如何不被老闆塞滿你的時間?：十天工作五天完成的進度規劃法，其他時間由我自主!

　　上班工作，你一定遇過這種困擾：

　　‧非常努力完成任務，老闆卻回我：「拿回去，我要的不是這個！」

　　‧這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛！老是臨時交代，害我進度表寫心酸的。

　　‧比別人早開始，卻還是得加班做，連假日都不得清閒。

　　如果能用一半時間就做完工作，其他時間拿來做自己的事，該有多好！

　　本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理，以及人才培訓的專家，他們認為「上班，一定要有工作以外的時間，才有充實自己和進步的空間，把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，只會加速陣亡」。

　　該怎麼做，才不會被老闆塞滿全部的時間？

　　◎工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來：

　　‧上班其實不累，累的是重做，老是會錯意，你再努力也是做白工。
　　‧所以，接受指示後，要當場將主管的話重複一遍，並問對方：「你是這個意思嗎？」
　　‧記得，用主管的想法去做，別用自己的做法去想（你和主管或顧客心中所想的，是一樣的嗎？）。

　　◎事情做不完，必有環節出了錯：

　　‧帕金森法則：只要還有時間，必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態，害你效率愈來愈差。

　　‧學生症候群：讓你總是「死線將至」才願意開始動手。

　　‧交辦用「水煮蛋基準」，難怪你老做不完。老闆心中的完成標準，你真的清楚嗎？

　　‧當主管的人務必記住：如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……，都是一種浪費——會花更多時間、更多人力，做少少的一點事。

　　◎如何讓你交出來的作品，就是老闆想要的，一次就ok？

　　‧把任務的背景可視化、共識化：寫份工作背景文章、畫圖，把主管真正的需求引導出來。

　　‧拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣，改以「極限值＋緩衝值」的時間概念，製作進度表。該怎麼做？本書有清楚圖解。

　　‧避免不當多工，同時做很多不如一次做一件，十天才能做完的事，五天就搞定！

　　‧用現成品加工，最省時；或者，轉個彎比直接處理更簡單。

　　最後，兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧：

　　‧覺得不行就喊「救命！」，沒有比自以為是更危險的事。

　　‧進度報告的重點不是時間，而是你和主管的共識，在意進度只會焦躁、不會進步。

　　‧重要的工作，別交給最重要的人，但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼？

　　老覺得時間不夠用？不是因為工作多，而是因為你用錯方法，只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表，十天才能做完的事，五天就搞定！

 名人推薦

　　千萬人氣部落格〈專案管理生活思維〉格主 張國洋
　　卡內基訓練大中華區執行長  黑立言

作者簡介

津曲公二

　　LOGO股份有限公司董事長

　　東京都市大學講師

　　日本光雕投影協會（PMAJ）會員

　　最初在日產汽車公司擔任鑄造工廠的工程師，後來參與利潤與成本管理、新商品研發等各種專案。離開之後，做了幾年培訓企業人才的工作，於2003年5月成立LOGO股份有限公司直到現在。該公司專門為企業提供菁英培育，以及經營諮詢的服務，並且介紹各種正確的工作方法、專案管理等。

　　著作有《改訂版．實踐！專案管理》（共著．PHP研究所）等。

清水茂

　　LOGO公司技術專家

　　在索尼（SONY）服務期間，主要負責設計產業專用的影像機器業務，也做過和生產、開發、行銷相關的工作，所以有商品企劃、設計開發、生產技術的實務經驗，經由其手上市的商品多達二十幾種，更以專案經理人的身分，活躍於職場上。2001年開始擔任現職。

譯者簡介

劉錦秀

　　東吳大學日文系畢業，曾任出版社國際版權部經理，譯有《這樣吃海鮮，最美味！》、《一張表格催出業績，不用修理人》、《我是難民高中生》、《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》（以上皆由大是文化出版）等書。

【推薦序】動手前先想清楚，讓時間為你所用／張國洋
【前言】上班，一定要有工作以外的時間

第一章工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來
上班其實不累，累的是重來
你是否身陷不當多工？
「沒想到」，難怪進度落後
接到任務別埋頭做，先開口問
要你動作快、價格低、品質好的，不是主管
對症下藥太辛苦，出包之前先出手
用主管的想法去做，別用自己的做法去想

第二章事情做不完，必有環節出了錯
帕金森法則：給多少時間都用光
學生症候群：死線將至才趕緊開始
交辦用「水煮蛋基準」，彼此浪費生命
死抱工作不放，效率更低
一件一件照順序做，可減少一半時間
主管指令下太多，部屬乾脆等指令
追求高於標準的成果，是一種浪費
工作就像接力賽，最快交給下一棒的人贏
愈不重要的事、你卻愈花時間做

第三章如何讓你想的，就是老闆要的？
步驟一：寫下任務的背景文章
你不開口，別人沒義務說
聚焦在目的上，輕鬆的方法就會浮現
寫下對方的需求，把內容視覺化
接著，是共識化
步驟二：「你做的」跟「他想的」一樣嗎？
從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策
你有評價「完成」的標準嗎？
訂下規則，找出最省力的方法
目的、標準、成果物，缺一不可
步驟三：描繪工作的輪廓，不行就喊救命
畫出你的工作路徑圖
不行就得喊「救命！」
沒有比自以為是更危險的事

第四章捨棄以前的常識，工時就能縮減一半
時間分配精準，只會爆肝
別從「死線」反推，保證當機
這才叫進度表：在最短和最充裕之間取得平衡
然後，結合極限值和緩衝值
給兩個重點不同的提案，讓對方自動下決定
會做事的人絶對不一次多工
多工作業，時間消耗更多
十天才能做完的事，如何用五天就搞定！

第五章進度管理的關鍵是共識，不是時間
一直在意進度，只會焦躁不會進步
把流程「可視化」，稍微延遲也不怕
找出工作的沙漏部位，自然看到出路
報告進度的重點不是時間，而是共識
善用進度會議求助
私下討救兵，要讓上司知情
事情很多，不多工如何兼顧？
進度報喜不報憂，你損失的是信心
其實我說的是「關鍵鏈專案管理」
二八定律──縮小範圍、節省時間
用現成品加工，最省時
有時候，轉個彎比直接處理更簡單

第六章主管最重要的事：避免部屬扣錯鈕扣
管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣
領導者要無中生有，經理人要使用現有
概念化的能力，是你能否出頭的關鍵
重要的工作別交給最重要的人做
但緊急的任務要刻意交給忙的人
讓部屬願意接受挑戰的三種感覺
保證如期完成，是這樣辦到的

【後記】工作的方法沒人教了，買書看吧！

推薦序

動手前先想清楚，讓時間為你所用
識博管理顧問執行長 、〈專案管理生活思維〉部落格版主／張國洋

　　我這十年來，一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用，所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人，實在令我非常感動。

　　作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識，鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法，平時我們大多使用在團隊作業的環境上，但其實管理方法本來就是可大可小，即使落實在個人的工作上也完全有效。

　　尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題，比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確，過程中無論你花多少心力，最後都可能因為方向錯誤，變成毫無價值的苦勞。

　　很多人在一接到任務時，就急忙開始進行，忽略規劃與思考的重要性。實際上，我們去很多企業上專案管理課程，常常有很多同學會問：「事情都快做不完了，哪還有時間做規劃？」

　　但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書，而是在一些關鍵點上做思考：「顧客的核心目標是甚麼？工作結束時要如何驗收？完成後要交付什麼樣的成果出去，如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的？以及「工作過程中，如何確保自己沒有走錯岔路？」等問題。

　　如此，才能避免自己悶著頭朝一個方向努力，好不容易披荊斬棘完成交辦的任務，結果東西拿去給主管或顧客一看，只得到對方皺著眉頭的表情說：「這不是我要的啊！」碰到這種情況，只會讓老闆覺得你做事不夠格，自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工，兩方都覺得委屈，也都累積了不滿。

　　可是，只要你事前多花些時間規劃，並且跟主管充分討論，其實是可以避免發生這樣的問題！

　　你只需要一張Ａ４紙，花二〇分鐘做簡單發想（當然，複雜的工作或專案，可能需要更長時間的規劃），然後再花三〇分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久，跟同一位主管或顧客相處愈久，用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備，但只要準備做得好，其實是有機會後發先至的！

　　另外，作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧，其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM（關鍵鏈），專門用來規劃個人的作業流程。

　　這個方法並不難學，也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上，你不但會是一流的工作者，假以時日，一定有能力帶領一組團隊，成為優秀的好主管！

前言

上班，一定要有工作以外的時間

　　為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力，為什麼成績偏偏吊車尾？

　　被主管一攪和，工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單，文件又得重做了。

　　結果，不但天天加班，連假日也得趕工，搞得身心俱疲。

　　為什麼我這麼努力，還是無法快點把事情做完？

　　明明是最早開始進行的人，卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事，可以很快做完跑去喝酒，連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍，但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間，連喘口氣的機會都沒有……。

　　如果能用之前一半的精力來工作，該有多輕鬆？

　　如果文件能夠不重做、顧客不再臨時追加訂單，就能用過去一半的交貨時間做完業務，還有多餘的時間可以應用，創造平日不加班、假日不上班。或許，你會認為這件事根本是作夢，但絕不是。通常把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，工作上最大的問題就是出現太多的浪費。

　　只要除去那些浪費時間、浪費精力的原因，就可以大幅減少工作上無益的勞力，以及花費的時間。

　　工作要用對的方法才會輕鬆愉快。你可以把做事的正確方法，當作珍貴的經驗加以累積，然後再有效、靈活地運用。靠著這種有意義的累積，就能茁壯成長。如此一來，每一天才會過得非常有意義。

　　因為之前所做的努力都徒勞無益，所以每次做任何工作，都必須使出全身的力氣，容易覺得身心疲憊不堪。不過，只要留意本書所介紹的正確工作方法，你的職場生活就會大不同。

　　擁有真正的實力之後，挑戰新工作的機會馬上跟著送上門來。屆時只要把握機會好好發揮，一定可以步步高陞。

　　當然，工作不可能全都順暢無阻，各種意外和問題都有可能橫亙在你的前頭。但是，盲目的努力只會讓人七手八腳而已，如果能用正確的方法面對困難，不但可以克服障礙，還能在完成任務時，享受之前不曾有過的成就感，這種喜悅是無以言喻的。

　　本書特別為認真工作、但進展卻不順利而煩惱的人，詳細說明聰明工作者該有的辦事方法。

　　想享受新工作的喜悅、過充實的職場生活，同時還能不被老闆塞滿你的上班時間，請學習並有效運用之前無人教你的工作方法，讓每一分努力都有意義、不白費。