10分鐘完成每件工作︰讓你優秀的不是努力，而是方法

第五章 讓平凡人超越天才的「回顧」技術

2 自我成長的KPI，是時間、金錢、生活習慣

各位都有使用業務管理表追蹤KPI的經驗吧？我們公司當然也很注重KPI，身為社長的我，每天都會檢視更新過的數字，致力於早期發現問題，才能盡快著手解決。與此相同，在促進自我成長時，我認為也應該以KPI為指標，經常回頭檢視數字。

思考自己的KPI

不用說，每個人的KPI目標，端視你想成為什麼樣的人而不同。

從事業務工作，單純喜歡與人往來的人，或許會認為「成就自己的是人脈」。因此，這類人就要試著為「人脈」設定KPI。包括為了達成這項KPI，需要和多少人交換名片，或是每個月得參加幾場活動，從這些指標逆算回來，如此就能得到類似行動指南的目標，至少不會漫無目標過日子。

而將自己擁有的資源列出來，會讓自我管理變得比較容易，例如：

「我的目標是什麼？」

「就現狀而言，不足的是什麼？」

「為了彌補不足，該解決的課題是什麼？」「為了解決這個課題，有什麼方法？」

每天提醒自己持續注意追蹤，反饋結果，在行動上做出改變。不管是用在工作，還是生存之道，這種方式應該都能最快接近理想中的自己。本書的主題雖然是「如何盡快完成工作」，但為了達成這個目標，就必須做好自我管理。畢竟自我管理要就是了解「哪些東西組成了你這個人」，而這個議題牽涉許多層面，下面我將更詳細的分析說明其中的要點。

管理三項KPI

一家公司的資源不外乎「人、東西、金錢、資訊情報」。那麼，你的資源

又是什麼呢？這或許是近乎哲學的問題，但我一直以自己的方式思考著，我的結論是：

「時間、金錢和生活習慣」。換句話說，使用時間的方式、使用金錢的方式和每天的生活習慣，這幾樣東西是我人生主要的KPI，我這個人也是由這三件事累積而成。此外，這雖然是私人領域的KPI，卻與工作的產出成果有密不可分的關係。因此，就像工作時使用業務管理表一樣，我也會用「時間分配表」、「金錢出入表（尤其是支出）」和「飲食管理表（主要管理熱量）」來管理我的人生KPI。

我對金錢的使用是以「不妨礙自我成長」為目標，每個月固定會花一筆金額在自我投資上，並且使用記帳軟體「Money Forward」，將金錢的收支狀況以及花費用途記錄下來。

關於飲食，由於「身為一個社長，絕對不能讓自己倒在路邊」，所以在熱量攝取上，我給自己訂了一個上限（順帶一提，開始這麼做的兩個月後，我瘦了十三公斤，體檢數字也有大幅改善），並使用「FiNC」這個軟體管理我的體重，再搭配智慧型健身手環「Fitbit」記錄下每日睡眠時間、步行距離、飲食內容及血壓等數據。如果遇到失眠狀況，還會一邊看數據，一邊分析自己為何睡不著。

以上三項管理中，最重要、且管理後影響最大的就是時間管理。除了睡眠時間之外，自己在工作上花的時間占百分之幾，為家人保留的時間占百分之幾，按照不同項目分配時間，訂立自己的目標數字，進行管理。

結語 想活得自由、不受束縛，就要管理你的時間

每個人擁有的資源不外乎可以歸納為「時間」、「金錢」與「生活習慣（健康﹚」三者。雖然從世界潮流來看，金錢的價值正在不斷改變；醫療技術也有日新月異的顯著進步。在不久的將來，即使是罹患不治之症而有所缺陷的人，也可能藉由機器人的力量自由行動，改變人類對健康價值的看法。

然而，無論世界再怎麼進化，我們還是無法改變「時間」的運轉。當然，只要維持健康的身體，人生中能運用的時間就會增加，若機器人取代了人類的工作，人類也能更有效地運用時間。只是，不管怎麼說，每個人一天還是只有二十四小時，無法增加任何一分一秒。

這麼一來，時間的價值必然會變得更大。比起賺錢的技巧，我們更需要學會的是有效運用時間的技巧，而這樣的時代也已經來臨。這本書的讀者，或許會認為我是個自我管理的阿宅，天生就擁有高度自制力和講求邏輯的個性，所以才做得到書中的內容吧。可是，我也強調過很多次，我只是個平凡人，就算對工作的態度比一般人更積極，但這個世界上像我這樣熱衷工作的人多得是。

這樣的我，是在三十三歲左右時，讀了史蒂芬．柯維（Stephen Covey﹚的《與成功有約：高效能人士的七個習慣》後，才漸漸養成了這套自我管理術。那大約是我辭去在知名家電廠的工作，正進入上一家新創企業工作時。當時的我沒有董事身份，只是個電腦知識豐富、對新事物興致勃勃的普通上班族。

在那之前，我當然也知道反省的重要，明白要從失敗中記取經驗，學習教訓。但卻還不知道具體來說要用什麼有系統的方式進行。關於自己的人生與職涯，以及自己想成為什麼樣的人，當時的我仍然懵懵懂懂，頂多只有「要是能那樣就好」的籠統想像。但是，該在何時之前實現那些目標？為了實現目標，當下自己又該做什麼才好？我則從來沒有深入思考過。直到讀了那本書，我大受衝擊，學會了隨時從目標倒推回來，釐清當下該做的事，並將目標列舉出來，讓自己隨時可以查看、回顧及調整，漸漸促成了書中這套自我管理術。

當時的我感興趣的或許是，只是普通上班族的我，如果徹底實施自我管理的話，最後能獲得什麼成果。就某種意義來說，我是拿自己做了一場實驗。幾年後，我成為LINE的社長，成功從零打造了這套通訊軟體，之後又自行創業，創辦C CHANNEL這個廣受年輕女性支持的數位媒體。當年的「實驗」，或許可以算是成功。

在我過去的職涯中，也曾有過拚死工作的時期。可是，世界上有不拼死工作仍拿出成果的人，也有拚死工作卻拿不出成果的人。然而，重要的不是拚死工作，而是聰明工作。要懂得自我管理，自然能提高工作速度與產出成果。

對訂定計畫或自我管理有所猶豫、躊躇不前的人，大概可以分成兩種。一種是認為「把時間拿來訂定計畫或自我管理太浪費時間」，一種是認為「不想過被時間束縛的人生」。無論是哪一種人，在所有人面前，時間都是平等且有限的，如果不能善加管理有限的時間，想過隨心所欲的生活恐怕非常困難。

如果真心「想活得自由不受束縛」，就該認真掌控自己的時間。不過，這麼做是否就能達到想要的目標，還牽涉運氣問題，在此我無法斷言。所以，即使完全按照本書內容實踐，也不代表一定能成為新創企業的經營者。假設叫現在的我重出一次社會，一切從頭來過，我也不確定能否順利走到這裡。成功往往需要天時、地利、人和，許多要素都無法重現。

然而，只要持續自我管理（尤其是回顧、回頭檢視自己﹚，至少可以降低重蹈覆轍的可能性。做得更多、更快、更有效率、更自在，隨時對「當下」存疑，經常準備好改變自己。人的成長，應該就是這麼一回事吧。

不管怎麼說，先開始做就對了。為自己設定高一點的門檻，做不到就反省為什麼做不到，思考改善策略，然後再次挑戰。或許無法立刻看到成果，但相信一年之後，就能看見成效。在各種領域執行PDCA，十年之後，會發現自己處理工作的速度快得像是別人都停止不動似的。以結果來說，也能增加一定的工作量。

為了讓自己擁有源源不絕的動力，就要讓自己感受到改變的成果。因此，請先試著從「無論如何都想早點完成的工作」，或是「花掉自己最多時間的工作」開始提高你的工作效率吧。

第五章 讓平凡人超越天才的「回顧」技術

2 自我成長的KPI，是時間、金錢、生活習慣

各位都有使用業務管理表追蹤KPI的經驗吧？我們公司當然也很注重KPI，身為社長的我，每天都會檢視更新過的數字，致力於早期發現問題，才能盡快著手解決。與此相同，在促進自我成長時，我認為也應該以KPI為指標，經常回頭檢視數字。

思考自己的KPI

不用說，每個人的KPI目標，端視你想成為什麼樣的人而不同。

從事業務工作，單純喜歡與人往來的人，或許會認為「成就自己的是人脈」。因此，這類人就要試著為「人脈」設定KPI。包括為了達成這項KPI，需要和...

【導讀】

前言

老是拖延工作的六種人

日本人的生產效率很低。

儘管社會上這樣的評論由來已久，但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少？多數人思考這個問題時，總把問題歸結到制度，而非思考自己工作本身的效率，也因此，如果問大家是否有改變工作方法，往往沒有任何改善的跡象。

舉例來說，在勞基法改革的影響下，許多公司都開始強制員工準時下班，但有些人反而因此感到困擾，認為「明明工作量不變，卻得早點回家，實在太強人所難了！」又或者，有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班，只能放棄工作效率，自我安慰地說：「工作產出下降也是無可奈何的事」。

這些人的共通點都是站在旁觀的立場，想著「我已經盡全力工作了，還是無法提升效率，所以問題都在組織」。當然，組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快，反而得替周遭人消化工作，導致自己工作超出負荷的狀態。不過，這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來，就算組織有問題，每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是，人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時，就不會成長了。而會拿起這本書來看，就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。

事實上，工作效率低的人通常可以分為以下六種類型，這些分析應該能幫大家從中找出問題。

類型1、接下太多工作的老好人：也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態，使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看，這種人對周遭人或許是所謂的「好人」，但對企業而言，可就是「壞人」了。

這種人往往會接下自己不該負責的工作，或是每個案子都一一仔細應對，而且只要有人邀約聚餐，絕對到場場必到，如此一來，時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

類型2、什麼都想一手包辦：也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事，這類人卻全都想自己做，結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺，但對組織或計畫來說，卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省，告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好，其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點，工作效率就會有巨大的成長。

類型3、沉浸在自我滿足中：這種人經常花上超過半天的時間，只為製作一份向上司報告進度的資料，或是花上一小時的時間寫道歉信，連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」，然而，這種超過對方要求程度的工作方式，只能說是自我滿足或是個人嗜好，就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法，告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」，如此一來，應該就能減少許多無謂的白工。

類型4、專注力不足：這類人有自制力，工作意願也不低，只是因為容易分心導致工作進度延遲，這時就必須採取預防對策，遠離具有誘惑的環境（打造容易專心的環境﹚。例如，我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑，辦公桌上不放電腦。

類型5、不確定現在該做什麼：也就是明知手上有許多重要工作待辦，進度卻遲遲無法推前，這種時候，原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多，無論如何都會感到著急，見一件事就做一件事，然而，同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時，其實愈該採用微觀管理法，冷靜下來拆解工作，排定優先順位，縝密規劃工作進度表。

類型6、評估時太有自信：這類人往往有自制力，工作進度表也安排妥善，卻還是無法準時做完工作，原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」，有時是「評估所需工時」，也就是評估需要多少時間（或人力﹚才能完成工作，有時是「工作評估的課題」，也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。

無論哪一種，因為評估時太有自信，即使制定了工作進度表也無法如期完成，結果拖累了所有預定計畫。

為了提高評估時的準確度，工作時必須經常回頭看，檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差，在下次擬定進度表時改善。只要能養成這個習慣，就能大幅提高評估準確度，漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。

我在三十五歲前，只是日本大企業裡的普通上班族。之後進入外資新創企業，幾年後又被委任經營日本企業，推動現在家喻戶曉的溝通平台LINE正式上線。後來因為感受到數位媒體魅力，所以決定自行創業，目前正在經營以年輕女性為對象族群的「C CHANNEL」網路媒體公司。在網路時代，不論是對於個人職務技術或是對企業價值，我始終堅持工作必須重視「速度感」。舉例來說，LINE我只花了一個半月就讓它順利營運， 而CHANNEL也是只花了三個月就完成了產品上線。此外， 在C CHANNEL營運上軌道之前，我除了經營公司之外，還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事，並且在大學裡教課，參與政府活動計畫等等，身兼數職，同時進行各式工作。正因為以速度為優先，才能辦到這些事。

然而，我只是個普通的平凡人。這樣的我，能在商場上留下還不錯的成績，不斷完成各領域的工作，關鍵無他，就在於能夠徹底善用自己的時間，並且隨時提醒自己「以最短距離完成最大效率」。基於這些經驗，我樂於將自己平常的工作方法有系統地整理成這本書，分享給大家參考。

不可否認的是，書中有些內容，或許會給人「要花多年時間才能達到這些境界」的感覺，對於至今未曾做過時間管理的人來說，想完全照書中介紹的方式進行，可能有些難度。不過，對於為了提高自己的生產力而正在摸索工作方式的人，我想這本書中應該充滿了許多工作靈感與提示。只要能實踐書中一半的內容，想早點回家的人一定能準時下班，想產出更多成果的人一定也能如願增加工作成效。

【導讀】

前言

老是拖延工作的六種人

日本人的生產效率很低。

儘管社會上這樣的評論由來已久，但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少？多數人思考這個問題時，總把問題歸結到制度，而非思考自己工作本身的效率，也因此，如果問大家是否有改變工作方法，往往沒有任何改善的跡象。

舉例來說，在勞基法改革的影響下，許多公司都開始強制員工準時下班，但有些人反而因此感到困擾，認為「明明工作量不變，卻得早點回家，實在太強人所難了！」又或者，有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班，只能放棄工作效率，自我安慰地說：...

作者序 做好重要的事，就能減少白工
前言 老是推延工作的六種人
第一章 工作只需要十分鐘
開會只需開十分鐘
當場寫好「會議記錄」，時間不值得花在輔助工具上
花三分鐘寫好「公司內部用報告」，不用幫老花眼的上司工作
公司不需要規格表、事業計劃書，因為一定會改，不需要浪費時間
建立自己的簡報格式，只要十分鐘就能完成各式提案
數據只要三種就有說服力，搜集數據前先拿出結論
真的需要那麼多數據嗎？
每天早上花十分鐘搜集資訊情報
花三十分鐘讀一本書，只讀目錄也比不讀好
處理信件的省時術 : 不用整封讀完也沒關係

第二章 將工作拆解成十分鐘
以「十分鐘」為單位，思考每日待辦事項
盡快處理事務性工作，好好留下思考事業的時間
估計十分鐘就能處理完的事務
管理待辦清單
運用行事曆手冊解決問題
以信件為基礎的TO DO LIST
為TO DO LIST分門別類
安排行事曆的訣竅①排滿預定計畫，不需要「多抓時間」
安排行事曆的訣竅②今日事，今日畢
安排行事曆的訣竅③延遲的工作務必在一星期內補救完
每天都要回顧檢討，重新審視自己運用時間的方式

第三章 不拖延工作的十七個法則
沒有完美的工作，也沒有完美的同事
勇敢推掉做不到的事
不煩惱找不到的答案
遠離扯後腿的同事
和工作速度快的人一起工作
別把工作交給沒幹勁的人
找人幫忙時先做好規畫
當一個「提醒狂魔」
如果在家能更專心，就帶回家做
揪出你的時間小偷
拋棄「依賴電腦」的想法
保持桌面整潔，將垃圾桶放在身旁
不主動打電話給別人
會議是「邊做其他事」的好時機
從討厭的事做起
擬定一套應付「手忙腳亂案件」的流程
與部屬用通訊軟體討論事情

第四章 傷正確的腦筋：「最省時思考術」
找出答案才是工作
豁出去也很重要
把所有選項放在象限圖上一一過濾
不將目光聚焦在太遠的山頂上
預測未來時的正確心態

第五章 讓普通人也能超越天才的「回顧」技術
「回顧」使人成長
自我成長的KPI，是時間、金錢、生活習慣
決定分配時間的目標
確認自己的時間如何運用
按照人生KPI成為自己想成為的人
每週六進行「回顧」
每週日安排「計畫」
如何製作自己的工作地圖
為何堅持回顧

作者序 做好重要的事，就能減少白工
前言 老是推延工作的六種人
第一章 工作只需要十分鐘
開會只需開十分鐘
當場寫好「會議記錄」，時間不值得花在輔助工具上
花三分鐘寫好「公司內部用報告」，不用幫老花眼的上司工作
公司不需要規格表、事業計劃書，因為一定會改，不需要浪費時間
建立自己的簡報格式，只要十分鐘就能完成各式提案
數據只要三種就有說服力，搜集數據前先拿出結論
真的需要那麼多數據嗎？
每天早上花十分鐘搜集資訊情報
花三十分鐘讀一本書，只讀目錄也比不讀好
處理信件的省時術 : 不用整封讀完也沒關係

...