簡報的藝術：運用留白、空格、用色，讓視覺極大化的100個技巧！（復刻版）

名人推薦：TED×Taipei 創辦人 許毓仁
簡報教練、職場專欄作家 謝文憲

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料

■花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

◎影響決策的3個關鍵費用
左右決策的重要因素之一是成本考量。無論多麼出色的點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
費用可分為三種：對方支付的費用、免費、對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
「對方支付的費用」是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供優惠的資訊，比較能打動對方的心。
「免費」是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是縮短時間、減少需要的人力等。即使看不到實際金額，只要能讓對方感覺獲得優惠的資訊，也可以作為一種成本。請別忘記，在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。

◎特別強調對方可獲利的金額
「對方獲得的費用」是對方可獲取的費用，例如：「辦妥手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，都屬於這類費用，適合特別介紹和強調。
在引導決策的過程中，成本考量是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出概況，讓對方得知相關資訊即可。

STEP 2　吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性

■切記！「3」是最容易記住的魔術數字

◎項目標籤過多，反而更顯雜亂
如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時不得要領，反而可能會因為內容過於龐大，讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息，就愈應該在嚴選後簡化，再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法是整理成三大重點。
要記憶外來資訊，整理成三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。
會把「三」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。三是一個「最小的穩定數字」。
回顧我們熟知的數字表示法，許多理論或口號都是以「三種」作為表達重點。就連奧運與各種競賽項目，媒體也以獲得金、銀、銅牌的三位選手作為報導焦點。

◎資料再多，也要盡量歸納成3項
有一次我參加某研討會時，聽到講師說：「這部分一共有十七項重點……。」這一瞬間，我心想：「怎麼可能全部記得？還是算了吧。」不知道你聽到後，是否也浮現同樣想法？人類面對四個以上的數字就會覺得複雜，很難在短時間內記住。
要如何將大量的資料彙整成三項重點？方法其實很簡單，只有三個步驟：將性質相近的資料，劃分成三種類別；思考各項類別的特徵；為三個類別各自命名。
以大企業的員工為例，就區分為許多職務，例如：研究員、系統工程師、業務、總務、會計、行銷人員等。將這些職務劃分成三種類別，就是開發部門、業務部門及管理部門。其中詳細的職務差異，必要時再進行說明即可。
即使原本內容只有二項重點，也應該再找出一項，規劃成三項重點來進行說明。

◎3個字的組合，可提升認知度
在一些宣傳標語中，常見到諧音排列組合，這有助於重點式記憶。舉例來說，「顧客」、「人才」、「技術」這三個詞的開頭文字，可以組合成「顧人技」這個新名詞。
這個例子是出自某家企業，在宣傳標語中強調三項重要企業資產。當初的排列順序是技術、人才、顧客，我得知以後，主動向企業表示：「這樣很難讓人留下印象。」建議換個方式，以開頭文字組合成簡單好記的口號。
此外，像JAL、CAD等，以企業英文名稱的單字開頭字母作為簡稱的方法，能有效協助記憶，提升品牌認知度。

【POINT】
‧資料一定要列出三項重點。
‧思考易讀易記的三字簡稱。

實戰I　九個專家級技巧，一次學會！

■技巧4　物件排列井然有序，穩定版面整潔

◎透過對齊和等距功能，讓版面更整齊
文字與圖像的排列方式，會影響資料版面給人的第一印象。光看文字與圖像的排序，就能讓人感受到製作者井然有序的風格。
PowerPoint和Word當中的「尺規」調整模式，以及「格線」、「輔助線」等線條功能，可以協助分配物件位置，以及確認整體版面的平衡。

對齊：在表格與框線的工具列中，有一項工具圖形可以調整對齊方式。選擇所有需要調整的物件後，直接點選「向上」、「向下」、「置中對齊」等項目即可。
間隔：當資料中有複數物件時，調整適當間距很重要。選擇所有物件後，透過格式工具列上的「左右對齊」、「上下對齊」等功能，可以調整出同等的間距。
調整大小：調整物件的形狀和大小，也能提升資料版面的整體感。舉例來說，照片A是8cm╳4cm的長方形、插圖B是5cm的正方形，照片B是7cm的圓形等，這些不同形狀大小的圖像，就算對齊或設定等距，還是會讓版面看起來缺乏一致性。
這時，要以其中一個圖像為標準，放大或縮小其他的物件。例如：直向對齊時要調整長度，橫向對齊時要調整高度，才能統一版面的視覺效果。

◎連結圖片的注意事項
在圖解中使用線條連結物件時，也有幾個特別需要注意的事項。例如：箭頭的起點和終點是否與物件連結？從哪個部分連出去？又連接到哪個部分？如果沒有決定這些細節，圖解的版面會看起來缺乏整體感。
由於確認每一項細節得花上不少時間，基本上只要遵守「從圖像的中央連結到另一個圖像中央」這個原則，通常不會有太大問題。
如果是箭頭，會分成起點和終點，並兼備移動、改變的意義。因此，要使用普通線條或箭頭連結，都必須視圖解的實際內容進行調整。

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料

■花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

◎影響決策的3個關鍵費用
左右決策的重要因素之一是成本考量。無論多麼出色的點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
費用可分為三種：對方支付的費用、免費、對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
「對方支付的費用」是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供優惠的資訊，比較能打動對方...

前言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

◎簡報的成敗關鍵，就在於內容
感謝你從眾多簡報類書籍中選擇本書。相信很多人都希望能「讓提案快速通過」。
參考前輩提出的簡報，做了一份類似的資料，卻無法獲得上級認可。已閱讀相關書籍、參加研討會，努力學習製作的訣竅，最後提案還是沒有被選上……。你是否也有這樣的煩惱？
這可能是因為，你至今所學只是如何「製作簡報資料」，而不是「製作『能讓提案通過』的簡報資料」。
提到書面資料，大多數人會想到簡報資料或業務資料，將它視為是簡報或業務活動的一部分。但其實，書面資料可以代表整個簡報。首先，提出的資料要受到認同，才能獲得現場報告的機會，最終在簽約及付款時，也必須附上佐證資料。也就是說，如果書面資料製作完善，甚至不需要口頭說明。

◎5項重點，決定提案能否通過
怎樣的資料能讓提案快速通過？書面資料是一種商用文書，大致區分成「必須按規定進行」與「可自由表現」兩種。我在製作資料時，通常會站在決策者的角度，反覆思考下列五項重點。

提案通過的關鍵─GHOUS
‧目標（Goal）：這份資料會對什麼事造成什麼影響」。
‧親切（Hospitality）：貼近對方需求，可促使提案通過。
‧原創（Originality）：展現資料的獨特性，容易被選上。
‧實用（Usability）：重視資料對於閱讀者是否實用。
‧簡化（Simple）：不試圖說服，而是讓閱讀者直覺接受。

如果製作者沒有先掌握資料的目的，將無法順利誘導閱讀者達到目標。製作資料不只是文書工作，必須一開始就仔細思考，這份資料將對什麼事造成怎麼樣的影響。
第二步要了解，資料的好壞與否，不是由機械系統來判斷，而是由有感情的人。提供貼近對方需求的內容，能增加提案成功的機率。在書面內容上添加一些巧思，會更容易閱讀、加速理解。
接下來，不能只模仿他人製作的資料內容，也要找出屬於自己的原創性，才能獲得閱讀者的青睞。另一方面，資料內容是否實用也十分重要。過於複雜的內容，需要花費很多時間理解，因此製作資料時，最好讓對方只要做決定就好。
最後一個步驟是簡化。資料內容最好是不需要說明，就能誘導閱讀者用直覺判斷，達成簡報的目的。

◎站在決策者的角度思考
近三十年來，我主要在大眾傳播業負責「資訊傳達」的工作。在廣告公司、廣告主企業及傳播媒體，有不少執行簡報與聽別人簡報的經驗。至今已提出不計其數的簡報資料，並有許多機會聽取他人簡報，吸收各種經驗。
我之所以精通製作簡報資料的訣竅，是因為深知報告者與決策者的心理。當有複數決策者時，我會仔細觀察、研究他人作決策時，採用什麼觀點，以及提出哪些說法。
思考「對方會有什麼需求，希望避免什麼狀況發生」，提出適合對方的簡報資料。以這樣的策略製作簡報，很容易讓提案快速通過，可以大幅提升提案成功的機率。

◎6個步驟，輕鬆製作簡報資料
由於工作的關係，許多人問我製作簡報資料的訣竅。在教學相長的過程中，我發現許多人都煩惱「不知道該從何做起」。多數人在學校或公司裡學不到寫企劃書、製作書面資料的方法。因此，我思考如何將自己長年磨練出的資料力，深入淺出地展現出來。
我歸納出的第10頁圖表的階梯式步驟，各位只要依序進行，就能掌握製作重點。
本書將詳盡介紹其中的細節。無論是製作什麼類型的資料，只要以「規劃資料格式→決定內容架構→編寫內文→調整視覺效果→編輯內容→最終確認」這六個步驟依序進行，就能完成一份讓提案快速通過的簡報資料。

◎用6W2H，做出完美簡報資料
上述所有步驟中，一開始的「規劃資料格式」最容易被忽略，但這個步驟是完成出色簡報資料的關鍵之一。
我擔任諮詢顧問，每天經手不少相關資料，發現在許多資料中，其實包含許多與判斷決策無關的訊息，有時就連簡報專家、製作達人所做的報告也不例外。如果缺乏可供判斷的資訊，便很難讓提案順利通過。所以在製作資料前，必須先確認6W2H原則。
假如省略以下任何一項因素，資料就會出現破綻，成為提案無法順利通過的原因。

6W2H：
‧What：要做什麼？
‧Who：由誰執行？
‧When：到何時為止？
‧Where：地點在哪裡？
‧Why：為什麼這麼做？
‧Whom：目標對象是誰？
‧How：如何執行？
‧How much：花費多少錢？

必須在確認決策方立場與資料需求類型之後，才開始製作資料。舉例來說，針對同一項產品，向A公司和B公司提案時，如果提出的資料內容完全一樣，將很難獲得青睞。

◎加強製作能力，才有信心面多更多挑戰
如同前述，GHOUS與6W2H是製作資料的基礎，本書將在各章節中，提及所述內容與兩者的關聯。而且，附上交出資料前的最終確認表、可同時用於Word及Excel的通用格式、具代表性的資料範本等。如果你缺乏實際製作經驗，不妨從本書提供的方法，循序漸進地嘗試製作簡報資料。
加強製作資料的能力，就是培養逐步實現理想的能力。做自己想做的工作，能讓人感到充實，更有信心面對不同的挑戰。願本書能夠為你的人生，帶來令人欣喜的變化與機緣。

前言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

◎簡報的成敗關鍵，就在於內容
感謝你從眾多簡報類書籍中選擇本書。相信很多人都希望能「讓提案快速通過」。
參考前輩提出的簡報，做了一份類似的資料，卻無法獲得上級認可。已閱讀相關書籍、參加研討會，努力學習製作的訣竅，最後提案還是沒有被選上……。你是否也有這樣的煩惱？
這可能是因為，你至今所學只是如何「製作簡報資料」，而不是「製作『能讓提案通過』的簡報資料」。
提到書面資料，大多數人會想到簡報資料或業務資料，將它視為是簡報或業務活動的一部分。但其實，書面資料...

前言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘記你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

STEP 2 吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
大量採用數據和官方資料，讓論述更有力
如何用「物質利益＋情感利益」，讓對方心動？
切記！「3」是最容易記住的魔法數字
模仿超市DM來分類資料，讓複雜報告變簡單
套格式的排版樣式，還不如獨創自己風格
文字直排橫排有學問！最重要是考量閱讀是否方便
簡報10頁以下最理想，最好能讓對方數秒就掌握內容
30％留白最能凸顯重點，因為顏色花使聽者心情躁
先擬訂設計圖再處理細節，以免重複做白工

STEP 3 文案力，決定你的報告是否夠犀利
一開始就破題，是為了……
用利益點和數據下標題，有3種手法
標題的字數該是多少？學學Yahoo新聞
內文文案的基本句型：什麼事＋怎麼樣
「條列式敘述」清楚有力，但要遵守5個規則
讓數據發揮500％的效果，該怎麼做？

STEP 4 巧妙使用圖表，打造120分的視覺效果
多用圖像取代文字，刺激眼球好記憶
切記一頁一圖表，因為太多反而模糊焦點
眼睛適合看Z字型排版方式，重點要放在頁面左上角
用表格框線的技巧，讓最重要的數字跳出來
圓餅圖、長條圖……，其實有不同的用途
加入圖片和照片，能觸發對方的感動與想像

STEP 5 魔鬼藏在你不知道的編輯細節裡
用對方公司喜歡的顏色，但最好控制在3種以內
慎選字型變化，以免報告顯得輕佻
調整字體大小，製造層次來強調想表現的重點
活用頁首頁尾空間，讓閱讀順暢無阻

STEP 6 別漏掉最後確認，以免鬧笑話收拾不了
你忘記寫截止日期和聯絡人嗎？那就很難成交！
是否有錯字、漏字或錯誤訊息？小心誤會虧很大！
半形、全形混搭嗎？這樣會讓對方覺得你不細心！
列印與裝訂漏頁？製作者用不用心，看這裡就知道！
跟對方確認寄送過程了嗎？沒收到你就白搭！

實戰I 九個專家級技巧，一次學會！
技巧1：用框線和儲存格，強化表格重點
技巧2：藉由圖像與圖解，引導聽者加深理解
技巧3：加入照片和截圖，添增真實感
技巧4：物件排列井然有序，穩定版面整潔
技巧5：設定投影片母片，有效凸顯特色
技巧6：PPT翻頁、動畫及彈出功能，激發對方好奇
技巧7：投影與紙本的重點不同，使用時得多點巧思
技巧8：設定排練計時功能，適當調整頁數和資料量
技巧9：備妥紙本資料，因應簡報突發狀況

實戰II 九個專家級案例分析，馬上派上用場！
案例1：例行會議通知（Word）
案例2：內部企劃、預算報告等直式企劃書（Word）
案例3：外部提案、企劃等橫式企劃書（PowerPoint）
案例4：媒體邀請函、新聞稿（PowerPoint）
案例5：活動傳單（Word）
案例6：業務會議資料（Excel）
案例7：視察報告書（Word）
案例8：應徵、專案負責人的職務經歷書（Word）
案例9：專案企劃書（PowerPoint）

後記 為了讓提案通過，馬上鍛鍊簡報資料力

前言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘記你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵

STEP 2 吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性...