一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術

推薦  請以終為始，優先思考簡報的目的與結論

前言  資料本身就是一份簡報

 

第1章  資料製作的第一步是思考「目的和架構」

1-01事前確認  製作資料前，先確認目的及提交對象

1-02資料的目的  除了「最終目標」之外，還要確立「本次目標」

1-03資料的用途  根據資料用途為說明或提交，用於公司內部或外部，因應調整內容

1-04紙張的大小與張數  少於十張A4紙為可讀取的鐵則

1-05架構的基本  以6W2H說明左右決策的重點資訊

1-06封面  活用視覺圖像設計封面，讓對方秒懂內容

1-07目次  以目次導覽全文，直到結尾

1-08扉頁  插入扉頁區隔章節，整理閱讀者的思緒

1-09說故事  資料開頭先以一句話告知結論

1-10根據  讓佐證的數據成為最堅強的後盾

1-11金額和利益  突顯超值感，藉此誘惑對方

1-12計畫  藉由進度表的「透明化」，賦予對方安心感

1-13個人簡介  專有名詞加數字，提高個人簡介的可信度

1-14格式  以自訂範本從眾多其他資料中脫穎而出

1-15著作權  一邊捍衛版權，一邊建立品牌形象

 

COLUMN  由交件截止時間點反推，決定資料的精細度

 

第2章  讓資料立即拍板定案的專業「寫作」技巧

2-01標題①  以一行字擬訂得以洞悉內容的標題

2-02標題②  附加閱讀者的利益和數字

2-03副標題  將標題一分為二，看起來更清楚

2-04頁面標題  讓對方光憑瀏覽單元標題，就能了解全貌

2-05內文①  每一頁只傳達一個訊息

2-06內文②  縮減字數，讓對方秒懂內容

2-07內文③  以「名詞結尾句型」撰寫，而非「丁寧體」

2-08客製化  加入專有資訊，讓對方覺得「這是特別為我準備的資料」

2-09條列式寫法  以條列式撰寫冗長艱澀的文章，讓對方瞬間秒懂

2-10數字化  以數字魔法讓訴求力驟升

2-11三大主題化  如果能濃縮成三項來表達，將使對方牢記在心

2-12單句化  費心備妥永久性的單句與一次性的單句

 

COLUMN  頁首、頁尾是資料的導引

 

第3章  讓NG資料變成OK資料的「編輯」要領

3-01字型  排除文字亂碼問題及不協調感的字型挑選心得

3-02字型大小  濃縮為三種字級，提高資料的易讀程度

3-03文字的強調  不宜設定底線和斜體，以改變字型或色彩加以強調

3-04數字  數字一律靠右對齊個位數

3-05英文  不要隨意穿插英文，原則上統一使用中文

3-06符號①  區分活用標點符號和其他符號，藉此正確傳達文章內容

3-07符號②  善用符號，便能瞬間傳達，減少字數

3-08換行和空白  活用微妙的空白，確實傳達意涵

 

COLUMN  為資料增添亮點的手寫字活用法

 

第4章  對設計一竅不通，也能著手「編排」的訣竅

4-01配色  把色彩濃縮為三色，將能打動對方

4-02線條  只是改變線條種類和粗細，圖解就變得截然不同

4-03頁面背景  彩色背景阻礙資訊傳達

4-04留白  活用留白，突顯資訊

4-05外框線  只是取消外框線，資料的「外觀」立即改變

4-06陰影和漸層  在平面資料中，展現高雅的立體感

4-07視線走向  橫書資料以「Z型」配置為鐵則

4-08版面配置  左為過去，右為未來，光憑版面配置就能讓對方秒懂

4-09整齊排列  只要對齊排列，就能讓對方感覺穩定放心

 

COLUMN  費心構思說明文字，讓視覺圖像深植人心

 

第5章  強化數字訴求力的「表格與圖表」製作方法

5-01表格①  活用表格，整理各類資訊

5-02表格②  活用框線．儲存格，讓表格充滿層次感

5-03表格③  善用「隱形線」， 提升表格的視覺效果

5-04圖表的選用方式  圓餅圖、長條圖、折線圖……圖表可以這樣區分活用

5-05圓餅圖①  以圓餅圖說明整體中的各項占比

5-06圓餅圖②  想要強調的項目，以蛋糕切塊標示

5-07直條圖  以直條圖顯示數值、數量大小

5-08堆疊直條圖和帶狀圖  以兩種圖表比較複數構成占比

5-09橫條圖  以橫條圖說明順位或排行榜

5-10折線圖  以折線圖呈現時序的變化

5-11雷達圖  以雷達圖綜觀整體比例分配

5-12複合圖  以複合圖掌握兩種數據推移

5-13變形圖  如果採用圖像符號，強調重點可藉由視覺傳達

 

COLUMN  報表與圖表的資訊，務必依照預定引導的方向重新排序

 

第6章  沒開口，對方也能秒懂的「圖解」展現方式

6-01圖解  只要於說明中添加視覺效果，就能一目瞭然

6-02圖片  藉由圖片或象形圖，讓人秒懂關聯性

6-03照片①  以照片向閱讀者傳達寫實的印象

6-04照片②  採用多張照片時，務必統一形狀，並且對齊排列

6-05圖解①  以圖案和箭頭顯示事件的關聯性

6-06圖解②  以矩陣圖比較各個項目的「定位點」

6-07圖解③  強調重疊部分時，可採用文氏圖表

6-08螢幕擷取畫面  直接展示螢幕畫面，進行網站說明

 

COLUMN  靈活更換原始資料的標題

 

第7章  結果將隨完成資料後的「後續動作」而不同

7-01檔案類型  如果採用PDF文件，不僅能壓縮檔案大小，文字也不會變成亂碼

7-02列印  資料不要影印，務必採用列印

7-03裝訂方式和製作成冊  由裝訂方式評斷你的工作技巧

7-04郵寄  下點工夫讓對方確實拆開自己的寄送資料

7-05感謝函  於感謝函中附贈額外資訊

 

COLUMN  於預定傳遞的資訊中灌注熱情與誠意

 

附錄

20則即戰力範本

1.公司對外提案書 【PowerPoint／圖表、圖解、表格】

2.集客傳單 【Word／介紹和申請】

3.解答提示 【PowerPoint／翻捲式動畫】

4.專案執行流程 【PowerPoint／實施步驟】

5.專案進度表 【PowerPoint／甘特圖】

6.直書式日程表 【PowerPoint／活用符號】

7.工作分配表 【PowerPoint／組織圖】

8.商品分析 【PowerPoint／定位圖】

9.自家公司分析 【PowerPoint／矩陣圖】

10.口號標語 【PowerPoint／三大重點】

11.業績比較 【PowerPoint／雙座標折線圖】

12.募款傳單 【Word／照片、QR碼】

13.公司內部報告書 【PowerPoint／三張照片】

14.公司內部提案書 【PowerPoint／圖解】

15.活動預算案 【Excel／表格】

16.營業會議 議題 【Word／條列式寫法】

17.營業會議中提案書 【Word／組合式圖表】

18.新聞稿 【Word／黑白列印】

19.招攬入會 【Word／雷達圖】

20.履歷表 【Excel／表格】

 
結語 不變的是對於資料的用心

推薦 

請以終為始，優先思考簡報的目的與結論

 

近年來，因為擔任企業顧問和職業講師的緣故，我時常必須製作各種不同用途的商業簡報，像是輔助授課的課程簡報或提案專用的企劃簡報等等。我不但聽過一些坊間的簡報課程，也飽覽眾多與簡報相關的書籍，對於簡報設計這個範疇算是有些認識與了解。

也常有企業界的朋友或學員稱讚我的簡報做得很好，不但版面很美觀，也能夠讓人一眼看到重點。其實，與其說我是一個厲害的簡報設計高手，倒不如說我掌握了簡報設計與溝通傳達的要領，所以可以很快地設計出一份具有行銷思維的簡報。

根據我多年來在各大企業內部授課與擔任顧問的經驗，我理解要做出一份得以制霸職場的簡報，成敗關鍵並不在於美輪美奐的模板或是絢麗的動畫、技法，而是要以目標受眾（Target Audience）為中心，把有價值的觀點順利傳達給對方，並且達到共識，如此方能算是真正達到簡報設計的目的。

去年夏天，我曾出版《慢讀秒懂：Vista的數位好文案分析時間》，之所以會寫這本書，主要是希望幫大家解決不會寫、不敢寫以及不想寫的行銷文案排斥症。最近，我意外地發現《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》這本新書，作者天野暢子鎖定利用資料外觀打動對方的手法，並且大方分享讓對方光「看」不「讀」就能秒懂的技巧……嗯，這件事讓我激賞不已，同時也對這本新書感到興致盎然！

「簡報與資料製作的第一步，是思考目的和架構。」我很認同作者的觀點，一如以往自己所開設的文案寫作課程，我都會提醒學員別急著打開電腦寫作或設計簡報，而是要先靜心思考：好好構思一下，究竟我們撰寫這篇文案或設計這份簡報的目的為何？而目標受眾，又是哪些族群呢？我們希望透過文案或簡報來傳達哪些觀點呢？

想要設計出一份制霸職場的簡報，我們不妨「以終為始」，先思考簡報的目的和結論是什麼？然後，再開始進行鋪陳。一如作者在書中所提及的，製作商業簡報的時候，為了抓住大家的目光焦點，其實沒有必要賣弄文筆，或是運用很多華麗的圖片來裝飾，而是要讓重要的結論牢牢抓住目標受眾的眼球。換言之，不妨開宗明義告知對方「結論＝想要表達的主旨」。

此外，作者在這本書中，也提到活用視覺圖像設計封面是非常重要的一件事。要知道，現在是一個「視覺先行」的年代，所以幫簡報設計一個精彩的封面看似很理所當然，不過作者卻指出另外一個重點：藉此宣稱「這份資料能助你一臂之力」，讓對方願意翻開閱讀。換句話說，我們的提案能否順利過關，和簡報封面的關係匪淺。畢竟注視封面的時間往往只有一兩秒，為了讓對方在如此短暫的瞬間產生興趣，必須要「讓對方秒懂」，而不只是單純的閱覽而已。

作者還提到如果打算在短時間內讓對方能夠理解簡報內容，務必濃縮為單一資訊，可以善用「電梯簡報法」，而這剛好也是我平常在文案課會介紹的內容。我也在此跟大家分享三個小訣竅，可以有效運用「電梯簡報法」，讓人留下深刻的印象。

——首先，我們可以詢問對方是否有「某些」困擾？其次，透過圖文資訊告知對方，困擾可以「這樣解決」。最後，不忘告知解決之後「會發生哪些好事」。透過這三個步驟，就能很快抓住目標受眾的焦點了！

書上還提到一個重點，我也相當認同。為了讓目標受眾可以確實閱讀自己精心完成的簡報資料，所以請記得在簡報內設置目錄。正因為簡報一開始就可以看到目錄，所以對方得以確認「全文分為幾個章節」、「和我關係最密切的是第三章」等。換句話說，在簡報中插入一頁目錄，不只是聊備一格，而是藉此讓目標受眾大略掌握整份簡報資料的概要，有助於加速傳達簡報的目的與重點。

整體而言，我覺得《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》的確是一本值得放在案頭隨時取閱、參考的工具書。如果您時常需要設計商業簡報的話，我很樂意推薦這本好書。

 

「內容駭客」、「實用指南」網站創辦人

鄭緯筌