前言
我有口吃又欠缺邏輯思考能力,圖解溝通術救了我
各位在與人交談時,是否曾有被對方指出「你說的我聽不懂」、「可以講重點嗎」的經驗?
其實,有個方法能夠輕鬆解決這種煩惱。透過繪製簡單的圖,讓問題點變得明確,同時思考如何改善困境的「圖解溝通」法。只要學會這個方法,就能將自己的思緒整理清楚,並懂得如何進行具有邏輯性的說明。除了會議、討論等商務場合之外,這個技巧在私人領域也非常受用。
說破了嘴,對方還是無法理解,該怎麼辦?
我完全能夠理解「無論怎麼說明,對方也無法理解」而苦惱的心情,因為我以前也是這樣。我從小學開始就苦於口吃,無法順利而完整地表達自己的意思。因此,一直到高中,我都是個內向的孩子。上了大學之後,雖然變得比較活潑一些,但仍然無法抹去「不擅言詞」的自卑感。
直到大學畢業,進入光纖製造公司任職後,我才強烈地自覺到:再這樣下去實在不妙。因為每次不管我對上司或客戶說明什麼,都完全無法傳達我的意思。他們都是手上有著許多工作的大忙人,每當我吞吞吐吐地說明,他們都會立刻丟出「趕快說結論」、「所以你到底想說什麼?」之類的回覆。
因此,我自費參加了許多說話技巧講座與簡報教學課程。當時我以為,只要學會「說話技巧」,就能順利地讓對方聽懂我的說明。然而,某個講座的講師說了一句話,帶給我很大的衝擊。
「多部田先生,你的說話技巧並沒有不好,甚至可說比一般人好喔!不過跟說話技巧相比,更大的問題是,你的邏輯思考能力不足。」
再高明的話術,也無法一次解決問題
也就是說,我一直以來當作課題、認為需要改善的「說話技巧」,原來並不是我的缺點。這位講師指出,我的說明無法讓對方理解的原因,竟是「欠缺邏輯思考能力」。真是傷腦筋啊!
當時,我確實缺乏邏輯思考能力。在高中時代的數學考試,我還曾經考過零分,而大學時必修的數學,是考試時可以帶課本的「營養學分」,所以我才能勉強順利畢業。總之,我是個不擅長邏輯思考的人。
過去的我,完全不懂該如何有邏輯地思考。持續煩惱了將近一個月後,轉機就發生在我踏入社會第一年,盂蘭盆節假期結束時。當時製造工廠的主管,是我非常尊敬的「圖解法專家」,而我從他那裡學到了圖解溝通的奇妙效果。
在進入公司第二年時,我將這個技巧應用在泰國工廠的改善企劃中,沒想到竟然能順利地與泰國人進行溝通,真是有趣極了。此外,在與日本人解決問題的時候,這個方法也派上了很大的用場。
協商、溝通、報告……圖解都能解決!
我的口吃至今仍未痊癒,但是,自從我學會利用圖解來解決問題之後,我的工作與溝通能力,便出現了戲劇性的提升。目前我任職於日產汽車與雷諾的共同購買組織,擔任「Regional Supplier Performance Manager」,負責每年超過一千億日圓的交易。
此外,我除了當上班族之外,也以﹁圖解溝通專家﹂的名義,在週末舉辦讀書會。對大部分的人來說,這個頭銜應該很陌生吧?因為這是我自己取的名稱。從二○一○年開始的「圖解讀書會」,託各位的福,每一場都座無虛席。這三年來,參加人數已經超過六百人了。
只要會畫圓圈、三角和直線,就能改變人生!
我也曾上過NHK的電視節目,向不擅圖解的年輕業務員介紹圖解改善法。當時的主持人──搞笑組合「UNJASH」的兒嶋一哉先生,以及來賓邊見繪美里小姐,都曾表示「如果是那種手繪圖,我也能畫」。
另外我也曾接受《BIG tomorrow》、《ENTRE》等雜誌的採訪,並替久保田崇先生所著的暢銷書《向官僚學的工作術》製作圖表,漸漸地受到各界的認同。現在更與文具製造商KOKUYO合作,舉辦講座,並針對商品研發提供建議,擴大活動範圍。
許多讀書會的學員,紛紛回報他們利用圖解改善、順利解決問題的實例。我確信,圖解改善不只對我有用,而是一種對任何人都有效果的方法。
世界上有許許多多以圖解為主題的書籍或講座,然而對新手業務員來說,大部分都很難以實踐。因為那些採用的大多是「經營戰略」等非切身的題材,圖也都是利用電腦繪製的漂亮圖表。
大部分的年輕業務員所需要的,是利用圖解來解決「我該和明天要拜訪的客戶談些什麼好呢?」、「我必須在今天之內優先處理的工作是什麼?」等切身問題的方法。因此,我撰寫本書時的目的,是希望幫助年輕人解決眼前的課題。
我有口吃又欠缺邏輯思考能力,全靠「圖解」提升自己的「問題解決力」。我認為,推廣這個知識,是我的一大任務。只要能多一個人學會圖解改善法,並將它應用在工作或私領域中,那便是我莫大的喜悅。
第1章 溝通、表達、說服、思考,一張圖就夠!
「圖解」不只可運用在工作,也可解決生活中的大小事件;
「圖解」的優勢在於將思考「具象化」,
不需高超說話技巧,就能充分表達自己的意思。
優點1 圖解的驚人效果,不擅言詞的人最適用
我的工作,是與世界各國企業進行交涉並進貨的「採購(Buyer)」。在工作上,除了日本之外,我也會和其他亞洲國家,以及美國、歐洲等國的業務人員交涉。另外在週末,我也擔任圖解讀書會的講師。
因此,有很多人以為我﹁天生口才就很好﹂,但正如同我在本書前言所述,我從小就為「口吃」所苦。直到現在,還是很害怕在人前說話,但正因為學會了「圖解」,所以才能和別人順利溝通。
問題點在哪?說半天不如用畫的
我進入公司一年後,出現了一個很大的轉機。由於我想學習如何「提高產能」,因此向公司提出要求,調職到生產工廠。在那裡,我遇見了「專家」,他是一位自高中畢業後就開始在工廠工作,被同仁們稱為「師傅」的老手。他的絕招,就是用手繪圖解分析問題。
我第一次見識到圖解的威力,是在一場會議中。有位前輩主張:「把機器切割的速度,從每天七十個提高到一百二十個,就可以大幅提升產能了!」
我心想「原來如此啊!」,沒想到,坐在我附近的「師傅」卻喃喃地說:「那個傢伙到底在想些什麼啊?」
我嚇了一跳,問師傅那位前輩的意見有什麼不對?於是師傅回答:「那個傢伙沒根本看到『應該改善的重點』啦!」並且迅速地畫出了一個簡單的表格。在製造產品時,除了「切割」之外,還需要存放產品,並且仔細「檢查」產品是否
能正常運作。
假如在一天之內最多只能完成七十個產品的檢查工作,那麼就算切割的工程效率大幅提升,也會在「檢查」階段陷入瓶頸,到最後,產能仍然無法提高。想提高工廠的生產效率,真正該改善的地方,應該是將存放、檢查的工作能力,也增加到一百二十(個/天)才對。
師傅的回答有如當頭棒喝,原來想破頭也無法理解的東西,藉由一張圖表,就能又快又明確地整理出來!這時,我才親眼見識到圖解的驚人之處。
優點2 冷靜畫出失敗原因,不留情緒
在職場上,有時難免遇到必須說重話的嚴肅場合。在這種時候,如果光是「用說的」,便容易流於發洩情緒,這樣一來,對方便無法明白我們說重話的原因,只會覺得「被罵了!」而感到心情低落。
不過,如果能利用圖解來闡明事實和根據,就能在不流於情緒之下,導出結論。
畫出失敗原因,轉為正面思考的能量
由於我不擅言詞,因此說話時都會格外注意,避免讓部屬的情緒因此波動。
例如,就算部屬與客戶交涉失敗了,我也絕不會怒氣沖沖地對他破口大罵,事實上,我本來就不是會破口大罵的個性,而且我只要太過激動,就會口吃。
如果只是破口大罵,否定他的行為,部屬在情緒上可能會非常反彈,還可能從此失去幹勁,而且光是謾罵,也想不出好的改善策略。因此,我都會藉由「畫圖」,再搭配「口說」來和部屬溝通。
搞砸了工作的部屬,會因為懊悔和難為情而失去冷靜。但只要和他一起用圖解整理交涉失敗的原因,就能以客觀、理性的角度找出他的問題,並能冷靜地重新檢視自己應該反省的重點,再實際改善。
如果失敗的原因,是沒有事先與對方的關鍵人物洽談,那麼下次就記得把「與關鍵人物洽談」列為最優先事項就好;如果失敗的原因是搞錯了期限,那麼就應該改善自己的行程管理。
先畫圖、再思考,不但能理性地發現問題點,還能將失敗轉為前進的助力,並對未來有所幫助。