主管不教的54招Excel數字管理：100張圖解決你業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點！

名人推薦：卡米爾數據專案經理　彭其捷
資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者　贊贊小屋

Chapter 1　把數據變圖表，部屬有目標、老闆很放心！

１. Excel能幫助你什麼？
事業部長： 聽說年度銷售額的目標達成率低於平均天數消化率，這樣真的能
達成目標嗎？
無能課長： 部屬也在做最後衝刺，無論如何都會設法達成目標。
能幹課長： 假如將幾乎確定會下單的預估銷售額算進去，距離目標還差一千七百萬日圓。除此之外，本期預計會下訂單的客戶有十二件，其中只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心，但我會努力。
事業部長： 嗯，我知道了，加油吧。

■無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
雖然現代越來越多管理者身兼事務和管理的工作，但首要任務仍然是管理團隊。姑且不論是否需凡事親力親為，公司和高階主管都會要求團隊管理者必須率領部屬，完成一個人難以達成的重大目標。
不過，現實中有許多人認為：「自己的事情已經夠忙了，實在無暇照應部屬」、「假如自己不能提高銷售額，根本無法達成營業目標」。
然而，請比較以下兩種情況，各位認為哪一位營業所所長會先升任次長或部長呢？
・A營業所的銷售額大多來自所長，且衝出相當高的業績。
・B營業所的業績雖然比A營業所低，但是多數銷售額來自部屬的戰力。

不用多說，都會認為是B營業所所長吧。A營業所所長身為工作者的表現或許比較優秀，不過公司和經營者對管理階層的要求，應該是盡到統率團隊的責任。
實際上，我有位老客戶的社長，在新任管理者培訓研習中曾說：「公司培訓領導者的宗旨，在於能把幾名員工交給這個人管理。假如他可以管理兩、三個人，我們會提拔他成為主任或團隊領導者。假如可以管理十個人，則提拔為課長。假如可以管理五十個人，則提拔為部長，組織是依照這個原理才得以運作。」
我也認為確實如此。然而，世上還是有許多人為了達成公司分派的目標，只憑一己之力拚命工作，而不選擇依靠團隊。即使這麼做可以達成當期目標，卻不可能永久持續這種方式。
若並非萬不得已的狀況，例如：公司經營狀況嚴峻，沒達成目標就會破產，或是公司奉行績效主義，無法達成目標會立刻遭到降職，則應該先徹底奠定管理基礎。即使沒達到眼前目標，也不是什麼大問題。就算評價下滑，但當業績表現出現V字回轉，評價反而會上升。
「不管理團隊的管理者，評價絕不可能提高。」這個道理看起來理所當然，但在整個培訓過程中，我發現總是被數字追趕的管理者，竟然完全無法理解。

■確認日報表，是管理團隊的第一步
日本企業會使用日報表或業務報告等工具，即使管理者沒有隨時確認部屬的工作情形，只要閱讀報告就能有效掌握狀況。
然而，許多管理者認為這只是公司的規定流程，僅要求部屬提交報告，自己卻連看都不看。
我曾在某次管理者研習活動中，安排學員分析部屬實際提交的日報表。其中一篇日報表的內容是：早上直接前往秋葉原，上午回到辦公室，下午再去了一趟秋葉原，傍晚拜訪客戶後直接回家。
這位部屬的管理者在研習時才首度發現這件事實，驚訝得啞口無言，因為時間運用的方式實在太沒效率。
還有業務員寫到：上午拜訪澀谷的客戶再回公司，下午前往品川拜訪客戶，之後與另一名客戶約在神田見面。
管理者看了業務員的日報表，才發現大部分時間都花在移動上，其實只要改變拜訪客戶的行程，即可提升工作效率。如果管理者願意花兩、三分鐘看一張日報表，便能大致掌握部屬的工作方式。
上述那位啞口無言的管理者，事後追問部屬為什麼一天去秋葉原兩次。對方回答是受客戶之託前往秋葉原購買零件，但是店舖十一點才開，而開店後才發現不曉得零件的產品編號，於是再跑一趟。
部屬知道管理者不看日報表，所以隨便寫幾個敷衍的理由交差了事，即使時間運用方式不當，但只要不會挨罵就好。
其實管理者只要稍微過目日報表，一旦發現當中有需要注意的地方，應該詳細詢問部屬或是提供建議。如此一來，部屬知道管理者在注意自己，便會逐漸改變行動和時間運用方式。我認為這是管理的第一步。

■為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
使用Excel製作日報表和業務報告已成為現代主流，因此Excel可說是管理的必備工具。部屬只要使用既定格式並輸入內容，會比手寫日報表和業務報告更有效率，而且大家不會身陷大量紙本文件當中。
然而，從現實的角度來看，並不是使用Excel 就可以提升管理的精確度和效率，有時甚至可能導致管理效率開倒車。
首先，有些管理者沒有仔細過目部屬提交的日報表，而且在電腦螢幕上捲動、閱讀日報表，畫面上小小的文字容易讓眼睛感到疲勞，其實出乎意料地麻煩。
Excel的數據表格容易讓閱讀者覺得辛苦，特別是對數字不拿手的人，會覺得只是羅列一堆數字而已。因此，不少人只要求部屬提交報告，卻沒有徹底查看內容。
另外，管理者不可能仔細閱讀過去的日報表。光是部屬的人數乘以工作天數，Excel的檔案數量就相當龐大，即使只看名稱也無法馬上知道其中的內容。
放著這些資料沒有使用，實在是暴殄天物。在這種情況下，要求部屬製作日報表，不僅勞煩他們花費心力，還會佔據工作時間，甚至是種危害。
然而，最近要求員工製作報告和資料的公司與日俱增，這個狀況也發生在管理者身上。
為了提高預測銷售額的精確度，公司會要求管理者提交各種資料，像是新進接單率、平均訂單單價、業務拜訪次數、客戶別銷售額比率等，這些都可以藉由Excel輕鬆製作。相信應該有不少人同意這個說法。
若能將資料活用於管理，確實能帶來幫助，然而實際上大家沒有確實活用。只有減少為了製作而製作的資料，並將時間多花在實際推展工作，才能有效提升業績。

■擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
乍看之下，公司的管理效率似乎會因使用Excel而進步，但實際上不少公司反而出現負面的影響。
不過，無法將Excel資料活用於經營管理，不代表不該使用Excel。反過來說，只要能善加利用Excel，就有機會拉開自己和其他人的差距。因此，學習相關的知識和技術非常重要。
然而，管理者必須學習的知識與技能，跟一般員工需要的極為不同，這正是本書特別強調的部分。
用一句話來概括，一般員工須具備的Excel技巧，著重於有效製作文件，而管理者則必須解讀部屬提交的資料，並且歸納新資訊。
舉例來說，請各位思考一下輸入資料的速度。光是將資料輸入縱橫的數據表格，速度就有極大的差異。雖然這與每個人打字的速度有關，但更大的問題則在於儲存格之間的移動。
在Excel的表格中輸入資料後，按下Enter鍵，選取的儲存格基本上會移動到下方。若要往橫向輸入資料，常看到有人按→、↑方向鍵，重新使選取的儲存格回到右方。不過，輸入後不要按下Enter鍵，而是按下Tab鍵，即可一次將選取儲存格移到右邊（見第29頁圖）。
另外，輸入完縱列的資料，想要從右欄的最上方開始輸入內容，多數人會用滑鼠捲動工作表，再點選右欄最上方的儲存格。
不過，只要在一開始輸入時，指定儲存格範圍，在最底端的儲存格輸入完後按下Enter鍵，就會移動到右欄開頭。
將雙手放在鍵盤上，流暢地「輸入資料」→「Enter」→「輸入資料」的人，工作效率當然會比一次次將手移動到方向鍵或滑鼠上、漫無章法輸入資料的人來得更高。
如果管理者因部屬輸入資料速度太慢而感到焦躁不安，不妨將這個技巧告訴他。這是一般員工需要使用到的技巧，但對管理者來說並非必要技能。
希望各位不要誤解了，輸入原始資料是部屬的工作，而管理者該做的是解讀和編輯，並將多名部屬提出的資料彙整成一份文件。

■優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
許多人要求部屬提交日報表之類的文件，不過各位想過為什麼要這樣做嗎？大部分的人都認為因為公司規定，所以必須做，卻沒有深入思考其中原因。
撰寫日報表要耗費部屬很大的工夫，說不定還會讓他們覺得：「與其將時間耗在這裡，不如多拜訪一個客戶。」因此，如果日報表無法與團隊管理產生直接連結，便無法發揮效果。
有趣的是，我目前遇到能使業績蒸蒸日上的管理者，多半不使用公司規定的格式，而採用自行修改過的範本。理由是：總公司不懂第一線的情況，因此公司的日報表格式派不上用場。
他們說：「假如不能從日報表中一眼看出管理團隊所需的資訊，製作這些報表就沒有任何意義。」他們甚至會頻繁變更日報表的格式。
舉例來說，假如注意到業務活動的效率變差，想要確認問題是否出在拜訪次數過少，應該在日報表設置「拜訪次數」的欄位。另外，要是覺得只是為了問候或拜訪老主顧，或只去找願意接見的客戶，則應該另外設置「拜訪目的」的欄位。
在拜訪次數的欄位設置COUNTA函數，便可計算拜訪地點的欄位輸入多少次資料，也不會增加部屬的負擔。
同樣地，拜訪目的的欄位只需設置「初次拜訪」、「臨時拜訪」、「問候」、「提案」和「成交」的選項，並輸入代表符號即可，幾乎不會增加多少工作。次數則可以使用COUNTIF函數自動計算。
能有效率匯集管理所需的資訊，且不造成部屬負擔，還能活用日報表，正是能幹管理者必備的Excel工作技巧之一。只要計算每天日報表的拜訪次數，部屬也會加強工作意識。比起有些「只會交給別人做」的管理者，當然會有極大的差異。
還有，若要列出管理所需的資訊時，祕訣是將儲存格內的資料歸納、設置在文件的開頭。如此一來，打開日報表檔案便可迅速檢查。即使必須恢復成原本提交給公司用的格式，也只需刪除整欄，即可輕鬆回復原狀。

２. 你的數字力強嗎？
（跑完業務一起回公司的途中）
課長： 那位客戶要求我們打到九折，但也有數據顯示，只要客戶瞭解我們產品的價值，不僅不用降價，而且回購率也很高。
部屬： 您對數字真的很拿手呢！我也想變得像您一樣厲害。
課長： 其實這只是小學程度的計算而已。
部屬： 咦，是這樣嗎？
課長： 只要掌握四則運算、比例和平均，多半都能應付過去。其實我知道的Excel函數也是屈指可數。

■具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
能幹的商務人士應該具備什麼條件？我認為最重要的還是在於對數字的拿手能力（＝數字力）。不論是銷售額、利潤還是業績，都必須以數字計算。
雖然也有不需使用到數字的工作，例如人事考核等，但為了做出適當評估，通常會制訂關鍵績效指標（KPI，全稱為Key Performance Indicator），並設法求出可測量判定的數值。一旦成為管理者，判讀數字是不可或缺的能力。
然而，商務上對數字力的要求並非那麼嚴苛。就我自己的經驗來說，過去被分配到公司的事業企劃部門，也從沒用過微積分、標準差和平方根等工具。
我在某家企業開設提升數字力的培訓課程時，曾重新思考過究竟什麼是「數字力」。當時，我第一個想起本節開頭的對話中，那位對數字拿手的課長，也是我在第一線研習時的主管。
實際上，除了金融業和會計、財務等部門之外，其他工作有小學程度的計算能力就綽綽有餘，畢竟做生意計算盈虧已是老生常談。因此，我試著在培訓時留意所遇到的商務人士，觀察具備和不具備數字力的人有什麼不同，結果發現以下兩個主要的差異。
第一個差異在於，能否藉由概算瞬間求出約略的數字。比方說，當二千九百八十日圓的商品賣掉二百一十二件時，不具數字力的人會想用計算機求出銷售額。
相較之下，具備數字力的人只需一、兩秒的時間，便能回答：「大約六十萬日圓」，因為他們會快速地用方便計算的數字，約略計算成賣出兩百個三千日圓的東西。
當然，最後還是必須提交正確的數字，但只要位數沒有出現紕漏、數值看起來沒有估計錯誤，就可以大致預測結果。
如今非常講究經營判斷的速度，管理者必須能迅速做出決策，儘管有些許誤差，也要懂得掌握情況。從經驗來看，工作做不好的人往往會以資料還不確定為理由，遲遲不肯下判斷。
若能盡早預測「這樣下去無法達成銷售額目標」，就有更多的應對方法。
此外，不久前日本相當流行「地頭力」一詞，是以費米推論為中心，將已知的數值組合並計算，推算出大概的總數。經常看到的練習題日本有幾根電線桿、日本有幾間美容院等。不過，即使答不出來，也不代表沒有數字力、地頭力很弱。
然而，擁有數字力的人若聽到某家系統開發公司有一百名員工，同時知道「系統開發業平均一名員工的銷售額約為一千萬日圓」的資訊，他便能概算出該公司銷售額規模約有十億日圓。
概算有助於約略掌握大局，具備這項能力的人，當然可以勝任工作。
第二個差異則在於擁有數字力的人會搭配各種指標，求出分析用的數值。例如：銷售額和客戶人數的成長率、平均客戶銷售額單價、前十名公司的銷售額依存率、獲得新進客戶數等。
如果只看表格的數字，不一定能從中發現問題，但會利用資料求出分析用的數值，可以察覺到意想不到的問題，這個能力與發現和解決課題直接相關。
求出分析用的數值不見得需要經過高深的計算，只需使用Excel建立算式，可以輕鬆求出。Chapter 3會詳細介紹有效且精準的分析技巧，不過，一開始必須具備願意活用Excel數值資料的認知和態度。

Chapter 1　把數據變圖表，部屬有目標、老闆很放心！

１. Excel能幫助你什麼？
事業部長： 聽說年度銷售額的目標達成率低於平均天數消化率，這樣真的能
達成目標嗎？
無能課長： 部屬也在做最後衝刺，無論如何都會設法達成目標。
能幹課長： 假如將幾乎確定會下單的預估銷售額算進去，距離目標還差一千七百萬日圓。除此之外，本期預計會下訂單的客戶有十二件，其中只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心，但我會努力。
事業部長： 嗯，我知道了，加油吧。

■無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
雖然現代越來越多管...

前言
學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用

為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織，本書介紹各位使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者，或是剛成為管理者的讀者，都能瞭解並實踐書中歸納的內容。
我長年為商務人士舉辦「資訊科技（IT）技巧」和「商務技巧」的培訓，開設商務資訊科技應用、職場電腦應用，甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。
我見過為數眾多的管理階層，最近有件事讓我特別在意：具備資訊科技技能和不具備技能的管理者，實力相差太大。
有些管理者本來就有很高的Excel素養，因此學習要訣時吸收得很快。反觀同一家公司的另一名管理者，即使受到悉心指導也很難學會，甚至露出不解的表情，彷彿在問：「這樣的培訓真的有意義嗎？」
明明是同一家公司、相同職位，居然有這麼大的落差。雖然前者是極少數，卻讓人不禁心想：兩者平常的工作方式應該差異相當大。
然而，現代的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作，不只要處理自己分內的事務，還要管理團隊、分析問題並做出決定，以及培育各式各樣的部屬，每天非常忙碌。
但我認為，光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧，無法直接與日常工作連結，既不能提高生產效率，活用的成效也不彰。讓我不禁心想：。
「明明可以用基本的Excel技巧，讓管理者輕鬆提高生產效率！」
「明明只需記住簡單的操作，就能讓管理無往不利！」
「真想稍微改善管理者忙碌的現狀！」

站在培訓資訊科技技巧和商務技巧的立場，我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境，傳授真正實用的Excel技巧。基於這股強烈意念，決定提筆撰寫這本書。
許多Excel書籍常介紹艱澀技巧，反而讓讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。本書跳脫其他書籍的風格，著重介紹和說明能馬上應用於工作的技巧，讓管理變得更輕鬆。
首先，Chapter 1討論現代管理者的職責，以及Excel與管理的關係。接著，各章依照每天的工作情境，分別介紹管理者需要用到的Excel技巧，例如：資料加總與分析、管理工作進度和專案，以及公司內部溝通等。
全文將以基本的Excel用語解說，包含每位商務人士都應該知道的技巧。
我的目標是撰寫出讓新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書。期盼本書能幫助各位減輕繁忙壓力，提高團隊工作成果。

前言
學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用

為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織，本書介紹各位使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者，或是剛成為管理者的讀者，都能瞭解並實踐書中歸納的內容。
我長年為商務人士舉辦「資訊科技（IT）技巧」和「商務技巧」的培訓，開設商務資訊科技應用、職場電腦應用，甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。
我見過為數眾多的管理階層，最近有件事讓我特別在意：具備資訊科技技能和不具備技能的管理者，實力相差太大。
有些管理者本來就有很高的Excel素養，因此...

推薦序1　學會Excel技巧，工作的難題迎刃而解　文／贊贊小屋
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前言　學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用

Chapter 1 把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！
（1）Excel能幫助你什麼？
無法出人頭地的管理者，共通弱點是……
確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
（2）你的數字力強嗎？
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異
（3）能否用圖表來說話？
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理
管理者的3大任務，都可以用Excel達成

Chapter 2 Excel複習課，喚起學校教的片段記憶！
（1）複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案
（2）複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率
（3）操作時突然卡卡，可能是不小心……
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後，為何文字竟然消失不見？

Chapter 3 Excel進階課，分析資料、解決工作難題！
（1）會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始
固定數字的位數，表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料
（2）會分析數據與資料嗎？即使KPI也難不倒你！
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法

Chapter 4 Excel其他應用，管理時間進度與細節！
（1）檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間
（2）數值容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和
（3）進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急

Chapter 5 一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？
（1）數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖
（2）4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來
（3）善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！
報告並非收到看完就好，還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議

Chapter 6 圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！
【技巧29】按一鍵將檔案「複寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小

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（1）Excel能幫助你什麼？
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確認日報表，是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊
（2）你的數字力強嗎？
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