第一章
處理意料之外的情勢,最能發揮OODA循環的威力
OODA循環能讓下列這些
「做不出決定/無法做決定」的企業組織脫胎換骨
●以因應環境變化、創新為首要課題的組織
適用「觀察:Observe」
・總是在模仿其他公司或因循前例。
・公司裡雖已有籌劃新事業的內部創業團隊,但內部組織和營運依然故我,很
難做出新挑戰。
・雖已感受到新業態加入戰局帶給市場的變化,但不知如何是好。
●決策或行動的速度慢得無可救藥,走不出泥淖的組織
適用「了解:Orient」
・計劃擬訂、文件製作、簽呈核報、核決等作業都很花時間。
・組織成員彼此看風向揣測上意。
・公司裡充斥著坐等指示的員工
●無法做決策的組織
適用「決定:Decide」
・在資訊蒐集或分析上耗費大把時間
・未充分比較、分析替代方案,就無法做決策。
●缺乏實務概念的組織
適用「行動:Act」
・輕忽實地、實物驗證。
・經營團隊和第一線同仁在心理上有隔閡。
・業務部等與客戶直接接觸的部門,與研發部門、製造部門對立。
●消極地追究責任、推卸責任的組織
適用「檢討/推估:Loop」
・陷入消極思考。
・扣分式的人事考核文化已根深柢固。
案例 跳脫閉門造車的束縛,成功脫胎換骨的製造業R公司
〈導入OODA循環前〉
以往,製造業R公司的產品,向來都是採取閉門造車式的研發(R&D)。過去產品的毛利率高,公司也持續成長。可是曾幾何時,R公司轉向以「提供自家技術」為優先考量,忽略了「顧客利益」的觀點。在銷售上的心態,也轉為強勢推銷「自家公司能生產的產品」,而不是販賣「顧客滿意的產品」。
在這樣的企業組織當中,能出人頭地的,都是在風向宰制下,懷抱著「精神論式思維」的人。原本部屬應該輔佐主管,但R公司這些憑著「信念」而升官的部門主管,讓部屬之間彌漫著一股「多說也是枉然」的氣氛——畢竟公司裡重視的,不是「顧客的利益」,而是「部門主管的信念」。
R公司裡開始興起一股瞧不起外界環境、主觀策略宰制一切的風潮。也因為這樣,R公司對其他來自新興國家的競爭同業太過小覷,對自家公司的實力則過於高估……。公司裡每位員工都很樂觀地認為公司不會倒,實際上業績卻已開始緩緩地走向下坡。
〈導入OODA循環後〉
導入OODA循環後,R公司決定要加強對外界動向的掌握——為察覺市場變化,傾聽顧客意見,R公司選出一批重要顧客當作「一號瓶客戶」,並導入一套機制,用來檢驗這些顧客需求。
所謂的「一號瓶客戶」,就是極具影響力的顧客。只要這些顧客打個噴嚏,整個業界都會感冒。這裡用保齡球的一號瓶來做比喻,換句話說,打倒了這個瓶子,就會擊出全倒。
此外,R公司還設置了一個專門負責情報、資訊蒐集的「行銷情資部」(MI),在各地辦理市場調查,或透過客服中心匯集對顧客的洞察(insight)。R公司因而得以同時掌握技術面和顧客需求面的動向。
而最具指標意義的變化,就是經營團隊的座位。以往,經營團隊的主管都盤踞在董監事專用的樓層,因此容易接收到片面的偏頗資訊。於是R公司效法臉書執行長和紐約市長,請經營高層將座位移到一般員工辦公的樓層中央,讓他們能切身感受前線的動向。
後來,這些改革在公司裡紮了根,改變了整個企業組織的人員意識,R公司的業績也因此而大幅成長。
OODA循環真正的目標,是「顧客的感動」
若要用一句話來概括「OODA循環」,應該這樣解釋:企業組織裡的每一位成員,都能當場、當下立即判斷行為是否與「夢想願景」直接相關,並採取適當的行動。
也就是說,企業組織裡的每一位成員,都各自懷抱著完整的世界觀,並在仔細審視對方的世界觀之後,以對方的心態為攻擊目標,做出決策,採取行動。
例如在軍事作戰當中,我軍要攻擊的對象,並不是敵國的軍隊,而是下令指揮調度這些軍隊的指揮官。我們作戰的目的,不是殲滅敵軍,而是要查清楚指揮官的世界觀,擊潰他的戰鬥意志(讓他停戰)。
而在商業世界裡,我們面對的對象是顧客(或是競爭同業、自家公司股東,或自己的主管等)。先確實掌握顧客的世界觀,再讓顧客感動,進而打動顧客的心,才是我們發動攻勢真正的目的。
把OODA循環的五個思考套用在企業的商業活動上來說明,就會呈現以下的狀態(圖1-1)。
觀察(細看、端詳、審視、診察):Observe
所謂的「觀察」是指仔細審視,認清事物的本質,以蒐集做出判斷所需的資訊。
例如像是①掌握顧客需求,②掌握市場脈動,③發揮所有的感受力,透過實地、實物的觀察,找出市場潮流的變化,並檢驗自家公司的狀態,了解問題的所在。
具體而言,就是不忘重視網站、社群媒體、物聯網等資訊來源,運用資訊科技,隨時監控顧客表達的留言意見。
了解(明白、判斷、理解):Orient
所謂的「了解」就是建構「世界觀」,並且持續更新。
用自己的「夢想願景」為基礎,在腦海中勾勒出「行動方針」,以便將實現夢想願景的方法——「策略」具體化。接著就要拋棄所有的刻板印象,進入一種「可依對方世界觀採取適當行動」的心理狀態。
懷抱自己的「世界觀」,就能更正確地掌握我們「觀察」到的世界究竟處於何種狀態,同時還能破解對方的世界觀。
決策(決定、追求極致):Decide
一般所謂的「決策」,分為「直覺的決策」和「有邏輯的決策」這兩種。在OODA循環當中,崇尚以直覺來做決策。
直覺來自於每個人的世界觀。當我們對事物處於「沒有十足把握」的階段,換言之就是尚未達到「了解」的狀態時,我們要以自己的世界觀為基礎,擬訂假設,再加以驗證。接著在分析驗證結果之後,做出決策。
行動:Act
所謂的「行動」,指的就是執行,或是實際驗證假設。執行時不能畏懼失敗,還需要展現心無旁騖、貫徹到底的強大自制力和克己之心,當然也不能隨興之所至、無自覺地行動。
檢討/推估:Loop
所謂的「檢討」,是指在「行動」結束,或是在決定「不行動」之後,再次回頭檢視,重新檢討行動方針或策略(回饋),甚至在某些情況下,連「夢想願景」都可以重新檢討。我們將這樣的行動稱為「雙環學習」(double-loop learning)。運作這兩個循環,就能重新檢討易淪為既定成見的世界觀,必要時甚至還會檢討、變更前提條件(退回「觀察:Observe」程序)。
舉例來說,當某項行動得到意料之外的結果(失敗),就需要調整既往的世界觀(回饋),以適應當下的狀況。
此外,所謂的「推估」,是指從「觀察」進入「了解」,從「了解」進入「決策」,以及從「決策」進入「行動」過程中的前饋(feedforward),也就是針對「下一個階段會怎麼樣?」進行沙盤推演,懷抱著心像(mental imagery)進行意象訓練。
OODA循環裡的第二個O(「了解:Orient」)尤為重要,因此被稱為「大O」。
在OODA循環當中的「觀察:Observe」,是要先「了解:Orient」我們「對情況有多少認知」,再把世界觀套用上去,進而掌握狀況。要隨時正確地掌握個人或企業組織所處的狀況,才能妥善因應環境的變化。
實施這一套「觀察」手法的企業裡,最有名的是豐田(TOYOTA)集團。
豐田有一套「五次『為什麼』分析」。這是一種企業文化,建議員工要反覆詢問五次「為什麼」,以找出真正的問題所在,進而徹底地討論「問題的真正原因是什麼?」
豐田的全球願景是「為了眾人的笑容,超越世人的期待」、「引領未來的行動運輸社會」。他們看的不是自家公司,而是從「顧客需要什麼?」的觀點,觀察整個社會。
接著再透過「了解:Orient」,研判「行動成效可預測到什麼程度」。
人類即使看著相同的事物,觀察到的結果也會因人而異。這是由於每個人對內容的了解(世界觀)不同,所以對情況的詮釋也會隨之改變。當我們過度看重自己的想法,往往就會看不清整個世界,陷入常見的「看到影子就開槍」狀態。
在商業世界裡,如何讓自己的認知與顧客的需求達成一致,也就是「顧客本位」的想法,至關重要。本章開頭提到「【案例】跳脫閉門造車的束縛,成功脫胎換骨的製造業R公司」,就是曾陷入「過度本位主義」的泥淖。R公司原本看重的,是那些在公司裡橫行跋扈的「部門主管」的想法,轉換為「顧客取向」之後,企業才得以改頭換面。
約翰・博伊德以「人類無法準確地看清這個不斷變化的現實世界」為前提,主張「但我們還是要盡可能排除認知偏誤,竭力掌握真實世界的樣貌」。
讀到這裡,或許有些讀者會覺得「好深奧」。不過,簡單來說,所謂的OODA循環,其實是一套大家都會在日常生活中使用的思考模式、方法。
我在圖1-1當中為各位說明過「觀察」、「了解」、「決策」、「行動」、「檢討/推估」(第五五頁)。而就人類大腦活動而言,我們用眼睛和後腦的視覺區來「觀察」,透過大腦皮質來「了解」,再以連結大腦皮質和腦幹的基底核(basal ganglia)來直覺地「決策」。至於「行動」的指令,則是透過腦幹傳遞到全身。
說穿了,OODA循環是從賭上性命的戰鬥中,發展出來的一套手法,因此它的基礎,建立在人類最本源的思維模式之上。
OODA循環的源流,來自《孫子兵法》和《五輪書》
在開發OODA循環之際,影響約翰・博伊德最深的,不是以克勞塞維茲為首的那些歐洲策略理論,而是孫武的《孫子兵法》和宮本武藏的《五輪書》,兩者都是東方的兵法。尤其在比對OODA循環和《孫子兵法》之後,不難發現兩者在組織策略理論上有許多共通點。
西方的策略理論,向來是以「用優勢武力壓制敵人」為中心思想;而《孫子兵法》則是先從叩問「殲滅敵人的意義」切入。後者將敵我雙方的心理狀態,也都納入了思索的對象範圍。
博伊德融合了這些東西方的策略理論,催生出「OODA循環」這個足以扭轉全球各國軍隊作戰策略的結果。
不過,博伊德留給我們這樣的一句忠告:「別當孫武或克勞塞維茲的門徒」。換句話說,博伊德這句話的用意,是想表達「孫武或克勞塞維茲的理論問世迄今,已經過了很長的時間,世界情勢已大不相同,我們要懂得隨時重新檢討、評估,不應盲目地接受這些理論。」
要依世界局勢調整自己的認知――這樣的說法其實並非博伊德首創。比方說,宮本武藏在《五輪書》的〈火之卷〉當中,就曾提出過以下這樣的說詞:
「事物之景氣,倘吾智力卓越,必可見也」
(只要我的智力夠卓越,必能看見事物的動向)
「夫敵者,應以吾身料敵之所思也」
(面對所謂的敵人,應該要讓自己站在敵人的立場來思考)
(白話版為鐮田茂雄譯,講談社學術文庫,一九八六年)
換句話說,宮本武藏也主張「要理解自己和對方的客觀定位」。
其實OODA循環的原點,就來自於宮本武藏的《五輪書》。博伊德本人積極研讀《五輪書》,也因為這樣,OODA循環仿照《五輪書》,由五個項目所組成。
日本自鐮倉時代[ 西元一一八五到一三三三年。鐮倉幕府時期曾與中國的宋、元朝有過貿易往來。]起,就是個武士之國。武士道崇尚品格,「懂得在現實中看清本質,進而採取有效行動」的精神,一路傳承至今。而博伊德正是日本兵法和武士道的重度愛好者。
可是,日本人在組織運作上,逐漸流於過度重視忠誠。尤其在昭和[ 西元一九二六到一九八九年,裕仁天皇在位期間的年號。]初年以後,這種傾向更是顯著。因此,日本的組織體制日漸弱化,舊日軍就是一個最具代表性的例子――組織裡的成員被要求隨時察顏觀色看風向,所有行動都是在偏離現實、過於樂觀的情勢判斷下做出決策,結果導致日本以極為悲壯慘烈的方式,在二戰中苦吞敗仗。
戰後,這種過於樂觀的情勢判斷、精神論與不合理的忠誠,並未受到檢討,迄今仍留存在日本的組織裡(這件事我想各位讀者應該都很能感同身受)。而最適合這種日本型組織意識的管理手法,就是PDCA。
發明PDCA的,其實是日本人?
事實上,PDCA這個詞彙,就是日本人發明的。
在二戰過後來到日本的統計學家戴明(William Edwards Deming),於一九五〇年時曾以「統計品質管制」(Statistical Quality Control,簡稱SQC)為題進行演講,日後成為PDCA的嚆矢。戴明在演講當中,闡述了一個「設計(design)→生產(production)→銷售(sell)→再設計(redesign)」的循環,而它其實是承襲自戴明的老師——蕭華特(Walter Shewhart)所提出的一套「蕭華特循環」(Shewhart Cycle),由規格(Specification)→生產(Production)→檢查(Inspection)所組成。
這裡我想提醒各位留意的是:戴明這個循環當中的每一個階段,都橫跨了好幾個不同的部門或職務類型。戴明特別強調,這個循環的重點,在於持續運作。
演講結束之後,演講主辦單位――日本科學技術聯盟(簡稱「日科技聯」)的幹部,就開始提倡PDCA(品質管制循環)。這個舉動其實還受到一個背景因素的影響,那就是日科技聯過去所推行的管理手法,源自於泰勒(Frederick Winslow Taylor) 的科學管理。
其實在這場演講當中,戴明完全沒提到PDCA,甚至在一九八〇年由美國聯邦審計總署(General Accounting Office,簡稱GAO)所召開的一場公聽會上,戴明還曾明確表示「戴明循環和PDCA循環(品質管制循環)沒有關係」,並提醒大眾注意「PDCA並不正確」。
PDCA是透過「檢核」(check)與「行動」(action),來檢查計劃執行後的成果,並再次行動,持續修正。
這裡所謂的檢核,帶有「阻止」(hold back)的意涵。換言之,就是要透過檢查、確認,阻止錯誤發生。此外,「檢核」一詞還包括了「治理」之意,也就是凡事都必須根據計劃,並服從計劃。而所謂的「行動」,其實就是「改善」。因為在PDCA當中有這種「檢核後停止」的循環,所以行動會被喊停、打斷。
還有,戴明在他過世的那一年,也就是一九九三年,提出了「追求學習與改善的PDSA循環」(計劃〈plan〉→執行〈do〉→調查〈study〉→改善〈action〉)。
還有一個管理學上的循環,也影響了PDCA的問世——那就是阿爾文・布朗(Alvin Brown)在一九四七年出版的著作《經營組織》當中,所提出的「PDS循環」。這個循環,是由「計劃」(plan)、「執行」(do)和「檢視」(see)這三個元素所構成。布朗發表這一套管理循環之後,隨即在全球風行,日本各界也紛紛引進使用。
日科技聯就是根據戴明的統計品質管制,以及布朗這一套PDS循環的概念,打造出了PDCA。或許是因為日科技聯這些人的腦中,還保有第二次世界大戰期間那種重視形式的思維,因此PDCA這一套手法,就成了「擬訂計劃,檢核執行成效,暫時停止行動,進行改善」的循環,日後還在品質管制、管理的世界裡被奉為圭臬,時間長達六十年之久。
在追求產品品質提升的統計品質管制當中,「如何消除落差」的確非常重要,那是一個與人為因素無關的技術領域。此外,PDCA很適合科學驗證的思維,因此在某些性質的業務上,PDCA的確是個有效的管理手法。
不過,在大企業的生產線上,品管人員用的卻不是「PDCA」這個字眼,而是「統計品質管制」(SQC)。戴明的正宗概念,在這裡落實地傳承至今。
OODA循環和PDCA循環併用,企業「如虎添翼」
當年戴明來到日本時,日本產品的品質粗製濫造,所以日本人才會想引進一些美國的品質管理手法,以提升國貨品質。PDCA就是在這樣的念頭之下,應運而生。實際上PDCA的確做出了成效,也因為它的加持,日本的商業版圖,才開始擴及全球市場。
可是,如今時代不同了。舉例來說,放眼現今的汽車業界,我們看到的是「連網汽車」問世,各家廠商紛紛把事業主軸,轉移到「行動運輸該怎麼做?」「汽車耗能該怎麼辦?」等主題上。
現代社會裡的前提條件瞬息萬變。想適應這樣的時代,在人們以往想像不到的世界中克敵致勝,那麼在擬訂計劃之前,需要有一些策略。
在此,我想為各位介紹幾個實際應用OODA循環和PDCA循環的案例。
在生產線上的品管計劃,和品管的持續改善活動方面,PDCA循環確實有效。它可讓人在不受環境影響的情況下,擬訂出執行計劃,並落實執行。而這樣的PDCA,主要的著眼點是「治理」。
換句話說,那些要求員工「落實PDCA運作」的經營者或主管,內心真正的想法其實是「聽我的命令,乖乖服從,別想東想西,不達目的絕不罷休」。而聽令推動PDCA運作的那些部下,在高度經濟成長期間備受肯定,公司認為他們是傑出的上班族,個個都得以升官發財、出人頭地。然而,這裡其實隱藏著PDCA的缺陷――員工對於因應環境變化的措施,或意外狀況的處理,都設法能拖就拖。
要彌補PDCA的這個缺陷,最理想的方法就是導入OODA循環。透過OODA循環和PDCA循環的串聯,可讓企業及員工懂得採取最適合當前環境的行動,也能處理意料之外的突發狀況,甚至還能學會避免失敗(圖1-2)。
為什麼會有人說「日本企業根本沒有策略」?
讓我們從「策略」這個關鍵字,來看看PDCA循環和OODA循環的差異。
所謂的策略,就是實現「夢想願景」的方法,要考量企業、組織整體的活動,等於是「挑選該走哪一條路線」。至於從已選定的策略(路線)當中,決定該如何執行的內容,就是「計劃」。
而用來管理這個計劃的,就是PDCA。若只在預期範圍內運作PDCA,完全不會有問題。然而,現實世界隨時都在變。因此,計劃的執行,必須衡量社會脈動,同時還要毫不設限地取捨各項策略。
就算是已經定案的策略,萬一現況和預期有落差,還是要當機立斷地更動。甚至在非不得已時,不僅是策略,連「夢想願景」都要重新評估——這是OODA循環的基本概念。
我們公司在為各類企業客戶進行OODA循環的諮詢時,不時會向客戶提出這樣的方案:「先前策略雖然已經拍板定案,不過現在情況有變,建議還是更動策略。」也就是主動建議客戶重新「檢討」策略。
麥可・波特(Michael E. Porter)等國際級的管理學大師常說「日本企業沒有策略」。那是因為幾乎所有日本企業都只準備一套策略,就在這一套策略的框架當中變換計劃而已。絕大部分的日本企業都只有「提供高品質的產品、服務」這一個願景和一套策略。萬一發生意料之外的情況,就只打算以改變計劃來因應。
事實上,真正會影響公司存亡的,不是計劃,而是公司的「夢想願景」,和實現夢想願景所需的「策略」。
「精實創業」和「設計思考」,都是從OODA循環衍生而來
在對策略和計劃都還沒有十足把握的階段,我們要擬定假設並加以驗證,也就是啟動「OOHT」循環。OOHT的運作流程,是先透過「觀察(細看、端詳):Observe」、「了解(明白、判斷、理解):Orient」,來「依顧客或世界調整自己的認知,認識自己的世界觀」,接著再進行「設想(Hypothesize),並提出假設」,以及「測試、驗證:Test」。
換句話說,啟動OOHT循環,就是要先確實地認識我們自己的世界觀、產品觀,再擬訂假設,予以驗證,並且不斷地重覆操作這個循環。所以,總之就是要先「試試看」。不過,經常有人誤解「試試看」的涵義。這裡所謂的「試試看」,意思當然不是在腦袋空空的狀態下貿然地「試試看」,而是要進行「假設和驗證」。前後兩者的層次截然不同。
在日本的企業現場當中,常會以「工作內容完美無瑕」為優先考量,把時間放在其次。我希望各位在這樣的觀念裡加入一些「彈性」,學會隨機應變地做出適當的因應。
如今,許多業界的公司行號,都已將OODA循環的精華奧義融入自己的商業活動,並展現出成效。
舉例來說,製作出最簡易的產品、服務樣品,以了解顧客反應的創業流程「精實創業」,或是從顧客的世界觀出發,來企劃商品、研發產品的「設計思考」等,它們的根源裡其實都有著OODA循環的概念。
所謂的精實創業,是一套提升創業成功率的方法,源自於催生出無數科技新創公司的矽谷。初期先用短時間、低成本打造樣品,再拿這些樣品來觀察一定數量的顧客反應,接著不斷地調整樣品,直到顧客能接受為止,從中研判市場是否能接受這項產品或服務。等有把握成功時,再正式投入研發。反之,如果沒有把握讓產品或服務在推出後成功大賣,就放棄它的商品化,重新思考其他想法或方法。這個研發方法,和既往那種要先擬訂完整計劃,投入大量時間研發的模式截然不同,很有效率。
另外,現在很多商業活動都融入了設計思考。它是站在顧客的觀點,找出隱而未顯的需求(洞察),再針對商品、服務進行打樣、驗證的一種研發型態。設計思考不僅可用於產品設計,還可應用在服務設計,現在甚至還有人用它來解決社會問題。
在各位認識兩個「O」的意涵之後,接下來在第二章當中,我將透過含「夢想願景」在內的「世界觀:VSA」,和各位一起探討OODA循環的第三個程序――「決策(決定、追求極致):Decide」。