關鍵「四句」！日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術

名人推薦：［精準推薦］（依姓氏筆畫序）

王介安│資深廣播人、「GAS口語魅力培訓」創辦人

王東明│企業講師、溝通表達達人

謝文憲│職場專欄作家、廣播主持人

如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件？

不過，有些人應該會質疑：「若完全依照模式下筆，難道不會變成缺乏特色的文章嗎？」、「只寫四句，交代得了所有想要表達的內容嗎？」……。

其實，無須特別擔心。套用模式下筆，文章的整體架構將變得合乎邏輯。而且，書寫者為了讓文章符合邏輯且淺顯易懂，通常會字字斟酌推敲，自己的特色也會隨之凝縮其中。因此，擔心因為套用模式，文章就缺乏特色的情況，是絕不可能發生的。

除此之外，能夠寫得合乎邏輯，表示自己對於表達的內容已有所理解，並且整理歸納在腦海中。只要不寫得拖泥帶水，應可於四句之內交代完想要表達的內容。

在撰寫工作報告或電子郵件時，這個方法將可發揮絕大成效。接下來，我們一邊列舉具體事例、一邊利用四句模式進行說明吧！

〈事例1〉一般商業電子郵件

日前的會議進行很長一段時間，辛苦您了。

關於您提案的「五家公司聯合定期午餐會」，個人相當佩服，不愧是人稱「點子王」的田中先生才能想到的活動。我感到極大的興趣。對於各公司的年輕業務負責人來說，我認為這項活動是個很好的學習機會。

類似這樣的活動，我個人未曾有過相關經驗，十分希望能一起參與學習，因此我立刻找了主管商量，不過他卻做出指示，要我針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明。

因此請給我一些時間再做回覆。

不好意思。

打個比方來說，假設有位工作上結交的朋友，向你提出了「五家公司聯合定期午餐會」的交流活動提案。我相信，在商務場合中，應該經常發生諸如此類的況吧。雖然這封電子郵件的主要內容為感謝對方提案、徵詢各方意見，但從中卻看不出你的立場是傾向贊成或是反對。

在這種情況下，就活動提案者的立場來說，與其收到一封內容為「謹先向您致謝」的回信，他應該更期待你在信裡表明立場。

此外，這封電子郵件的內容不僅較為鬆散，而且也相當冗長。類似這樣兼具感謝函的電子郵件，就算對方順利收到了，收件人應該幾乎不記得信中的內容吧，因為無論哪個部分都令人印象不深。

這時候如果試著採用〈基本布局型四句〉撰寫信件，將變得比較容易讓對方了解。

①拋出問題：日前針對「五家公司聯合定期午餐會」的開會討論，我認為相當有意義。

②表達意見：固然公司主管指示我必須針對自己爭取參加的目的，提出更加明確的說明，不過我認為盡快促成這樣的聚會活動是相當重要的。

③展開論述：今後在各種場合中，業界年輕世代的橫向溝通應該會變得頗為必要吧！

④結論：不愧是人稱「點子王」的田中先生您才能想到的活動，請務必讓我一同參與，今後還請多多指教。



「輔助句」，讓你報告、說服得心應手

我總是建議大家利用「口頭禪」，作為提升思考能力的訓練之一。舉例而言，當談起某個話題時，不妨試著說：「其實所謂……」。

如果主題為「教育」，就試著說句「其實所謂教育……」。如此一來，便可接著說出「就是教導培育」、「就是教導人們，引導他們成為所求之姿」……諸如此類明確定義出「教育」一詞。

此外，可以試著說句：「若說起以前，曾是……」，便可將視野拓寬至所談主題的歷史狀況，進而加以思考。

這些舉例，都是我所提倡──「3WHAT‧3W‧1H」中的部分想法。通常文章會被要求以5W1H來撰寫，於是我以5W1H作為參考想出這個溝通概念。只要將此概念當成思考模式牢記，除了能深入闡述，寫出的內容也將變得十分明確。

所謂的「3WHAT」即為：

「那是什麼？」──定義。

「發生什麼事？」──現象。

「為何發生那種結果？」──結果。

而「3W」即為：

WHY「為什麼會發生那種事？」──理由‧根據。

WHEN「從何時開始變成那樣的？以前是怎樣的呢？」──歷史狀況。

WHERE「在哪裡發生那件事的？其他地方狀況如何？」──地理狀況。

最後的「1H」即為：

HOW「該怎麼處理為宜呢？」──對策。

實際試做看看將會明白，只要把這些句子變成口頭禪，表述的內容將不再閃爍模糊。這不僅能成為思考的訓練，還能練習精準表達。換句話說，為求言簡意賅地向對方表達己見，口頭禪可帶來相當的成效。



報告長篇大論？你得先說「結論」

在商務場合中，往往被要求報告得簡潔扼要；或受主管叮囑：「拜託簡短一些喔！」應是家常便飯。這種時候，「從結論開始說起」已被視為溝通鐵則。

然而大部分的人，明明特地一開始便表明簡潔扼要的結論，接下來卻講出冗長無趣的藉口。

比方說，己說出結論：「要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。」接著又表示：「實在很抱歉，都怪我督導不周。不過話說回來，由於今年六月K公司曾換過業務負責人，而他是臨時招募的人員，才剛剛被分派來此……」講了一長串的致歉之詞，接著說明來龍去脈。

情況嚴重的話，在說著藉口之際還會離題：「話說回來，K公司那個部門常有人事異動耶，而且……」內容漸漸五花八門。到最後只會落得這樣的形象：「這傢伙老愛長篇大論！」、「他究竟在報告些什麼呀？」

開會報告時，請試著使用〈開宗明義型四句〉進行。

①結論：要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。

先說出結論，然後在開始列舉根據之前，試著加上一句「原因出在三件事情

上」。

②根據1、③根據2、④根據3：原因出在三件事，首先，本部門和對方尚未完成最終確認；其次是對方的業務負責人對此業務尚不熟悉，再者則是因我督導不周的結果。

套用這個模式，從結論到原因一口氣說完。

利用〈開宗明義型四句〉，便能把話說得簡短扼要又毫不遺漏。不過，藉由劈頭即聲明「原因出在三件事」，聆聽者還能做好心理準備「接下來要述說原因了」，甚至能防堵對方意圖打岔。

事實上，好處還不只這些。就算你不小心偏離了話題，只要對方是講求邏輯的人，便會接著提問：「那麼第二個原因呢？」換言之，一旦學會這些「輔助句」，不僅可成為銜接話語的句子。若說到一半扯離話題，也能自然地回歸原本的話題。

如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件？

不過，有些人應該會質疑：「若完全依照模式下筆，難道不會變成缺乏特色的文章嗎？」、「只寫四句，交代得了所有想要表達的內容嗎？」……。

其實，無須特別擔心。套用模式下筆，文章的整體架構將變得合乎邏輯。而且，書寫者為了讓文章符合邏輯且淺顯易懂，通常會字字斟酌推敲，自己的特色也會隨之凝縮其中。因此，擔心因為套用模式，文章就缺乏特色的情況，是絕不可能發生的。

除此之外，能夠寫得合乎邏輯，表示自己對於表達的內容已有所理解，並且整理歸納在腦海中。只要不寫得拖泥帶水，應可於四...

【推薦序】

「磅磅磅‧磅」！架構你的溝通影響力

王介安│資深廣播人、「GAS口語魅力培訓」創辦人

「磅磅磅‧磅」、「磅磅磅‧磅」……貝多芬的命運交響曲，大家一定很熟。作者樋口裕一利用音樂節奏比擬說話的節奏，把話語聚焦、將文字精練，真是很有意思。「磅磅磅‧磅」四段式的思考模式，更是提醒大家在說話的過程中，如何把話語結構化；而這個方向同樣可以應用在書寫上。

本書以聽、說、讀、寫，四個溝通層面切入，並且透過四段式的演練，提供現代人把複雜化為簡單的一種溝通概念。

看了這本書，讓我對「溝通」有了不同的思考。

如果你上網查詢「樋口裕一」，會發現他的背景與文學非常緊密連接，還是個翻譯專家。但我覺得他不只是個文學家，對音樂也有深入的體會，他甚至還將他提出的四段式溝通法，與古典樂「奏鳴曲」中第一樂章（揭序）、第二樂章（展開）、第三樂章（再現）、第四樂章（終章）連結在一起，這與我們成長的經驗有不謀而合的映照。

小時候學作文，老師們提出的「起、承、轉、合」也是如此。最後我們會發現：無論使用文字或語言表達，作者提出的四段構成無非是十分經典的論述。

在我的「GAS口語魅力培訓」課堂中，以「目標為導向」的說話技巧，與樋口裕一的出發點不謀而合。

在這個以速度戰勝一切的時代，我不斷勉勵學員，務必更精準表達出自己的想法。隨時反思，你說出這些話語的「目標」到底是什麼？同樣期許大家在應用及時的通訊軟體或電子郵件時，更要使用言簡意賅的訴說模式，清楚地表達自己的意圖。

這看似簡單的想法，大家都理解，但卻非常難實行。畢竟每個人的個性不同，造就出的表達模式也不同，而且每個人面對不同的事件，也都有不同的觀點。但是本書提供給大家「非常理性」的拆解步驟，只要你願意套用部分概念，我相信，聽你說話的人不再有「請講重點好嗎？」、「到底你想講什麼呢？」這些疑問。

翻開本書，有些人可能會懷疑，說話真能「套公式」嗎？我想說的是：「很難！」但是絕對能以「公式」的方式架構思考，讓你的表達更有力量，讓人更容易理解你。畢竟有太多人「忍不住」，愈講愈多或愈寫愈長。

樋口裕一不但是位專業的老師、也是個有經驗的老師，我想他希望讀者們能透過此書，得到更有架構的說話方式。如果你能透過書中的「四段式思考」，舉一反三展開至不同的人際溝通情境，那麼，你成功了、內化了、理解了。

最後，我想用很通俗的話來形容這本書。這是一本很「強」的書，或說它是一本很「威」的書！讓我們重新解構語言與文字的呈現，願我們都能以「磅磅磅‧磅」的強大力量，影響他人。

【推薦序】

找出對方「中點」，精采說出「重點」

王東明│企業講師、溝通表達達人

「會說話」不是滔滔不絕的說，而是讓人聽懂多少、感受多少。

日常生活中我們在溝通時，若遇到小朋友，為了要配合聽眾的年齡層，我們會自動轉換講話的方式。

但到了職場及遇上商務溝通，卻反而忘記要這麼做！每位聽眾（不管是客戶、同事、主管）都是獨一無二的個體。

每個人接受訊息及著重的角度也不同，所以不能只用一套說話溝通的方式來對應每一個人。

我們應該思考：感性的人喜歡聽什麼、理性的人喜歡聽什麼。這本書會告訴我們如何把自己想像成一個漏斗，有效的從旁收集大量資訊。並且進行歸類、整理，才能說到對方心中的「中點」，選擇我們該講的「重點」。

當你有了溝通前的「共識」，說話自然有影響力，對方自然能聽進心裡去。

【推薦序】

精準表達，從少說多聽開始

謝文憲│職場專欄作家、廣播主持人

想要「精準表達」，與其聽從美麗言詞編出的謊言毒藥，不如按部就班的學習表達公式。

頂尖人才的精準表達，需要具備何種條件？我長時間在職場簡報與會議的場合中細膩觀察，不外乎以下四個微妙結論：

①言之有物；

②數據佐證；

③故事例子；

④長話短說。

上述四個結論，看起來簡單，要實際做到，卻難上加難。說個例子，我在外商工作時有位重要客戶，不知是我們太有緣，還是他太喜歡我，每次我去拜訪時，他都拉著我講不停，重點是──他都在「閒聊」。

明明洽談公事可以在二十分鐘之內跟課長輕鬆談完，他這位協理老兄，每次硬是耗掉我近三個小時的時間，害我都要請助理急call「脫逃電話」，讓我順利逃出。

許多學員都聽我說過這個例子，不是做業務的我太現實，或不想跟客戶聊天。但聊天也該有個分寸，其實真正的答案是該公司課長跟我說的：「我們家的協理被冷凍，沒有發揮戰場，閒閒沒事幹，只好天天找人聊天。」

是的，他在職場沒有發揮餘地，用本書的概念來看，他是「非」頂尖人才，這類人的特徵就是「言不及義」、「說話落落長」、「表達沒重點」、「把公司當人際訓練所」……。

那麼精準表達到底該怎麼做呢？

我建議從「少說多聽」開始！若要我用一句話形容精準表達的最高境界，我會說：「好好的聽，好好的問，好好的講，精準的講。」然而精準表達的難度不在說話技術，而在聽出重點、問出關鍵、最後才能說出影響力，命中要害。

至於聽的能力該如何培養？我覺得可以從「聆聽重點」、「勤作筆記」、「大量閱讀」、「歸納結論」開始學起。

最後我想談談看完本書的四個觀察重點：

①說話有跡可循，跟解數學題一樣，有公式可循。

②少即是多，Less is More。

③專業建立在通俗的溝通，通俗才是萬靈丹。

④練習，是不會騙人的！全壘打王，都從揮棒開始做起，你也應該這樣做。

發現了沒？我上面這篇推薦文，都用了作者的「四」當作公式。收到書稿時，我人剛好在瑞典、丹麥，立刻抽空熟讀。作者的觀點跟我如出一轍，序文我轉換成自己的話、用自己的文字寫下推薦。好書一本，值得推薦！

【推薦序】

「磅磅磅‧磅」！架構你的溝通影響力

王介安│資深廣播人、「GAS口語魅力培訓」創辦人

「磅磅磅‧磅」、「磅磅磅‧磅」……貝多芬的命運交響曲，大家一定很熟。作者樋口裕一利用音樂節奏比擬說話的節奏，把話語聚焦、將文字精練，真是很有意思。「磅磅磅‧磅」四段式的思考模式，更是提醒大家在說話的過程中，如何把話語結構化；而這個方向同樣可以應用在書寫上。

本書以聽、說、讀、寫，四個溝通層面切入，並且透過四段式的演練，提供現代人把複雜化為簡單的一種溝通概念。

看了這本書，讓我對「溝通」有了不同的思考。

如果...

【前言】再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！

我相信，喜歡長篇大論的人應該不在少數吧？舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意，與夥伴閒話家常等，在這些場合中，總是有人無視旁人的煩躁反應，逕自滔滔不絕地說個不停。

如果不是工作所需，話多或許還算是討好他人的行徑，但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等，如果在這些場合也是長篇大論的話，相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說，只淨說些廢話，因此漸漸偏離了主題，在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。

或許連發言者本人都漸漸陷入迷惘，搞不清楚自己原本到底想說些什麼了。正因如此，他更是無法關掉話匣子，結果話就愈說愈長了。

反之，也有人話說得過於精簡。舉例來說，有不少人在自我介紹時，只會報上所屬部門和姓名，但可以留給對方深刻印象的關鍵資訊卻隻字未提。這樣的自我介紹，豈不是毫無意義可言？

除此之外，開會發言時，有些人則是自顧自地說著極盡主觀的個人想法，既不加以說明、也不提出根據，對於別人提出的反對意見甚至不去反駁。明明周圍每個受眾，都因為無法理解說話者意圖表達的內容而感到相當不滿，但當事人卻毫不在乎。

所以說，無論是說話過於冗長的人，還是說話太過精簡的人，都屬於無法精準表達自己意思的傳達者。如此一來，恐怕得不到旁人的信賴，也沒辦法確實完成工作，搞不好還會引起人們在背後議論、瞧不起。

凡是能把想要說的話歸納得相當準確的人，就能在短時間內表達己見並讓對方理解，進而說服對方。此外，由於這樣的人可以確切地表達自我，因此也能充分理解他人的意見。簡言之，就是溝通能力極強，這種人在工作績效上肯定不錯吧！

那麼，該怎麼說才能把訊息歸納得確切、表達精準呢？以及，該怎麼寫出簡潔扼要的電子郵件或文章說服對方、打動他人的心，進而成為溝通高手？

其實，這並非難事。不論是說或寫都無須長篇大論，倒不如學會簡短一些，更能清楚表達自己想說的內容。

針對這個溝通困擾，我所要提倡的就是以「四句結構」進行說、寫、讀。

藉由分成四句架構來陳述，可確切地進行對話；而且只要加以活用，再稍做潤飾，便能寫出一篇精采大作。總而言之，就是以「四句」為基本進行思考。透過這種方式，將可說寫自如，甚至能活用於閱讀之上。

接下來，內文會說明如何以四句架構進行「長話短說」、「長文短寫」、「確切閱讀文意」的表達方法。只要學會這個方法，便能有條理地表達內心想法，同時巧妙且堅定地打動對方，為此我在內文中也列舉了一些範文提供讀者參考。

倘若書中的見解能幫助更多人學會長話短說的訣竅，培養出擅長溝通的技巧，身為作者的我將感到無比欣慰。

【前言】再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！

我相信，喜歡長篇大論的人應該不在少數吧？舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意，與夥伴閒話家常等，在這些場合中，總是有人無視旁人的煩躁反應，逕自滔滔不絕地說個不停。

如果不是工作所需，話多或許還算是討好他人的行徑，但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等，如果在這些場合也是長篇大論的話，相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說，只淨說些廢話，因此漸漸偏離了主題，在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。

或許連發言者本人都漸漸...

│推薦序│「磅磅磅‧磅」！架構你的溝通影響力／王介安
│推薦序│找出對方「中點」，精采說出「重點」／王東明
│推薦序│精準表達，從少說多聽開始／謝文憲
│前　言│再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！

第1章
表達力就是工作力！聰明人懂得「長話短說」

毫無自覺的錯誤表達，害你難出頭
⊙「所以，你到底想說什麼……？」
⊙多數人踩著「地雷」在溝通
⊙報告訊息愈完整，主管愈不耐煩！

抓不出重點？套用四句模式，立刻釐清
⊙聰明人懂得抓重點
⊙「簡短歸納」很困難？訣竅在──四段構成
⊙條理寫作、發表意見、授課演講的源頭
⊙溝通不能講創意，你得懂架構
⊙四句邏輯，建構世界的基礎

金三角訓練，提升你的表達力
⊙頂尖人才必備──寫作與說話能力
⊙懂得「聽」、「讀」的人，才會「說」
⊙「表達時代」！你具備這三項能力嗎？

第2章
這樣套公式，精準表達、說服、談判無障礙

聰明人溝通懂得運用「模式」
⊙大腦理解的資訊，比想像中少
⊙資訊要「歸納」，才有效

九成的溝通、談判，都能變化運用
⊙建立大腦的套版模式，溝通才精準
⊙讓人願意傾聽你的「溝通頻率」

第3章
「寫」出打動人心的電子郵件、報告及企劃

難以下筆？先挑一個模式來套用
⊙你只是少了一個方法
⊙如何寫出讓對方立刻讀取的電子郵件？

「忍不住愈寫愈長……」這樣解決
⊙寫得冗長有禮，最沒有禮貌
⊙愈難下筆，愈不能長篇大論

讚美或反對，你得用對糖果、鞭子或毒藥
⊙溝通前，先決定「策略」
⊙說服主管、提出建議，這樣寫才加分
⊙「糖果」、「鞭子」或「毒藥」，都能打動對手

制式文件，寫出你的特色、求差異
⊙寫報告，不要只想當「好孩子」
⊙「四句摘要」，說明複雜事件

第4章
提升表達力、消化大量資訊，你得要──讀解力

精準表達力的關鍵──閱讀力
⊙會「說」的人，一定懂得「讀」
⊙改變閱讀瀏覽方式，提升理解力

明明讀過，為什麼腦中毫無記憶？
⊙解讀文章有關鍵
⊙你真的讀懂對方的意思嗎？
⊙用「感覺」來思考，無法深入閱讀
⊙懂得抓重點，才能正確記憶內容

提升讀解力？打開大腦「抽象化檔案夾」
⊙「具體」事例後的「抽象」概念，你抓到了嗎？
⊙閱讀經過思考，才能牢記

高效閱讀──樋口式「斜向閱讀法」
⊙消化資訊，你得懂什麼時候速讀、慢讀
⊙尋找關鍵字提升閱讀速度

這樣讀，不再害怕難懂資訊與文章
⊙複雜的工作資料，不再拖延
⊙各種〈基本布局型四句〉變形

第5章
難纏對手、分心離題，輔助句、話梗法，輕鬆化身說服高手

話說愈短，愈能清楚表達
⊙人聆聽的專注力只有二十秒
⊙請託、難開口的事，這樣講

離題、辯駁……堅定立場的表述法
⊙長話「短說」的難度最高
⊙不小心離題？「打掉重組」就好
⊙面對不斷反駁意見時，你得這樣說……

「輔助句」，讓你報告、說服得心應手
⊙零秒思考──「3WHAT‧3W‧1H」口頭禪練習
⊙報告長篇大論？你得先說「結論」
⊙試著使用「總而言之」、「也有那方面的因素……」

難纏對手，抓緊他的「反應」、「把柄」
⊙溝通時，不要錯失對方的「反應線索」
⊙抓出對方話中「把柄」，順勢而為

唱獨角戲時，活用「話梗法」
⊙說話要有「梗」，吸引注意力
⊙準備精彩「陷阱」，讓故事變有趣

聰明人懂得讓對方發問，找線索
⊙布下發問誘餌，吸引對方關注
⊙認同、說服的機會藏在提問中

第6章
絕不失敗！照抄就很好用的「表達範例」

☑請求對方更改約定時
☑初次會面後，以電子郵件再次自我介紹時
☑糾正主管的錯誤時
☑提出為難要求、勉強對方同意時
☑婉拒難以拒絕的要求時
☑針對自己過失道歉時
☑想要表達感謝之意時
☑委婉地表示希望斷絕關係時

│推薦序│「磅磅磅‧磅」！架構你的溝通影響力／王介安
│推薦序│找出對方「中點」，精采說出「重點」／王東明
│推薦序│精準表達，從少說多聽開始／謝文憲
│前　言│再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！

第1章
表達力就是工作力！聰明人懂得「長話短說」

毫無自覺的錯誤表達，害你難出頭
⊙「所以，你到底想說什麼……？」
⊙多數人踩著「地雷」在溝通
⊙報告訊息愈完整，主管愈不耐煩！

抓不出重點？套用四句模式，立刻釐清
⊙聰明人懂得抓重點
⊙「簡短歸納」很困難？訣竅在──四段構成
⊙條理寫作、發表意見、授...