第一章形象管理,好祕書要有好形象
形象美是心靈美的外在表現,心靈美是一種內在的美、本質的美。形象對祕書來講,也是至關重要的。祕書人員的外在形象美主要是儀表美、氣質美,祕書應該保持一個較為完美的外觀形象,傳遞給大眾良好的喜愛的感覺。
打造祕書的黃金形象
優秀的祕書首先應從形象著手。穿著打扮是祕書建立最佳形象的關鍵因素之一,一個祕書擁有較好的氣質與形象,離不開個人的文化素養與修養,更重要的是祕書還應有精明能幹的辦事作風,並掌握與工作密切相關的專業知識和技能。這樣,你就打造出了作為祕書的黃金形象。
某公司辦公室祕書小沈能講一口流利的法語,也很喜歡打扮。公司明天要與法國一家公司談判,古總經理叮囑擔任翻譯工作的祕書小沈要好好準備。小沈除了在文件、資料方面做了準備,還花了一番心思進行打扮。
正式會談這天,只見坐在古總經理一旁的小沈衣著光鮮,濃妝豔抹,金耳環、大顆寶石鑽戒閃閃發光,這使得古總身上那套價值萬元的名牌西裝也黯然失色。
古總經理和法國公司的代表在接待室內寒暄時,祕書小沈拿來了托盤準備茶水,只見她花枝招展,一對大耳環晃來晃去,五顏六色的手鐲碰桌有聲,高跟鞋叮噹作響,她從茶葉桶中拈了一小撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客人的不良反應。客人面帶不悅之色,把自己的茶杯推得遠遠的,古總經理也覺得非常尷尬。談判中討價還價時,古總一時激動,雙方爭執起來,小沈站在古總一邊,指責客人,客人拂袖而去。古總忘著客人遠去的背影,衝著小沈罵:「託妳的福,好端端一筆生意,讓妳給毀掉了!」
小沈愣愣的站在那裡,她並不知道自己有什麼過錯,還為自己辯解說:「我,我怎麼啦?客人是你自己得罪的,與我有什麼關係?」祕書的工作場合和工作性質,決定了其專業形象的特點是:整潔、端莊、成熟、能幹。塑造職業形象,除了內心修練外,外形的精心安排也很重要,我們通常把這種外形的改變稱之為形象塑造,這是因為外形的直覺效果會直接影響人的判斷。
(一)髮型設計規範
頭髮好了,感覺也會好,好心情從頭開始。美的髮型對一個人的形象來說,比化妝和服飾更為重要。化妝可以洗掉,服飾可以改變,但髮型一旦處理不好,有可能就需要花很長時間才能讓它再長到一定的長度,而在這段等待的日子裡,你完全會因為不滿意自己的髮型而使自己的心情很糟。任何一種髮型都可以是最時尚的,但是它如果與你本人不合,只怕總會感到「什麼地方怪怪的」。圓臉或四方臉,鵝蛋臉或尖臉——不同的臉型也決定哪一款髮型適合你,當然還是要看你自己屬於哪種氣質傾向:古典風格、浪漫風格還是運動休閒風格。
一般說來,祕書的髮型應以自然、輕鬆、垂蕩、不誇張為主。臉型長的女性不適合用中分,可用中短髮和外翻式。如果是長髮,則可以用大波浪,或將兩邊的頭髮扭轉向後束起,或者盤成髮髻,但髮髻只適合在腦後,如果放在頭頂會太顯眼。圓臉的女性不宜用三七分,可用中分式的齊耳和齊肩的中長直髮,不留瀏海。方臉的女性,短髮可選用帶高位側分和斜長瀏海型,長髮則採用中分的清湯掛麵式垂下,這樣做可遮掩過於鮮明的方形輪廓。瓜子臉型的女性比較適合各類髮型,如側剪成羽狀的短髮;又如單側的蓬鬆之髮束起在耳邊,也會使瓜子臉型顯得俏麗好看。
(二)眼睛
俗話說:「眼睛是心靈的窗戶。」一雙清晰、明亮、傳神的眼睛是祕書整體型象的關鍵。東方女性的眼睛類型主要為單眼皮的鳳眼和雙眼皮的杏眼,前者需要線條的修飾,後者需要顏色的強調。要達到清晰明亮的效果,用色不能多,線條不能濃,可以用單色眼影替眼睛營造一種氣氛和一種感覺,如與膚色相協調的淺棕色就相當自然大方。眼線可用黑色或深咖啡色,以自然描畫為主,勾勒時不能誇張,否則會適得其反。眼睫毛可選用清爽型睫毛液,使睫毛稍稍上翹和濃密,使眼神更精彩,但千萬不要用睫毛夾翻捲睫毛或者用假睫毛,因為這會十分做作,不真實。
(三)鼻子
鼻子在五官中產生立體的作用。理想的鼻型可以影響你整張臉的感覺。又直又高又挺的鼻子給人正直、西化的感覺;而鼻梁挺直、鼻頭調皮的高翹著又給人活潑、可愛的感覺;而像古希臘人似的鼻子會給人古典又秀氣的感覺。塑造鼻形,主要靠鼻側陰影的營造,陰影色選用咖啡色最為理想,而鼻部皮膚的好壞又會直接影響到整個化妝面容的乾淨和漂亮。解決鼻部容易出油和清潔鼻部毛孔的問題是首要問題,否則給人不潔之感。
(四)嘴唇
嘴唇在臉部的地位僅次於眼睛,也是人們視覺的重點,並且很有個性。嘴形象設計的基礎是擁有一張健康的唇,沒有乾裂、脫皮的現象,平時注意護理,用局部蒸氣法來清潔之後再擦上唇油。嘴唇是比較平面的,根據其他五官大小比例來確定唇的大小、厚薄。唇型豐厚、唇峰分開給人大方而穩重的感覺;麗薄而小的唇型,給人精明、幹練的感覺;唇角上翹、唇峰圓潤則給人親切、柔和的感覺。唇的修飾在於口紅的描畫,最好選用粉紅色系列和咖啡紅系列的色系。利用唇筆進行描圓,則會有色澤飽滿、滋潤的唇妝。
(五)眉毛
眉毛的引人注目是因為它與眼睛是一體的,如果少了眉毛的幫襯與配合,眼中的神采也就難以飛揚,這就是眉飛色舞的道理。眉型設計應根據你自己的眉型和臉型以及五官搭配來決定,各種眉型表現出的表情語言是不同的:彎彎的柳葉眉是傳統古典的表現;粗粗的分型眉是豪爽能幹的象徵;眉細而眉毛高翹的桃眉,給人時尚豔麗的感覺;平和的一字眉,則有少女的清純秀氣。眉的修飾在於自然,修去一些雜毛,顯出完整眉型後,可用深咖啡和黑色進行描畫,增加眉的立體感和層次感。當然,原本就是濃眉大眼的,只要眼睛有神,不一定非得把眉毛修得像臥蠶似的,太有人工修剪痕跡的眉,會破了面相。祕書最適合的眉型,是不過分彎曲的平眉,因為它會有大方、清秀、端莊的效果。
祕書的著裝有所講究
祕書穿什麼樣的衣服上班,這是一個很重要的問題,因為它不僅關係著祕書的形象,也影響著祕書的工作。
美國的一個考察團來到某中型企業考察投資事宜。為了確保考察順利進行,使外商樂於投資,公司主管高度重視,親自挑選了本公司最亮麗的三位女祕書負責接待工作。主管特別叮囑她們,對方是外國人,著裝要考慮他們的國情,以示對外商的重視。幾位祕書連忙商量穿什麼衣服,最後一致決定統一著裝,穿緊身上衣、黑色皮裙、黑色皮靴……
考察團到來之後,三位女祕書非常熱情,倒茶遞水,殷勤有加,笑容可掬。但不知什麼原因,還沒有會談,外商就找藉口匆匆走了,而且是一去不復返。後來透過與考察團比較熟悉的一個人了解到,美國考察團認為,這是個工作以及管理制度極不嚴謹的公司,完全沒有合作的必要。他們特別強調,這種印象在一進公司,透過接待人員的著裝就感覺出來了。
原來,三位女祕書在著裝上犯了大忌。根據著裝禮儀的要求,工作場合女性穿著過緊、過薄的服裝是對工作極度不嚴謹的表現;黑色皮裙則更不適合職業女性穿著。
在商務活動中,祕書讓人留下什麼印象不是自己個人的事,它關係到公司的形象和利益。不同的場合對祕書的形象有不同的要求,祕書應該根據不同的場合隨時調整自己的形象,使自己適合相應的角色和身分。張曉芬是今年剛畢業的大學生,她是鄉下長大的孩子,家裡經濟不富裕,所以整個大學生活,她都很用功讀書。因為成績突出,她順利應徵到一家公司當上總經理助理。曉芬很樸素,人很實在,做事不偷懶,文字能力也不錯,交給她的文案,她都能品質保證的完成。總經理對她的工作能力和工作表現都很滿意,在同事中的口碑也不錯。美中不足的就是有點「土」,不會打扮。張曉芬不以為然,她認為那是樸實,是她的本色。其實仔細看看張曉芬長得還是不錯的,同事們戲稱她為「璞玉」。
有一次,總經理受邀出席一家外商企業的年會,為了要讓助理見見世面,總經理要求張曉芬第二天下午陪同他一起前往,並特地囑咐讓她好好打扮一下,特別准許她明天上午可以晚一點進公司。張曉芬嘴裡答應著,心想打扮什麼,穿著整齊乾淨就行了。
第二天一早,張曉芬照常準時上班,仍舊穿著她那一身不怎麼漂亮的套裝,洗得倒挺乾淨的,臉上也沒化妝。要說與平常有什麼不同的話,就是換了一雙新皮鞋。同事們一見她的樣子就說:「妳這就叫『打扮』?這樣肯定不行的,妳快回去換件漂亮的衣服,化化妝吧。」張曉芬聽了之後只是笑笑,任憑同事們怎麼說,就是不為所動,繼續做她的工作。
上午九點半,總經理來到公司,見到她這個樣子,馬上不高興了,很嚴肅的批評張曉芬:「人應該樸實,但也要講究場合。妳是我的助理,代表的也是公司的形象,所以把自己的外表打理得乾淨漂亮去出席公務活動,也是妳的工作內容之一。」說完,馬上把公司裡公認的穿著打扮最有品味、最時髦的王祕書叫過來,交給她一個任務,就是陪張曉芬去打扮,並特別批准費用從公司的治裝費裡出,一定要保證在中午吃飯前完成任務,小王欣然領命。接下來王祕書帶張曉芬去購物中心挑衣服,去美容院化妝和美髮。經過一番專業的包裝,最後出現在大家面前的張曉芬完全像換了一個人,既端莊又大方,總經理很滿意。同事小張嘴快的說:「我們的『璞玉』雕琢成一個美人了。」
聽到大家對自己新形象的讚賞,曉芬自己感覺也非常不錯,心想總經理說得對,以後我得多學習學習這方面的知識了。曉芬作為總經理助理,誠如總經理所說的那樣,她代表的是公司的形象。出席外商企業的年會,要跟很多商務人士打交道,不適當的裝扮會為公司帶來負面影響,降低公司的美譽度。再者,一個專業祕書把自己打扮得得體漂亮,有助於在職業生活中樹立良好的形象,自己的心情也會很舒暢。因此,祕書應該學習一些化妝和著裝方面的知識和技巧。
一、要注意外在形象的穿著
大多數主管對自己的形象是很注重的,他們對自己祕書的穿著也有一定的要求。沒有一個主管會希望自己的祕書是一個蓬頭垢面,形象齷齪的人。因此,優秀祕書,必須講究自己的穿著打扮,穿衣不可太隨便。
(一)要注意衣服的質料,不能太廉價。
(二)要合體,不能太牽強。
(三)要體現工作特點,不能花俏,也不能太沒品昧。
二、保持大眾化
優秀祕書穿著要有質感,但又要大眾化。大多數時裝都是很美的,它們是現代物質文明進步的表現。但是,祕書不能趕時髦,也不能把自己弄得太招搖,尤其是女祕書不能弄得自己渾身珠光寶氣。
保持大眾化是祕書工作本身的要求。祕書大部分時間是與主管打交道。一般來說,主管的年齡偏高,他們在服裝觀念上的更新不如年輕人快。所以,祕書在穿著上注意大眾化,在形象上更易獲得主管的心理認同。
評價一個人長得美還是長得醜,都是相對的,因為客觀上沒有統一的標準,每個人都有自己的主觀審美意識。但是,美有一項原則,那就是必須合乎自然,如果過分打扮,顯得鶴立雞群,這與祕書工作的屬性不相符合。因此,大眾化的打扮能顯得更加自然。
祕書的衣著打扮不僅要與自己的體型、性格相稱,而且要與工作環境所需要的氣氛相協調。
三、切忌標新立異
在穿著打扮上,優秀祕書還要注意不能標新立異。祕書可以穿一些時興的衣服,但不能顯得很特別,穿得太顯眼,讓人覺得與工作所需要的寧靜氣氛不協調。尤其是在政府機關,這是祕書穿著的大忌。
在公司裡,有專門符合科室工作的統一制服,祕書最好穿制服。女祕書可再略微化妝。
許多女祕書喜歡穿各種時下流行的服裝上班,這樣雖能給她們的嫵媚增添了一種現代的瀟灑,但是,必須適可而止。
四、保持清潔與健康
對於一個優秀祕書來說,在穿著上,必須注意清潔衛生,保持健康外形。祕書要勤洗澡,勤換衣服,保養好自己的皮膚和頭髮。
要保持健康,優秀祕書平時要注意以下四點:
(一)不偏食,營養適中。這是健康的基礎。
(二)經常鍛鍊。這是健康的保證。
(三)工作和休閒維持平衡。這是健康的保持方式。
(四)精神愉快。這是保持健康最有效、最重要的方面。
五、不要戴首飾
女祕書最好不要戴首飾。因為像耳環、戒指、手鐲這類東西太顯眼,在接待客人時,容易分散客人的注意力,與會見客人所需要的寧靜氣氛不和諧。
另外,在為客人送茶時,客人聽到祕書的手鐲叮噹的響,肯定會感受不好。全身戴滿首飾更顯得不莊重。
六、要注意「配套」
一般人在打扮時,往往把注意力集中在上半身,特別是把注意力集中在臉上,但是忽視全身打扮的「配套」。
比如,一些女祕書對今天該穿什麼樣的外套,眉毛描得如何,可能會很講究,但對於該穿什麼樣的鞋襪,則可能顯得漫不經心。
根據對一些交際觀察的結果,在引起別人的注意之後,人家首先觀察的是對方的臉,緊接下來就是對方的腳。所以,祕書不能忽視全身衣著的「配套」作用。
假如一位祕書的化妝濃淡適宜,衣服也挺合身,但鞋襪很隨便,這同樣會讓大家感到不得體。
在過去,只有雨天才穿長靴,而且進屋後要把長靴脫下來放在門口。現在,冬天喜歡穿長筒靴上班的人越來越多,似乎已成了一種時髦。作為祕書,最好不要穿長靴上班,而穿那些鞋跟不太高的輕便鞋。特別是對於女性來說,鞋跟又高又細的話,容易扭傷腳,這方面更要小心注意。
還有一點要注意的是,不論男女祕書,都不要穿拖鞋上班。