有效授權

1
何以你需要有效授權？
何謂授權？
授權（delegation）乃是將工作分派給個人或團隊。有效授權就是把工作分派給最適當的人去做，同時給予充分的自由，讓他以最有效且最具生產力的方式去執行。
有效的授權可使你及整個團隊做出卓越的續效，以因應新的挑戰；授權若是不當，團隊就得不時去「救火」，浪費寶貴的時間。在此情況下，不僅團隊無法發揮出最佳績效，亦無從培養出面對未來挑戰所需的技能。
授權絕不是一成不變的，正如團隊的任務會變，你的授權也必須隨之調整。此外，人們也會隨著時間而改變和成長，所以你對每個人的授權也要隨著他們改變。懂得怎樣授權對主管很重要，對於需要分派任務的人也是如此。

認識這門技能

不只是新上任的主管覺得授權很難，即便資深主管也認為鬆手不易。他們可能忘了，一個人五年前或許經驗不足，但現在他的知識和經驗可能已經齊備，足以承擔更大的責任。
從你自己的經驗中可以得知，當主管不曉得你已有能力而不敢交付更大的任務時，那實在是個很大的阻礙。因為你的潛力無從發揮，你會心情沮喪，做起事來沒有幹勁。員工對各級主管抱怨最多的就是這一點，「他沒給我機會展現能力」，或者是「新學到的技能如果不採用，又有何用？」在你的團隊裡可千萬別出現這種事，而要隨著部屬技能的成長有效地授權，確實使他們承擔起更大的任務。如果你不確定他們能做什麼，就開口問他們。
就單以「把工作完成」而論，授權尚有其他好處，可使你工作得更輕鬆，並提升團隊的續效。

改善時間管理

在時間管理的技巧中，授權可能是最重要的一項。你不能樣樣事情都自己來，而得轉交給能做的人，如此就可以挪出更多時間。當前，許多人都飽受工作過重的壓力，其實只要懂得授權，就不會那麼累。或許你認為自己已經盡可能地授權了，但根據研究顯示，事實上只有十分之一強而已。就你看來，一個月或一年只挪出了十分之一的時間夠嗎？

提升團隊士氣

對團隊成員而言，你授權的任務程度也很重要，因為這能顯示出你對他們信賴的程度，以及對他們能力的看法。適當授權乃是授與責任，意味著你同意他們的做事方法、看重他們的能力，從而便激勵了他們；任何事有正就有負，授權不足也會打擊團隊士氣，部屬會認為你不在乎他們的技能和知識。

改進授權技巧能帶來好處嗎？

領導要傑出，授權得當是一種重要的技能。因此，只要能提高授權技能，管理上應當會有不錯的表現。
在此要澄清授權的頭一條法則：「你可以授權所有的工作，但不能迴避所有的責任。」
You can delegate all the job but you can't delegate all the responsibility.
授權若是出了狀況，有些人就不免會因上面這句話而擔憂。然而，只要授權得當，一切應該是隨著計畫進行，而不授權的結果反倒更糟糕。

有效授權的好處：

˙讓你空出更多時間去做你應當做的事。
˙可以把工作分派給團隊中最適當的成員去做。
˙可以充分運用你所缺乏的專業知識。
˙有利於團隊或成員學得新的知識和技能。
˙更能激勵團隊，因為他們會覺得受到重用和信賴。
˙因著團隊續效的提升和敢於分派部屬工作，強化你做為領導者的角色。
˙能提升你的領導技巧。

未有效授權的危險：

˙耗費過多時間於監督部屬，以致沒時間去做自己的工作。
˙沒有把工作分派給最適當的人或團隊，結果執行者不是做不來，就是耗費更多的時間。
˙困未有效運用專家的專業知識及技能，以致團隊無法充分發揮。
˙團隊及個人沒有培養新的技能或知識。
˙團隊及其成員因未獲得想要及有能力承擔的任務，而失去幹勁。

想想你是如何授權的

根據你過去的經驗，想必可以發現，授權與否會深深影響一個團隊的活力及能力。長遠來看，綜合各階層團隊的續效，即為組織整體的表現。因此，組織若不能有效授權，就會蒙受巨大損失，有效授權卻可獲益匪淺，而這一切至終全會歸結到財務表現上。續效不佳的組織就只好被淘汰了。

欠缺訓練

儘管做主管的人應嫻熟於授權，但就是有許多組織不肯花心思於這方面的訓練，總以為你自然會懂得，或者會從嘗試錯誤中學習。然而多數人可沒這種慧根，而嘗試錯誤過程既耗費時間也浪費資源。這種潛在的損失雖然很大，但你的組織可能依舊不會提供你授權的訓練，即使你是個資深主管也罷。
然而，只要你有心想學，並且扎實地運用，就會發現授權技能其實並不難學。所以，你不必有什麼慧根，也毋須盲目摸索犯太多的錯，只要根據個人經驗，依照書中的指導去做即可。

要想有效授權，就請回答下面幾個重要問題：
˙我該把哪幾項工作授權下去？
˙這幾項工作該授與哪幾個人去做？
˙我要如何告訴他們該怎麼做？
˙我如何確信這些工作能順利達成？

如果上述問題你回答起來毫無困難，那麼你的授權技巧就非常好。然而多數主管即使知道該怎麼做，實際上卻不見得能做得好。本書即在幫助各位利用簡單的表格來了解授權，以妥善處理工作上可能碰上的情況。

從理論到實務

理論上說起來簡單，實際做起來卻不容易。如果工作壓力不重，事情都是按部就班地進行，既沒突發狀況，期限也沒變，還是相同的主管和團隊成員，而你也有時間思考，那麼一切都很容易。遺憾的是，事情可沒那麼單純，你得經常在有壓力及情況變動下進行授權。
特別是你還不熟悉如何授權時，就可能覺得這種事是既複雜且令人困惑的。然而有些簡單的方法可以幫助你，使得大部分授權工作變得容易。
那麼就要請問，有哪些工作是你得授權的？你可曾想過，為什麼那些工作要授權，而其他的工作卻不用？有沒有什麼可以依據的準則？有個方法可以幫助你，那就是先寫下三件授權別人去做及三件你自己動手的工作，然後再寫下那麼做的原因，看看其中是否有什麼共同之處，讓你決定有些授權、有些不授權？如果有的話，到底是哪些因素呢？你可以分析一下，為什麼你會如此分派工作？你還可以寫下六件授權他人去做的工作，並寫下授權該人去做的理由，看看其中是否有什麼共同的因素。
當決定好所要授權的工作及人選時，你要如何告知對方怎麼做？告知的方式是否會因人數的不同而有異？你所採取的告知方式是正式的或非正式的？你要提供對方哪些訊息？當你授權時，簡明扼要地將你要傳達的資訊類型記下來，這點很重要。
當分派工作時，你容許部屬有多大的自由度？你是很清楚地告知細節，還是概略地告知你想要的結果？相同的工作，你所容許的自由度是否因人而異？寫下兩件你授權部屬的工作，兩件都是因不同的人而給予不同的自由度。思考為何你會這麼做，而考量的主要因素為何？
……

1
何以你需要有效授權？
何謂授權？
授權（delegation）乃是將工作分派給個人或團隊。有效授權就是把工作分派給最適當的人去做，同時給予充分的自由，讓他以最有效且最具生產力的方式去執行。
有效的授權可使你及整個團隊做出卓越的續效，以因應新的挑戰；授權若是不當，團隊就得不時去「救火」，浪費寶貴的時間。在此情況下，不僅團隊無法發揮出最佳績效，亦無從培養出面對未來挑戰所需的技能。
授權絕不是一成不變的，正如團隊的任務會變，你的授權也必須隨之調整。此外，人們也會隨著時間而改變和成長，所以你對每個人的授權也要隨著他...

第一章
何以你需要有效授權？
改進授權技巧能帶來好處嗎？
想想你是如何授權的

第二章
評估你的授權技巧
你得多少分？
你喜歡怎樣授權？
問卷
你的得分
標定你的得分
每種類型各代表何種意義？
摘要

第三章
授權實務
你應當採用何種授權方式？
設定團隊的目標
你如何表達希望他們怎麼做？
你如何監督工作的進行？
你如何讚美或批評？
給予回應的法則
工作完成後的檢討
授權興激勵
授權的問題：你自己
授權的問題：他們
授權陷阱
你或許得授權給問題人物
授權練習

第四章
我能授權什麼工作？
提升你授權方式的建議
各種授權方式的靈活邁運用：總結
就人與事找出適當的授權方式
我要如何進一步提升授權技巧
研擬出提升計畫
提升行動計畫
個人提升規劃
提升行動計畫
立即行動計畫
提升你的團隊
幫助上司授權給你

第一章
何以你需要有效授權？
改進授權技巧能帶來好處嗎？
想想你是如何授權的

第二章
評估你的授權技巧
你得多少分？
你喜歡怎樣授權？
問卷
你的得分
標定你的得分
每種類型各代表何種意義？
摘要

第三章
授權實務
你應當採用何種授權方式？
設定團隊的目標
你如何表達希望他們怎麼做？
你如何監督工作的進行？
你如何讚美或批評？
給予回應的法則
工作完成後的檢討
授權興激勵
授權的問題：你自己
授權的問題：他們
授權陷阱
你或許得授權給問題人物
授權練習

第四章
我能授權什麼工作？
提升你授權方式的建議
各種授權方式的靈...