03 大家都該知道的5種會議形式
請試著思考一下。
「原本究竟是為了什麼要開會呢？」
「得提升業績才行！」、「要如何降低原價？」
「沒有更好的做法嗎？」、「必須思考經營策略」
「想要怎麼解決這個問題呢？」、「要如何應付客戶的抱怨呢？」
「如何培育人才呢？」、「何時要發表新產品呢？」
在此僅列舉出幾個範例，召開會議的目的會因為公司以及部門而各有不同。
如下頁圖表所示，我認為「會議」主要有5種形式。
學習會議導引時，必須先理解各種會議形式的特徴與目的。
■會議的形式
1. 報告、聯絡會議
「部會」、「課會」等定期召開的會議。以資訊共享為主要目的，因此會依上一階主管的想法為主，提出一些員工必須要知道的公司現況，或是針對某項主題進行提醒、傳達和確認事項，通常會和與會成員的業務相關、分享一些大家應該要知道的資訊。
2. 進度確認會議
泛指業務執行進度會議、預算執行進度會議、專案執行進度會議等。這種會議形式的主要目的是主管要掌握同仁的工作進展。讓與會成員之間共享、掌握彼此的活動資訊，可以省卻無謂的浪費、提升工作效率。
事實上，這種會議形式意外地不好應付。因為在確認工作推動的過程中，如果發現沒有達到預算數字、沒有按照預定進度執行工作時，就會有來自主管的「指導」介入。
往往會當場要求同仁提出「改善因應對策」，並且在缺乏具體性意見時給予「指導」。
但是，這樣一來往往會大幅超出會議時間。而且，直接在會議進行中進行一對一的指導時，許多與該指導無關的人就會變得完全無所事事。或者，有時候全體與會成員必須為了某一個人的改善因應對策進行討論。
由於會議之初並沒有決定要討論什麼、要討論到怎樣的程度，因此通常大多數的與會成員都會覺得消化不良，結果造成士氣低落。
3. 發現問題、解決問題會議
以討論（discussion）為主的會議形式。
企劃會議或是改善活動等也包含在此類會議，還有其他像是工作執行方法、作法等，由好幾個人聚集在一起、互相貢獻智慧、決定事物的會議皆包含在此。
‧報告會議（聯絡會議）的目的是為了讓與會成員共享資訊
‧為了進行有效率的組織活動，共享每個人所擁有的資訊
‧業務報告或是案件進度報告等業務會議皆包含在內
‧讓與會同仁共享資訊或是執行組織的決議
‧主管指導同仁也是會議目的之一
會議思路導引師必須！
‧鎖定問題（現況‧應有的狀態‧鴻溝）
‧釐清並且鎖定原因
‧檢討並且決定解決方案
‧落實至活動規劃（目標‧任務分工‧時間表等）
‧在會議主持人進行決議之前，聽取更多的意見
‧進行最後的決議
‧於公司制度、組織架構等變更時進行
‧只發通知難以傳達意思時，依重要內容實施之
‧非討論，僅以說明與問答形式進行
除了稱作「會議」，還有「協商」、「會談」等其他名稱。
會議進行過程中經常出現無法收斂、無法決定、不提出意見、滔滔不絕的人、為否定而否定、會議目的不明確、有些與會成員的存在與議題無關、會議召集人準備不足……等「龐雜的問題狀況」，因而在會議中令人感到煩躁不已。
這種會議形式的難度最高，最需要本書所提及的會議思路導引師。
・何謂策略規劃會議
業務策略規劃會議、經營策略規劃會議等是用來檢討事業方向性的會議。包含市場趨勢、其他競爭對手的現況、分析自家公司強項、組織編制、事業領域（domain）、經營願景等。掌握組織全方位的現況、描述應具備的樣貌等皆屬於「解決問題會議」的範疇。
・何謂企劃會議
思考某些問題的解決方案、產生新價值的會議。是一種用來互相腦力激盪行銷方法、促銷活動、開發新產品、製作公司內部文宣、人事錄用方法、制度設計等想法並且創造出答案的場合。也可以是能夠在工作上盡情發揮創造力的場合。除了提出點子等想法，管理階級的部門調整等會議皆包含在此範疇。
・何謂改善活動
改善工作流程的會議。檢討降低原價策略、檢討無紙化做法、改善○○業務流程、文具管理方法等，用於改善所有工作進行方法的會議皆屬於此範疇。
工作程序中常有許多無謂的虛工，因此會議的目的就是要讓這些狀況浮現出來並且經常進行調整以達最適狀態。無論怎麼改善都沒有結束的那一天，因此會將改善活動視為企業文化的公司最能夠提高商業競爭力。亦稱作「業務改革」。
4. 決議會議
董事會以及經營團隊會議等的主要目的在於針對已經在某種程度上準備好的議題進行判斷、決議。會議的議題幾乎都已經在事前安排好，因此很少會在會議進行中爭論不休。
5.說明會
制度變更說明會、系統導入說明會等是在公司制度或是組織架構變動等情況下，以佈達消息為主要目的的會議。
這種會議幾乎不會進行任何討論，僅由會議召集人單方面說話，形式上通常會移除最後的問答時間。
■為什麼會有開不完的會呢？
為了促進效率等目的，最近部分「報告、連絡會議」會善用一些線上商務會議等軟體，取消直接面對面的會議。然而，會議的量是否有逐漸減少呢？可惜的是，完全不是那麼一回事。
日常工作中會遇到煩惱於業績提升的「問題」、難以摸索事業方向性等的「問題」、組織體制或是人事制度等架構上的「問題」、經營團隊與從業人員價值觀落差很大的「問題」，還有業務能力、技術能力、行銷能力等與能力相關的「問題」。然而，上述這些都無法與工作成果鏈結。這就是會議會持續不斷增加的原因。在這5種會議當中，特別是第3種「發現、解決問題會議」只會持續不斷地增加。
本章開頭時曾問過各位一樣的問題：「原本究竟是為了什麼要開會呢？」，我經常得到的答案是：難道不就是因為有剛才那些「問題」產生的關係嗎？
話說回來，其他會議進行中也可能會有潛在的「問題芽孢」產生。比方說，進行「推動確認會議」時，發現某件案子可能會有所延遲。因而被判斷為「問題」時，就不得不改為召開「發現・解決問題會議」。
我認為工作這件事情可以大致分為3類：「勞動性工作」、「事務性工作」、「解決問題的工作」。
然而，AI的出現為當今社會帶來了極大的變革，進而也對會議造成了龐大的影響。
許多「勞動性工作」」目前都已經被機械所取代，現在已經有相當大量的工程不需要「人力」。
「事務性工作」也是如此。整理票據等被稱作「事務處理／事務作業」的工作，在資訊化下，已經大幅刪減「人力」的涉入部分，AI催化了這些趨勢。現在，個人電腦内會藉由軟體型機器人RPA（Robotic Process Automation）代理進行一些定型化的工作，使得業務朝向完全自動化。大型銀行裁員的新聞頻傳，也是因為FinTech金融科技（Financial＋Technology）大幅增加了不需「人力」的部分。
「勞動性工作」」或是「事務性工作」減少的結果，增加的是「解決問題的工作」。
在這種狀況下，位居管理職位者該思考的問題是要做些什麼才能夠改善？以及該怎麼做才能夠增加每一位同仁被賦予工作的機會？
在這樣的背景下，本書期望以「發現・解決問題會議」為中心，傳授會議導引的相關技巧。
如果能夠應用這些會議導引技巧順利召開「發現、解決問題會議」，那麼一定也能夠毫無阻礙的運作其他類型的會議。
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參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的狀況，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？
□ 會議冗長
□ 無法收斂／沒有結論
□ 離題
□ 不提出意見／不說真心話
□ 會議整體的氣氛差
□ 主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□ 有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□ 有負面發言、否定性發言的人存在
□ 事前準備不足
□ 有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）
透過本書掌握會議導引，了解會議思路導引師的所用技巧，當自己突然被要求在今天或是明天扮演這樣的角色時，就可以主持一場讓所有與會成員都欣然接受的優質會議。
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作者簡介：
園部浩司（Koji Sonobe）
出生於日本横浜市。
1991年進入NEC Management Partner財務部服務，後被調派事業企劃部，36歲時晉升為經理。擔任企劃策畫人時期經歷過團隊管理之苦，但在接觸到了會議導引技巧後豁然開朗，和與會成員的關係變得良好，專案方面也展現出巨大的成果。擔任過300名員工的組織變革專案負責人，一年進行1000場以上的會議、執行年約2億日圓的營業利益改善專案，因此被拔擢為最年輕的業務改善推動總部部長。
2016年獨資創設「園部牧場」，概念是「超越框架」，包含挑戰超越自己，也要超越夥伴之間的框架，公司業務含括人才培訓、組織改革、風氣改善顧問諮詢服務，除了主持創投公司與大型企業的會議外，一年培訓超過2500名會議思路導引師。公司業務活動不使用網路等平台宣傳，僅透過口耳相傳，在幾年前就已經委託工作滿載，截至目前指導人數還在持續攀升，被日本公認最大的技能共享學習服務（skill share service）─Street-Academy評選為排名前1％的白金級教師。
目前仍抱持著「從日本開始，一起消滅那些沒結論的會議吧！」的強烈決心，每天持續進行相關活動。
https://www.sonobe-bokujo.co.jp
譯者簡介：
張萍
國立高雄第一科技大學應用日語系、國立雲林科技大學企業管理系、日本福井大學特別研究生。曾於財團法人研究機構執行對日國際業務與企劃相關工作，現進行電池應用與儲能產業分析研究。2001年起從事日文翻譯迄今，未曾間斷。喜歡透過語文轉換，擴充不同領域的知識，拓展美麗新世界。
章節試閱
03 大家都該知道的5種會議形式
請試著思考一下。
「原本究竟是為了什麼要開會呢？」
「得提升業績才行！」、「要如何降低原價？」
「沒有更好的做法嗎？」、「必須思考經營策略」
「想要怎麼解決這個問題呢？」、「要如何應付客戶的抱怨呢？」
「如何培育人才呢？」、「何時要發表新產品呢？」
在此僅列舉出幾個範例，召開會議的目的會因為公司以及部門而各有不同。
如下頁圖表所示，我認為「會議」主要有5種形式。
學習會議導引時，必須先理解各種會議形式的特徴與目的。
■會議的形式
...
請試著思考一下。
「原本究竟是為了什麼要開會呢？」
「得提升業績才行！」、「要如何降低原價？」
「沒有更好的做法嗎？」、「必須思考經營策略」
「想要怎麼解決這個問題呢？」、「要如何應付客戶的抱怨呢？」
「如何培育人才呢？」、「何時要發表新產品呢？」
在此僅列舉出幾個範例，召開會議的目的會因為公司以及部門而各有不同。
如下頁圖表所示，我認為「會議」主要有5種形式。
學習會議導引時，必須先理解各種會議形式的特徴與目的。
■會議的形式
...
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作者序
前言
參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的事情，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？
□ 會議冗長
□ 無法收斂／沒有結論
□ 離題
□ 不提出意見／不說真心話
□ 會議整體的氣氛差
□ 主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□ 有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□ 有負面發言、否定性發言的人存在
□ 事前準備不足
□ 有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）
還有，以下這件事情就算是有經驗的會議思路導引師，恐怕也會這麼認為吧？
□ 我適合發言嗎？
以...
參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的事情，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？
□ 會議冗長
□ 無法收斂／沒有結論
□ 離題
□ 不提出意見／不說真心話
□ 會議整體的氣氛差
□ 主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□ 有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□ 有負面發言、否定性發言的人存在
□ 事前準備不足
□ 有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）
還有，以下這件事情就算是有經驗的會議思路導引師，恐怕也會這麼認為吧？
□ 我適合發言嗎？
以...
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目錄
前言 導引力是解決問題的基本能力
第１章 會議中不可缺少會議思路導引師
01 會議思路導引師是能夠讓會議順利進行的專家
02 對會議思路導引師的3大要求
03 大家都該知道的5種會議形式
Column 可以讓專案負責人擔任會議思路導引師嗎？
第２章 對會議思路導引師而言最重要的是議程設計方法
01 認識會議大致流程以及會議思路導引師的工作
02 能夠引導出意見的討論進行方式
03 事前研擬好議程，決定80％的會議成敗！
04 會議中的進行方式
05 初次召開會議時，先決定好「會議規則」
第３章 會議思路導引師應該要知道的討論進行方式與解決...
第１章 會議中不可缺少會議思路導引師
01 會議思路導引師是能夠讓會議順利進行的專家
02 對會議思路導引師的3大要求
03 大家都該知道的5種會議形式
Column 可以讓專案負責人擔任會議思路導引師嗎？
第２章 對會議思路導引師而言最重要的是議程設計方法
01 認識會議大致流程以及會議思路導引師的工作
02 能夠引導出意見的討論進行方式
03 事前研擬好議程，決定80％的會議成敗！
04 會議中的進行方式
05 初次召開會議時，先決定好「會議規則」
第３章 會議思路導引師應該要知道的討論進行方式與解決...
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