在圓圈當中寫下你的想法，但凡跟任一關鍵字有關都行。這是腦力激盪，不必刻意強調次序，讓想法自然而然浮現就好。

過程中最有趣的是觀察何者重複，何者老是忘記提到。如果你老是忘記寫下某個關鍵字，停下來思考一下這個點子是否不重要，或寫出來也沒意思。反之，要是你不斷想到某個點子（把先前幾次寫的拿出來對照，一目了然），就表示你認為這一點非納入不可。

雖然這不算計畫，卻能幫助你激發創意、活化頭腦，也不會造成太大負擔。你開始整理手上的資料，釐清主要論點。切記不要拿出一張光潔的白紙，盯著它瞧，十分鐘後仍是一張白紙，這樣只會造成反效果，令你更加挫折，恐懼不安。此時不妨找網路上的朋友一起腦力激盪，或許有幫助。

剛才提到把跟關鍵字有關的想法寫下來，這就是腦力激盪，可以獨自進行、也可以找一群朋友或同事一起思考，前提是你認為這樣做有用的話。若你自個兒坐著，卻什麼想法也沒有，很快就會對研究主題失去信心，甚至懷疑自己是否有能力完成報告或論文。

此時不妨試試網路腦力激盪。先從電子郵件通訊錄裡找出六個人左右，都是跟你的研究有關而且願意支持你的人。寄一封郵件給群組裡的人，先說清楚兩件事：一、你的信上只能有寥寥幾行字；二、他們也只能回覆幾行字。上述規則一下子搞定兩件事：你專心對付使你停滯不前的問題（即使還不確定那是什麼），也能確保回信者不會越俎代庖，主導你的論文或報告。對方可能會告訴你哪一份期刊文章可能有你想要的答案、書上哪一章能佐證你提出的理論，甚至跟你分享幾年前在什麼情況下試過哪一種方法或研究途徑，但並未成功；或是轉告你某人精通此一領域，而對方或許願意幫助你。

網路腦力激盪的感覺很好，不管你是寄信人或收信人都會覺得愉快。我自己很愛收到這一類的信，喜歡泡一杯茶，點開這封信， 以最大的努力和誠意回覆信上的問題。別人願意請教你總是令人高興，知道別人執行計畫時一樣會遇到撞牆期，這種感覺也很不錯。我的電子郵件通訊錄有三個腦力激盪的群組，當我遇到學術或工作上的問題，就會依照主題寫信給某一群組。碰到問題就寄信問大家的意見，寄完信以後，至少當天就有非常正當的理由，把這件事暫時拋開，我很愛這種感覺。收到回信讓我知道有人樂意支持我，而且訊息通常很管用，能幫助我繼續前行。

Top Tip:你應該看得出來，網路腦力激盪是集思廣益、分享靈感的好方法，可以趁機偷懶，卻依然覺得自己還在努力達成目標。當你發現自己體力不支、腦力耗盡，寄一封群組信問問大家， 趁機把論文或報告丟開一陣子，等回信來了再繼續奮鬥。

8.擬定策略

一旦有人要求你交出報告或論文，你肯定為此惴惴不安，這點沒必要否認。若是學術報告，或許你早有心理準備，知道報告是專案計畫的一部分。如果是商業報告，也會有人給你背景細節，要你著手進行。至於論文，或許你早已下定決心接受這份挑戰，尤其是學位論文，從入學開始你就很清楚非寫不可。但不管你身處哪種情況，這份挑戰光想就教人心驚，你自然而然會拖延一些時日，最後才鼓足勇氣動手，認真準備。

拖延一段時間不見得是壞事，只是別耽擱過久，否則十萬火急很可能開天窗。耽擱一陣子也有益處，有助於緩解初期的緊張情緒，給...

前言

Part 1 思索 Pondering
1. 為什麼要寫論文？
2. 論文應該具備哪些特點？
3. 什麼是研究問題？
4. 好的論文具備哪些條件？
5. 為什麼要寫報告？何時寫？
6. 報告應該具備哪些特點？
7. 寫報告時需要提出研究問題嗎？

Part 2 準備 Preparing
8. 擬定策略
9. 搜集資料
10. 用自己獨一無二的聲音說話

Part 3 計畫 Planning
11. 你天生擅長計畫嗎？
12. 計畫策略
13. 跨出第一步
14. 四種計畫方法

Part 4 停頓 Pausing
15. 消極的停頓
16. 必要的停頓
17. 積極的停頓

Part 5 產出 Producing
18. 用字
19. 措辭
20. 句子
21. 段落
22. 章節

Part 6 修潤 Polishing
23. 加強文章效益
24. 最後檢查
25. 雙手離開鍵盤，別再改了！

前言

Part 1 思索 Pondering
1. 為什麼要寫論文？
2. 論文應該具備哪些特點？
3. 什麼是研究問題？
4. 好的論文具備哪些條件？
5. 為什麼要寫報告？何時寫？
6. 報告應該具備哪些特點？
7. 寫報告時需要提出研究問題嗎？

Part 2 準備 Preparing
8. 擬定策略
9. 搜集資料
10. 用自己獨一無二的聲音說話

Part 3 計畫 Planning
11. 你天生擅長計畫嗎？
12. 計畫策略
13. 跨出第一步
14. 四種計畫方法

Part 4 停頓 Pausing
15. 消極的停頓
16. 必要的停頓
17. 積極的停頓

Part 5 產出 Producing
18. 用字
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