打造個人最強生產力！專家教你50個時間運用、提高效能的工作術

【前言】

就從現在開始！為自己打造有利環境的工作術

提高生產力。

在「勞動方式改革」這股大潮流下，日本的職場終於肯認真探討生產力的問題。

然而，一聽到生產力這三個字，我們往往會停止思考。

「必須從頭變更業務程序嗎？」

「需要更新資訊系統嗎？」

以及，

「單靠我們個人的力量是改變不了什麼的……」

大家通常都會直覺這麼認為。

改善整個組織、團隊的業務程序確實很重要。我也曾在二○一七年七月出版的《提升團隊生產力》（暫譯，鑽石社）中，探討組織該如何找出工作中的不合理與浪費，並且傳授提高生產力的方法。

但其實，我們也有辦法靠一己之力提高工作生產力。

「哦，我知道。只要記住電腦的快捷鍵，讓自己作業時無須使用滑鼠就行了吧？」

這或許也是一種答案。

不過，很遺憾，光靠這種方法是無法提高生產力的。

即便作業速度加快了，假如你老是接到不拿手的工作，結果會怎麼樣呢？你有可能得花很多時間才能提起幹勁，也有可能搞了半天還是不想做而拖拖拉拉，還有可能在拖拖拉拉的期間犯下錯誤，三不五時就得修正或重做。

相反的，即便作業的步驟多了一點，只要你充滿幹勁，依舊能乾淨俐落地完成工作。除此之外，還能提升工作品質，產出的成果超乎你的期待。

說到靠一己之力提高生產力，一般人大多會想到縮短作業時間，以追求作業效率化。不過，單靠這種方法是無法產出好成果的。如此一來不僅無法回應周遭的期待，自己也不會進步成長。最理想的做法其實是：

．讓拿手的工作自動找上門來

．在贏得了的領域取勝

．打造能夠輕鬆克服罩門的環境

．營造敢對不拿手的事物說不的氛圍

．改變工作方式，讓自己能不受幹勁影響，平心靜氣地完成工作

．建立及維護緊要關頭能夠依靠／被依靠的人際關係

總而言之，就是打造對自己有利的環境。這種做法不像電腦的快捷鍵那般，只要背起來就能馬上辦到，你必須時時留意並養成習慣才能實現。

個人若想提高工作生產力，必須掌握兩個要點。

￭　消除徒勞無益的行動

￭　消除徒勞無益的時間

記住電腦的快捷鍵就屬於前者。假如某項作業使用滑鼠操作的話需要經過三個步驟，改用快捷鍵的話一個步驟就能搞定，這樣一來便可消除徒勞無益的行動。

重新檢視作業程序，減少不必要的工程，同樣屬於前者。

我們也來看看後者吧！何謂徒勞無益的時間呢？

．一味等待作業指示的空轉（等待）時間

．煩惱的時間

．尋找的時間

．不知該請教誰、手足無措的時間

．提不起勁的時間

換言之就是只會累積壓力，毫無任何產出的時間。

這正是一種浪費！

本書不教你縮短作業時間的方法，而是以後者，亦即不浪費時間的工作習慣為主題。

PART1　溝通

PART2　報聯商（報告、聯絡、商量）、會議、文書處理

PART3　運用時間的方法

PART4　團隊合作

PART5　控制幹勁的方法

PART6　提升技能

PART7　職涯發展

本書共分成七章，網羅了各種提高工作生產力與人生生產力的具體訣竅。

這些都是我在日產汽車與NTT DATA等公司任職時（尤其是三十～四十幾歲）親身實踐過的方法，以及成為業務改善士後遇到的楷模（我覺得很能幹的人物）所實行的做法。

當中有些方法並非立即見效。此外，養成習慣得花時間，還得看當事人的個性適不適合這些方法。因此，請你先將本書從頭到尾看過一遍，再從中選出你認為適合自己的做法來挑戰。你沒必要勉強去做不適合自己的事，因為這種行為會降低你的生產力。

提高自己的生產力，也等於是提升別人的生產力。舉例來說，報告時長話短說，你就不會占用到聆聽者的時間。即使無法馬上成功也沒關係，肯努力提高自身生產力的人，一定能獲得別人的信賴。跟你同一陣線的夥伴，也會在不知不覺間變多。

為了自己，也為了他人，請你試著注意自己的生產力並展開行動吧！

【前言】

就從現在開始！為自己打造有利環境的工作術

提高生產力。

在「勞動方式改革」這股大潮流下，日本的職場終於肯認真探討生產力的問題。

然而，一聽到生產力這三個字，我們往往會停止思考。

「必須從頭變更業務程序嗎？」

「需要更新資訊系統嗎？」

以及，

「單靠我們個人的力量是改變不了什麼的……」

大家通常都會直覺這麼認為。

改善整個組織、團隊的業務程序確實很重要。我也曾在二○一七年七月出版的《提升團隊生產力》（暫譯，鑽石社）中，探討組織該如何找出工作中的不合理與浪費，並且傳授提高生產力的方法。

但...

前言――就從現在開始！為自己打造有利環境的工作術

PART1　招來喜歡的工作
1　給自己貼上標籤
>給自己的過往經驗加上適當的標籤（關鍵字），方便他人與自己回想起來。
2　「喜歡」與「拿手」
>雖然不怎麼喜歡，但是辦得到的事，有時能在日後幫到自己。好好釐清自己「喜歡的事」與「拿手的事」吧！
3　以「善於被問」為目標
>拙於言辭的人、不善於自我宣傳的人，更要努力成為「善於被問的人」。「被問」能夠加深自己的專業知識，有朝一日便能成為該領域的專家。
4　在公開資訊裡塞滿Know-How
>正因為現在是講究資訊安全的時代，我們更要盡量運用及公開可對外透露的資訊。這麼做能夠提高你的價值。
5　建立個人菜單
>建立個人菜單，說明「自己是何種專家」、「自己會做什麼」。假如你是上司，切忌把下屬當成無所不能的超人！
6　調職／轉職後最好要做的事！
>剛調職或轉職到新的職場時，最好要做哪些事呢？
7　拋開滿分目標，誇下海口！
>只要你認為自己辦得到六成，就可以誇下海口：「我辦得到！」

PART2　有效率地完成每天的工作
1　向列車長學習！～告知「所需時間」
>找上司進行報聯商時，先告知內容有幾個重點，以及需要花費多少時間，就能讓溝通進行得更順利。
2　以「一分錢一分貨」的方式應對
>「一分錢」＝有限的資源；「一分貨」＝可產出何種品質的成果？要產出成果，必須犧牲什麼東西？要先與委託者針對這兩點達成協議，再著手處理工作。
3　會議就用「三段式結尾」來劃下句點！
>「看不到結論」、「拖拖拉拉」……這種令人煩悶的會議，只要花一道工夫就能變得充實又有意義。除此之外，還可以提高自己與團隊雙方的生產力。
4　能靠電話會議、視訊會議鍛鍊的技能
>不要還沒嘗試就排斥，建議你率先規劃及舉行電話會議或視訊會議，藉此提升自己的簡報技能。
5　避免當眾講話時頭腦一片空白的「保險」
>不擅長進行簡報的人必看！只要使用這一招，即使緊張到忘詞，周遭的人也會幫助你想起來。
6　議事錄要事先寫好
>只要養成事先寫好議事錄的習慣，就能讓會議進行得更加順暢，亦可提高事後彙整議事錄的效率。
7　本週報告要在星期一寫好
>將本週報告變成計畫工具，在星期一預測當週會發生的事，並且做好規劃吧！

PART3　有效運用時間
1　提升工作處理速度所需的三項要素
>掌握「著手速度」、「處理速度」、「完整性」這三項要素，了解自己的弱點在哪裡。
2　給早睡早起型的建議
>在生產力高的時間，從事生產力高的工作。找出最能提高自身生產力的時段，有效地分配及運用時間吧！
3　借用就對了！
>儘管借用好的事例。這是能夠兼顧速度與品質的「壞智慧」。
4　編寫「目次」
>只要事先將從前做過的工作步驟與要點彙整成一覽表，下次處理類似的工作時就能更得心應手。
5　控制靈感
>主動打造能令自己產生「靈感」的環境，即可提升思考與工作的效率。
6　隨身攜帶殺時間清單
>只要學會這項祕訣，有效利用零碎時間，當別人遲到時自己就不會焦躁不耐煩。

PART4　加強團隊合作
1　Away的力量
>轉職者或團體中的「異類」應盡量展現自己，你的新奇觀點能成為組織的助力。不過，要小心別做出令人困擾的行為舉止。
2　討厭吃蔬菜的人，其實喜歡吃蔬菜
>假如周遭有人討厭工作，不妨建議他換個角度看待那件工作。
3　交接的「壞智慧」
>跟工作夥伴交接業務，其實是改善工作效率的大好機會！
4　多樣性為通用性之母
>跨國的、有彈性的勞動方式……在多元多樣的環境下工作，正是提升自身通用能力的捷徑。
5　互取綽號
>要不要試著跟團隊成員互取能展現自身長處的綽號呢？這麼做可以提高彼此的專業性喔！
6　讚美時要以人為主詞，責備時要以物為主詞
>憎其罪，不憎其人。對事不對人，便能增進雙方的信賴關係並提高生產力。
7　從他責的角度思考
>從自責的角度思考事情能使當事人成長。但是，若不懂得從他責的角度思考事情，就無法使他人及組織成長。
8　利用「發問」培育人才
>優秀的栽培者不會太快給答案，而是用問題引導對方思考、發現。
9　絕對不能對後進及下屬做的事
>領導者絕對不能劈頭否定，下屬出於好意而打算做的事情。

PART5　控制幹勁
1　不該以精神及幹勁為前提條件
>磨練「可攜式技能」，便能在你陷入困境時拉自己一把。
2　對抗憂鬱週日夜的方法
>只要「可視化」潛伏於星期一的「看不見的敵人」，星期日就能過得輕鬆又有意義。
3　討厭的工作更要手冊化
>越是討厭的工作更要標準化，讓自己能在短時間內平心靜氣地解決它。
4　預先後悔
>無論是誰都有「現在不想做」、「想延後處理」的事情。預先想像不做的結果，到時候就不會手足無措。
5　找出好處　控制幹勁
>找出自己能得到的「好處」，從肯定的角度看待討厭的工作。
6　陷入工作倦怠期時度過一天的方法
>即便從事的是喜歡的工作、即便擁有好的工作夥伴，有時仍會提不起幹勁做事。該如何安然度過這種時候呢？

PART6　提升技能
1　特殊性（Special）與通用性（General）
>了解自己擁有哪些特殊技能與通用技能，並朝著「T型人才」這個目標邁進吧！
2　失敗也是一種資產
>失敗是一座能讓自己在未來發光發亮的Know-How寶庫。此外，失敗經驗也能帶來信賴。不妨成為「失敗老師」，發揮失敗的價值吧！
3　標準化不只對他人有好處
>若是為了公司、為了工作而進行標準化，只會讓人提不起幹勁。倒不如為了自己進行標準化，從中獲得好處。
4　利用「TDA」三步驟，確認自己的當前位置
>試著寫出自己想做的事、想實現的夢想，並依照當前的階段貼上標籤。這是促進你展開行動的第一步。
5　學好考試用英語
>我們都學過考試用英語。該如何發揮自己早已具備的這項能力呢？
6　商務英語中，超簡單的「第一句話」
>會議、簡報、說明……只要使用連國中生都會的句型就能順利過關。
7　這很普遍嗎？
>能夠簡單說明艱澀的事物，是一項價值非凡的技能。
8　成為圓舞曲指揮家～五種必備的能力
>想在明天生存下去，就要主動學習五種必備的能力。

PART7　拓展職涯
1　考取證照／資格所具備的兩個意義
>不妨為了證明自己的經驗或能力而考取證照／資格吧！
2　以成為優秀畢業生為目標
>無論你要不要轉換跑道，都該以成為優秀畢業生為目標，在目前的職場認真工作。這麼做也能提高你的價值。
3　何謂品牌？
>任何人都能夠成為品牌。建立個人品牌需要具備哪些觀念與心態呢？
4　這裡有的是「什麼也沒有」
>價值是由別人決定的，我們最好不要妄自菲薄。
5　事後美化能力
>努力成為能事後美化自身經驗或技能的人吧！
6　不設定職涯終點也無妨
>鮮少有人能夠從事真正想做的工作，或是走自己期望的道路。用不著勉強設定職涯終點，順其自然往前邁進就好。
7　對職涯建構十分重要的「will」、「must」、「can」
>用不著勉強擬訂職涯計畫。「總有一天會走到終點」的心態也很重要。

後記――現在正是機會！主動追求適合自己的工作方式

前言――就從現在開始！為自己打造有利環境的工作術

PART1　招來喜歡的工作
1　給自己貼上標籤
>給自己的過往經驗加上適當的標籤（關鍵字），方便他人與自己回想起來。
2　「喜歡」與「拿手」
>雖然不怎麼喜歡，但是辦得到的事，有時能在日後幫到自己。好好釐清自己「喜歡的事」與「拿手的事」吧！
3　以「善於被問」為目標
>拙於言辭的人、不善於自我宣傳的人，更要努力成為「善於被問的人」。「被問」能夠加深自己的專業知識，有朝一日便能成為該領域的專家。
4　在公開資訊裡塞滿Know-How
>正因為現在是講究資訊安全的時代，我...