就是比你早下班的整理術：完全圖解手冊

先思考一下，「整理」有何必要性？

▲若無法妥善「整理」物品與頭腦，將會造成工作效率下降，甚至可能失去周遭對你的信任。

▲透過「整理」，你可以得到各式各樣的好處。光是能讓自己維持好心情進行工作，就能帶來巨大的改變。

「就算不特別整理也沒關係，反正我記得什麼東西放在哪裡就沒問題了。」大部分的人似乎都是這麼認為的，但假設「把物品跟頭腦整理清楚」這件事能為你帶來收穫的話，你會怎麼想呢？

藉由「整理」，我們可以獲得的東西，首先就是「時間」。若是桌面呈現雜亂不堪的狀態，即使記得什麼東西擺放在哪個位置，也沒辦法迅速地把現在需要的物品拿到手。這些浪費掉的一時片刻，累積起來就會成為龐大的損失。而透過整理，我們便能大幅縮短這些時間消耗。此外，當你的工作進展變得順利時，也可以獲得另一個無可替代的寶物，那就是他人對你的「信賴」。

藉由整理所獲得的寶物之一：「時間」

整理好物品，你將可以：

將物品完善地整頓好，就可以立即找到需要的東西，工作效率也會隨之增加。能順暢地進行作業，自然就省下許多時間。反之，如果沒有做好整理，就得花費多餘的時間找東找西，這也將影響到工作的效率與成果。

整理好頭腦，你將可以：

我們能夠整理的，並不僅限於「物品」，如果整理好頭腦，隨時保持清楚的思緒，了解當下該做的事，工作就能順暢地進行，也比較容易產生新的靈感。若是沒辦法整理好思緒，面對工作時，便不知該從何下手。

整理的好處

物品和頭腦整理乾淨後，心情也會跟著愉悅起來，進而能流暢地進行作業，為工作帶來成果。

可以馬上取得需要的物品

妥善整理桌面、抽屜、櫃子等空間，文件與檔案夾的位置變得一目瞭然，能馬上取得自己或別人需要的物品，工作效率也就能隨之提升。

可以運用過去的經驗與知識

若是能整理好目前為止所經手過的工作紀錄和資料，往後遇到同樣的工作時便能派上用場，也許能從中獲得啟發，進而激發新的想法。

讓壓力不會累積

當你的桌面被一堆不清不楚的資料佔據，工作空間越縮越小時，光是這樣就會對心理造成壓力。把堆積如山的文件和物品清理乾淨，就能愉快地投入工作。

不整理的壞處

可能會失去他人的信賴

需要的東西遍尋不著，工作就被迫暫時中斷，專注力也隨之分散，要再次集中精神，也必須花費不少時間。結果就是工作遲交或是會議遲到，這將使失去周遭對你的信賴。

三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄

▲在進行整理之前先思考一下：有什麼方法能讓物品不要散亂各處、堆到沒地方放呢？整理的訣竅就藏在其中。

▲如果沒有固定的收納空間，物品終究會散亂各處。整理要先從「歸位」開始做起，想好什麼東西要收到哪個地方。

「把雜亂不堪的桌面和堆積的文件整理一下比較好」，心裡即使很清楚這點，許多人卻「不知道要如何整理」。那麼，請先想想，為什麼物品會沒地方放、文件會堆積如山呢？首先，我們能想到的原因就是：東西用完後就這樣擱著不收。這是因為沒有決定好物品要固定收在哪裡，也就是沒有做好分類的緣故。此外，還有一個最大的原因，那就是保留著已經不需要、可以丟掉的東西。在這幾個原因交疊之下，就會造成雜亂不堪的局面。先以「歸位」、「分類」、「丟棄」為基本，踏出整理的第一步吧。

整理時的自我審視清單

有些人自認為「很會整理」，但也許實際上並不是這麼一回事。特別是符合下列項目的人，需要多加留意。

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物品篇

□一天會找東西超過兩次以上。

□外出時打電話回公司請同事幫忙尋找資料，但在說明位置後，對方還是找不到。

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頭腦篇

□經常會超過工作繳交的期限。

□一週會思索：「這份資料是什麼？」超過一次以上。

避免物品散亂的三步驟

只要好好地整理過一次，之後只要不讓物品散亂各地就好了。任何物品在使用完畢後就馬上歸回原位，這樣不需要花費太多力氣，也能隨時保持乾淨整齊。

零碎繁瑣的物品也要依照種類來區分，決定好各自的收納場所，這樣整理起來就省力不少。做好了分類，也就方便熟悉什麼東西放在哪個位置。

收納空間和我們的腦容量所能管理的資料量都是有限的，如果堆著不需要的東西（＝垃圾），恐怕將難以找到真正需要的物品。所以，已經用不到的東西就徹底清除乾淨吧。

利用三大要點來落實基礎

○1決定好固定位置

如果不固定收納的地方，將物品拿出來後，很容易就會擱置不管或是不知道丟哪裡去了。就算只是大致分類一下也可以，先決定好固定的位置吧。例如A公司的相關資料就收在這個櫃子、公司的內部資料就收在那個箱子等等。

○2一目瞭然

即使把東西乾淨地整理在資料夾或箱子裡，如果不清楚裡面裝的是什麼，結果還是得一個一個打開來找。請附上標題或是索引，下點功夫讓資料變得一目瞭然吧。

○3馬上就能取出

經常用到的資料若是擺在櫃子最深處的箱子裡，每次拿取都必須先移開外面的東西，不僅很麻煩，甚至還有可能因為暗藏在深處，而遺忘它的存在。依照使用頻率的高低來決定東西擺放的位置吧。

先思考一下，「整理」有何必要性？

▲若無法妥善「整理」物品與頭腦，將會造成工作效率下降，甚至可能失去周遭對你的信任。

▲透過「整理」，你可以得到各式各樣的好處。光是能讓自己維持好心情進行工作，就能帶來巨大的改變。

「就算不特別整理也沒關係，反正我記得什麼東西放在哪裡就沒問題了。」大部分的人似乎都是這麼認為的，但假設「把物品跟頭腦整理清楚」這件事能為你帶來收穫的話，你會怎麼想呢？

藉由「整理」，我們可以獲得的東西，首先就是「時間」。若是桌面呈現雜亂不堪的狀態，即使記得什麼東西擺放在哪個位置，也...

一聽到「整理」這兩個字，我想有許多人已經開始有所防備了。若是心裡抱持著「好像很困難」、「不知道要從哪裡開始下手」這樣的抗拒感，即使實際動手嘗試了，過往失敗的記憶馬上又會被喚醒，我想有些人應該也是這樣子吧。

越是不擅長整理的人，越容易誤以為「整理」＝「必須做到井然有序的完美狀態」。其實不需要想得這麼嚴重，從能力所及的範圍開始做起，就會得到很大的效果了。

此外，大家是否把整理這件事當作次要任務呢？其實，整理是工作中一項非常重要的任務，必須把這項任務好好地排入上班時間內也絕非過言。

本書將介紹整理能為你帶來的各種效果，以及隨時就能動手進行的整理術。整理做得好，周遭環境和自己的思緒都能變得乾淨清晰，同時還能帶來突飛猛進的工作效率與成績。請利用這些輕鬆順手的整理術來提升自我工作力吧！

一聽到「整理」這兩個字，我想有許多人已經開始有所防備了。若是心裡抱持著「好像很困難」、「不知道要從哪裡開始下手」這樣的抗拒感，即使實際動手嘗試了，過往失敗的記憶馬上又會被喚醒，我想有些人應該也是這樣子吧。

越是不擅長整理的人，越容易誤以為「整理」＝「必須做到井然有序的完美狀態」。其實不需要想得這麼嚴重，從能力所及的範圍開始做起，就會得到很大的效果了。

此外，大家是否把整理這件事當作次要任務呢？其實，整理是工作中一項非常重要的任務，必須把這項任務好好地排入上班時間內也絕非過言。

本...

Chapter 1 整理的基本
整理的基本1：先思考一下，「整理」有何必要性？
整理的基本2：三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄
整理的基本3：「分類」的技巧在於先確立規則
整理的基本4：「丟棄」的訣竅在於訂定機械式的準則
整理的基本5：把整理當成「工作的一部分」，就能持之以恆
[column] 檢視你的整理必要性

Chapter 2 空間的整理
空間的整理1：先灌輸自己「整理物品」的兩大基本原則
空間的整理2：共同制訂一套規則，讓辦公室保持整潔
空間的整理3：桌面劃分區域，乾淨又清爽
空間的整理4：思考辦公桌抽屜的特性，再來區分使用功能
空間的整理5：用點小巧思，讓桌面周遭變身有效的收納空間
空間的整理6：桌面堆滿東西時就執行「重置法」
空間的整理7：思考一下歸檔的重要性
空間的整理8：善加運用便利的歸檔小道具
空間的整理9：歸檔的流程(1)：丟棄
空間的整理10：歸檔的流程(2)：分類
空間的整理11：歸檔的流程(3)：分色管理
空間的整理12：歸檔的流程(4)：分區管理
空間的整理13：歸檔的流程(5)：提高搜尋便利度的保管方式
空間的整理14：歸檔的流程(6)：提高執行中文件的搜尋便利度
空間的整理15：「丟棄」文件的同時也要練習「控制數量」
空間的整理16：利用批次處理來聰明管理傳真類文件
空間的整理17：有效活用名片，拓展更多商機
空間的整理18：整理名片的要點在於簡約
空間的整理19：丟名片也需要制訂一套規則
空間的整理20：收據整理乾淨，才是幹練的商務人士
空間的整理21：把公事包視為你的行動辦公室
空間的整理22：簡約幹練的錢包能提升你的好感度
[column] 利用掃描來節省書籍與雜誌的空間

Chapter 3 資訊的整理
資訊的整理1：電腦桌面的整理法則比照辦公室桌面
資訊的整理2：整理數位資料的要訣在於資料夾分類
資訊的整理3：聰明的檔案命名方式讓檢索更方便
資訊的整理4：替數位資料建立備份是常識
資訊的整理5：電子信箱也需要歸檔整理
資訊的整理6：利用「屬性」來整理影像資料
資訊的整理7：活用筆記來提升職場競爭力
資訊的整理8：依照目的來製作一本便於重覆翻閱的筆記
資訊的整理9：了解筆記的種類，再挑選適合自己的款式
資訊的整理10：掌握原則來提升筆記的力量
資訊的整理11：利用日期及內容為筆記本製作索引
資訊的整理12：利用簡單的手工為筆記本加分
資訊的整理13：勤做備忘錄，杜絕一時疏忽所造成的錯誤
資訊的整理14：掌握書寫備忘的最佳時機
資訊的整理15：要隨時做好備忘的準備，你需要這些工具
資訊的整理16：利用會議備忘來鍛鍊筆記能力
資訊的整理17：除了條列式，你還有其他記錄備忘的方法
資訊的整理18：正面話語能幫助養成寫備忘的習慣
資訊的整理19：留言便條的基本原則：「正確」且「明瞭」
資訊的整理20：了解數位工具的特性，靈活運用在備忘上
資訊的整理21：定期整理備忘，才會記得看
資訊的整理22：了解手帳所扮演的角色，才能有效地活用
資訊的整理23：手帳的種類(1)：尺寸規格
資訊的整理24：手帳的種類(2)：非活頁vs活頁手帳
資訊的整理25：手帳的種類(3)：行程欄的格式
資訊的整理26：各種手帳的使用訣竅大不同
資訊的整理27：依目的來選擇活頁手帳的補充頁
資訊的整理28：這些便利小物請與手帳一起攜帶
資訊的整理29：一點小心思讓便利貼的用途更多樣化
資訊的整理30：手帳附的通訊錄另有新用途
[Column] 了解自己所適合的手帳款式

Chapter 4 時間的整理
時間的整理1：手帳內的行程記錄是有訣竅的
時間的整理2：利用中、長期計畫來抓住時間的整體節奏
時間的整理3：利用月、週計畫表來具體掌握工作
時間的整理4：如何用手帳來充實私人行程
時間的整理5：排定行程的基本準則：「期限到何時之前」
時間的整理6：給心靈多一些餘裕的行程排定法
時間的整理7：行程需要重複確認與檢視
時間的整理8：提升工作效率的預約拜訪方式
時間的整理9：妥善活用空檔時間
時間的整理10：利用待辦清單順利執行工作，防範疏失
時間的整理11：優先順位的決定方式與執行技巧
時間的整理12：運用透明資料夾的時間管理法
時間的整理13：數位工具的特性與注意點
[column] 果斷下判斷，提升工作速度

Chapter 5 思考的整理
思考的整理1：解決問題的基本順序：整理→分析→探討具體對策
思考的整理2：提出發想的方法
思考的整理3：如何把發想加以統整
思考的整理4：插圖能幫助掌握想法的全貌
思考的整理5：藉由圖表化來找出思考的矛盾點
思考的整理6：利用PDCA讓經驗深植並運用
思考的整理7：將閱讀的收獲運用在工作上
思考的整理8：寫日記能培養邏輯性思考
思考的整理9：階段性地充實日記內容，才能長久保持書寫習慣

Chapter 1 整理的基本
整理的基本1：先思考一下，「整理」有何必要性？
整理的基本2：三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄
整理的基本3：「分類」的技巧在於先確立規則
整理的基本4：「丟棄」的訣竅在於訂定機械式的準則
整理的基本5：把整理當成「工作的一部分」，就能持之以恆
[column] 檢視你的整理必要性

Chapter 2 空間的整理
空間的整理1：先灌輸自己「整理物品」的兩大基本原則
空間的整理2：共同制訂一套規則，讓辦公室保持整潔
空間的整理3：桌面劃分區域，乾淨又清爽
空間的整理4：思考辦公桌抽屜的特性，再...